Zaplanuj swój budżet floty, który będziesz w stanie dowieść

Zanim rozpoczniemy pracę nad przygotowaniem budżetu naszej floty, warto rozpisać sobie w punktach, na jakie elementy należy zwrócić uwagę przed przystąpieniem do wypełnienia formatek konkretnymi cyframi określającymi prognozowane koszty.

Postaram się teraz przybliżyć każdy punkt i podpowiedzieć jakich błędów unikać, których popełnienie może mieć niekorzystny wpływ na jakość przygotowanego budżetu floty i ocenę naszego profesjonalizmu.

Po co w ogóle Fleet Manager powinien przygotować roczny budżet floty?

Na pytanie, ile kosztuje utrzymanie firmowego samochodu, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Miesięczne TCO (całkowity koszt użytkowania) waha się średnio od 1500 do 4000 zł netto, a eksploatując flotę 100 pojazdów roczny budżet Fleet Managera może oscylować w przedziale 1,8 miliona zł do 4,8 miliona zł. Oczywiście wszystko zależy od klasy samochodu, sposobu i kosztów serwisowania, od tego, czy może być użytkowany do celów prywatnych, jakie dystanse pokonuje, jaka jest szkodowość całej floty oraz z ilu samochodów się składa. Dlatego budżetowanie kosztów floty samochodowej to kluczowy element zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Jego głównym celem jest zapewnienie, że wszystkie wydatki związane z eksploatacją pojazdów są kontrolowane i przewidywalne. Dzięki temu firma może:

• Uniknąć nieoczekiwanych wydatków, takich jak nagłe wzrosty kosztów serwisowych czy ubezpieczeniowych.
• Optymalizować strukturę kosztów floty, np. poprzez negocjowanie umów leasingowych czy paliwowych.
• Planować przyszłe inwestycje w nowe pojazdy czy technologie (np. systemy telematyczne).

Możliwe błędy w procesie:

• Brak właściwie sparametryzowanego budżetu może prowadzić do niekontrolowanego wzrostu kosztów (np. przez brak limitów na tankowanie paliwa podczas użytkowania aut do celów prywatnych).
• Nieprawidłowe założenia mogą skutkować zbyt niskim budżetem na serwisowanie, co zwiększa ryzyko awarii pojazdów.
• Pominięcie analizy historycznych danych może prowadzić do niedoszacowania wydatków.

Co powinno znaleźć się w budżecie?

Roczny budżet floty powinien obejmować wszystkie koszty związane z eksploatacją pojazdów. Kluczowe kategorie to:

• Koszty leasingu/zakupu pojazdów – miesięczne raty leasingowe, opłaty wstępne, koszty wykupu.
• Koszty paliwa – prognoza na podstawie zużycia paliwa, przebiegów kilometrów poszczególnych kierowców oraz wahań cen paliwa.
• Koszty serwisowe i naprawy – przeglądy okresowe, wymiany opon, naprawy powypadkowe, naprawy końcowe przy zwrocie aut z umowy najmu.
• Ubezpieczenie i podatki – OC/AC, podatek od środków transportu, opłaty rejestracyjne.
• Koszty operacyjne – opłaty za systemy monitoringu GPS, telematykę, zarządzanie flotą.
• Rezerwy na nieprzewidziane wydatki – np. wzrost kosztów paliwa, awarie pojazdów, dopłaty za przekroczone limity kilometrów w umowach najmu.

Możliwe błędy w procesie:

• Pominięcie kosztów dodatkowych, takich jak opłaty parkingowe, czy kary za przekroczenie limitu kilometrów.
• Zbyt optymistyczne założenia dotyczące cen paliwa lub kosztów serwisowych.
• Nieuwzględnienie kosztów związanych z wycofaniem pojazdów z eksploatacji.

Koniecznie poznaj oczekiwania wszystkich interesariuszy

Zarządzanie flotą dotyczy wielu działów firmy, dlatego warto skonsultować się z kluczowymi interesariuszami:

• Dział finansowy – oczekuje optymalizacji kosztów i precyzyjnych prognoz.
• Dział HR – może planować zwiększenie liczby pracowników wymagających samochodów służbowych.
• Zarząd – może mieć strategię zrównoważonego rozwoju i oczekiwać przejścia na flotę elektryczną lub hybrydową.
• Użytkownicy pojazdów – oczekują niezawodnych i komfortowych aut.

Możliwe błędy w procesie:

• Brak konsultacji może prowadzić do niedoszacowania liczby potrzebnych pojazdów.
• Nieuwzględnienie strategii firmy (np. ekologicznej) może skutkować nietrafionymi inwestycjami.

Zweryfikuj plan zatrudnienia i możliwe zmiany w strukturze organizacyjnej firmy

Jeżeli firma planuje zwiększenie zatrudnienia, może to wpłynąć na liczbę potrzebnych pojazdów służbowych. Z kolei restrukturyzacja może oznaczać redukcję floty.

Możliwe błędy w procesie:

• Brak uwzględnienia wzrostu zatrudnienia prowadzi do konieczności szybkiego i kosztownego wynajmu dodatkowych pojazdów.
• Nieuwzględnienie planowanych zwolnień może skutkować nadmiarem aut i niepotrzebnymi kosztami przedterminowego zakończenia umowy leasingu.

