Metody prewencji we flocie

Wszelkie decyzje związane z optymalizacją, wdrażaniem nowych rozwiązań i systemów, koordynowaniem działań, czy też negocjacjami z dostawcami to chleb powszedni każdego Fleet Managera. Każde wymienione przed momentem działanie z pewnością ma ogromne znaczenie dla efektywności zarządzania taborem. Nie wolno jednak zapominać o codziennych, bieżących czynnościach, które zwiększają poczucie kontroli, poprawiają optykę na zarządzaną flotę i w nie mniejszym stopniu wpływają na jej efektywne zarządzanie. Dziś chciałbym przedstawić moje spojrzenie na różne działania prewencyjne w codziennej pracy z flotą samochodową.

Regularna weryfikacja wprowadzanych danych

Zarządzanie flotą zawsze kojarzyć się będzie z kontrolą terminów dotyczącą badań technicznych pojazdów, interwałów obsług serwisowych, terminów ubezpieczeń oraz różnego rodzaju certyfikatów i upoważnień. Przy założeniu floty o wielkości 60 pojazdów mamy zatem pod kontrolą ponad 240 różnych dat w kalendarzu. Nie poznałem do tej pory ani jednego flotowca, który nigdy nie pomylił się choć raz przy wprowadzaniu danych do systemu. Błędy z tym związane mogą spowodować szereg komplikacji. Poniżej przedstawiam kilka propozycji działań, jakie możemy regularnie wykonywać, aby je ograniczać i w porę naprawiać.

• Regularna weryfikacja dat badania technicznego w systemie flotowym względem informacji w dowodzie rejestracyjnym i danych z CEPIK

Wprowadzenie niepoprawnych danych do systemu może wiązać się z przeoczeniem właściwego terminu wykonania badania, co skutkować może mandatem w przypadku kontroli policyjnej oraz brakiem wypłaconego odszkodowania w przypadku roszczeń z tytułu OC/AC. W przypadku badań technicznych zalecam weryfikację w dwóch miejscach z prostego powodu - nie jesteśmy jedyną stroną, która może popełnić błąd. Niejednokrotnie spotkałem się z sytuacją, w której diagnosta wprowadził rozbieżne dane w dowodzie rejestracyjnym względem danych komputerowych w systemie CEPIK. W przypadku flot poruszających się bez dowodów rejestracyjnych CEPIK będzie jedynym źródłem informacji dla policji w momencie kontroli. Jeśli to właśnie tam znajduje się błąd, pojawia się potencjalny problem do rozwiązania, który w tym przypadku nie do końca powstał z naszej winy. Warto zatem zweryfikować regularnie te dane dwutorowo za pomocą strony historiapojazdu.gov.pl

• Weryfikacja danych dotyczących przeglądów serwisowych

Sytuacja wygląda bardzo podobnie jak w przypadku badań technicznych. W trosce o sprawność techniczną pojazdów należy regularnie weryfikować wprowadzane dane o interwałach (przebieg lub data) przeglądów serwisowych pojazdów względem książki serwisowej, tak aby obsługi wykonywane były zgodnie z harmonogramem przewidzianym przez producenta. Wykonanie przeglądu niezgodnie z interwałem (na przykład znacząco po terminie) przewidzianym w dokumentacji technicznej może prowadzić do utraty gwarancji pojazdu i ogólnego pogorszenia jego sprawności.

Najprostszym sposobem pozwalającym na weryfikację między danymi systemowymi a stanem faktycznym jest ich porównanie względem informacji w książce serwisowej. Aby usprawnić proces weryfikacji, zalecam wprowadzenie procedury dla użytkowników o konieczności załączania zdjęć lub skanów z książki serwisowej po wykonanym przeglądzie. Jeżeli system flotowy na to pozwala, proponuję dodanie tych zdjęć przy danym rekordzie, tak aby podczas weryfikacji danych mieć informacje rzeczywiste pod ręką. Jeżeli natomiast system na to nie pozwala, wystarczy utworzyć folder na dysku, w którym możemy gromadzić taką dokumentację. Oczywiście, jeszcze prostszą sytuacją jest, gdy serwis mechaniczny udostępnia dane z wewnętrznego systemu (np. Servicebox) o przeglądach i naprawach. Wówczas wystarczy co jakiś czas dokonać porównania danych między systemami.

Nie inaczej jest w przypadku pozostałych dokumentów, takich jak chociażby ubezpieczenie, w przypadku którego brak zachowania ciągłości kara zwiększa się co rok. Im większa flota, tym częstszą weryfikację zalecam.

