Skuteczne wdrożenie telematyki we flocie osobowej – korzyści i wyzwania

Współczesne rozwiązania telematyczne dostępne na rynku przeszły długą ewolucję, od prostych systemów monitorowania GPS mających na celu zapobieganie kradzieżom pojazdów, do zaawansowanych narzędzi wspomagających zarządzanie flotą. Choć na początku, obok zabezpieczenia przeciwkradzieżowego, głównym celem systemów telematycznych była kontrola mienia i pracowników, obecnie ich rola wykracza daleko poza te funkcje.

Dzisiejsze systemy mogą w ogóle nie rejestrować lokalizacji pojazdów, choć pozostaje to jednym z kluczowych elementów. Telematyka w zarządzaniu flotą pojazdów staje się jednym z podstawowych narzędzi. Pozwala ona zredukować koszty, zautomatyzować wiele czynności i wprowadzić nową jakość w zarządzaniu flotą. Niniejszy artykuł ma na celu przedstawienie kluczowych aspektów skutecznego wdrożenia telematyki we flocie, wskazując na potencjalne korzyści, wyzwania oraz rekomendowane działania.

Telematyka – jak to działa?

Współczesne systemy telematyczne wykorzystują znacznie więcej informacji niż tylko lokalizacja pojazdu. Od strony technicznej, urządzenie w pojeździe przekazuje do systemu również dane uzyskane ze złącza OBD lub magistrali CAN, takie jak między innymi prędkość pojazdu, obroty silnika, aktualny bieg, chwilowe i średnie zużycie paliwa. Może także posiadać wbudowany akcelerometr, który informuje o gwałtownych manewrach lub innych zdarzeniach. Algorytmy systemu przetwarzają powyższe dane na skale punktowe informujące o ekonomii i bezpieczeństwie jazdy. Prezentowane przez system dane mogą być dostępne w innym zakresie i formie dla administratora floty i użytkowników.

Rozpatrywanie korzyści ze skutecznie wdrożonej telematyki w samochodach służbowych zazwyczaj czynione jest z punktu widzenia przedsiębiorstwa jako całości i są one bezdyskusyjne. 

Do najistotniejszych można zaliczyć:

• ograniczenie kosztów operacyjnych,
• automatyzacja procesów,
• poprawa bezpieczeństwa i obniżenie szkodowości,
• redukcja emisji CO2,
• dostęp do danych retrospektywnych.

Jednak takie „hasła” mogą nie być przekonujące dla pracowników w firmie, którzy powinni być zaangażowani w proces wdrożenia. Wdrożenie telematyki w samochodach służbowych stanie się sukcesem, gdy do jej stosowania przekonamy wszystkich zainteresowanych. Można ten cel osiągnąć właściwie adresując i wyjaśniając poszczególne korzyści odpowiednim grupom.

Wyzwania przy wdrażaniu telematyki

Pomimo wielu zalet, nie każda flota jest wyposażona w system telematyczny. Częstym powodem jest to, że jej skuteczne wdrożenie nie jest prostym zadaniem. Wymaga zmierzenia się z takimi przeszkodami, jak niechęć pracowników czy konieczność integracji z innymi systemami w firmie, a co za tym idzie, wymaga strategicznego podejścia. Dlatego konieczna jest wnikliwa analiza potencjalnych przeszkód i zagrożeń:

1. Opór użytkowników: Pracownicy często postrzegają systemy telematyczne jako narzędzie do śledzenia ich działań, co może budzić opór. Kluczowym zadaniem fleet managerów jest przygotowanie odpowiedniej komunikacji, której celem będzie zaangażowanie użytkowników w proces oraz wyjaśnienie, jakie korzyści odniosą oni z wdrożenia systemu.
2. Integracja z istniejącymi systemami IT: Wdrożenie telematyki wymaga często zaangażowania działu IT już na etapie wyboru dostawcy systemu. Do kompetencji działu IT należy integracja z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy ERP, CRM, systemy księgowe czy systemy kontroli dostępu. Ważne jest, aby system telematyczny był elastyczny i pozwalał na łatwą integrację z pozostałą infrastrukturą informatyczną.
3. RODO: Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych stawiają przed firmami wyzwania w zakresie gromadzenia, przetwarzania oraz udostępniania danych. Należy podkreślić, że zarówno lokalizacja pojazdu, a co za tym idzie pracownika, jak również dane dotyczące pokonanych tras mogą być traktowane jako dane wrażliwe. Ważne jest, aby wszystkie działania były zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Skuteczne wdrożenie telematyki

Co zatem zrobić, aby wdrożenie telematyki było skuteczne? Moim zdaniem należy podjąć następujące kroki:

1. Analiza potrzeb: Zidentyfikowanie potrzeb na podstawie informacji uzyskanych ze wszystkich obszarów w organizacji powiązanych z funkcjonowaniem floty. 
2. Wybór odpowiedniego dostawcy: Na rynku dostępnych jest wiele systemów telematycznych. Spośród dostępnych rozwiązań należy wybrać takie, które będzie najlepszą odpowiedzią na zidentyfikowane potrzeby. Kluczowe jest wybranie dostawcy, który nie tylko oferuje najnowsze technologie, ale także zapewni wsparcie w zakresie wdrożenia i szkoleń.
3. Komunikacja: Dysponując wybranym konkretnym rozwiązaniem możemy odpowiednio zaadresować potrzeby osób zaangażowanych w proces identyfikacji i analizy potrzeb. Pozwoli to na ich zaangażowanie w proces wdrożenia.
4. Szkolenie pracowników: Kluczowym elementem wdrożenia jest zapewnienie odpowiednich szkoleń dla pracowników, aby zrozumieli korzyści płynące z używania telematyki oraz nauczyli się obsługi systemów.
5. Monitorowanie i optymalizacja: Po wdrożeniu systemu ważne jest, aby regularnie monitorować jego efektywność i wprowadzać zmiany w celu optymalizacji procesów.
6. Wsparcie: Stała dostępność wsparcia technicznego dla pracowników ze strony dostawcy, jak i fleet managera jest istotnym czynnikiem sukcesu i minimalizuje ich  obawy przed nowymi rozwiązaniami.