Sprawdź, czy dysponujesz danymi historycznymi dotyczącymi kosztów floty

Analiza historycznych danych pozwala określić trendy w kosztach i uniknąć błędnych założeń budżetowych. Warto wiedzieć, że jeśli firma nie dysponuje wszystkimi potrzebnymi danymi, wiele z nich można otrzymać od kontrahentów świadczących usługi serwisowe, ubezpieczeniowe, leasingowe, telematyczne, czy udostępniające karty paliwowe. Pamiętajmy też o żelaznej zasadzie, żeby zwalidować poprawność danych, które wykorzystamy do budżetowania. Przy milionowych kosztach pomyłka o kilka procent ma bardzo duży impakt na pokazywane Zarządom wyniki.

Możliwe błędy w procesie:

• Brak danych może prowadzić do niedoszacowania kosztów serwisowania starszych pojazdów.
• Nieprawidłowa interpretacja danych (np. nieuwzględnienie inflacji) może skutkować błędnym budżetem.

Zweryfikuj istniejące umowy i zobowiązania z nich wynikające

Umowy najmu długoterminowego (leasingowe) często zawierają klauzule dotyczące rekalkulacji rat, np. w przypadku przekroczenia ustalonych przebiegów. Mogą też zawierać kary za wcześniejszy zwrot pojazdu, czy metodę kalkulacji wycen przy zwrocie pojazdów na zakończenie umowy. Pisałem o tym nieco szerzej w artykule: Jak wynegocjować korzystną umowę najmu długoterminowego we flocie?

Możliwe błędy w procesie:

• Nieuwzględnienie możliwych podwyżek rat leasingowych w wyniku zmian w przebiegach floty.
• Brak renegocjacji niekorzystnych zapisów w umowach.
• Zwrot aut do leasingodawcy bez zgłoszonych lub zlikwidowanych szkód.

Spotkaj się z ubezpieczycielem i porozmawiaj o prognozowanej szkodowości

Regularne przeglądanie danych o szkodowości pojazdów może przynieść oszczędności i zapobiec bardzo kosztownym podwyżkom składek. Znając i rozumiejąc mechanizmy zarządzania polisami, koszty likwidacji szkód, szacowanie ryzyk floty, możemy łatwiej oszacować wysokość składek OC/AC. Bardzo ważna jest stała i efektywna współpraca z ubezpieczycielem, przeprowadzanie regularnych audytów floty i wdrażanie działań prewencyjnych.

Możliwe błędy w procesie:

• Źle podpisana polisa może nie obejmować kluczowych ryzyk (np. limity holowania, ograniczenia w dostępności auta zastępczego).
• Brak negocjacji może skutkować przepłacaniem za ubezpieczenie.

Zweryfikuj nowe trendy na rynku flotowym

Elektromobilność, telematyka, grywalizacja, opony wielosezonowe, carsharing, czy zmieniające się regulacje unijne mogą wpłynąć na koszty floty. Wszystko co nowe zawsze ma dobry marketing, a rolą Fleet Managera jest właściwe dopasowanie trendów do oczekiwań głównych interesariuszy.

Możliwe błędy w procesie:

• Nieuwzględnienie trendów ekologicznych może prowadzić do wyższych podatków i opłat.
• Ignorowanie nowych technologii szczególnie w obszarach telematyki może zwiększać koszty eksploatacji.

Planuj zawsze budżet w 2 scenariuszach

Warto przygotować budżet w dwóch wersjach: optymistycznej (zakładającej stabilność kosztów) i pesymistycznej (zakładającej wzrosty cen). Pamiętajmy, że Zarządy i Działy Finansowe oczekują danych realnych i maksymalnie zbliżonych do bieżącego wykonania. Z drugiej strony Fleet Manager powinien zadbać o swój interes i pokazać wszystkie możliwe ryzyka, które mogą pojawić się w trakcie eksploatacji pojazdów i potrafić oszacować, ile więcej środków finansowych trzeba przeznaczyć na rezerwy z tym związane. Ten punkt według mnie jest absolutnie kluczowy!

Możliwe błędy w procesie:

• Brak scenariusza awaryjnego może skutkować nieprzewidzianymi kosztami i koniecznością nagłych oszczędności.
• Regularne niedowożenie budżetu i niewyciąganie z tej lekcji szybkich wniosków, to wizytówka Fleet Managera, który prowadzi do niestabilności finansów.

Skonsultuj budżet z ekspertami z branży

Wymiana doświadczeń z innymi Fleet Managerami pozwala na uniknięcie błędów i znalezienie oszczędności. Również bardzo wartościowe są wszystkie spotkania z branżystami, stojącymi za dostarczanymi usługami leasingowymi, serwisowymi, ubezpieczeniowymi, czy informatycznymi.

Możliwe błędy w procesie:

• Tworzenie budżetu w oparciu o wyłącznie własną wiedzę i doświadczenie.
• Ignorowanie porad innych ekspertów, rekomendacji z audytów, czy innych konsultacji w sprawie realizacji bieżących wydatków.

