Czy Twoja Flota jest gotowa na katastrofę? Zarządzaj terminami i unikaj kryzysu!

Zarządzanie parkiem samochodowym w firmie to bardzo odpowiedzialna rola nie tylko ze względu na wartość powierzonego mienia, ale także z powodu odpowiedzialności za trzymanie się określonych terminów, w których należy wykonać konkretne czynności.
Ich niedotrzymanie lub przekroczenie może wiązać się z bardzo dotkliwymi konsekwencjami zarówno dla firmy jak i Fleet Managera. Konsekwencje te mogą mieć wymiar finansowy, ale również wizerunkowy i prawny. Zatem warto poświęcić temu zagadnieniu nieco więcej uwagi i zastanowić się jak można tym procesem skutecznie zarządzać w czasie.

‍

W dzisiejszym artykule przeczytasz o tym, na które terminy zarządzający flotą musi zwrócić szczególną uwagę i jakie mogą być skutki ich niedotrzymania.

Skupię się na następujących zagadnieniach wymieniając je w kolejności losowej, ponieważ w każdej firmie możemy mieć do czynienia z innym modelem finansowania floty, innymi wymaganiami interesariuszy wobec flotowca i różniącymi się zapisami Polityki Flotowej:

Przedstawiony przez ze mnie zakres tematyczny to tylko pewien wycinek wszystkich możliwych opcji zarządzania terminarzem floty, a każda z firm może dodefiniować jeszcze inne alerty wpisujące się w konkretne przepisy lub potrzeby biznesowe.

Zarządzanie terminami umów leasingowych i najmu średnio- lub długoterminowego

Efektywne zarządzanie terminami umów leasingowych i najmu średnio- lub długoterminowego pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z opóźnieniami lub karami umownymi. Kluczowe jest regularne monitorowanie dat zakończenia umów oraz warunków ich przedłużenia lub zakończenia. Warto również uwzględnić wynikające np. z wykonanego w określonym czasie nadprzebiegu kilometrów renegocjacje umów.

Zasadne jest wpisać do terminarza konkretne daty przy każdym z pojazdów ( rozpoczęcia umowy, zakończenia umowy, jak również wysokość kar np. za zwrot pojazdu po terminie zakończenia umowy, za przedłużenie umowy o np. miesiąc, za dodatkową rekalkulację przebiegu, czy za zwrot pojazdu przed zakończeniem umowy).Chodzi o to, żeby w razie konieczności mieć wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu i nie tracić czasu na przeglądanie często kilkunastu stronicowej umowy.

Zarządzanie terminami zwrotów i wymian pojazdów z najmu

Zarządzanie terminami zwrotów pojazdów wymaga precyzyjnego planowania, aby uniknąć opóźnień i dodatkowych kosztów. Kluczowe jest uwzględnienie czasu na przygotowanie pojazdów do zwrotu, takich jak likwidacja szkód, czyszczenie wnętrza, drobne naprawy blacharsko-lakiernicze, czy uzupełnienie wyposażenia. Ważne jest również skoordynowanie terminu zwrotu z planowanym wydaniem nowych pojazdów, aby zapewnić ciągłość użytkowania floty i skrócić do niezbędnego minimum czas w którym płacimy dwie raty ( za zdawany samochód i nowo podstawiony samochód).

Nie zawsze przecież możliwe będzie takie wynegocjowanie kontraktu, żeby wszystkie pojazdy floty zwracanej rozliczyć na zakładkę wraz z odbiorem nowych aut.

Zarządzanie terminami ważności polis ubezpieczeniowych

Zarządzanie terminami ważności polis ubezpieczeniowych jest kluczowe, aby uniknąć przerw w ochronie pojazdu oraz kar finansowych za brak ważnej polisy. W Polsce brak ubezpieczenia OC wiąże się z wysokimi mandatami, których wysokość zależy od rodzaju pojazdu i długości przerwy. W związku z tym niezbędne jest regularne monitorowanie terminów odnowienia i automatyzacja przypomnień. Efektywne planowanie pozwala zabezpieczyć firmę przed nieprzewidzianymi kosztami i ryzykiem prawnym. Warto rozważyć, czy nie podpisać dodatkowej umowy współpracy z Brokerem Ubezpieczeniowym, któremu możemy zlecić zarządzanie tym obszarem i zabezpieczyć się odpowiednio w umowie brokerskiej. Poza tym ów Broker może być dla nas bardzo pomocnym ekspertem przy negocjacjach związanych z wznowieniem umowy ubezpieczenia komunikacyjnego pojazdów na następny okres, uwzględniając konkretne potrzeby co do zakresu polisy jak i pomocy w analizie poziomu szkodowości w odniesieniu do wartości opłaconych do tej pory składek.

