Jak rozpoznać problemy z flotą? Sygnały ostrzegawcze i checklista

Każdy przedsiębiorca wie, że flota samochodów służbowych stanowi istotny element bieżącej działalności, wpływając zarówno na efektywność operacyjną, jak i na koszty. Niemniej jednak, nie każdy właściciel, prezes lub inny członek zarządu lub osoba odpowiedzialna za całościowy budżet firmy ma pełną kontrolę nad flotą i jej zarządzaniem. To właśnie z perspektywy takiej osoby obserwującej procesy na wyższym pułapie raportowania, łatwiej jest dostrzec pierwsze symptomy, które mogą wskazywać na to, że z flotą dzieje się coś niedobrego.

W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym sygnałom ostrzegawczym, które powinny zaniepokoić każdego właściciela firmy lub decydenta, skłaniając go do podjęcia odpowiednich działań, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli i negatywnie wpłynie na firmowe finanse oraz wizerunek.

Dla lepszego zrozumienia zależności przyczynowo-skutkowej, wydzielimy sobie kilka kluczowych obszarów, w których mogą wystąpić anomalia wskazujące na zbliżające się problemy z parkiem samochodowym.

Obszarami tymi mogą być:

• Zarządzanie flotą w odniesieniu do obowiązujących z firmie zasad opisanych w Polityce Flotowej.
• Komunikacja wewnętrzna w firmie wokół tematów flotowych.
• Rotacja pracowników i problemy ze znalezieniem nowych osób.
• Niepokojące informacje płynące od kontrahentów obsługujących floty (np. z firm oferujących leasing lub najem aut, sprzedawców paliw, sieci napraw, brokerów ubezpieczeniowych, czy instytucji państwowych.

Zarządzanie flotą – sygnały ostrzegawcze

• Brak podpisów na „Protokołach Wydania i Zwrotu samochodu służbowego”.
• Brak dokumentacji fotograficznej stanu pojazdu przy przekazaniu.
• Wydawanie pojazdu w sposób niezgodny z ustalonymi lokalizacjami lub bez udziału wyznaczonego Administratora Floty.
• Przekazywanie samochodów służbowych w złym stanie technicznym, bez wymaganych dokumentów (np. dowodu rejestracyjnego, ważnego ubezpieczenia OC) lub bez kompletu akcesoriów (np. gaśnicy, trójkąta ostrzegawczego).
• Brak systematycznej kontroli stanu technicznego, a w szczególności terminowego przeprowadzania przeglądów i napraw w autoryzowanych serwisach.
• Niezastosowanie się do kryteriów przydziału pojazdów do konkretnych stanowisk, co może objawiać się niewłaściwym doborem auta do potrzeb danej funkcji lub nieuzgodnionymi dodatkowymi kosztami przy rekrutacjach nieujętych w rocznym planie zatrudnienia.
• Nakłanianie lub wymuszanie na pracownikach korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych bez odpowiedniej zgody Przełożonego lub bez doliczania odpowiedniej kwoty do przychodu pracownika zgodnie z regulacjami podatkowymi.
• Niezastosowanie się do procedur udostępniania pojazdu osobom trzecim, w tym np. korzystanie przez osoby nieuprawnione (bez posiadania ważnego prawa jazdy lub doświadczenia).

Przykład: Pracownik zwraca pojazd z uszkodzeniami, a firma nie może udowodnić, w jakim stanie go otrzymał.

Komunikacja wewnętrzna – sygnały ostrzegawcze

• Niedostateczne informowanie pracowników o zmianach lub zasadach wynikających z regulaminu, np. w zakresie procedur zgłaszania szkód lub zmian w stanie technicznym pojazdu.
• Niepodejmowanie działań naprawczych lub sankcji wobec pracowników w przypadku stwierdzenia zawinionych szkód lub innych naruszeń, co może wskazywać na niewłaściwe stosowanie ustalonych procedur.
• Faworyzowanie działów lub pracowników w doborze samochodów np. z bogatszym wyposażeniem.
• Sprzeczne informacje o zbliżającej się wymianie floty.
• Niespójne podejście przy rozliczaniu jazd prywatnych, szkodowości lub innych zapisów Polityki Flotowej.