Postępuj ostrożnie z nadmierną skłonnością do szybkich oszczędności kosztów

Cięcia w serwisie, czy ubezpieczeniach mogą przynieść krótkoterminowe oszczędności, ale długoterminowe straty. Nie ulegaj pokusie wprowadzania zmian bez dogłębnego poznania wszystkich szczegółów. Pamiętaj o interesariuszach, a przede wszystkim o końcowych użytkownikach, czyli kierowcach. Spektakularne osiągnięcia mogą niestety mieć drugie dno, czyli ukryte koszty wprowadzonej zmiany.

Możliwe błędy w procesie:

• Ograniczenie budżetu na serwis może skutkować awariami i wyższymi kosztami napraw.
• Zbyt niskie składki ubezpieczeniowe mogą oznaczać gorsze warunki ochrony pojazdów.

Jako zagorzały leanowiec jestem zwolennikiem wprowadzania stałych checklist wszędzie tam, gdzie mogą one przynieść użytkownikowi ułatwienie pracy, ale też pewne jej ustandaryzowanie. Dlatego jeśli chcesz możesz skorzystać z mojej checklisty, z której osobiście korzystam w corocznych cyklach budżetowania swojej floty.

Checklista kroków w procesie budżetowania floty

Oto szczegółowa checklista kroków w procesie budżetowania floty – możesz ją pobrać na końcu artykułu:

1. Określenie celu budżetu
   Zdefiniowanie głównych założeń budżetowych, np. kontrola kosztów, optymalizacja wydatków, wdrożenie nowych technologii.
2. Analiza historycznych kosztów
   Zebranie danych z poprzednich lat dotyczących kosztów paliwa, serwisu, leasingu, ubezpieczeń itp.
3. Identyfikacja kluczowych kosztów
   Sporządzenie listy głównych kategorii wydatków (leasing, paliwo, serwis, ubezpieczenia, podatki, systemy telematyczne).
4. Konsultacje z interesariuszami
   Spotkania z działem finansowym, HR, zarządem, użytkownikami pojazdów – omówienie ich oczekiwań.
5. Weryfikacja planów zatrudnienia
   Sprawdzenie, czy planowane są zmiany kadrowe wpływające na liczbę potrzebnych pojazdów.
6. Analiza struktury floty
   Przegląd liczby pojazdów, ich wieku, przebiegów i planowanych wymian.
7. Przegląd istniejących umów
   Weryfikacja warunków leasingu, wynajmu długoterminowego, rekalkulacji rat, okresów wypowiedzeń.
8. Spotkanie z ubezpieczycielem
   Omówienie aktualnych polis, warunków ochrony, możliwości renegocjacji składek.
9. Analiza kosztów paliwa
   Przegląd zużycia paliwa, ocena możliwości optymalizacji (np. karty paliwowe, polityka flotowa).
10. Kalkulacja kosztów serwisowych
    Uwzględnienie planowanych przeglądów, wymian opon, napraw powypadkowych.
11. Uwzględnienie kosztów administracyjnych
    Koszty systemów zarządzania flotą, GPS, telematyki, obsługi prawnej itp.
12. Weryfikacja trendów rynkowych
    Przegląd nowych technologii, zmian regulacyjnych, możliwości elektryfikacji floty.
13. Przygotowanie rezerwy na nieprzewidziane wydatki
    Oszacowanie dodatkowego budżetu na nagłe awarie, wzrosty cen paliwa, zmiany podatkowe.
14. Stworzenie dwóch scenariuszy budżetowych
    Opracowanie wersji optymistycznej (stabilność kosztów) i pesymistycznej (wzrost cen, awarie, zmiany w regulacjach).
15. Konsultacja budżetu z ekspertami
    Spotkania z Fleet Managerami z innych firm, konsultantami branżowymi, dostawcami usług flotowych.
16. Weryfikacja oszczędności i ryzyka
    Sprawdzenie, czy planowane cięcia kosztów nie wpłyną negatywnie na efektywność floty.
17. Finalizacja budżetu i prezentacja zarządowi
    Podsumowanie danych, raportowanie kluczowych założeń i propozycji do zatwierdzenia.
18. Monitorowanie budżetu po wdrożeniu
    Regularna kontrola wydatków, porównanie z planem, reagowanie na odchylenia.

Podsumowanie

Na koniec zapamiętajmy, że zarządzanie budżetem floty to coś więcej niż tylko wprowadzanie liczb do tabeli. Polega ono na regularnym monitorowaniu wydatków w celu identyfikacji sposobów na obniżenie kosztów operacyjnych. Jeśli chcemy być postrzegani jako profesjonaliści, dowoźmy budżety roczne i proaktywnie reagujmy na wszelkie istotne odchylenia.

Raportowanie w dobrze wdrożonym systemie informatycznym archiwizującym dane o kosztach wszystkich pojazdów pozwala zoptymalizować efektywność całej floty. W rezultacie możemy podejmować mądrzejsze decyzje biznesowe pozwalające obniżać koszty i szybciej reagować na zbliżające się zmiany.

‍