System zarządzania terminami floty

Powiadomienia z aplikacji są wysyłane w formie wiadomości e-mail.

Jednym z elementów składających się na efektywne zarządzanie samochodami firmowymi jest ścisła kontrola terminów we flocie​. Tradycyjne rozwiązania, takie jak np. stosowanie arkuszy kalkulacyjnych, często nie są w stanie jej zapewnić. Znacznie lepszą opcją okazuje się kompleksowy program do pilnowania terminów przeglądów oraz innych wydarzeń flotowych. Przykładem oprogramowania mogącego z powodzeniem spełniać tę funkcję jest aplikacja Navifleet Manager oraz jej moduł Terminarz. Co przemawia za tym, aby postawić na ten nowoczesny program do przeglądów technicznych oraz monitoringu istotnych terminów flotowych?

• Pełna kontrola terminów we flocie

Zarządzanie flotą i związanymi z nią terminami w oparciu o arkusze kalkulacyjne niesie za sobą pewne ryzyka. Bardzo łatwo np. o to, by osoba odpowiedzialna za aktualizację arkusza zapomniała to zrobić, lub by doszło do przypadkowej zmiany wartości komórki, która poskutkuje przeoczeniem ważnej daty. Oprogramowanie do monitorowania przeglądów floty Navifleet eliminuje te problemy. Brak uzupełnienia terminu wiąże się z widocznym na pierwszy rzut oka pustym polem. Nieuprawnione osoby nie są w stanie modyfikować wprowadzonych do aplikacji danych. Ustawione z wyprzedzeniem powiadomienia o terminach we flocie zabezpieczają natomiast przed tym, że jakaś istotna data zostanie zbagatelizowana. Te wszystkie aspekty wpływają na to, że dzięki aplikacji Navifleet kontrola terminów we flocie​ jest sprawowana na bieżąco i bardzo dokładnie.

• Powiadomienia dostosowane do Twoich potrzeb

Przypomnienia o dacie polisy, przeglądu, zbliżającym się terminie wygaśnięcia ważności prawa jazdy czy powiadomienie o wymianie oleju: flota​ zarządzana z pomocą Navifleet to flota, w której każdy termin jest przestrzegany. Pomagają w tym odpowiednio konfigurowane powiadomienia. Możesz je łatwo dostosowywać do swoich potrzeb – wskazywać, do kogo mają być kierowane, z jakim wyprzedzeniem (możesz to uzależnić od konkretnej daty lub zdecydować się na powiadomienie o stanie licznika, który był ustalony jako wartość graniczna) i jaką częstotliwością powtarzane, a także jaką mają zawierać treść. Jeśli więc potrzebne Ci oprogramowanie do planowania przeglądów floty, które sprawi, że przegapienie zbliżającego się terminu będzie graniczyć z cudem, to moduł Terminarz w aplikacji Navifleet spełni Twoje oczekiwania.

• Dostęp do historii serwisowej floty wraz ze skanami faktur

Aplikacja Navifleet sprawdza się również jako program do ewidencji kosztów przeglądów technicznych. Oferuje ona wygodny dostęp do historii serwisowej floty, dzięki czemu w łatwy sposób można skontrolować, jakie prace były wykonywane przy konkretnym pojeździe, a także kiedy i za jaką cenę je realizowano.

Stawiając na system do zarządzania zgodnością floty, taki jak Navifleet, masz pewność, że wszystkie kwestie związane z pilnymi terminami są pod Twoją pełną kontrolą. To bardzo ważne, ponieważ niedociągnięcia na tym polu mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla firmy. Doskonałym przykładem tego jest przeoczenie terminu wygasania uprawnienia ADR u kierowcy – w sytuacji, gdy zostanie wykryte, że przewóz towaru niebezpiecznego realizował kierowca bez wymaganego zaświadczenia ADR, trzeba liczyć się z karą administracyjną sięgającą 2000 złotych.

Nasza aplikacja sprawdza się zarówno jako program do przeglądów technicznych, jak i oprogramowanie do zarządzania terminami floty​ o innym charakterze. W zależności od typu terminu może ona wysyłać do użytkowników m.in.:

• przypomnienia o dacie polisy, w tym przypomnienia o wygaśnięciu ważności OC,
• przypomnienia o dacie przeglądu​,
• przypomnienia o terminach związanych z badaniami technicznymi,
• przypomnienia o terminach związanych z finansowaniem,
• przypomnienia o terminach związanych z legalizacjami, np. legalizacją gaśnicy,
• przypomnienia o terminach kadrowych, np. przypomnienia o wygaśnięciu ważności prawa jazdy​,
• przypomnienia o innego typu terminach (kategoria terminu w aplikacji: Pozostałe).

Różnorodność powiadomień, jakie może generować aplikacja przypominająca o przeglądach pojazdów oraz innych istotnych sprawach, pozwala zadbać o optymalne zarządzanie terminami we flocie.

Tak, każde powiadomienie o terminach we flocie generowane przez aplikację Navifleet może mieć zdefiniowanych odbiorców. Dzięki temu masz możliwość ustawienia powiadomień dla poszczególnych typów terminów w taki sposób, by przypomnienia docierały wyłącznie do pracowników odpowiedzialnych za dany obszar.

Tak, aplikacja do monitorowania terminów floty​ umożliwia to, by powiadomienie w wiadomości e-mail posiadało treść, którą zdefiniujesz.

Tak, z poziomu aplikacji mobilnej możesz wejść w szczegóły każdego pojazdu i sprawdzić zakładkę z terminami, z której dowiesz się, jakie terminy na wybranym aucie upływają w najbliższym czasie. Warto zaznaczyć, że klikając interesujący Cię termin, masz szansę zapoznać się z jego szczegółami, w tym z dołączonymi notatkami. Co jednak istotne, samo dodawanie terminów jest możliwe wyłącznie, gdy korzystasz z aplikacji przeglądarkowej.

Aplikacja Navifleet Manager może być wykorzystywana nie tylko jako niezawodny program do pilnowania terminów przeglądów. Oferuje ona również inne funkcjonalności, takie jak:

• okresowe raporty stanu technicznego floty – moduł Inspekcje umożliwia sprawną kontrolę stanu technicznego pojazdów służbowych,
• elektroniczne protokoły zdawczo-odbiorcze – moduł Protokoły pozwala wyeliminować nadmiar papierowej dokumentacji z procesów przekazania pojazdów i wejść firmie wraz ze swoją flotą w nową, cyfrową erę.

Podkreślmy, że kompleksowy system do zarządzania flotą Navifleet w swojej pełnej krasie jest w stanie zapewnić użytkownikom jeszcze szerszą gamę możliwości. Do innych przydatnych funkcjonalności, na które warto zwrócić uwagę w jego przypadku, należą m.in.:

• monitoring GPS,
• zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu,
• kontrola paliwa,
• analiza stylu jazdy,
• jazda prywatna,
• E-Toll,
• identyfikacja kierowców.

Niezależnie od tego, czy potrzebny Ci sprawdzony system przypomnień o przeglądach technicznych​, czy oparte o telematykę narzędzie monitorujące stan liczników we flocie, nowoczesne oprogramowanie Navifleet jest rozwiązaniem, które spełni Twoje wymagania.

‍