Polityka flotowa, która działa: 11 efektywnych zapisów

Szybki przepis na chaos? Zarządzanie flotą pojazdów bez spisanego zbioru zasad i procesów w Twojej firmie.

Opieranie się na ustnym przekazywaniu zasad działania floty gwarantuje dezorganizację. Każdy kierowca wykona protokół zdawczo-odbiorczy w inny sposób, będziesz otrzymywał mnóstwo pytań o odpowiednie zachowanie w przypadku stłuczki lub awarii pojazdu, a dokumentacja w Twojej flocie będzie jedną wielką niewiadomą rozsianą po przeróżnych folderach na Twoim dysku.

Mimo że nie ma idealnego wzorca polityki flotowej — jest to dokument odzwierciedlający zasady bądź zachowania specyficzne dla Twojej floty — nadal jesteśmy w stanie wyróżnić kilka stałych elementów, które powinny pojawić się w każdej efektywniej polityce flotowej.

W tym artykule właśnie o tych kluczowych elementach chcemy porozmawiać. Tym samym, pomóc Ci w procesie tworzenia polityki flotowej, która faktycznie będzie działać — nie ważne czy Twoja flota składa się z kilku, kilkunastu, czy też kilkudziesięciu samochodów.

Czym jest polityka flotowa?

Krótkie przypomnienie — polityka flotowa, z ang. “car policy”, to dokument, który zbiera określone zasady, procedury, czy też wskazówki dotyczące korzystania z pojazdów w danej flocie.

Zasady i procedury określone w polityce flotowej muszą być obowiązkowo przestrzegane przez każdego kierowcę w Twojej flocie. Dlatego też, po przygotowaniu polityki flotowej powinnyśmy się upewnić, że każdy z kierowców w naszej flocie ma do niej łatwy dostęp.

W ten sposób, minimalizujemy liczbę niepotrzebnych telefonów do Fleet Managera z powtarzającymi się pytaniami o procedury czy zasady, które zwyczajnie są uregulowane przez naszą politykę flotową.

Polityka flotowa: dlaczego jest taka ważna?

Jednak minimalizacja niepotrzebnych telefonów, a tym samym uwolnienie czasu pracy Fleet Managera na rzeczy ważniejsze, to nie jedyna korzyść z przygotowania i udostępnienia polityki flotowej kierowcom.

Zarówno większe jak i mniejsze organizacje zdają sobie sprawę z tego jak ważne są kwestie bezpieczeństwa we flocie, a także utrzymanie porządku w jej funkcjonowaniu.

Dzięki usystematyzowaniu obowiązujących kierowców procedur, każdy z użytkowników pojazdów we flocie wie dokładnie jak się zachować w awaryjnej sytuacji, co zwiększa bezpieczeństwo, a nasza dokumentacja pozostaje spójna dzięki jasnym instrukcjom jej tworzenia.

11 kluczowych zapisów w polityce flotowej

Jako Fleet Manager na pewno doskonale zdajesz sobie sprawę z tego czym w ogóle jest polityka flotowa i dlaczego jest ważna.

Porozmawiajmy zatem o tym jakie elementy powinna ona zawierać, żeby była możliwie jak najbardziej efektywna.

#1 Wstęp

Zawarcie wstępu w dokumencie flotowym może się wydawać punktem nieco trywialnym. Niemniej jest to bardzo istotna kwestia.

Wstęp do Twojej polityki flotowej z góry określa wszystkie definicje, które planujesz w niej zawrzeć, ale też wskazuje zakres, który reguluje Twój dokument flotowy.

Dzięki temu żadne z terminów, których użyjesz w swoim dokumencie flotowym nie będą niejasne dla jego czytelników, a całość będzie dużo bardziej czytelna.

#2 Nabywanie pojazdów

Nieco mniej oczywistym punktem jest określenie zasad nabywania pojazdów.

Zastanów się jakie kwestie chcesz poruszyć w tym zapisie. Być może Twoja flota skupia się na wynajmie pojazdów, niekoniecznie ich zakupie, a może preferuje leasing.

Dodatkowo, śmiało dodaj zapisy związane z tym:

• w jakiej formie Twoja firma może wejść w posiadanie pojazdu,
• kto powinien przygotowywać oferty z tych dostępnych na rynku,
• kto opiniuje i decyduje o zakupie konkretnych modeli pojazdów oraz w oparciu o jakie kryteria.

Po zawarciu takich danych w dokumencie flotowym, w większych organizacjach nie dojdzie do pomyłek w nabywaniu nowych pojazdów.

