Jak zarządzać flotą samochodową?

W poniższym artykule przybliżę Państwu, jak przygotować się do zarządzania flotą samochodów z perspektywy nowo zatrudnionej osoby, której właśnie powierzono rolę Fleet Managera.

‍

Pierwsze kroki nowego Fleet Managera

Na początek warto zweryfikować w jakiej firmie przyjdzie nam pracować. Ten temat został przeze mnie szerzej opisany w innym artykule: Trzy rodzaje firm zarządzających flotą. Sprawdź, do której z nich jest ci najbliżej.

Przyjmuje założenie, że Fleet Manager świadomie zdecydował, żeby podjąć się misji zarządzania flotą samochodową.

Wobec tego, jakie główne kroki na początku powinien zrealizować, aby dobrze się wprowadzić do nowego środowiska i pozostawić pozytywne pierwsze wrażenie?

Zakres obowiązków i oczekiwania - co ustalić na starcie?

• Ustalić z działem HR i bezpośrednim przełożonym zakres obowiązków związany z pełnieniem roli Fleet Managera oraz skład podległego mu zespołu, jeśli oczywiście nie jest to dział jednoosobowy.
• Ustalić z bezpośrednim przełożonym jakie są główne cele do osiągnięcia na powierzonym stanowisku oraz jaka jest perspektywa czasowa na realizację tych zadań.
• Zapytać bezpośredniego przełożonego, kto w firmie należy do tak zwanych głównych interesariuszy wpływających na strategiczne decyzje i kierunki rozwoju floty.

Polityka flotowa i kluczowa dokumentacja - co warto znać?

• Zapoznać się z polityką flotową i wszystkimi innymi wewnętrznymi dokumentami regulującymi zasady użytkowania samochodów służbowych, zwrócić uwagę, czy flota była kiedykolwiek audytowa. Jeśli była, to zapoznać się z dokumentacją po audytową, a szczególnie z zaleceniami po kontroli.

• Zweryfikować, czy dla wszystkich stanowisk, które mają przypisany samochód służbowy jako narzędzie do wykonywania zadań lub benefit jest sporządzona analiza ryzyka wykonana przez inspektora do spraw BHP.
• Zinwentaryzować systemy informatyczne, w których gromadzone są wszystkie dane dotyczące floty i kierowców, umów ubezpieczeniowych oraz innych dokumentów związanych z zarządzaniem flotą.
• Zinwentaryzować i zapoznać się z wszystkimi umowami dotyczącymi floty na przykład: umowami leasingowymi, najmu długoterminowego, obsługi serwisowej, zarządzania oponami, zarządzania kartami paliwowymi, umowami ubezpieczeniowymi, umowami z dostawcami systemów informatycznych wspierających flotę, do zarządzania myjni, parkowania, telematyki, lokalizacji GPS.

Interakcje w zarządzaniu flotą - jak budować efektywną współpracę?

• Porozmawiać z wszystkimi interesariuszami jakie są ich oczekiwania względem floty, względem Fleet Managera, jakie widzą szanse i korzyści dla przedsiębiorstwa wynikające ze świadomej i wpisującej się w strategię firmy wizji rozwoju floty, jakie widzą ryzyka i słabe strony organizacji, które mogą utrudniać realizację powierzonych zadań.
• Posłuchać zdania użytkowników pojazdów na temat wszystkich ważnych dla nich zasad zapisanych w polityce flotowej, zidentyfikować, czy nie ma rotacji wśród pracowników wynikającej z przyczyn, które generowane są przez zarządzających flotą.
• Przeprowadzić spotkania z kontrahentami świadczącymi jakiekolwiek usługi na rzecz floty i ustalić z nimi zasady współpracy, wzajemne oczekiwania i częstotliwość spotkań podsumowujących efektywną współpracę.

Analiza danych i procesów - jak zweryfikować informacje?