Zarządzanie terminami badań technicznych

Zarządzanie terminami badań technicznych pojazdów jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz bezpieczeństwa floty. Niedopełnienie obowiązku wykonania badań w terminie skutkuje karami finansowymi, a także ryzykiem unieważnienia polisy OC w razie wypadku. Ważne jest prowadzenie systematycznej ewidencji terminów oraz planowanie badań z wyprzedzeniem, aby uniknąć przestojów. Automatyczne przypomnienia i harmonogramy mogą znacznie usprawnić ten proces.

Zarządzanie terminami przeglądów okresowych

Zarządzanie terminami przeglądów okresowych zgodnie z zaleceniami producenta jest kluczowe dla utrzymania gwarancji fabrycznej na nowo pozyskane pojazdy do floty. Każdy nowy pojazd powinien autonomicznie informować użytkownika o konieczności wykonania wymaganego przeglądu okresowego na podstawie ustalonego interwału serwisowego i aktualnego przebiegu kilometrów. Warto pamiętać o stosowaniu zasady ograniczonego zaufania do użytkowników pojazdów, że będą pamiętali o każdym pojawiającym się alercie. Dlatego należy monitorować harmonogramy serwisowe każdego pojazdu, uwzględniając przebieg oraz czas użytkowania. Przeglądy wykonywane w autoryzowanych serwisach zapewniają zgodność z wymogami producenta i minimalizują ryzyko kosztów napraw poza gwarancją. Regularne przypomnienia i dokładne planowanie serwisów zwiększają niezawodność floty i ograniczają przestoje.

Zarządzanie terminami wymiany opon

Zarządzanie terminami wymiany opon na zimowe i letnie jest kluczowe dla bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami w krajach wymagających sezonowej zmiany ogumienia. Wymiana opon powinna być dostosowana do warunków pogodowych i zalecanych terminów, aby uniknąć ryzyka wypadków lub mandatów. Dobrze zaplanowany proces, uwzględniający dostępność warsztatów i harmonogramy kierowców, pozwala uniknąć opóźnień i chaosu logistycznego. Regularna kontrola stanu opon i ich właściwego przechowywania przedłuża ich żywotność i zmniejsza koszty eksploatacji. Szczególnie istotne dla bezpieczeństwa użytkownika jest, aby nie poruszał się wyłącznie na oponach letnich, natomiast z punktu widzenia żywotności opon wskazane jest, aby zimowej opony nie użytkować w sezonie wiosenno-letnim. Nie bez znaczenia dla żywotności opony jest również jej przebieg, a zatem warto i ten parametr zapisać w terminarzu każdego pojazdu.

Zarządzanie terminami inspekcji stanu technicznego pojazdu

Zarządzanie terminami inspekcji stanu technicznego pojazdów w firmie polega na wykonywaniu działań prewencyjnych zgodnie z zapisami Polityki Flotowej, która wymaga regularnych kontroli technicznych w cyklicznych odstępach czasu. Firma, dbając o minimalizację ryzyka uszkodzeń, przeprowadza te inspekcje w regularnych odstępach czasu (co kwartał, co pół roku) przez cały okres trwania umowy najmu. Kontrole te są kluczowe dla wykrywania ewentualnych szkód lub uszkodzeń oraz utrzymania pojazdów w dobrym stanie technicznym. W efekcie, regularne inspekcje przyczyniają się do zwiększenia bezpieczeństwa i redukcji kosztów eksploatacji floty. Pozwalają też dodatkowo zdyscyplinować użytkowników do zgłaszania każdej zauważonej szkody lub uszkodzenia powłoki lakierniczej, szyby, czy innego elementu wyposażenia powierzonego pojazdu. Prewencyjne inspekcje stanu technicznego auta w znacznym stopniu minimalizują ryzyka nieplanowanych, ponadnormatywnych kosztów stwierdzonych przez rzeczoznawców podczas procesu zwrotu samochodu z kontraktu najmu.

Zarządzanie terminami badań okresowych kierowców

Efektywne zarządzanie terminami badań okresowych kierowców to kluczowy element Polityki Flotowej w firmie. Każdy przedsiębiorca zobowiązuje się do regularnego monitorowania zdrowia i sprawności swoich kierowców, co jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa na drodze oraz minimalizacji ryzyka związanego z wypadkami. Przeprowadzane badania obejmują zarówno aspekty zdrowotne, jak i psychologiczne, aby upewnić się, że kierowcy są w pełni zdolni do wykonywania swoich obowiązków. Regularne badania odbywają się zgodnie z ustalonym harmonogramem, który uwzględnia okresowe przerwy i jest dostosowany do wymogów prawnych oraz specyfiki operacyjnej firmy.