Akcje i programy prewencyjne

Poprzez akcje i programy mam na myśli zarówno działania wewnętrzne zarządzającego flotą, jak i projekty oferowane przez partnerów zewnętrznych:

• Inwestycje w sprzęt - zależnie od potrzeb i dostępnego budżetu możemy rozważać różne opcje:
  • Kamery samochodowe - dzięki ich wykorzystaniu administrator floty w łatwiejszy sposób jest w stanie ustalić fakty w przypadku kolizji, co znacznie skraca czas potrzebny do likwidacji szkody.
  • Opony zimowe - w bezpośredni sposób poprawiają bezpieczeństwo w ruchu drogowym w okresie zimowym i zapobiegają potencjalnym kolizjom dzięki krótszej drodze hamowania i lepszej przyczepności. Pomimo tych oczywistych zalet do dziś występują floty, które korzystają z opon wielosezonowych, które nie posiadają tak korzystnych właściwości.
  • Środki pierwszej pomocy - o dziwo nie stanowią dziś obowiązkowego wyposażenia, lecz uważam je za niezbędne w każdym pojeździe. Dzięki nim jesteśmy w stanie choć doraźnie zapobiec rozwojowi poważniejszych urazów do czasu przybycia profesjonalnej pomocy medycznej.
• Programy prewencyjne ubezpieczalni - Tego typu programy polegają na zapewnieniu klientowi flotowemu dodatkowych środków pieniężnych do wykorzystania na działania prewencyjne w ramach umowy (chociażby na sprzęt z poprzedniego podpunktu). Mogą być to również programy szkoleniowe o różnej tematyce do wyboru dla firmy. Zakres szkoleń oraz wysokość funduszu uzależniony jest od oferty ubezpieczalni, wyników negocjacji umowy ramowej i poziomu szkodowości klienta w danym okresie. Warto jednak dodać, że nie każda ubezpieczalnia zapewnia tego typu dodatki do oferty ubezpieczeń komunikacyjnych.
• Weryfikacja uprawnień kierowców - To, że w dniu zatrudnienia osoba posiada ważne prawo jazdy, nie oznacza, że będzie tak zawsze. Każda polityka flotowa powinna zawierać zapis o konieczności zgłoszenia pracodawcy faktu zatrzymania dokumentów. Niestety, w obawie o konsekwencje swoich czynów, nie wszyscy pracownicy będą skłonni do szczerości. W tym przypadku zatajenia prawdy może powodować poważne konsekwencje i spory prawne, w które firma może zostać uwikłana. Na szczęście jakiś czas temu powstała darmowa funkcja dostępna na stronie rządowej GOV, dająca możliwość weryfikacji statusu wydania i zakresu uprawnień prawa jazdy. Wystarczy wprowadzić imię i nazwisko oraz numer blankietu dokumentu, a system wykaże dane faktyczne, które aktualizowane są codziennie. Polecam wdrożyć do swojej polityki flotowej obowiązek złożenia krótkiego oświadczenia pracownika zawierającego potrzebne dane, a następnie regularnie je weryfikować poprzez poniższą stronę, tak aby uprzedzić potencjalne problemy.

Procedury dla kierowców

Wprowadzenie jasnych i przejrzystych procedur to istotny element prewencji. Ich skuteczne wdrożenie nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, oszczędza czas, ale również ułatwia pracę administratora floty. Jakie elementy warto zawrzeć w procedurach?

• Instrukcja postępowania w przypadku szkody komunikacyjnej: Jest to dokument, który pomaga użytkownikom skutecznie działać w sytuacji zdarzeń drogowych. Tego typu instrukcja powinna w łatwy i dość zwięzły sposób opisywać kroki postępowania z podziałem na poszczególne rodzaje zdarzeń (szkoda z własnej winy, z winy kierowcy obcego, zachowanie w przypadku kradzieży samochodu, itd.). Dzięki temu flotowiec może być spokojny, że otrzyma kompletną dokumentację, dzięki której w szybki sposób zlikwiduje szkodę, nie tracąc czasu na pozyskiwanie potrzebnych informacji po fakcie.
• Procedury w przypadku awarii pojazdu: Z uwagi na to, że Fleet Manager nie zawsze jest dostępny do pomocy, tego typu instrukcje są istotne, ponieważ dzięki nim wszyscy kierowcy będą potrafili samodzielnie odpowiednio reagować na zdarzenia związane z awariami swoich samochodów podczas jazdy. Takie procedury powinny zawierać między innymi:
  • Kroki postępowania
  • Numer telefonu do assistance
  • Warunki otrzymania pojazdu zastępczego
  • Warunki przyjęcia zlecenia przez operatora (np. unieruchomienie pojazdu)
  • Informacje o usługach dodatkowych taki jak zagwarantowanie zakwaterowania na czas naprawy itp.
• Informacje ogólne: W tego typu instrukcjach możemy zawierać najróżniejsze dane i procedury, które są zgodne z ustaloną polityką flotową, tak aby kierowca mógł w łatwy sposób do nich zajrzeć w dowolnym momencie. Ułatwia to wykonywanie codziennych czynności związanych z korzystaniem z pojazdu, dzięki czemu flotowiec nie musi każdorazowo odbierać telefonu i wyjaśniać ponownie tej samej procedury. Jakie informacje mogą być zawarte w tego typu dokumentach:
  • Wyznaczone stacje do tankowania
  • Warunki i limity dotyczące korzystania z kart paliwowych
  • Informacje o rodzaju paliwa jaki można tankować do poszczególnych pojazdów
  • Instrukcje korzystania z urządzeń znajdujących się na pojeździe (np. ogrzewanie postojowe,)
  • Zasady dotyczące wydatków na budżet floty i ich limitów.
  • Zasady dotyczące pobierania lub zdawania pojazdów pulowych.
  • Instrukcję obsługi aplikacji flotowych

