Optymalizacja procesów serwisowych w zarządzaniu flotą samochodową

Skuteczne zarządzanie procesami serwisowymi floty samochodowej jest jednym z ważnych wyzwań dla każdego fleet managera. Optymalizacja serwisowania floty to sztuka znalezienia złotego środka pomiędzy wydajnością operacyjną, kosztami eksploatacji i trwałością oraz niezawodnością pojazdów. W zależności od formy własności floty – CFM (Car Fleet Management), leasing operacyjny czy flota własna – sposób organizacji serwisowania i napraw będzie się różnił. Optymalizacja tych procesów może znacząco ograniczyć koszty eksploatacji oraz przestoje pojazdów oraz zwiększyć ich dostępność. W artykule omówię, jak skutecznie optymalizować procesy serwisowe w zależności od formy własności floty, a także jakie narzędzia i praktyki mogą pomagać w tym procesie.

Optymalizacja serwisowania w modelu CFM (Car Fleet Management)

Model Car Fleet Management (CFM) zakłada długoterminowy wynajem pojazdów wraz z pełną obsługą serwisową świadczoną przez zewnętrznego dostawcę. Zadaniem fleet managera jest zadbanie, aby czynności serwisowe były zgodne z warunkami umowy, a dodatkowe koszty nie wykraczały poza zaplanowany budżet.

Możliwości optymalizacji

Analiza umów serwisowych:

Fleet manager powinien regularnie analizować zakres usług objętych umową CFM oraz porównywać go do rzeczywistych potrzeb.

Najważniejsze elementy to: przeglądy rocznie, naprawy, wymiana części i usługi dodatkowe. Często dostawcy CFM oferują elastyczność w zakresie wymiany opon czy napraw w ramach rozszerzonych pakietów, dlatego dobrze jest negocjować warunki dostosowane do rzeczywistych potrzeb floty.
Regularne weryfikacja warunków umowy i dostosowanie zakresu usług do zmieniających się potrzeb floty pozwala uniknąć nadmiernych kosztów serwisowych i jednocześnie zapewnić konieczną obsługę serwisową w ramach kontaktu.

Szkolenie kierowców w zakresie eko-jazdy:

W modelu CFM, fleet manager nie zawsze ma bezpośrednią kontrolę nad stylem jazdy, ale może wprowadzić programy szkoleń z zakresu eko-jazdy, które wpływają nie tylko na ograniczenie zużycia paliwa ale także zużycie elementów eksploatacyjnych i podzespołów (np. opony, układ hamulcowy, sprzęgło). Bieżące monitorowanie stylu jazdy kierowców, np. za pomocą systemów telematycznych, pozwala zidentyfikować niepożądane nawyki i wskazać obszary do poprawy.

Analiza danych serwisowych:

Dostawcy CFM oferują raporty dotyczące stanu technicznego pojazdów. Regularna analiza tych danych pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych problemów i zapobieganie awariom. Dzięki temu można zaplanować prewencyjne naprawy, zanim awaria wymusi przestój pojazdu.

‍

Optymalizacja serwisowania w leasingu operacyjnym

Leasing operacyjny to model, w którym pojazdy pozostają własnością leasingodawcy przez cały okres obowiązywania umowy, a serwisowanie zazwyczaj nie jest nią objęte. W takim przypadku fleet manager musi organizować serwis we własnym zakresie, co wymaga precyzyjnego planowania i zarządzania.

Możliwości optymalizacji:

Negocjowanie rozszerzonych pakietów serwisowych:

Podczas negocjacji z leasingodawcą warto zadbać o możliwość rozszerzenia pakietu serwisowego, obejmującego naprawy, przeglądy czy wymianę części. Może to przyczynić się do obniżenia całkowitych kosztów floty. Taka możliwość pojawia się szczególnie w sytuacji, gdy dostawca pojazdów oferuje pakiety serwisowe, które mogą zostać uwzględnione w cenie zakupu samochodu.

Systematyczne monitorowanie harmonogramów serwisowych:

Fleet managerowie, którzy korzystają z leasingu operacyjnego, mogą wdrożyć systemy do automatycznego monitorowania terminów przeglądów i obsługi serwisowej w celu uniknięcia ryzyka nie wykonania okresowej obsługi technicznej pojazdu we właściwym terminie. Może to skutkować nawet utratą gwarancji producenta oraz ewentualnymi dodatkowymi karami zawartymi w umowie leasingu. Ponadto planowanie czynności serwisowych pozwala uniknąć utrudnień związanych z ograniczoną dostępnością pojazdów.