• Przeanalizować wszystkie dostępne dane z systemów informatycznych wspierających flotę pod kątem poprawności, zwalidować najważniejsze raporty i dashboardy.
• Rozrysować cały proces zarządzania flotą począwszy od momentu wyboru samochodów do floty uwzględniając negocjacje z dostawcami, firmami finansującymi zakup lub najem długoterminowy, poprzez odebranie samochodów od dealera, ubezpieczenie, zamówienie kart paliwowych, zakup dodatkowych opon i innych akcesoriów lub drobnych materiałów eksploatacyjnych, wprowadzenie danych o pojazdach i kierowcach do systemów informatycznych wspierających flotę, wreszcie wydanie pojazdu użytkownikowi, zarządzanie i monitorowanie obowiązków wykonania przeglądów okresowych, sezonową wymianę opon, zgłaszania szkód, czy innych zaleceń wynikający z zasad opisanych w polityce flotowej, aż po zwrot pojazdu przez użytkownika oraz zakończenie kontraktu najmu długoterminowego. Na tak rozrysowany proces możemy nałożyć wszystkie systemy informatyczne wspierające Fleet Managera po to, aby określić ich użyteczność, koncentrując się na optymalizacji w zakresie ilości wprowadzanych danych.

Mapowanie procesu zarządzania flotą i identyfikacja kluczowych wskaźników efektywności  

Dobrze zmapowany proces zarządzania flotą samochodową „end to end” może nam również pomóc w określeniu kluczowych wskaźników efektywności floty, które jesteśmy w stanie mierzyć i co ważne, które silnie korelują z największymi kosztami jakie generuje flota, jak również z największymi ryzykami, które określiliśmy wspólnie z interesariuszami.

Po tak przeprowadzonej wnikliwej analizie, możemy przystąpić do opracowania rekomendacji, w jaki sposób chcemy zarządzać flotą w perspektywie krótkoterminowej i długoterminowej, jakie zadania chcemy realizować na poziomie taktycznym z punktu widzenia funkcjonowania działu flotowego, a do jakich działań na poziomie strategicznym będziemy potrzebowali akceptację interesariuszy i ewentualnie dodatkowy budżet.

Opracowanie rekomendacji zarządzania flotą - cele krótkoterminowe i długoterminowe

Jak powinny wyglądać takie rekomendacje postaram się zaprezentować w poniższym podsumowaniu.

Opis działania:

1. Ustalenie zakresu obowiązków i składu zespołu
   Czas trwania: 1 tydzień
   Uzyskany efekt: Jasno określony zakres obowiązków Fleet Managera oraz skład zespołu.
2. Określenie głównych celów i perspektywy czasowej
   Czas trwania: 1 tydzień
   Uzyskany efekt: Zdefiniowane główne cele do osiągnięcia oraz perspektywa czasowa na realizację zadań.
3. Identyfikacja głównych interesariuszy
   Czas trwania: 2 dni
   Uzyskany efekt: Lista głównych interesariuszy wpływających na strategiczne decyzje dotyczące floty.
4. Zapoznanie się z polityką flotową i dokumentacją
   Czas trwania: 2 tygodnie
   Uzyskany efekt: Pełna znajomość polityki flotowej oraz dokumentacji poaudytowej.
5. Weryfikacja analizy ryzyka
   Czas trwania: 1 tydzień
   Uzyskany efekt: Zweryfikowane analizy ryzyka dla wszystkich stanowisk z przypisanym samochodem służbowym.
6. Inwentaryzacja systemów informatycznych
   Czas trwania: 1 tydzień
   Uzyskany efekt: Lista systemów informatycznych gromadzących dane dotyczące floty.
7. Inwentaryzacja umów dotyczących floty
   Czas trwania: 2 tygodnie
   Uzyskany efekt: Pełna znajomość wszystkich umów dotyczących floty.
8. Rozmowy z interesariuszami
   Czas trwania: 2 tygodnie
   Uzyskany efekt: Zebrane oczekiwania interesariuszy względem floty i Fleet Managera.
9. Zebranie opinii użytkowników pojazdów
   Czas trwania: 2 tygodnie
   Uzyskany efekt: Zidentyfikowane przyczyny ewentualnej rotacji pracowników związanej z zarządzaniem flotą.
10. Spotkania z kontrahentami
    Czas trwania: 2 tygodnie
    Uzyskany efekt: Ustalone zasady współpracy z kontrahentami oraz częstotliwość spotkań.
11. Analiza danych z systemów informatycznych
    Czas trwania: 2 tygodnie
    Uzyskany efekt: Przeanalizowane dane z systemów informatycznych pod kątem poprawności.
12. Mapowanie procesu zarządzania flotą
    Czas trwania: 3 tygodnie
    Uzyskany efekt: Rozrysowany proces zarządzania flotą od wyboru samochodów do zwrotu pojazdu.
13. Ocena użyteczności systemów informatycznych
    Czas trwania: 2 tygodnie
    Uzyskany efekt: Określona użyteczność systemów informatycznych wspierających Fleet Managera.
14. Określenie kluczowych wskaźników efektywności floty
    Czas trwania: 2 tygodnie
    Uzyskany efekt: Zdefiniowane kluczowe wskaźniki efektywności floty.
15. Opracowanie rekomendacji zarządzania flotą
    Czas trwania: 3 tygodnie
    Uzyskany efekt: Opracowane rekomendacje dotyczące zarządzania flotą w perspektywie krótkoterminowej i długoterminowej.