Wszystkie powyższe procedury powinny być zgromadzone możliwie w jednym miejscu (najlepiej w aplikacji lub na dysku wspólnym z dostępem przez telefon), aby użytkownik miał do nich dostęp zawsze, kiedy jest to konieczne.

Karta szkolenia wstępnego

Rozmawiając o szkoleniach, często skupiamy się wyłącznie na działaniach zewnętrznych, takich jak szkolenie z jazdy defensywnej lub kursy specjalistyczne na torze. Oczywiście, jest to bardzo istotny element prewencji, który należy implementować w każdej flocie. Prowadzi on w końcu do poprawy umiejętności jazdy, co w sposób bezpośredni przekłada się na zwiększenie szans przed uniknięciem kolizji. W tym artykule chciałbym jednak skupić się na szkoleniach wewnętrznych, o których w mojej ocenie mówi się nieco rzadziej. Karta szkolenia wstępnego powinna być jednym z elementów dokumentów obiegowych przy zatrudnieniu nowego pracownika. Przeszkolenie pracownika z obsługi poszczególnych pojazdów firmowych oraz urządzeń znajdujących się na nich przyczynia się do:

• Zwiększenia bezpieczeństwa użytkowania - Należy pamiętać, że nie każdy pracownik wie, gdzie wlewać poszczególne płyny eksploatacyjne, jak korzystać z poszczególnych systemów wspomagających jazdę, czy chociażby jak obsługiwać poszczególne urządzenia zamontowane do pojazdu, jak na przykład podesty ruchome. Rzucając pracownika na głęboką wodę bez przeszkolenia, firma naraża się na koszty związane z niepożądanymi naprawami w związku z nieodpowiednim korzystaniem z pojazdów.
• Zabezpieczenia prawnego firmy - Firma zapewnia sobie zabezpieczenie poprzez dokumentację szkoleniową, która potwierdza zakres szkolenia dotyczący korzystania z konkretnego modelu pojazdu. W przypadku sporów sądowych w kontekście odmowy przyjęcia obciążenia, podpisana przez pracownika karta szkolenia stanowi dowód na to, że osoba została właściwie poinstruowana w zakresie zasad funkcjonowania pojazdów i urządzeń. To z kolei uniemożliwia pracownikowi argumentowanie, że nie został należycie przeszkolony, gdy doszło do uszkodzenia pojazdu w związku z jego niepoprawną eksploatacją.

Karta szkolenia powinna zawierać precyzyjne informacje dotyczące typu pojazdu, z jakiego prowadzone jest szkolenie, a ponadto dokładnie opisywać jego przebieg. Poniżej kilka istotnych punktów, jakie warto zawrzeć:

• Podstawowe zasady bezpieczeństwa - omówienie ogólnych uniwersalnych zasad z zakresu bezpieczeństwa eksploatacji pojazdów, w tym instrukcje awaryjne oraz instrukcje w przypadku szkody.
• Zakres podstawowych czynności konserwacyjnych - wskazanie, gdzie wlewać jaki płyn i sposób sprawdzania jego stanu, przekazanie informacji odnośnie interwałów przeglądów, przekazanie informacji o rodzaju paliwa, jakie należy tankować.
• Zasady i funkcjonowanie pojazdu - omówienie i wskazanie, do czego służą poszczególne funkcje i jak je uruchamiać/wyłączać.
• Potwierdzenie zapoznania z obsługą pojazdu - podpis pracownika pod kartą szkoleniową, potwierdzający zapoznanie się z instrukcją użytkowania.

Podsumowanie

Temat prewencji jest niezmiernie ważny w procesie zarządzania flotą. Mówimy w końcu o działaniach, których wykonywanie ma wpływ nie tylko na efektywność naszych codziennych zadań, ale przede wszystkim na nasze bezpieczeństwo, a odpowiedzialne podejście do tego zagadnienia na pewno nam je zapewni. Zachęcam do komentarzy i Waszych propozycji dotyczących pozostałych metod prewencji.