Jak wynegocjować korzystną umowę najmu długoterminowego we flocie?

Warto wiedzieć, jako niedoświadczony w tym zakresie Fleet Manager, że w tego typu umowach nie ma możliwości przygotowania własnej wersji dokumentu. To finansujący (Wynajmujący) bierze na siebie większość ryzyk związanych z jej realizacją, zatem to on optymalizuje ten dokument w taki sposób, aby zapisy chroniły przede wszystkim jego interesy.
Skoro tak, druga strona (Klient), tj. strona wynajmująca auta powinna zadbać o to, żeby zapisy, które zostaną zaproponowane w umowie w wersji końcowej równoważyły ryzyka i tam, gdzie jest to możliwe dawały elastyczność w reagowaniu na nietypowe i nieplanowane zdarzenia w trakcie kontraktu.

Kluczowe definicje w umowie najmu pojazdu: Przegląd i wyjaśnienie terminów

Zacznijmy od wstępu do umowy, czyli od tego jakie definicje powinny zostać sprecyzowane, aby uniknąć ewentualnych sporów w okresie trwania kontraktu.

Oto najważniejsze z nich

Wynajmujący: Firma Wynajmująca, która jest stroną umowy.
Assistance: Usługa zapewniająca mobilność użytkownikom w przypadku unieruchomienia pojazdu, kradzieży lub szkody komunikacyjnej.
Całkowity Limit Kilometrów: Maksymalna ilość kilometrów, którą pojazd może przejechać w okresie najmu.
Cennik: Cennik najmu pojazdów w najmie krótkoterminowym, średnioterminowym oraz dla najmu samochodów przedkontraktowych.
Czynsz Najmu: Miesięczne wynagrodzenie za najem pojazdu.
Dostawca: Podmiot dostarczający towary lub usługi związane z pojazdem.
Faktura: Dokument potwierdzający transakcje finansowe, np. faktura VAT.
Informacje Poufne: Treść umowy oraz wszelkie informacje ujawnione przez strony w związku z umową.
Karta Paliwowa: Karta umożliwiająca dokonywanie zakupów związanych z eksploatacją pojazdu.
Kontrakt: Szczegółowa umowa określająca zakres usług świadczonych przez Wynajmującego na rzecz Klienta.
Limit Kilometrów: Całkowity lub roczny limit kilometrów, które pojazd może przejechać.
Ocena: Ocena pojazdu dokonywana przez Wynajmującego po jego zwrocie.
Okres Najmu: Czas trwania najmu pojazdu.
Okres Serwisu: Czas świadczenia usług serwisowych przez Wynajmującego.
Opiekun: Osoba dedykowana przez Wynajmującego do obsługi Klienta.
Opłata Serwisowa: Wynagrodzenie za usługi serwisowe.
Opłata za dzień „-”: Opłata za każdy dzień skrócenia okresu najmu.
Opłata za Niewykorzystanie Limitu Kilometrów: Kwota należna Klientowi za niewykorzystanie limitu kilometrów.
Opłata za Przekroczenie Limitu Kilometrów: Kwota należna Wynajmującemu za przekroczenie limitu kilometrów.
Osoba Uprawniona: Osoba umocowana do reprezentowania Klienta.
Pojazd: Samochód osobowy, dostawczy lub z homologacją ciężarową.
Prawidłowa Eksploatacja: Używanie pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem i zaleceniami producenta.