Łączny czas trwania wdrożenia: około 5 miesięcy

Kluczowe działania i rekomendacje w zarządzaniu flotą

Co jeszcze warto uwzględnić w procesie efektywnego zarządzania flotą samochodową, tak aby skutecznie i terminowo realizować cele firmy, zadania wyznaczone przez przełożonego, własne inicjatywy, czy oczekiwania innych interesariuszy?

Na pewno przeprowadzać badania ankietowe zarówno wśród użytkowników pojazdów badając ich poziom satysfakcji, jak i badania oceniające nas jako managera floty. Słuchanie kierowców i rozumienie ich potrzeb to klucz do usprawnienia zarządzania – regularne ankiety dostarczają cennych informacji o ich zadowoleniu z pojazdów, usług i procesów. Analiza tych odpowiedzi pozwala zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń i wprowadzać zmiany usprawniające funkcjonowanie floty.

Doskonalić się w obszarach, w których mamy jeszcze pewne niedobory wiedzy, czy niedoskonałości w zarządzaniu zespołem, zarządzaniu zmianą.

Uczestniczyć w konferencjach branżowych, bywać na targach motoryzacyjnych, udzielać się w stowarzyszeniach wspierających floty, spotykać się z kontrahentami, dostawcami nowych usług. Być otwarty na testowanie nowych produktów, usług, systemów informatycznych, czy ostatnio bardzo popularnej sztucznej inteligencji.

Warto:

• Testować nowe technologie: Wdrażać innowacyjne systemy informatyczne, w tym rozwiązania oparte na AI, które mogą zwiększyć efektywność zarządzania flotą.
• Analizować oferty usług: Sprawdzać nowe rozwiązania w zakresie serwisu, leasingu czy monitoringu pojazdów, by dostosować flotę do aktualnych potrzeb i warunków rynkowych.
• Eksperymentować z nowymi produktami: Testować nowoczesne rozwiązania motoryzacyjne, które mogą zoptymalizować koszty eksploatacji i zwiększyć wydajność pojazdów.

Przeprowadzać regularne benchmarki, w których możemy weryfikować, czy mamy rynkowe stawki usług najmu, cen paliw, usług serwisowych. Aby to zrobić skutecznie, należy zadbać o:

• Opłaty: Porównaj stawki usług najmu, ceny paliw i usług serwisowych, aby ustalić, czy twoje koszty są konkurencyjne.
• Efektywność: Analizuj wyniki benchmarkingu, aby zidentyfikować obszary, w których możesz zoptymalizować koszty.
• Ulepszenia: Wdrażaj ustalenia z benchmarkingu, aby podnieść efektywność i rentowność zarządzania flotą.

Pracować projektowo np. wspólnie z brokerami ubezpieczeniowymi nad obniżeniem szkodowości, co w konsekwencji może przyczynić się do obniżenia stawek AC i OC.

Doskonalić proces wybranymi, sprawdzonymi narzędziami, które pomogą nam realizować stawiane przed nami cele krótkoterminowe i długoterminowe.
I na koniec nauczyć się pokory, cierpliwości i zdolności do autorefleksji.