Jakie funkcje powinien posiadać idealny system do zarządzania flotą

Wraz z dynamicznym rozwojem nowatorskich technologii wspierających systemy telematyczne, na rynku pojawia się coraz więcej dedykowanych aplikacji ułatwiających zarządzanie flotami samochodowymi. Systemy te zawierają bardzo wiele funkcji stworzonych na potrzeby rynku flotowego, a niektóre z nich posiadają nawet odrębne moduły zawierające zgrupowane funkcjonalności wspierające bieżące potrzeby Fleet Managerów.

Czy każda firma posiadająca samochody służbowe potrzebuje do ich zarządzania systemu informatycznego i telematyki?

W poniższym artykule przeanalizuje jakie argumenty powinniśmy uwzględnić, decydując, czy chcemy zainwestować w zakup i wdrożenie takiego systemu.

Analizę powinniśmy rozpocząć od przeprowadzenia warsztatu z głównymi interesariuszami celem określenia kluczowych oczekiwań, jakie stawiają względem osoby zarządzającej flotą.

Mogą to być na przykład następujące cele:

1. Flota ma być funkcjonalnie dopasowana i gotowa do realizacji wyznaczonych zadań oraz być zawsze sprawna.
2. Koszty floty mają być z góry ustalone na podstawie np. umów najmu długoterminowego, budżetów na paliwo, materiały eksploatacyjne, myjnie i opony.
3. Kierowcy danej firmy nie mogą spowodować żadnego wypadku, w którym jakikolwiek uczestnik ruchu straci życie.
4. Roczne składki ubezpieczenia AC mają być na poziomie maksymalnie x %.

Mając w ten sposób określone cele przez interesariuszy i konsensus ustalony razem z Fleet Managerem, można teraz przystąpić do określenia metod i narzędzi wspierających ich osiągnięcie.

Należy również określić jakich danych będzie potrzebował Fleet Manager, aby na ich podstawie mógł świadomie prowadzić powyższe cztery inicjatywy.

Dobrą praktyką może tu być stworzenie matrycy zależności, w której z jednej strony zapiszemy wszystkie dane, których potrzebujemy do realizacji powyższych celów, a z drugiej strony matrycy zdefiniujemy jakie funkcjonalności znanych nam systemów do zarządzania flotami pozwolą nam zbierać potrzebne informacje.

Kluczowe dane wspierające zarządzanie flotą

Oto przykładowe dane, które powinniśmy zebrać na potrzeby realizacji celów:

• Kartoteka samochodów wraz z możliwością wpisywania niezbędnego wyposażenia.
• Kartoteka wszystkich czynności serwisowych, przeglądowych, inspekcyjnych lub zleconych przez Fleet Managera.
• Ewidencja pojazdów oraz ich przestojów ze szczególnym uwzględnieniem przyczyny postoju pojazdu.
• Ewidencja przydziałów samochodów do kierowców wraz z protokołami wydań oraz zwrotów, w których znajdują się wszystkie niezbędne dane towarzyszące przekazaniu, jak stan licznika, wyposażenie, zauważone szkody, czy inne stwierdzone nieprawidłowości.

• Wszystkie koszty księgowane w okresach rozliczeniowych na poszczególnych pojazdach np. raty leasingowe, raty serwisowe, raty ubezpieczeniowe, koszty paliwa, koszty materiałów eksploatacyjnych, koszty myjni, czy zakupu i wymiany opon.
• Koszty zakończenia kontraktów najmu, koszty ponadnormatywnego zużycia samochodu, koszty nad przebiegu kilometrów względem ustalonego limitu z umowy, koszty zwrotu pojazdu przed terminem zakończenia umowy, koszty udziału własnego w szkodzie, koszty zarządzania mandatami.
• Dane o stopniu realizacji zapisanych w umowach limitów kilometrów na poszczególne pojazdy, wraz z prognozą dotyczącą ewentualnych kosztów dopłat na koniec kontraktów w wyniku przekroczenia dozwolonego limitu kilometrów z uwzględnieniem zapisanej w umowie stawki za 1 km na przebiegu.
• Ewidencje wszystkich zgłoszonych szkód z OC sprawcy lub z AC sprawcy.
• Szczegółowe analizy szkodowości zawierające koszty szkód, przyczyny szkód, liczbę szkód, średnią wartość szkody, najczęściej powtarzające się przyczyny szkód, czy zestawienia najbardziej szkodowych kierowców.
• Dane o wykroczeniach kierowców, mandatach, punktach karnych, ważności dokumentów prawa jazdy.
• Rekomendacje brokerów ubezpieczeniowych związane z ograniczeniem poziomu szkodowości.
• Dane stylu jazdy kierowców, przekroczeniach prędkości, przekroczeniach obrotów, nagłych hamowaniach, ostrych zakrętach, czy gwałtownych przyspieszeniach.
• Dane o realizacji założonego budżetu w rozbiciu na poszczególne samochody, komórki organizacyjne firmy i zdefiniowane grupy kosztów.