Zarządzanie terminami dostępności samochodów poolowych

Efektywne zarządzanie dostępnością samochodów poolowych jest kluczowe dla zapewnienia płynności operacji w firmie. Samochody poolowe są udostępniane pracownikom według ustalonych harmonogramów, które uwzględniają zarówno potrzeby użytkowników, jak i obsługę sytuacji kryzysowych w firmie. Skuteczne zarządzanie rezerwacjami możliwe jest dzięki dedykowanym systemom IT, które umożliwiają śledzenie dostępności pojazdów poolowych, planowanie przeglądów technicznych oraz minimalizację okresów wyłączenia z użytkowania. Dzięki temu firma może efektywnie zarządzać swoją flotą, optymalizować wykorzystanie pojazdów i zapewniać ich gotowość do użytku w każdej chwili.

Uświadamiając sobie jak wiele zagadnień z obszaru zarządzania flotami wymaga skupienia się na konkretnych terminach i mnożąc to przez liczbę samochodów we flocie oraz liczbę kierowców, nie trudno o przeoczenie jakiegoś działania, które może doprowadzić do bardzo nieprzyjemnych konsekwencji dla firmy i Fleet Managera.

Warto zatem zastanowić się jak można sobie pomóc i czy są jakieś narzędzia, dzięki którym flotowiec nie będzie musiał koncentrować się na pilnowaniu dat, a zajmie się tym co oczekują od niego przełożeni i najważniejsi interesariusze.

Zarządzanie terminami w oparciu o nowoczesne systemy informatyczne wspierające zarządzanie flotami może znacząco usprawnić i zautomatyzować wiele procesów. Oto kilka kluczowych funkcjonalności, które warto przeanalizować pod kątem ich użyteczności:

1. Automatyzacja przypomnień. Nowoczesne systemy do zarządzania flotą mogą automatycznie generować przypomnienia o zbliżających się terminach przeglądów technicznych, badań okresowych kierowców, czy konieczności wymiany opon. Dzięki temu można uniknąć opóźnień i związanych z nimi konsekwencji finansowych.

2. Monitorowanie w czasie rzeczywistym. Dzięki technologii GPS i telematyce, systemy zarządzania flotą mogą na bieżąco monitorować stan pojazdów, ich lokalizację oraz terminy wymaganych akcji serwisowych. Umożliwia to szybką reakcję na wszelkie awarie i problemy, co minimalizuje przestoje i zwiększa efektywność operacyjną.

3. Analiza danych. Systemy IT gromadzą ogromne ilości danych dotyczących użytkowania pojazdów, ich stanu technicznego, zużycia paliwa i innych parametrów. Analiza tych danych pozwala na optymalizację harmonogramów serwisowych, identyfikację potencjalnych problemów zanim się pojawią oraz lepsze zarządzanie kosztami floty.

4. Integracja z innymi systemami. Nowoczesne systemy zarządzania flotą mogą być zintegrowane z innymi systemami informatycznymi w firmie, takimi jak systemy ERP, czy systemy HR. To umożliwia bardziej kompleksowe zarządzanie informacjami i procesami, co przekłada się na lepszą kontrolę nad terminami np. badań okresowych pracowników.

5. Zarządzanie cyklem życia pojazdu. Dzięki zaawansowanym systemom informatycznym wspierającym floty, można skutecznie zarządzać całym cyklem życia pojazdu - od zakupu, przez eksploatację, aż po sprzedaż czy zwrot. Systemy te pomagają w planowaniu inwestycji, monitorowaniu wartości pojazdów oraz podejmowaniu decyzji dotyczących wymiany floty na podstawie rzeczywistych danych.

Warto przemyśleć całościowo koncepcję zarządzania flotą, za którą weźmie się odpowiedzialność i uwzględnić wykorzystanie nowoczesnych systemów informatycznych do zarządzania terminami, co pozwala na zwiększenie efektywności oraz bezpieczeństwa floty, dzięki czemu firma ma duże szanse uzyskiwać lepsze wyniki finansowe i operacyjne.

Podsumowując, zarządzanie flotą samochodową w firmie jest kluczowe zarówno ze względu na wartość mienia, jak i z uwagi na odpowiedzialność za przestrzeganie terminów i uniknięcie potencjalnych konsekwencji. W artykule omówiono istotne aspekty, na które Fleet Manager musi zwracać szczególną uwagę, takie jak terminy umów leasingowych, zwrotów pojazdów, ważności polis ubezpieczeniowych, badań technicznych, przeglądów okresowych, wymiany opon, inspekcji technicznych pojazdów, badań okresowych kierowców oraz dostępności samochodów poolowych. Każdy z tych elementów wymaga precyzyjnego planowania i regularnego monitorowania, aby zapewnić bezpieczeństwo, zgodność z przepisami oraz optymalizację kosztów. Ważny jest również dobór odpowiedniego narzędzia wspomagającego pracę Fleet Managera w tym zakresie.

Efektywne zarządzanie tymi terminami przyczynia się do płynności operacji firmy oraz minimalizacji ryzyka finansowego, wizerunkowego i prawnego.