Przykład: Pracownicy nie wiedzą, jak zgłaszać szkody, co skutkuje ich zatajeniem i brakiem odpowiednich działań naprawczych.

Wysoka rotacja pracowników użytkujących auta służbowe – sygnały ostrzegawcze

• Informacje z działu HR, z których wynika, że obszar zarządzania flotą funkcjonuje sprzecznie z zasadami i wartościami jakie wyznaje firma.
• Krytyczne komentarze w Social Mediach na temat floty.
• Otwarte spory sądowe z pracownikami, w których pojawiały się wątki z obszaru zarządzania autami służbowymi.
• Komentarze nowo rekrutowanych pracowników na temat floty, które usłyszeli od byłych pracowników.

Przykład: Nowi pracownicy rezygnują po kilku miesiącach, bo słyszeli od byłych kolegów o problemach z przydziałem pojazdów.

Niepokojące informacje płynące od kontrahentów – sygnały ostrzegawcze

• Wysokie koszty ponadnormatywne, które generują kierowcy szczególnie dotyczy to kontraktów najmu długoterminowego.
• Częste wykroczenia zgłaszane przez uprawnione instytucje państwowe do właścicieli pojazdów (firm leasingujących auta).
• Wysoka szkodowość względem poprzednich okresów składkowych.
• Rosnący udział szkód „parkingowych” bez wskazania winnego.

Przykład: Firma leasingowa nalicza dodatkowe opłaty za nadmierny przebieg, co wynika z braku monitorowania użytkowania pojazdów.

Inne niepokojące sygnały problemów w zarządzaniu flotą

1. Naruszanie zasad dotyczących bezpieczeństwa ruchu drogowego

• Niedostateczne szkolenia z bezpiecznej jazdy mimo obowiązku uczestnictwa lub brak egzekwowania obowiązku posiadania przez pracowników ważnych uprawnień do kierowania pojazdami.
• Niewymaganie od pracowników zgłaszania utraty uprawnień, dokumentów czy stanu zdrowia wpływającego na zdolność prowadzenia pojazdu.

Przykład: Pracownik traci prawo jazdy, ale firma nie ma procedury weryfikacji uprawnień i nadal przydziela mu samochód.

2. Nieprawidłowe korzystanie z systemów monitoringu (telematyki/GPS)

• Brak zbierania lub udostępniania danych dotyczących lokalizacji, przebiegu, stylu jazdy czy stanu technicznego pojazdu, mimo że system ten jest przewidziany do kontroli floty.
• Nieprzekazywanie raportów lub informacji z systemu telematyki do Administratora Floty.

Przykład: Pracownicy używają aut służbowych do prywatnych celów, co generuje nieuzasadnione koszty paliwa.

3. Niewłaściwe rozliczanie kosztów i brak przejrzystości w ponoszeniu opłat

• Mieszanie zasad dotyczących kosztów utrzymania samochodu – np. firma nie rozdziela kosztów eksploatacyjnych ponoszonych przez nią i przez pracownika zgodnie z regulaminem.
• Nieprzestrzeganie zasad korzystania z kart paliwowych, takich jak udostępnianie ich osobom trzecim lub używanie do innych celów niż przewidziane.

Przykład: Firma nie monitoruje zużycia paliwa, a pracownicy tankują auta prywatne na służbowe karty paliwowe.

4. Nieprawidłowe postępowanie w sytuacjach awaryjnych

• Firma nie wdraża lub nie egzekwuje procedur związanych z obsługą kolizji lub wypadków, np. brak wytycznych dotyczących zabezpieczenia miejsca zdarzenia, udzielania pierwszej pomocy lub nieinformowanie odpowiednich służb (policji, pogotowia, straży pożarnej) oraz wewnętrznych struktur (Przełożonego i Administratora Floty).
• Brak wymaganej dokumentacji zdarzenia – np. nieprzyjmowanie lub nieprzechowywanie wypełnionych „Oświadczeń sprawcy kolizji”, szkiców sytuacji lub zdjęć uszkodzeń, które są kluczowe dla późniejszej analizy zdarzenia.
• Niedostateczne procedury w przypadku zgłaszania kradzieży lub aktów wandalizmu, np. brak natychmiastowego powiadomienia Policji i niepodejmowanie działań mających na celu zabezpieczenie mienia.