Główne funkcjonalności systemów do zarządzania flotą

Teraz na podstawie znanych nam systemów informatycznych wspierających zarządzanie flotami możemy zaprezentować główne funkcjonalności wchodzące w ich skład oraz przybliżyć nieco przykładowe ich zastosowanie:

1. Monitorowanie i śledzenie pojazdów (GPS)

• Śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym na mapie.
• Analiza tras przejazdów i identyfikacja nieefektywnych podróży.
• Ustalanie geostref (np. firmowy parking, strefy zakazane).
• Alerty o przekroczeniu prędkości, postoju w niedozwolonym miejscu.

Przykłady zastosowania:

• Firma może ustawić geostrefy – jeśli samochód służbowy zostanie użyty poza dozwolonym obszarem (np. wyjazd za granicę bez zgody), system wysyła alert.

2. Zarządzanie kosztami i optymalizacja TCO (Total Cost of Ownership)

• Integracja z kartami paliwowymi – analiza spalania i anomalii (np. tankowanie w weekendy/święta lub podczas urlopu).
• Kalkulacja całkowitego kosztu posiadania pojazdów (TCO) na podstawie zaimportowanych do systemu wszystkich faktur kosztowych floty.

Przykłady zastosowania:

• Analiza raportów TCO pokazuje, że konkretne samochody mocno odbiegają kosztami w badanym okresie od średniej dla danego modelu auta i przebiegu.

3. Obsługa techniczna i serwisowa

• Przypomnienia o terminach przeglądów, wymianie oleju, opon czy badań technicznych.
• Powiadomienia o konieczności odnowienia ubezpieczenia.
• Historia napraw i kosztów serwisowych dla każdego pojazdu.

Przykłady zastosowania:

• System informuje użytkownika samochodu i Fleet Managera, że za tydzień kończy się termin przeglądu – unikamy kar i ryzyka jazdy pojazdem bez aktualnych badań.

4. Kontrola przestrzegania polityki flotowej

• Monitoring prywatnego użytkowania pojazdów służbowych (np. w weekendy).
• System oceniający styl jazdy kierowców (np. nagłe hamowania, gwałtowne przyspieszenia, ostre zakręty).
• Rejestrowanie przypadków przekroczenia prędkości.

Przykłady zastosowania:

• System wykrywa, że dany kierowca regularnie przekracza prędkość i generuje wysokie koszty paliwa – Fleet Manager może zawnioskować o skierowanie kierowcy na dodatkowe szkolenie z ekojazdy.
• Flota ma określony limit przejazdów prywatnych – jeśli kierowca go przekroczy, system automatycznie przypisuje mu koszt dodatkowych kilometrów według ustalonej stawki.

5. Obsługa zgłoszeń i incydentów

• Moduł zgłaszania szkód i awarii z możliwością dołączania zdjęć.
• Rejestracja kolizji i automatyczne generowanie dokumentów dla ubezpieczyciela.
• Archiwizacja historii zgłoszeń dla każdego pojazdu.

Przykłady zastosowania:

• Po stłuczce kierowca wypełnia w aplikacji opis zdarzenia, dołącza zdjęcia uszkodzeń, a system automatycznie generuje zgłoszenie do ubezpieczyciela.

6. Automatyzacja raportowania

• Generowanie miesięcznych raportów kosztów eksploatacji.
• Raportowanie emisji CO₂ w celu spełnienia norm środowiskowych.
• Analiza efektywności wykorzystania pojazdów

Przykłady zastosowania:

• Fleet Manager stwierdza, że niektóre pojazdy są wykorzystywane sporadycznie – może podjąć decyzję o zmniejszeniu liczby aut we flocie.

7. Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami

• Przypisywanie kierowców do pojazdów,.
• Monitorowanie uprawnień do prowadzenia pojazdów i terminów ich ważności.
• Powiadomienia o konieczności odnowienia badań lekarskich i szkoleń BHP

Przykłady zastosowania:

• Fleet Manager dostaje powiadomienie, że jeden z pracowników ma wygasłe prawo jazdy – może podjąć działania, zanim dojdzie do problemu.
• System przypomina pracownikom o obowiązkowym szkoleniu z ekojazdy, zgodnie z polityką flotową firmy.

8. Integracja z systemami firmowymi

• Integracja z systemami księgowymi (np. SAP) w zakresie fakturowania.
• Połączenie z systemem HR – np. do automatycznego naliczania kosztów dla użytkowników aut służbowych.
• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług (np. systemy kart paliwowych, ubezpieczyciele)

Przykłady zastosowania:

• Pracownik odchodzi z firmy – system HR automatycznie informuje system zarządzania flotą, aby zwrócić firmowy samochód do puli dostępnych pojazdów.

Jak wybrać odpowiedni system zarządzania flotą?

Pamiętajmy, że rynek oferuje bardzo szeroki wachlarz rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie flotami. Zadaniem każdego dobrego handlowca jest przecież sprzedać swój produkt czy usługę, a najlepiej zrobić to w całym pakiecie. Nie dajmy się zwieść tej pokusie i wykonajmy na chłodno bardzo szczegółową kalkulację, których funkcjonalności naprawdę potrzebujemy, ponieważ wspierają realizację naszych głównych celów wyznaczonych przez interesariuszy, a które funkcjonalności możemy rozważyć w późniejszym okresie, ponieważ aktualnie nie będziemy wykorzystywali dostarczanych nam danych.

Integracja, użyteczność i AI – co musi mieć nowoczesny system zarządzania flotą?

Podczas analizy wyboru idealnego systemu nie zapomnijmy również o łatwości integracji z innymi wdrożonymi w firmie systemami i aplikacjami zewnętrznymi. Nie dopuśćmy do sytuacji, żeby pracownicy wykonywali nieefektywne zadania polegające na tym, że aby zasilić danymi nasz system, który został wybrany, najpierw będą musieli wyeksportować dane z innego systemu może jeszcze je uporządkować i dopasować do szablonu, a dopiero po wykonaniu tych czynności dokonać importu danych.

Ergonomia obsługi systemu to również szalenie istotna kwestia, na którą należy zwrócić uwagę podczas testowania oprogramowania, które planujemy zakupić. Testy należy wykonywać na naszych danych, przez naszych pracowników, na naszych serwerach, na naszych stacjach roboczych, na naszej sieci wifi, bo tylko wtedy mamy pewność, że przy starcie produkcyjnym nic nas nie zaskoczy.

Wisienką na torcie przy wyborze nowoczesnego systemu wspierania flot jest bez wątpienia wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji. Na podstawie zebranych danych o kosztach floty, przejechanych kilometrach, zachowaniach kierowców na drodze, szkodach, mandatach, dokonanych inspekcjach i audytach możemy dokonać predykcji, czy nasza flota na koniec roku nie przekroczy zakładanego budżetu, nie trzeba będzie renegocjować umów najmu długoterminowego z powodu na przykład większych przebiegów kilometrów, w jaki sposób przygotować się do negocjacji warunków ubezpieczeń, czy wreszcie jakie działania prewencyjne podjąć, aby nie doprowadzić do sytuacji, że w firmie zdarzy się wypadek, w którym poszkodowany zostanie jakikolwiek uczestnik ruchu drogowego.

Na koniec postawie takie pytanie:

Czy warto inwestować w systemy wspierające zarządzanie flotami?

Firmy różnie patrzą na potrzeby wdrożenia systemów wspierających zarządzanie flotą, ale i na koszty, które mocno zależą od wyboru poszczególnych funkcjonalności lub dostępnych modułów. Natomiast ja uważam, że główny problem tkwi w nieumiejętnym przeliczeniu poniesionych nakładów i możliwych do osiągnięcia korzyści. Pamiętajmy, że życia i zdrowia pracownika nie da się wycenić żadną miarą. Tego typu systemy wzbogacone dobrze zdefiniowaną predykcją mogą zapobiec prawdziwym sytuacjom kryzysowym, w których z pewnością żaden przedsiębiorca nie chciałby uczestniczyć.

Zatem kupujmy systemy, ale najpierw odpowiednio się do tego przygotujmy.