Pilnowanie terminów we flocie nie musi być Twoją zmorą

Jeśli odpowiadasz w firmie za służbowe samochody, to z pewnością do Twoich obowiązków należy dbanie o aktualność polis, badań technicznych czy przestrzeganie interwałów serwisowania. Wiemy, że pilnowanie tych wszystkich terminów kosztuje Cię bardzo dużo uwagi, dlatego w tym artykule podpowiadamy, jak łatwo możesz zoptymalizować ten obszar swojej pracy.

Arkusz Excel nie jest najlepszy w pilnowaniu terminów we flocie

Jednym z najpopularniejszych sposobów pilnowania ważności terminów jest arkusz Excel. W większości przypadków jest to po prostu plik przechowywany lokalnie na dysku jednego z biurowych komputerów. Czasami zdarza się, że firma ma jakiś współdzielony dysk w chmurze, wówczas taki arkusz jest dostępny dla różnych osób z różnych urządzeń. Niestety w takim wariancie ryzyko niekontrolowanej edycji przez dowolną osobę drastycznie wzrasta. Oprócz tego, jedną z największych wad Excela jest to, że trzeba pamiętać, aby do niego zaglądać.

Dodatkową trudnością w pracy z tym narzędziem jest fakt, że jeśli w którejkolwiek komórce wpisany jest nieaktualny termin, to do końca nie wiadomo, czy ktoś zapomniał go zaktualizować pliku, czy co gorsza - przedłużyć. W takich sytuacjach trzeba odszukać skan polisy czy skan dowodu, żeby ustalić z jaką sytuacją mamy do czynienia. Oczywiście, możesz sobie postanowić, że ty lub wskazana przez ciebie osoba będzie raz w miesiącu przeglądać tego Excela i analizować, co na jakich autach się kończy, ale to nie jest zbyt dobre rozwiązanie. Po pierwsze, przeczesywanie po kilka razy tego samego Excela to ogromna strata czasu, a po drugie, opierasz bardzo ważny obszar działania floty na pamięci i sumienności konkretnej osoby. Jeśli ten ktoś ma na głowie także inne rzeczy, to powstaje wysokie ryzyko, że po prostu zapomni sprawdzić w swoim Excelu, co i na jakim samochodzie mu się kończy. Musisz wziąć pod uwagę także różne nieprzewidziane okoliczności prowadzące do nieobecności w pracy osoby odpowiedzialnej za pilnowanie tego Excela (ze zwolnieniem się włącznie).

Bardzo dobrze znamy realia pracy flotowca, dlatego przy projektowaniu aplikacji Navifleet Manager wykorzystaliśmy wszystkie zalety Excela, jednocześnie pozbyliśmy się jego wad. Podobnie jak w twoim arkuszu kalkulacyjnym, również w naszej aplikacji wszystkie terminy masz w jednym miejscu. I to z dowolnego urządzenia, także ze smartfona. Możesz także zaprosić do aplikacji inne osoby, ale bez ryzyka, że ktoś coś przez nieuwagę usunie lub zmieni. To nie wszystko - jeśli zapomnisz ustawić powiadomienia o polisie dotyczącej konkretnego pojazdu, to od razu zobaczysz w aplikacji puste pole. To w czym nasza aplikacja jest lepsza od Excela to powiadomienia wysyłane według harmonogramu czasowego lub przebiegowego.

Aplikacja pozwala ci na określenie z jakim wyprzedzeniem mamy wysłać alert (liczba dni, kilometrów lub motogodzin), do kogo oraz czy powiadamiać od razu aktualnego użytkownika pojazdu (a jeśli tak, to z jaką treścią). Dzięki temu w pilnowanie ważnych terminów angażujemy nie tylko osobę odpowiedzialną za flotę, ale również kierowców. Więcej osób zaangażowanych w proces to mniejsze ryzyko wystąpienia konsekwencji z powodu przegapienia ważnego terminu.

