Jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców? Przewodnik po zdalnym pobieraniu danych z tachografu

Brak kompletnych danych z tachografów w procesie rozliczeń jest częstym problemem, szczególnie na przełomie miesięcy. Jeśli dane nie zostaną pobrane na czas, rozliczenie okresu staje się utrudnione. W momencie zamknięcia miesiąca często okazuje się, że brakuje kluczowych plików, co wymaga dodatkowych działań - ustalenia, których danych brakuje, skąd je pozyskać i w jaki sposób uzupełnić luki. Konieczne staje się ręczne pobieranie plików, kontakt z kierowcami lub analiza potencjalnych błędów systemowych. Niekompletne odczyty mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach i wydłużenia całego procesu. Problem narasta, gdy firma nie ma pełnej kontroli nad harmonogramem pobierania danych, co utrudnia zarządzanie terminowością odczytów.

Czym jest zdalne pobieranie plików DDD?

Pliki DDD to standardowy format danych zapisywanych przez tachografy cyfrowe oraz karty kierowców. Zawierają one kluczowe informacje dotyczące czasu pracy, przerw i odpoczynków, a ich regularne pobieranie i archiwizowanie jest wymagane przepisami prawa. Firmy transportowe muszą pobierać dane:

• z kart kierowców – co najmniej raz na 28 dni,
• z tachografów pojazdów – co najmniej raz na 90 dni.

Nieprzestrzeganie tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Automatyzacja tego procesu pozwala uniknąć błędów i zwiększyć kontrolę nad terminami.

Od chaosu do pełnej kontroli - automatyzacja zmienia wszystko

Zamiast ręcznego pobierania plików i sprawdzania braków, wszystkie dane mogą trafiać bezpośrednio na e-mail osoby rozliczającej. System automatycznie pobiera pliki zgodnie z harmonogramem, zapewniając ich kompletność i eliminując opóźnienia. Dzięki temu proces rozliczeń przebiega sprawniej, bez konieczności dodatkowych działań.

Navifleet – kompleksowy system monitoringu floty

Integracja z systemami telematycznymi w pojazdach umożliwia automatyczne pobieranie, przechowywanie i archiwizowanie plików DDD, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dostęp do tych plików jest możliwy poprzez aplikację lub platformę, a cały proces odbywa się bez Twojej interwencji.

Navifleet to kompleksowy system monitoringu floty, który nie tylko zwiększa wygodę zarządzania, ale także przynosi realne oszczędności. W praktyce, zdalne pobieranie plików DDD stanowi jeden z elementów tego systemu, wspierając firmy transportowe w usprawnianiu zarządzania flotą. Dzięki integracji z monitoringiem GPS, analizą stylu jazdy oraz automatycznym raportowaniem, przedsiębiorstwa mogą efektywnie kontrolować czas pracy kierowców, optymalizować koszty paliwa i zwiększać efektywność operacyjną.

Co to oznacza w praktyce?

• Automatyczne pobieranie plików – bez względu na lokalizację pojazdu. Dzięki zdalnemu odczytowi dane z tachografów i kart kierowców pobierzesz już 2 dni po zakończeniu miesiąca, niezależnie od tego, gdzie znajdują się kierowcy czy pojazdy.
• Szybsze i zgodne z przepisami rozliczenia. System zapewnia kompletną i uporządkowaną dokumentację, eliminując błędy i opóźnienia. Rozliczenia są gotowe jeszcze przed terminem wypłat, bez konieczności ręcznego śledzenia brakujących danych.
• Mniej stresu i mniej pracy dla Twojego zespołu. Intuicyjna obsługa i automatyzacja procesów znacząco odciążają pracowników. Koniec z ręcznym pobieraniem plików i telefonami i ciągłym przypominaniem o ich wysyłce.
• Szybkie zarządzanie dużą liczbą plików. Funkcja masowego pobierania pozwala ściągnąć komplet danych dla całej floty w jednym zbiorczym pliku – bez żmudnego klikania plik po pliku.
• Brak ryzyka kar za niekompletne dane. Automatyczne przypomnienia oraz harmonogramy odczytów gwarantują, że wszystkie pliki są pobierane na czas i zgodnie z przepisami, eliminując ryzyko sankcji finansowych.