‍Protokół Odbioru Pojazdu: Dokument potwierdzający wydanie pojazdu Klientowi.
Protokół Zwrotu Pojazdu: Dokument potwierdzający zwrot pojazdu.
Przebieg Maksymalny: Maksymalny dopuszczalny stopień zużycia pojazdu.
Przebieg Rzeczywisty: Faktyczna ilość przejechanych kilometrów.
Przewodnik Zwrotu Pojazdów: Przewodnik zawierający przykłady akceptowalnych i nieakceptowalnych uszkodzeń pojazdów.
Roczny Limit Kilometrów: Ilość kilometrów, którą pojazd powinien przejechać w okresie rocznym.
Stan Standardowy: Stan pojazdu z dnia wydania, uwzględniający normalne zużycie.
Strony: Wynajmujący i Klient.
Szkoda Całkowita: Stan, w którym naprawa pojazdu jest ekonomicznie nieopłacalna lub pojazd został utracony.
Tabela Opłat i Prowizji: Zestawienie dodatkowych odpłatnych świadczeń.
Termin Płatności: Oczywiście walczmy o jak najdłuższy termin.
Towary i Usługi: Paliwa, usługi myjni, płyn do spryskiwaczy oraz inne materiały eksploatacyjne.
Usługi Serwisowe: Usługi związane z serwisowaniem pojazdu.
Użytkownik: Osoba fizyczna korzystająca z pojazdu.
Wartość Finansowa: Wartość pojazdu jako środka trwałego.
Załącznik: Dokument stanowiący integralną część umowy.

Kluczowe postanowienia umowy najmu pojazdu: Zakres, obowiązki i warunki współpracy

Kiedy mamy już zdefiniowane definicje, możemy przejść do najważniejszych zagadnień, które powinny zostać ujęte w umowie. Są to:

1. Postanowienia Ogólne: Umowa ramowa dotycząca najmu pojazdów określa ogólne zasady współpracy, w tym możliwość modyfikacji postanowień, odpowiedzialność stron oraz warunki rozwiązania umowy. Wynajmujący działa na podstawie sieci Dostawców i może wymagać zabezpieczeń takich jak kaucja czy gwarancja bankowa.
2. Najem Pojazdu: Wynajmujący oddaje Klientowi w najem długoterminowy pojazd, a Klient zobowiązuje się płacić czynsz najmu oraz inne opłaty określone w Kontrakcie. Najem jest zawarty na czas oznaczony, od dnia podpisania Protokołu Odbioru Pojazdu, a Wynajmujący posiada tytuł prawny do oddania pojazdu w najem.
3. Wydanie Pojazdu: Wydanie pojazdu odbywa się w miejscu i terminie określonym w Kontrakcie, a Klient musi sprawdzić stan pojazdu i podpisać Protokół Odbioru. W przypadku istotnych niezgodności z Kontraktem, Klient może odmówić odbioru pojazdu.
4. Zobowiązania Stron: Klient zobowiązany jest do użytkowania pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem, terminowego dokonywania przeglądów oraz informowania Wynajmującego o wszelkich problemach związanych z pojazdem. Przeglądy techniczne i naprawy muszą być wykonywane w wyznaczonych punktach serwisowych, a Klient nie może rozporządzać pojazdem bez zgody Wynajmującego.
5. Zwrot Pojazdu: Zwrot pojazdu odbywa się w miejscu i czasie wskazanym przez Wynajmującego, a Klient musi zwrócić pojazd w stanie niepogorszonym, czysty, z kompletem dokumentów i kluczyków. Wynajmujący ocenia stan pojazdu po jego zwrocie, informując Klienta o ewentualnych uszkodzeniach i kosztach naprawy, a Klient ma możliwość wykupu pojazdu po zakończeniu najmu.