Przykład: Pracownik nie zgłasza drobnej kolizji, co skutkuje odmową wypłaty odszkodowania przy większej szkodzie.

5. Niewłaściwe procedury dotyczące pozbawienia prawa do korzystania z pojazdu

• Firma nie stosuje ustalonych kryteriów pozbawienia pracownika prawa do korzystania z samochodu służbowego – na przykład, brak wyraźnej komunikacji lub decyzji w przypadkach utraty uprawnień, długotrwałej nieobecności czy wysokiej szkodowości zawinionej przez pracownika.
• Brak terminowego rozliczenia stanu technicznego pojazdu przy zwrocie lub nieprzestrzeganie zasad określonych dla oceny stanu pojazdu (np. porównanie ze stanem przy wydaniu).

Przykład: Pracownik z historią licznych szkód nadal otrzymuje auto bez dodatkowych warunków użytkowania.

6. Naruszenie zasad dotyczących wymiany zużytego ogumienia

• Firma nie informuje pracowników o rozpoczęciu akcji serwisowych lub wymianie opon, co może skutkować nieodpowiednim stanem technicznym pojazdu.
• Niedostosowanie się do wyznaczonych kryteriów zużycia opon, takich jak graniczne głębokości bieżnika, co może świadczyć o braku dbałości o bezpieczeństwo eksploatacji pojazdu.

Przykład: Pracownicy jeżdżą na oponach poniżej minimalnej głębokości bieżnika, co zwiększa ryzyko poślizgu.

7. Niewłaściwe procedury wykupu samochodu służbowego

• Firma nie przestrzega określonych terminów i zasad wykupu pojazdu – na przykład brak jasnych informacji o możliwości wykupu, niedotrzymanie terminu składania oświadczeń lub brak transparentności w ustalaniu ceny rynkowej pojazdu.
• Proces ofertowania i komunikacji dotyczący wykupu nie jest realizowany zgodnie z ustalonymi procedurami, co może wskazywać na nieprzestrzeganie zapisów regulaminu.

Przykład: Pracownicy nie mają równego dostępu do informacji o możliwości wykupu, co rodzi konflikty.

Przy tak szerokim katalogu zjawisk niepożądanych, będących potencjalnymi przyczynami nieprawidłowo funkcjonującego działu flotowego, warto skorzystać z dobrych praktyk, które ułatwią osobom zarządzającym w dowolnym momencie zweryfikowanie w jakim stanie jest flota przedsiębiorstwa.

Do tego celu może nam posłużyć arkusz kontrolny, w którym zawrzemy wszystkie nurtujące nas pytania. Możemy sami opracować taką chcecklistę, ale równie dobrze, a może na wet bardziej efektywne i mniej czasochłonne wydaje się skorzystanie z narzędzi AI (np. chatGPT).

Oto przykład 20-punktowej listy pytań kontrolnych do weryfikacji, czy z flotą nie dzieje się coś złego:

1. Czy firma posiada aktualne procedury dotyczące wydawania i zwrotu pojazdów?
2. Czy pracownicy wiedzą, jak zgłaszać szkody i inne problemy związane z użytkowaniem pojazdów?
3. Czy rotacja pracowników korzystających z pojazdów służbowych jest wyższa niż w innych działach firmy?
4. Czy koszty leasingu, ubezpieczeń i serwisu nie rosną w nieuzasadniony sposób?
5. Czy firma skutecznie monitoruje przestrzeganie zasad bezpieczeństwa drogowego przez kierowców?
6. Czy system telematyczny (GPS) jest wykorzystywany do kontroli rzeczywistego użytkowania pojazdów?
7. Czy wydatki na paliwo i inne koszty eksploatacyjne są transparentne i kontrolowane?
8. Czy istnieją jasne procedury postępowania w przypadku wypadków, awarii lub kradzieży pojazdu?
9. Czy firma posiada politykę wycofywania pojazdów od pracowników naruszających zasady użytkowania?
10. Czy stan techniczny pojazdów, w tym zużycie opon, jest regularnie kontrolowany i zgodny z przepisami?
11. Czy flota jest optymalnie dopasowana do rzeczywistych potrzeb firmy, czy są pojazdy nieużywane?
12. Czy firma posiada system monitorowania przebiegu pojazdów i czy limity są kontrolowane?
13. Czy w firmie istnieje zdefiniowana polityka dotycząca użytkowania pojazdów do celów prywatnych?
14. Czy rejestrowane są przypadki nieuzasadnionych napraw i wymiany części w pojazdach służbowych?
15. Czy pracownicy przestrzegają ustalonej polityki tankowania i czy są prowadzone analizy zużycia paliwa?
16. Czy umowy leasingowe i serwisowe są regularnie weryfikowane pod kątem opłacalności?
17. Czy w ostatnim czasie wzrosła liczba mandatów i naruszeń przepisów przez kierowców floty?
18. Czy firma posiada procedury weryfikacji uprawnień kierowców i czy są one przestrzegane?
19. Czy zgłaszane są przypadki niewłaściwego korzystania z pojazdów przez pracowników?
20. Czy firma analizuje możliwość oszczędności w zarządzaniu flotą, np. poprzez zmianę dostawców usług?

Pamiętajmy, o żelaznej zasadzie przeprowadzania audytów, która mówi, że do każdego zagadnienia, które weryfikujemy musi być dostępny dowód (najlepiej w postaci konkretnych dokumentów, czy danych systemowych).

Mając tak przeprowadzony okresowy audyt floty, możemy na tej podstawie wyznaczyć konkretne akcje korekcyjne i zapobiegawcze, aby zawczasu zneutralizować potencjalne ryzyka. Polecam również wykorzystać w tym obszarze idee ciągłego doskonalenia i wyznaczyć flotowcowi jeden z celów okresowych (np. kwartalnych) do realizacji, oparty na utrzymaniu np. minimum 75% pozytywnych odpowiedzi podczas audytu.

Podsumowanie

Artykuł przedstawia kluczowe sygnały ostrzegawcze, które mogą świadczyć o problemach w zarządzaniu flotą. Wskazałem w nim zarówno aspekty organizacyjne, jak i operacyjne, które wpływają na koszty, bezpieczeństwo i efektywność floty. Spośród poruszonych zagadnień, trzy najważniejsze porady to:

1. Wdrożenie skutecznych procedur użytkowania i zwrotu pojazdów – brak jasnych zasad prowadzi do chaosu, ukrywania szkód i niekontrolowanego wzrostu kosztów. Opracowanie i egzekwowanie procedur pozwala zachować porządek i minimalizować ryzyko finansowe.
2. Monitorowanie kosztów i wykorzystania pojazdów – nieprawidłowe rozliczanie paliwa, nadmierne zużycie aut, czy brak kontroli nad leasingiem mogą generować ogromne, nieuzasadnione wydatki. Regularna analiza i wykorzystanie systemów telematycznych pomagają skutecznie optymalizować koszty.
3. Egzekwowanie zasad bezpieczeństwa i odpowiedzialności kierowców – brak nadzoru nad stanem technicznym pojazdów, niewłaściwe procedury po wypadkach oraz nieegzekwowanie kar za naruszenia przepisów mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Dobra polityka flotowa powinna kłaść nacisk na bezpieczeństwo i odpowiedzialność użytkowników.

W kolejnym moim artykule omówimy 5 nieoczywistych miejsc, w których flota może zaoszczędzić pieniądze dla firmy – warto wiedzieć, gdzie można ciąć koszty bez wpływu na efektywność!