#3 Przydział pojazdów

Aby uniknąć niepotrzebnych sporów czy nieporozumień w kwestii przydziału pojazdów służbowych we flocie, warto jest określić odpowiednie zasady.

Mogą to być zasady wynikające z kategorii pojazdów, które posiadamy w naszej flocie czy też zaszeregowania pracowników w jej strukturze.

#4 Weryfikacja uprawnień

Jednak oprócz zwykłego dopasowania stanowiska danego pracownika w strukturach naszej firmy do odpowiedniej kategorii pojazdu, powinniśmy cofnąć się do podstaw, czyli weryfikacji samych uprawnień do kierowania pojazdami.

Dobrą praktyką jest dodanie zapisu o konieczności natychmiastowego poinformowania Fleet Managera o utracie uprawnień przez kierowcę, czy to przez przedawnienie dokumentu czy też jego odebranie.

Dopiero wówczas możemy przejść do uregulowania kwestii związanych z bezpiecznym poruszaniem się pojazdami po drogach, takim jak zapis o konieczności stosowania się do przepisów ruchu drogowego.

#5 Procedura przekazania pojazdu

Mając pewność, że każdy kierowca ma odpowiedni pojazd i posiada odpowiednie uprawnienia do jego kierowania, następną kwestią jaką powinniśmy uregulować jest procedura przekazania pojazdu.

Włączenie danego pojazdu do użytkowania przez kierowców wiąże się z szeregiem czynności jakie należy wykonać. Mówimy tutaj o dokumentacji zdjęciowej odbieranego pojazdu, określenia stanu technicznego z zaznaczeniem ewentualnych szkód czy też spisania listy wyposażenia pojazdu i ewentualnych braków.

Te czynności należy wykonywać wiele razy, dlatego też kluczem do efektywnej procedury przekazania pojazdu jest usystematyzowanie i ujednolicenie całego procesu. W swojej polityce flotowej opisz jakie elementy powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy.

Idąc o krok dalej, możesz też opisać krok po kroku wykonanie takiego protokołu — dzięki temu, kierowcy w Twojej flocie będą odbierać i zdawać pojazdy w ten sam sposób, za każdym razem.

Możesz również dodać załączniki wzorcowego protokołu przekazania pojazdu wraz z odpowiednią dokumentacją zdjęciową, żeby całość lepiej zobrazować.

Ujednolicenie procesu zdawczo-odbiorczego pozwoli Ci w łatwy sposób analizować stan swojej floty i z łatwością zauważać kiedy zużycie danego pojazdu wykracza poza normę.

Więcej o systematyzacji procesu tworzenia protokołu zdawczo-odbiorczego mówimy tutaj.

#6 Uprawnienia do nabywania paliwa

Jednym z najważniejszych czynników, które administrator floty powinien stale optymalizować jest koszt jej utrzymania. Koszty często uciekają nam przez palce, a my sami nie jesteśmy do końca pewni jak się to dzieje.

Aby utrzymać koszty naszej floty w ryzach, dobrą praktyką jest uregulowanie uprawnień co do nabywania paliwa użytkowanych przez kierowców pojazdów.

W tym zapisie weź pod uwagę karty flotowe, które wykorzystuje lub planuje wykorzystywać Twoja flota.

Dzięki korzystaniu z kart flotowych masz możliwość odgórnie ustalić odpowiedni budżet jaki chcesz przeznaczyć na uzupełnianie paliwa. Może to być limit kwotowy, limit liczby tankowania w danym okresie lub zwyczajnie limit określający ilość litrów do zatankowania w danym okresie.

Karty flotowe pozwolą Ci na lepsze nadzorowanie kosztów w Twojej flocie, zwiększając efektywność tzw. controllingu. Opłacanie paliwa w inny sposób niż poprzez kartę paliwową z ustalonym limitem pozwala go przekroczyć, generując większą niż przewidywaną fakturę.

Idąc o krok dalej, w tym zapisie możesz również ograniczyć nabywanie paliw premium.

Podobną kwestię stanowi uzupełnianie płynów eksploatacyjnych. Szczególnie w okresie zimowym, brak regulacji co do zakupu płynu do spryskiwaczy potrafi poważnie nadszarpnąć miesięczny budżet floty która nie zabezpieczyła się na taką okoliczność.

#7 Utrzymywanie pojazdów w czystości

Nie zapomnij także uregulować kwestii związanej z utrzymaniem pojazdów w Twojej flocie w należytej czystości.