6. Czynsz Najmu: Wynajmujący może podwyższyć czynsz najmu w przypadku zmiany różnych kosztów związanych z pojazdem, takich jak ceny katalogowe, stopy procentowe, czy koszty ubezpieczenia. Wysokość czynszu określa Kontrakt i jest należna Wynajmującemu bez względu na stan pojazdu i możliwość jego eksploatacji.
7. Ubezpieczenie: Klient musi ubezpieczyć pojazd w zakresie OC i AC przed jego wydaniem, a wypłata odszkodowań za szkody całkowite i kradzież będzie realizowana na konto Wynajmującego. Wynajmujący może zawrzeć umowę ubezpieczenia w imieniu Klienta, jeśli nie dostarczy on skanu umów ubezpieczenia.
8. Usługi Serwisowe: Wynajmujący świadczy usługi serwisowe w dwóch wariantach: zryczałtowanym i zmiennym, a wysokość opłaty serwisowej określa Kontrakt. Wynajmujący zapewnia sprawność pojazdu w ramach normalnej eksploatacji, a jego odpowiedzialność za działania Dostawców jest ograniczona.
9. Opony: Wynajmujący zapewnia opony letnie, zimowe lub wielosezonowe w klasie określonej w umowie, a po przekroczeniu limitu opon, Klient ponosi koszty montażu kolejnych. Klient ponosi również koszty naprawy opon wynikające z niewłaściwego korzystania z pojazdu.
10. Assistance: Klient może korzystać z usługi Assistance w przypadku kolizji, awarii lub niemożliwości kontynuacji jazdy, a usługa może być świadczona na terytorium Polski lub innych państw.
11. Samochód zastępczy: Wynajmujący zapewnia samochód zastępczy w przypadku wypadku, awarii mechanicznej, naprawy blacharskiej lub lakierniczej, a Klient ponosi odpowiedzialność za samochody zastępcze zgodnie z warunkami wypożyczenia.
12. Zarządzanie likwidacją szkody: Wynajmujący zapewnia zarządzanie, wsparcie i koordynację procesu naprawy oraz przywrócenia pojazdu do stanu sprzed szkody, w tym wybór serwisu i kontrolę jakości.
13. Paliwo: Wynajmujący posiada koncesję na obrót paliwami ciekłymi i dostarcza Klientowi Karty Paliwowe lub dostęp do Aplikacji Zakupowej, umożliwiając bezgotówkowe zakupy paliwa. Klient jest odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie Kart Paliwowych i natychmiastowe zgłaszanie ich utraty lub kradzieży.
14. Najem krótkoterminowy, średnioterminowy, samochodów przedkontraktowych: Umowa obejmuje najem krótkoterminowy, średnioterminowy oraz samochodów przedkontraktowych, a warunki najmu określa Kontrakt. Klient może przedłużyć lub skrócić okres najmu, informując o tym Opiekuna z odpowiednim wyprzedzeniem.
15. Zakończenie Kontraktu: Kontrakt kończy się z upływem okresu najmu, ale Wynajmujący może go rozwiązać bez wypowiedzenia w przypadku zaległości płatności, utraty zdolności kredytowej Klienta, naruszenia obowiązków umownych lub osiągnięcia Przebiegu Maksymalnego. Kontrakt wygasa również w przypadku kradzieży pojazdu, szkody całkowitej lub wygaśnięcia umowy uniemożliwiającej wynajmowanie pojazdu.