Skany polis i dowodów rejestracyjnych w jednym miejscu

Wypadki chodzą po ludziach. Kolizje tym bardziej. Jeśli w swojej karierze zawodowej często słyszysz w słuchawce  “Cześć miałem stłuczkę, prześlij mi numer polisy bo potrzebuję do oświadczenia sprawcy”, to mam dla ciebie kolejną dobrą wiadomość. Możesz szybkim ruchem się ich pozbyć. Nie we wszystkich firmach się z tym spotykam, ale popularną praktyką jest to, że przy wydawaniu samochodu nowemu pracownikowi, wydaje mu się także m.in. skan polisy czy skan dowodu. Ale kto nigdy tych kserówek nie zgubił, niech pierwszy rzuci kamieniem!

Jak samochód często zmienia kierowcę, to jest niemal pewne, że jeden drugiemu zapomni ich przekazać i w którymś momencie zadzwonią do ciebie. Najgorzej, gdy taki telefon odbierzesz w trakcie kontroli drogowej, a jeśli wykonywana jest przez zagraniczną policję to już w ogóle. Wtedy nie ma znaczenia, co robisz i gdzie jesteś. Kierowca potrzebuje skanów dokumentów tu i teraz, więc rzucasz wszystko, szukasz odpowiednich papierów, robisz zdjęcia i wysyłasz WhatsAppem lub Messengerem.

‍

To wcale nie musi tak wyglądać… Do każdego pojazdu w aplikacji Navifleet Manager możesz dołączyć skan polisy, dowodu rejestracyjnego czy dowolnego innego dokumentu, który często jest potrzebny tobie lub kierowcom. Dodawanie plików do pojazdu jest bardzo proste - wystarczy otworzyć wirtualną kartotekę konkretnego pojazdu i przeciągnąć pliki z komputera. Co lepsze - przy wydaniu pojazdu nie musisz ich drukować i przekazywać nowemu pracownikowi, bo aktualny użytkownik samochodu od razu widzi je w swojej aplikacji (a jeśli przy wydaniu samochodu podpisujesz papierowe protokoły przekazania pojazdu, to zobacz jak zrobić to elektronicznie). 

Powiadomienia o ważnych terminach idą do ciebie oraz od razu do kierowcy

Pamiętanie o badaniu technicznym lub wymianie oleju to zaledwie połowa sukcesu. Trzeba jeszcze wysłać kierowcę do SKP lub ASO. Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że kierowca tego nie pilnuje (choć legenda głosi, że są tacy co pamiętają sami). To nie jest jakiś nieludzki wysiłek - najczęściej sprowadza się do napisania maila lub smsa do kierowcy i to wszystko, ale jednak jak masz 100 lub więcej samochodów pod opieką, to jednak w końcu twoja cierpliwość kiedyś się skończy. 

Do aplikacji Navifleet Manager możesz wprowadzać różne typy terminów - polisy, badania techniczne, przeglądy, finansowanie oraz legalizacje. Dla każdego typu terminu możesz określić z jakim wyprzedzeniem mamy generować powiadomienia, której osobie w firmie mamy je wysyłać. Jeśli polisami zajmuje się jedna osoba, a przeglądami olejowymi inna, to skonfigurujesz system tak, aby każdy dostawał tylko te powiadomienia, które mu są potrzebne. Możesz także wskazać, czy równolegle mamy powiadamiać aktualnego użytkownika pojazdu, a jeśli tak to z jaką treścią. Możesz np. poprosić go o samodzielne zgłoszenie się do najbliższego ASO na wymagany przegląd gwarancyjny, a następnie przesłanie faktury na Twój adres e-mail.

Dzięki temu nie musisz ręcznie powiadamiać każdego kierowcy o tym, że na jego samochodzie kończy się przegląd i muszą jechać go podbić. A jeśli kierowca zapomni? Nie martw się, możesz ustawić kilka progów powiadomień, np. 30, 7 i 3 dni przed. Nie ma też znaczenia jak często na danym samochodzie zmieniał się kierowca, bo powiadomienia są wysyłane zawsze do aktualnego użytkownika pojazdu