Czy zdalne pobieranie plików DDD usprawni działanie Twojej firmy?

1. Masz problem z terminowym pobieraniem plików?
   Zdalne pobieranie plików automatycznie monitoruje terminy i wysyła powiadomienia w przypadku opóźnienia. Jeśli z jakiegoś powodu plik nie zostanie pobrany na czas, od razu otrzymasz alert, więc nic Ci nie umknie. Wszystko dzieje się w tle, bez potrzeby ręcznej interwencji.
2. Czy zdarzyły Ci się opóźnienia w wynagrodzeniach kierowców przez brak danych z tachografów?
   Zdalne pobieranie plików gwarantuje, że dane będą dostępne na początku miesiąca, co umożliwia szybkie naliczenie wynagrodzeń. Proces ten odbywa się automatycznie, bez potrzeby codziennego nadzoru. Jeśli coś pójdzie nie tak, natychmiast otrzymasz taką informację.
3. Masz dużą flotę pojazdów i ręczne pobieranie danych pochłania mnóstwo czasu?
   Zdalny odczyt automatycznie zapisuje pliki na serwerze, eliminując potrzebę angażowania pracowników. W razie jakiejkolwiek awarii, system wyśle Ci stosowną informację.
4. Kierowcy jeżdżą na długich trasach?
   Zdalne pobieranie działa bez zakłóceń, nawet gdy karty są poza firmą. Dane są pobierane automatycznie, bez wpływu na pracę kierowców.

Dostęp do najświeższych danych – zawsze i bez wysiłku

Kiedy siadasz do rozliczeń, masz już wszystkie potrzebne dane – bez stresu, przypomnień i żmudnego zbierania plików. Nowoczesny system zdalnego odczytu tachografu działa automatycznie, eliminując wszystkie niedogodności tradycyjnego pobierania danych.

Po zakończeniu procesu pobierania danych, system automatycznie przesyła wszystkie zebrane pliki na adres e-mail podany w ustawieniach. Dodatkowo, jeśli system wykryje, że wszystkie pliki za poprzedni miesiąc zostały już pobrane, cała paczka plików jest wysyłana na ten sam adres e-mail. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za rozliczenia otrzymują pełną i uporządkowaną dokumentację bez konieczności ręcznego pobierania plików.

Na poniższym zdjęciu widać przykładowy e-mail, który informuje, że dane z kart kierowców za styczeń zostały pomyślnie pobrane. W wiadomości znajduje się szczegółowa informacja, że system zebrał pliki DDD dla wszystkich 28 kierowców, a paczka ZIP z danymi znajduje się w załączniku. Dodatkowo, w e-mailu zaznaczone jest, że prace nad pobieraniem plików za kolejny miesiąc są w toku.

Zobacz, jak to działa krok po kroku:

1. Dynamiczny harmonogram pobierania danych‍

Od pierwszego dnia miesiąca system automatycznie zaczyna próby pobierania danych z kart kierowców i pamięci tachografów. Jako osoba odpowiedzialna za rozliczenia, nie musisz pamiętać o terminach – system zrobi to za Ciebie. Gdy pojazd jest w trasie, system wykrywa kartę kierowcy w tachografie i natychmiast pobiera dane, takie jak czas pracy, przerwy czy wykroczenia. Cały proces odbywa się automatycznie, bez potrzeby Twojej ingerencji.