Kluczowe punkty do negocjacji przy uzgadnianiu warunków umowy najmu pojazdu

Teraz podam Wam kilka ważnych punktów, które powinno się poddać negocjacjom przy uzgadnianiu warunków umowy i traktować je równie istotnie, jak uzyskane wartości miesięcznych rat finansowych, czy serwisowych.

1. Rekalkulacja rat w wyniku np. przekroczenia dopuszczalnego miesięcznego limitu kilometrów nie może być wprowadzana jednostronnie wyłącznie przez Wynajmującego bez uprzedniej akceptacji Klienta. Jest to na tyle ważne, że Wynajmujący może nie wiedzieć o planach klienta związany z podmianą aut między użytkownikami, której celem jest zrównoważenie przebiegów między pojazdami z nadprzebiegiem kilometrów niedobiegiem kilometrów względem kontraktu.
2. Warianty serwisowe. Należy dokładnie przeanalizować, czy proponowany wariant serwisowy spełnia oczekiwania klienta, czy nie ma w nim zbyt wiele rozszerzeń wymaganych akcji serwisowych, które na przykład w pierwszych 2 latach gwarancji pojazdu może zrealizować nieodpłatnie dealer, wybrany jako dostawca pojazdów do floty.
3. Dopłaty za nadprzebiegi i niedobiegi kilometrów względem limitów przyjętych w kontrakcie. Warto zweryfikować, czy najlepsza z wybranych ofert pod kątem wysokości rat leasingowych oraz serwisowych nie odbiega znacząco w wysokości opłat za nadprzebiegi i niedobiegi od pozostałych ofert. Najważniejsze w tym punkcie jest to, aby dopłata za 1 km nadprzebiegu równoważyła się ze stawką w 1 km niedobiegu. Jeżeli tego elementu negocjacji nie da się spełnić, to po pierwsze walczmy o to, aby różnica między stawką nadprzebiegu i niedobiegu zamknęła się w kilku groszach. Po drugie postawmy oczekiwanie, żeby Wynajmujący zastosował mechanizm poolowego rozliczenia kilometrów w ramach wszystkich pojazdów tej samej klasy w kontrakcie.
4. Opłata za wcześniejsze zakończenie kontraktu to również ważny element całkowitych kosztów trwającej najczęściej 3 lub 4 lata umowy najmu długoterminowego. Negocjujmy, żeby wysokość dodatkowej opłaty za wcześniejsze zakończenie kontraktu uzależniona była od okresu jaki pozostał do zakończenia kontraktu oraz od aktualnej wartości rezydualnej, którą prezentuje przeznaczony do zwrotu pojazd.
5. Składka ubezpieczeniowa. Wynajmujący proponuje własne polisy ubezpieczeniowe, które nie zawsze zawierają najlepsze możliwe warunki i przede wszystkim wysokości składek OC oraz AC. Jeżeli klient ma możliwość ubezpieczenia swojej floty w ramach umów ubezpieczeniowych które zawiera firma w innych obszarach na przykład polisy majątkowe, na życie, Cargo, to warto zapytać brokera lub bezpośrednio ubezpieczyciela jakie od niego możemy otrzymać warunki ubezpieczenia komunikacyjnego pojazdów. Dopiero porównanie polisy Wynajmującego z naszymi warunkami da nam odpowiedź, który wariant powinniśmy wybrać. Jeśli chcemy żeby pojazdy z kontraktu ubezpieczone były u naszego ubezpieczyciela, wynegocjujmy to z Wynajmującym zaznaczając przy tym, że nie powinno to mieć impaktu na podniesienie wysokości opłat finansowych i serwisowych.
6. Oczywiście takich punktów, w których istnieją ryzyka dla klienta, czy pułapki związane z powstałymi dodatkowymi kosztami podczas trwania umowy może być znacznie więcej, dlatego warto rzetelnie podejść do oceny merytorycznej umowy nie tylko z punktu widzenia zapisów prawa, ale również z perspektywy osoby odpowiedzialnej za dowiezienie kontrakt do końca zgodnie z uzgodnionym z Zarządem budżetem.

Podsumowanie

Podsumowując należy zawsze pamiętać, że kontrakt najmu długoterminowego to nie jest tylko suma rat finansowych serwisowych i ubezpieczeniowych przemnożona przez liczbę pojazdów kontraktu. To dopiero początek, w trakcie kontraktu możemy mieć dodatkowe opłaty za udział własny w szkodzie, za zużycie ponadnormatywne, które wynika z niewłaściwej eksploatacji pojazdu, niezgodnie z umową, z dopłat za rozliczenie końcowe nadprzebiegów i niedobiegów kilometrów względem limitu zapisanego w umowie, kosztów napraw końcowych wycenionych przez rzeczoznawców w dniu zwrotu pojazdu zgodnie z ustaloną datą zakończenia kontraktu. Polecam zrobić sobie takie ćwiczenie po zakończeniu kontraktu - jakie były założenia na przykład średniego kosztu najmu przypadającego na pojazd i zderzyć to z rzeczywistymi kosztami, które wygeneruje nam raport z systemu zarządzania flotą.

Warto podzielić się tymi danymi z Wynajmującym po to, żeby wspólnie ocenić co nam się w tym kontrakcie udało zrealizować prawidłowo, a czego nie dopilnowaliśmy lub jakiej wiedzy merytorycznej nam zabrakło, żeby uniknąć niepotrzebnych kosztów.

Na koniec życzę wszystkim Fleet Managerom, żeby wasze kontrakty zamykały się w zakładanych budżetach, a każdy z nich uczył nowych kompetencji i pozwolił Wam zdobywać nowe doświadczenia, które ułatwią doskonalenie w roli eksperta w tej dziedzinie.