Zaangażowanie poszczególnych działów w przedsiębiorstwie we wdrożenie telematyki

1. Zarząd: Akceptacja i wsparcie ze strony zarządu jest niezbędne do skutecznego wdrożenia telematyki. Nasza argumentacja powinna obejmować przedstawienie oszczędności wynikających ze zmniejszenia zużycia paliwa oraz niższych kosztów serwisowania, które będą efektem poprawy techniki jazdy użytkowników. Ponadto należy zwrócić uwagę na automatyzację procesów w zakresie optymalizacji wykorzystania floty. W celu przedstawienia wymiernych efektów wdrożenia telematyki we flocie, można ten proces podzielić na etapy i zacząć od projektu pilotażowego, obejmującego tylko część pojazdów. Pozwoli to na wyciągnięcie konstruktywnych wniosków i ocenę racjonalności rozwiązania w odniesieniu do całej floty w przedsiębiorstwie bez ponoszenia dużych kosztów początkowych.
2. Dział floty: Telematyka w samochodach służbowych będzie narzędziem do automatyzacji wielu procesów związanych z zarządzaniem flotą. Ułatwi ona kontrolę kosztów i ich raportowanie, umożliwi zintegrowanie z systemami pobierania opłat za płatne odcinki dróg, kartami paliwowymi i usprawni planowanie serwisowania floty. Dla fleet managera telematyka to podstawowe narzędzie ułatwiające lub wręcz umożliwiające obsługę floty. To on będzie w firmie ambasadorem telematyki i jemu najbardziej będzie zależało na przekonaniu pozostałych pracowników do tego rozwiązania.
3. Dział księgowości: Telematyka w samochodach służbowych istotnie usprawni pracę tego działu. Księgowość automatycznie otrzyma odpowiednie zestawienia i wyliczenia „kilometrówek”, faktur i innych dokumentów. Dodatkowo, automatyzacja tych procesów zapewni poprawność, kompletność i wiarygodność otrzymanych danych.
4. Dział HR: Zastosowanie rozwiązań telematycznych we flocie, poprzez automatyzację znacznie ułatwi rozliczanie użytkowników korzystających z samochodów służbowych. W zależności od obowiązujących procedur w firmie oraz polityki flotowej dział HR otrzyma z systemu niezbędne informacje.
5. Dział IT: Automatyzacja procesów będzie w dużej mierze uzależniona od integracji telematyki z pozostałymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwie. Będą to nie tylko systemy księgowe, ale też na przykład CRM lub system dostępowy, którego karty będą mogły być wykorzystywane do zalogowania się użytkownika w pojeździe. Zaangażowanie działu IT już na etapie wyboru dostawcy pozwoli na weryfikację możliwości integracji z posiadanymi w przedsiębiorstwie systemami.

Rola użytkowników w procesie wdrożenia telematyki

Przekonanie użytkowników do wdrożenia telematyki w samochodach służbowych może okazać się najtrudniejszym, ale też najważniejszym zadaniem. O czym warto wspomnieć rozmawiając z przyszłymi użytkownikami? Obecnie dostępne na rynku systemy posiadają funkcję przełączenia na jazdę prywatną, czyli wyłączenia śledzenia. Pozwala to zachować prywatność podczas korzystania z samochodu służbowego poza czasem pracy. W przypadku korzystania z samochodów współdzielonych, telematyka w dużej mierze wyręcza użytkowników z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie użytkownicy mają pełny dostęp do historii przejechanych tras, co może często być pomocne na przykład w raportowaniu. 

Najistotniejszym czynnikiem może okazać się grywalizacja i doskonalenie własnych umiejętności w zakresie bezpiecznej i ekonomicznej jazdy. Telematyka będzie w tym pomocna, wskazując popełniane błędy. Jeśli chcemy zachęcić użytkowników do korzystania z telematyki, możemy zorganizować konkurs, w którym nagrodzimy kierowców za najlepsze wyniki w doskonaleniu stylu jazdy. Nagrodami mogą być choćby szkolenia z doskonalenia techniki jazdy.

Podsumowanie

Wdrożenie telematyki we flocie wymaga zrozumienia potrzeb wszystkich zaangażowanych stron. Ważne jest nie tylko przedstawienie korzyści, ale również wyjaśnienie obaw i wątpliwości pracowników. Dobór odpowiedniego dostawcy rozwiązania powinien uwzględniać potrzeby różnych działów oraz obowiązujące przepisy prawa. Telematyka, odpowiednio wdrożona, może stać się nieocenionym narzędziem zarówno dla fleet managera, użytkowników, jak też innych pracowników przedsiębiorstwa.