W tym miejscu, ważne jest podkreślenie konieczności utrzymywania pojazdów przez kierowców w czystości i określenia ewentualnych kar za niedopilnowanie tych kwestii.

Aby zminimalizować koszty i zapewnić odpowiedni poziom czystości, możesz określić wyłączenie możliwości korzystania z programów premium na myjniach czy też opcji dostępnych na rynku outsourcingu.

#8 Serwisowanie pojazdów

Kolejnym kluczowym elementem, który należy zawrzeć w polityce flotowej to aspekt serwisowania pojazdów.

W tym miejscu warto zaznaczyć obowiązek jaki mają kierowcy pojazdów, jeśli chodzi o zgłaszanie informacji na temat stanu pojazdu. Mówimy tutaj nie tylko o świecących kontrolkach lub komunikatach w pojeździe, ale też poważniejszych sprawach jak szkody czy stłuczki.

Oprócz dostarczania informacji na temat stanu pojazdów we flocie, zapis dotyczący serwisowania pojazdów powinien również określać kto i w jaki sposób może organizować i autoryzować zlecenia serwisowe.

Warto jest określić wybranego przez Ciebie lub Twoją organizację partnera serwisowego, który jest dostępny na terenie całego kraju, a nawet Europy. W ten sposób zyskujesz zakontraktowany cennik, co pozwoli Ci zoptymalizować koszty serwisowe.

Mówimy tutaj o wymianach elementów ciernych układu hamulcowego, kompleksowej obsłudze serwisowej w okresie gwarancyjnym (GVO czy ASO) lub też obsługę w kwestii wymiany i przechowywania ogumienia, a także weryfikację bieżnika.

Jest to istotna kwestia nie tylko dla kierowców (nie muszą wozić opon w bagażniku), ale też zapewnienie odpowiedniego poziomu usługi i bezpieczeństwa dla całej floty, tym samym dla Fleet Managera.

#9 Zdarzenia drogowe

Nieodłączną częścią zarządzania flotą pojazdów są zdarzenia drogowe. Aby możliwe jak najbardziej zminimalizować niepotrzebne kontaktowanie się z kierowcami, w tym miejscu określ jakie procedury należy wykonać w przypadku zdarzenia drogowego, takiego jak stłuczka czy nawet wypadek.

Twoi kierowcy będą świadomi tego jakie kroki powinni podjąć w takiej sytuacji, czy też gdzie powinni szukać potrzebnych im dokumentów, takich jak skan polisy ubezpieczeniowej.

Jednak edukacja kierowców jeśli chodzi o procedury przy zdarzeniach drogowych to nie jedyna ważna kwestia. W tym miejscu, warto również zadbać o zapisy związane ze sposobem likwidacji pojazdów nie nadających się już do użytku, obowiązków działu floty w zakresie analizy wypadku, przyczyn jego wystąpienia, czy też stworzenia raportu (często wspólnie z działem HR czy BHP).

To wszystko pomoże Ci uchronić przedsiębiorstwo od takich sytuacji w przyszłości, a odpowiednie zapisy procedur dla kierowców pomogą Twojej flocie przejść przez takie sytuacje możliwie bezproblemowo.

#10 Użytkowanie pojazdów do celów prywatnych

Istotnym zapisem, który warto umieścić w swojej polityce flotowej jest regulacja użytkowania pojazdów do celów prywatnych.

Zapisy te będą mocno się różnić w zależności od Twojego podejścia jako Fleet Managera, natomiast warto zastanowić się nad kwestiami takimi jak konieczność uregulowania podróży prywatnych po zakończonym czasie pracy, przejazdów w dni wolne od pracy, w czasie urlopu czy też zwolnienia lekarskiego.

Możesz ustalić limit określający liczbę kilometrów, które Twoi kierowcy mogą wykonywać służbowymi samochodami w celach prywatnych, a także skupić się na sposobie ich rozliczania.

#11 Wycofanie pojazdu z eksploatacji

Ostatnią kluczową kwestią, która pozwoli Ci zwiększyć efektywność Twojej polityki flotowej jest zapis określający zasady wycofania pojazdów z użycia.

Określ miejsce i czas zwrotu pojazdu po wezwaniu do tego przez Fleet Managera, sposobie wymiany samochodu, procedury związane ze sprzedażą pojazdu lub ewentualnej możliwości jego odkupienia przez pracownika.

Co lepsze: szczegółowa czy ramowa polityka?

Zapewne wiele źródeł omawiających proces tworzenia polityki flotowej, które przeglądałeś mówiły o konieczności uszczelniania polityki flotowej. W Navifleet myślimy o tym nieco inaczej.