2. Automatyczne archiwizowanie i kompletowanie danych‍

System automatycznie archiwizuje dane, tworząc pełną paczkę informacji opartą na rzeczywiście zrealizowanych wyjazdach kierowców. Uwzględniane są tylko te wyjazdy, które zostały wykonane po zalogowaniu się kierowcy i wyborze trasy. Dzięki temu masz pewność, że dane są kompletne, prawdziwe i przypisane do odpowiednich kierowców lub pojazdów, co umożliwia optymalne zarządzanie flotą i pełną zgodność z wymaganiami.

3. Bez konieczności ręcznego pobierania danych‍

Jeśli pojazd nie jest w trasie, nie musisz martwić się o brak pełnych danych na czas. System zadba o to, by dane zostały pobrane, gdy tylko kierowca się zaloguje, a pojazd znowu wyruszy w drogę.

4. Ręczne pobieranie w razie potrzeby‍

Choć system działa automatycznie, w razie potrzeby możesz ręcznie wymusić pobranie danych. Na przykład, jeśli chcesz szybko pobrać dane po zakończeniu trasy, wystarczy wybrać opcję "Pobierz z TACHO". Możesz wybrać pojedynczego kierowcę lub kilku kierowców na raz, co pozwala na elastyczność i oszczędność czasu.

5. Filtry dla szybkiego dostępu do danych ‍

Dzięki zastosowanym filtrom, możesz szybko odnaleźć dane, które Cię interesują, mając do nich pełny dostęp od razu po zalogowaniu. Na przykład, jeśli chcesz zobaczyć dane za określony miesiąc, możesz łatwo zastosować filtr, który pokaże Ci wszystkie pliki za dany okres. Dodatkowo, system pozwala na wyświetlenie tylko tych plików, które jeszcze nie zostały pobrane, co zapewnia wygodny i szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.

Korzyści z wdrożenia zdalnego pobierania plików DDD

• Oszczędność czasu i zasobów – zdalne pobieranie plików DDD skraca czas zbierania danych i eliminuje potrzebę angażowania pracowników, umożliwiając lepsze wykorzystanie zasobów.
• Lepsza organizacja pracy - automatyzacja pobierania danych zapewnia ciągły dostęp do informacji o czasie pracy kierowców, co usprawnia rozliczanie czasu pracy i zwiększa dokładność.
• Bezpieczeństwo danych – automatyczne przechowywanie plików DDD na serwerze minimalizuje ryzyko ich utraty, eliminując konieczność przechowywania ich na fizycznych nośnikach, jak karty kierowców.
• Zmniejszenie ryzyka błędów i kar – automatyczne pobieranie plików i monitorowanie terminów minimalizuje ryzyko błędów prowadzących do niezgodności z przepisami i kar finansowych.
• Lepsza zgodność z przepisami – zdalne pobieranie danych zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców, dzięki automatycznemu monitorowaniu terminów i natychmiastowym alertom w przypadku nieprawidłowości.
• Optymalizacja procesów administracyjnych - automatyzacja pobierania plików pozwala na szybki dostęp do danych bez konieczności ich manualnego wprowadzania, co redukuje obciążenie działów HR i księgowości, pozwalając im skupić się na innych zadaniach.
• Poprawa komunikacji i koordynacji z kierowcami - zdalne pobieranie danych umożliwia lepszą współpracę z kierowcami, szczególnie tymi na długich trasach, ponieważ nie muszą oni wracać do bazy, aby dostarczyć dane z tachografu, co zwiększa efektywność procesu.
• Integracja z systemem zarządzania flotą – integracja zdalnego odczytu z ogólnym systemem zarządzania flotą poprawia kontrolę nad efektywnością floty i eliminuje ryzyko błędów związanych z ręcznym odczytem danych.

Podsumowanie

Zdalne pobieranie plików DDD to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim oszczędność czasu i eliminacja ryzyka błędów. Dzięki automatyzacji tego procesu firmy transportowe mogą działać sprawniej, unikając opóźnień i potencjalnych kar. Jeśli chcesz uprościć proces rozliczania czasu pracy kierowców, warto rozważyć wdrożenie tej technologii i zyskać pełną kontrolę nad terminami pobierania plików.