Wczesna interwencja w przypadku usterek:

Regularna kontrola stanu technicznego pojazdów pozwala na szybsze reagowanie na drobne usterki. Dzięki tym działaniom można uniknąć kosztownych napraw związanych z poważniejszymi awariami. Warto stosować systemy monitorujące stan techniczny pojazdów w czasie rzeczywistym, aby szybko wykryć potencjalne problemy.

Optymalizacja serwisowania floty własnej

W przypadku floty własnej, firma ma pełną kontrolę nad organizacją serwisu, ale również ponosi pełną odpowiedzialność za ich koszty i efektywność. W tym przypadku szczególną uwagę należy poświęcić zarządzaniu kosztami serwisowania oraz wydajnością operacyjną floty.

Metody optymalizacji:

Tworzenie dokładnego harmonogramu przeglądów:

Dla floty własnej ważne jest planowanie przeglądów i napraw z wyprzedzeniem, aby zminimalizować przestoje pojazdów. Harmonogram powinien obejmować wszystkie pojazdy w flocie i być zintegrowany z systemem monitorowania, który automatycznie przypomina o nadchodzących terminach.

Wybór odpowiednich warsztatów serwisowych:

Własna flota wymaga współpracy z zaufanymi warsztatami. Warto negocjować korzystne stawki na naprawy i części zamienne, a także ustalić preferencje serwisowe, aby zapewnić szybki dostęp do usług. Należy również analizować wyniki serwisów, by zapewnić najwyższą jakość napraw i usług.

Zarządzanie wyborem części zamiennych:

Efektywne zarządzanie częściami zamiennymi lub używanymi do napraw pozwala na optymalizację kosztów przy zachowaniu oczekiwanej jakości. Duży wybór części zamiennych umożliwia dostosowane ich kosztu oraz jakości i trwałości do wymagań.

Monitorowanie wskaźników efektywności (KPI):
Dla floty własnej warto ustalić i regularnie analizować wskaźniki takie jak:

• Średni czas naprawy (MTTR),
• Koszt serwisowania na pojazd (każdego z pojazdów),
• Czas przestoju pojazdów

Te wskaźniki pomogą zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy i pozwolą na podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących zarządzania flotą.

‍

Nowoczesne narzędzia do zarządzania serwisem floty

Współczesne technologie mogą znacząco ułatwić zarządzanie serwisem floty. Oprogramowanie do zarządzania flotą (FMS) oraz systemy telematyczne to narzędzia, które wspierają cały proces serwisowania.

Oprogramowanie do zarządzania flotą (FMS):

Systemy FMS pomagają w planowaniu przeglądów, generowaniu raportów i monitorowaniu kosztów. Dzięki nim fleet managerowie mogą mieć pełną kontrolę nad serwisami, a także przewidywać potrzeby serwisowe w oparciu o dane z floty.

Telematyka:
Systemy telematyczne umożliwiają monitorowanie stanu technicznego pojazdów w czasie rzeczywistym, a także zbieranie danych dotyczących stylu jazdy kierowcy. Dzięki temu fleet managerowie mogą szybko reagować na potencjalne problemy techniczne, zanim przerodzą się one w poważniejsze awarie.

Podsumowanie

Optymalizacja procesów serwisowych we flocie jest jednym z najistotniejszych czynników dla zapewnienia jej efektywności i minimalizacji kosztów. Niezależnie od formy własności pojazdów, fleet managerowie powinni skupić się na tworzeniu efektywnych harmonogramów przeglądów, negocjowaniu korzystnych warunków serwisowych oraz stosowaniu narzędzi do monitorowania stanu technicznego pojazdów.

Dzięki odpowiedniemu podejściu, fleet managerowie mogą osiągnąć:

• Ograniczenie kosztów operacyjnych, np. poprzez optymalizację harmonogramu przeglądów i wymiany części,
• Zwiększenie dostępności pojazdów, dzięki zmniejszeniu liczby awarii i przestojów,
• Poprawę efektywności floty, dzięki monitorowaniu i szybszej reakcji na problemy techniczne,
• Wydłużenie żywotności pojazdów, przez prewencyjne działania serwisowe.

Każdy model floty – CFM, leasing operacyjny czy flota własna – wymaga odpowiedniego podejścia i elastyczności w zarządzaniu serwisami. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi, jak systemy FMS i telematyka, fleet managerowie mogą podejmować bardziej świadome decyzje, które prowadzą do realnych oszczędności i optymalizacji pracy floty.

‍