‍

Przeglądy i serwisy olejowe również pod kontrolą Wraz z pełną historią

Pamiętasz, kiedy ostatnim razem znalezienie informacji o tym przy jakim przebiegu był w aucie wymieniany olej zajęło ci sporo czasu? Jeśli samochody serwisujesz u zaufanego mechanika, to pewnie nie zaprzątasz sobie głowy takimi drobiazgami, jeśli jednak należysz do grona osób, które nie pozostawiają niczego przypadkowi, to mam dla ciebie kolejną dobrą wiadomość. Jeśli zarządzasz flotą finansowaną w CFM lub leasingu i przegapienie przeglądu gwarancyjnego może oznaczać utratę gwarancji lub odpowiedzialności finansującego w trakcie usterki na drodze, to ta wiadomość będzie dla ciebie jeszcze lepsza! Nasza aplikacja przypilnuje dla ciebie także terminów przeglądów gwarancyjnych i olejowych. 

Jedną ze wspomnianych przeze mnie różnic, między naszą aplikacją a arkuszem kalkulacyjnym jest to, że zapisuje pełną historię zmian i nie zmusza Cię do ręcznego ewidencjonowania historii przeglądów. Jak kierowca da ci znać, że był na serwisie i w jego samochodzie wymieniono olej, to wystarczy że przejdziesz do aplikacji, odszukasz odpowiedni pojazd, a następnie przy terminie z serwisem olejowym klikniesz “Zarchiwizuj i zaplanuj kolejny”. Nie usuniemy starego terminu, lecz ustawimy jego status jako “Archiwalny” oraz od razu otworzymy formularz dodawania nowego. Skopiujemy ze starego wszystkie informacje, takie jak nazwa, notatka i numer rejestracyjny. Ty musisz jedynie podać termin kolejnej wymiany.

Terminy HR-owe również możesz kontrolować w jednej aplikacji

Jeden z ważniejszych terminów, który jest związany nie z pojazdem, lecz z kierowcą to ważność jego prawa jazdy. Oczywiście trudno uwierzyć, że kierowca zapomniał ci powiedzieć o trzymiesięcznej utracie uprawnienia do kierowania pojazdami na skutek brawurowej jazdy, o tyle przegapienie daty ważności prawa jazdy jest zrozumiałe. Warto pamiętać, że od 2019 roku prawo jazdy wydawane jest na okres 5, 10 lub 15 lat, a jednym ze standardowych zapisów warunków ubezpieczenia jest, że do wypłaty odszkodowania z polisy AC wymagane jest, aby kierowca w chwili zdarzenia posiadał ważne prawo jazdy.

W przypadku polisy OC nic ci nie grozi, bo nawet jeśli kierowca bez ważnego prawa jazdy spowoduje wypadek, to ubezpieczyciel pokryje szkodę z własnej kieszeni i wyegzekwuje zwrot (z nawiązką) bezpośrednio od sprawcy. Jeśli zarządzasz samochodami ciężarowymi, to oprócz ważności prawa jazdy musisz pilnować ważności świadectwa kompetencji zawodowych lub ważności uprawnienia ADR. Sankcją za dopuszczenie do przewozu towaru niebezpiecznego kierowcy, który nie uzyskał wymaganego zaświadczenia ADR, jest kara administracyjna w wysokości 2000 zł.

Jeśli ten obszar również chcesz uporządkować, to możesz to zrobić w aplikacji Navifleet Manager. Aplikacja, oprócz terminów dotyczących pojazdów, pilnuje także terminów dotyczących kierowców. Zasada działania jest identyczna - od Ciebie zależy, co chcesz pilnować oraz kogo i z jakim wyprzedzeniem mamy poinformować. Jeśli przykładowo chcesz pilnować daty ważności prawa jazdy kierowców, to aplikacja poinformuje ciebie, ale także wyśle alert do samego zainteresowanego. Dodawanie terminów jest bardzo szybkie. Możesz to zrobić albo z poziomu modułu Terminarza, albo z wirtualnej kartoteki wybranego kierowcy.

Podsumowanie

Jak widzisz, pilnowanie ważnych terminów nie musi być zmorą. W zasadzie, może dziać się niemal bez twojego udziału (choć pod twoim ścisłym nadzorem). Dostęp do najważniejszych terminów w aplikacji masz zawsze pod ręką. Osoby wskazane przez ciebie także. Jak myślisz, jaka teraz jest szansa, że któryś z nich ci ucieknie? 🙂