Zanim uwzględnisz absolutnie każdy zapis i regulacje najmniejszych czynności w Twojej flocie, upewnij się że masz odpowiednie zasoby do ich egzekwowania. Mamy na myśli odpowiednią infrastrukturę IT czy też zasoby kadrowe, które wesprą Cię w tym procesie.

Bardzo szczegółowy dokument, którego nie masz możliwości egzekwować tylko skomplikuję Twoją pracę. Istnieje bowiem ryzyko że stworzenie dokumentu bardzo obszernego, który nie jest egzekwowany ani nie jest odpowiednio zakomunikowany w praktyce skończy się marginalizacją każdego z jej zapisów.

Przeanalizuj swoją sytuację i do niej dobierz szczegółowość swojej polityki flotowej. Być może wystarczy bardziej ramowy, nieco bardziej ogólny dokument określający zasady i regulacje w Twojej flocie. Taki dokument możesz zawsze uzupełniać o nowe doświadczenia i aktualizować kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Aktualizowanie polityki flotowej

Natomiast, nawet jeśli Twój dokument flotowy jest od początku dość szczegółowy, nie znaczy to, że znika konieczność jego przeglądania, analizowania i uzupełniania o nowe rozwiązania.

Mogą zmienić się cele biznesowe, przepisy ruchu drogowego, czy też dowiesz się o nowych i lepszych rozwiązaniach zapewniających jeszcze większe bezpieczeństwo floty czy też jeszcze bardziej optymalizujących koszty.

W związku z tym, najlepszym rozwiązaniem jest cykliczne przeglądanie naszej polityki flotowej i uzupełnianie jej o nowsze rozwiązania czy też zmienianie przedawnionych zapisów.

Pisać czy zlecać?

Wydaje się więc że stworzenie odpowiedniego dokumentu nie jest zadaniem łatwym, czy można wobec tego zlecić jego stworzenie wyspecjalizowanemu podmiotowi?

Na rynku istnieje wiele podmiotów które umożliwiają przygotowanie polityki flotowej w oparciu o wprowadzenie określonych danych pozwalających na wyselekcjonowanie niezbędnych zapisów.

Chcemy jednak podkreślić, że wprawny Fleet Manager najlepiej rozumie otoczenie biznesowe w którym funkcjonuje, zna potrzeby przedsiębiorstwa oraz jego problemy, dzięki czemu jest najbardziej wykwalifikowaną osobą do tego zadania.

Produkt uszyty na miarę przez osobę z wewnątrz będzie rozwiązaniem najkorzystniejszym pod warunkiem jego należytego zakomunikowania użytkownikom pojazdów służbowych.

Jak komunikować politykę flotową?

Po przygotowaniu wszystkich regulacji, kluczowym etapem jest zakomunikowanie naszej polityki flotowej w organizacji i egzekwowanie jej postanowień.

Poprzez zakomunikowanie w organizacji mamy na myśli przekazanie spisanej polityki flotowej każdej osobie która uzyskała uprawnienia do użytkowania pojazdów oraz uzyskanie zwrotnego potwierdzenia że każdy z kierujących zaakceptował postanowienia naszego regulaminu.

Równie istotne jest udostępnienie polityki flotowej kierowcom w taki sposób aby każdy z nich mógł do niej w łatwy sposób wrócić kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Przykładowo — Fleet Managerzy korzystający z aplikacji Navifleet Manager mają możliwość załączania ogólnodostępnych dokumentów w module e-Dokumenty. W ten sposób możesz załączyć Twoją politykę flotową do aplikacji, a każdy z kierowców będzie miał do niej łatwy dostęp — wystarczy sięgnąć do swojego telefonu, żeby znaleźć odpowiednie zapisy.

Podsumowanie: idealny przepis na politykę flotową nie istnieje

Co do zasady — każda polityka flotowa ma na celu uregulowanie procesu związanego z zakupem pojazdów we flocie, ich eksploatacją, aż do etapu ich wycofania oraz odsprzedaży.

Nie ma jednak idealnego przepisu na wzorową politykę flotową.

Ten dokument będzie się różnił w zależności od wielu czynników, takich jak chociażby otoczenie biznesowe, w którym się znajdujesz, cele przedsiębiorstwa, czy też zasoby kadrowe pomagające egzekwować regulacje polityki flotowej.

Pamiętaj jednak, że warto jest rozważyć dodanie 11 zapisów, które wymieniliśmy powyżej. Być może tego brakuje Twojej polityce flotowej?