Masz dość śledzenia ważnych terminów w Excelu? Navifleet zrobi to za Ciebie

Zbliżająca się wymiana oleju w trzech samochodach, koniec ważności polisy siedmiu pojazdów i dwóch kierowców, którzy wkrótce stracą swoje uprawnienia — to tylko część z setek terminów, jakich musisz dopilnować.

Jeśli:

• musisz wprowadzać dziesiątki różnych terminów o pojazdach i kierowcach do Excela, a później systematycznie sprawdzać czy przypadkiem nie zbliża się ważna data,
• zdarzyło Ci się przeoczyć ważny termin, ręcznie śledząc istotne daty,
• lub tracisz cenny czas, wykonując kolejne telefony do kierowców z przypomnieniem o zbliżającym się serwisie gwarancyjnym lub innym terminie,

to sprawdź, jak zautomatyzować ten proces z Navifleet Manager.

Terminarz i powiadomienia

W naszej aplikacji wprowadzisz wszystkie ważne terminy w jednym miejscu, a my wyślemy dokładnie takie powiadomienia, jakich potrzebujesz, wtedy kiedy ich potrzebujesz.

Wystarczy dodać wszystkie ważne terminy do aplikacji i zdecydować, w jaki sposób, kto i kiedy ma być o nich powiadomiony.

Ponadto, możesz w łatwy sposób przejrzeć wszystkie ważne terminy w jednym miejscu, nawet z poziomu smartfona.

Sprawdź jak przenieść ważne terminy do Navifleet Manager w trzech prostych krokach.

1. Dodaj wszystkie ważne terminy do aplikacji

Aby dodać nowy termin w aplikacji Navifleet Manager, zaloguj się na swoje konto w aplikacji przeglądarkowej i przejdź do interesującego Cię pojazdu lub użytkownika.

W szczegółowym widoku danego pojazdu lub użytkownika, przewiń ekran do sekcji “Terminarz”, wybierz zakładkę odpowiadającą terminowi, który chcesz dodać i kliknij przycisk “Dodaj”.

W Navifleet Manager dodasz wszystkie ważne terminy z podziałem na:

• polisy,
• badania techniczne,
• przeglądy,
• finansowanie,
• legalizacje,
• terminy kadrowe,
• i pozostałe.

Następnie, dodaj nazwę terminu, która będzie widoczna w wysyłanym powiadomieniu, wskaż czy termin dotyczy użytkownika czy pojazdu, wybierz konkretną osobę lub pojazd, którego dotyczy dodawany termin, wybierz status terminu i podaj konkretną datę lub stan licznika, przy którym dany termin traci ważność.

2. Ustaw odpowiednie powiadomienia

Następnie, ustaw jak powinny wyglądać powiadomienia dla każdego rodzaju terminu, z tych wymienionych w poprzednim akapicie.

Aby przejść do ustawień powiadomień w terminarzu, rozwiń swój avatar w prawym górnym rogu aplikacji i kliknij na ikonę koła zębatego przy interesującej Cię organizacji. W widoku ustawień, przejdź do sekcji “Typy terminów”.

W tym miejscu, wskażesz:

• z jakim wyprzedzeniem aplikacja będzie Cię informować o konkretnym rodzaju terminu — możesz wybrać wyprzedzenie bazując na datach lub stanie licznika, np. dwa tygodnie przed danym terminem lub dwa tysiące kilometrów przed przejechaniem ustalonej ich ilości.
• którego z administratorów floty aplikacja będzie powiadamiać o zbliżających się terminach — inna osoba może być odpowiedzialna za serwisy gwarancyjne, a inna za przeglądy techniczne. Nie musisz zawracać innym głowy nieistotnymi dla nich informacjami.
• czy chcesz, żeby aplikacja powiadamiała o zbliżającym się terminie też właściwego użytkownika — jeśli w tym miejscu zaznaczysz “tak”, Navifleet oprócz powiadomienia administratora floty, wyśle też e-mailowe przypomnienie o ważnym terminie do odpowiedniego użytkownika.
• jaka ma być treść wiadomości e-mail wysyłana do kierowcy — jeśli zdecydujesz się powiadamiać o zbliżającym się terminie też kierowcę, możesz uzupełnić wiadomość jaka będzie do niego wysłana w zależności od wybranego rodzaju terminu. Dla przykładu, możesz wpisywać treść wiadomości informującą kierowcę o zbliżającej się konieczności odnowienia jego uprawnień.

3. Przeglądaj powiadomienia i ciesz się automatyzacją terminarza

Po dodaniu wszystkich ważnych terminów i ustawieniu szczegółów dotyczących powiadomień, nie pozostaje nic innego, jak cieszenie się zautomatyzowanym terminarzem.

Oprócz powiadomień, które będziesz dostawał na swoją skrzynkę mailową z odpowiednim wybranym przez Ciebie wyprzedzeniem, możesz też śledzić wszystkie ważne terminy bezpośrednio w aplikacji.

Aby przejrzeć zbliżające się terminy o wszystkich użytkownikach i pojazdach we flocie, przejdź do zakładki “Terminarz”. Natomiast, żeby przejrzeć terminy związane z konkretnym pojazdem lub kierowcą, wejdź w szczegółowy widok interesującej Cię osoby lub samochodu.

Użytkownicy pojazdów w Twojej flocie, na swoim koncie Navifleet, zobaczą tylko terminy powiązane bezpośrednio z nimi lub z pojazdami, które są do nich przypisane. Nie muszą wchodzić w szczegóły pojazdu, jeśli zbliża się jakiś ważny dla nich termin — zobaczą to na ekranie startowym aplikacji.

Przetestuj Navifleet za darmo

Zarządzając flotą pojazdów czujesz się jak chodzący terminarz?

Excel nie wyśle Ci powiadomienia o zbliżającym się terminie, ale Navifleet już tak — załóż konto już dziś i przetestuj Terminarz i inne funkcje przez 7 dni za darmo.

Pozwól aplikacji śledzić ważne daty i przypominać o nich zainteresowanym osobom, w tym kierowcom, nawet w przypadku zbliżającego się badania lekarskiego czy utraty prawa jazdy.