Audyt floty - integracja polityki flotowej z nowymi rozwiązaniami i trendami na rynku

Audyt floty firmowej to kompleksowy proces oceny i analizy wszystkich aspektów zarządzania flotą pojazdów, który łączy wewnętrzne regulacje – takie jak zapisy zawarte w Polityce Flotowej – z nowoczesnymi narzędziami i trendami rynkowymi. Dzięki audytowi możliwe jest nie tylko potwierdzenie zgodności działań z ustalonymi procedurami, ale również identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji i wdrożenie usprawnień w zarządzaniu flotą.

Cele audytu floty

Audyt floty stanowi narzędzie umożliwiające:

• Optymalizację kosztów: Analiza wydatków związanych z zakupem paliwa, niezbędnych materiałów eksploatacyjnych takich jak płyny, oleje, opon, z przeglądami serwisowymi, ubezpieczeniami oraz innymi naprawami mechanicznymi, blacharskimi lub ponadnormatywnymi. Polityka Flotowa precyzyjnie określa, które koszty ponosi Firma, a które obciążają Użytkownika, a wnikliwie przeprowadzony audyt pomaga zweryfikować przestrzeganie tych zasad.
• Poprawę wykorzystania zasobów: Ocena efektywności wykorzystania pojazdów, planowania tras oraz organizacji pracy kierowców. W tym zakresie możemy poddać kontroli awaryjność poszczególnych pojazdów, dostępność podstawowych części lub materiałów eksploatacyjnych, czas naprawy w autoryzowanych serwisach, czas likwidacji szkód, czy czas podstawienia samochodu zastępczego kierowcy.
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Weryfikacja przestrzegania przepisów ruchu drogowego, obowiązkowych szkoleń oraz procedur postępowania w razie kolizji czy wypadku. Możemy w tym punkcie poprosić o udostępnienie potwierdzeń odbytych szkoleń praktycznych i teoretycznych z zakresu bezpieczeństwa na drodze. Wykorzystując dane o wykroczeniach poszczególnych kierowców, można również analizować trend ich zachowań wraz z historią szkodowości.
• Wdrożenie nowoczesnych technologii: Wykorzystanie systemów telematycznych i GPS, które umożliwiają bieżący monitoring pojazdów, analizę stylu jazdy i optymalizację kosztów eksploatacji. Tutaj zakres analiz ogranicza tylko wyobraźnia audytora. Dostępne na rynku systemy mają ogromne możliwości raportowania, a wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) wydaje się być prawdziwym „game changerem” w predykcji na podstawie zbieranych danych.
• Zrównoważony rozwój: Analiza wpływu floty na środowisko (emisja CO₂, zużycie paliwa) i przygotowanie strategii na wprowadzenie pojazdów ekologicznych lub elektrycznych. To bardzo istotny element tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu, z którym każda licząca się na rynku firma musi się zmierzyć. Zakres audytu w tym zakresie może obejmować np. ograniczenie emisyjności dwutlenku węgla we flocie, czy aktualny i docelowy poziom elektryfikacji floty.

Przygotowanie do audytu

Skuteczny audyt floty wymaga odpowiedniego przygotowania, w tym:

• Dokumentacji floty: Zestawienie umów leasingowych, polis ubezpieczeniowych, dowodów rejestracyjnych, historii przeglądów technicznych oraz dokumentacji serwisowej. Polityka Flotowa nakłada obowiązek bieżącej kontroli stanu pojazdów, co stanowi kluczowy element audytu.
• Listy pojazdów: Szczegółowy wykaz wszystkich samochodów służbowych wraz z danymi technicznymi (np. numer rejestracyjny, marka, model, rok produkcji, przebieg), umożliwiający ocenę zgodności użytkowania z wewnętrznymi regulacjami.
• Analizy kosztów: Sporządzenie zestawienia wydatków (koszty paliwa, serwisu, napraw, mandatów, opłat drogowych) oraz ewidencja kosztów wynikających z niewłaściwego użytkowania – zgodnie z zapisami Polityki Flotowej.
• Danych o kierowcach: Informacje dotyczące odbytych szkoleń, ewentualnych naruszeń przepisów, oceny pracy kierowców oraz danych kontaktowych, które pomagają w ocenie ryzyka operacyjnego.

Kluczowe elementy audytu floty

Ocena stanu technicznego pojazdów

• Kontrola przeglądów i napraw: Audyt sprawdza, czy pojazdy są regularnie kontrolowane i czy naprawy wykonane są zgodnie z zaleceniami (np. korzystanie z autoryzowanych serwisów, wpisy w książce serwisowej).
• Analiza historii serwisowej: Dzięki dokumentacji serwisowej możliwe jest potwierdzenie terminowości przeglądów i utrzymania pojazdów w odpowiednim stanie technicznym.

Wykorzystanie pojazdów i efektywność operacyjna

• Planowanie tras: Analiza tras i przebiegów pojazdów pozwala na identyfikację nieefektywnych przejazdów, co wpływa na obniżenie kosztów i lepsze wykorzystanie floty.
• Monitoring czasu pracy: Wykorzystanie systemów telematycznych umożliwia monitorowanie okresów aktywności i bezczynności pojazdów.

Analiza kosztów floty

• Optymalizacja wydatków: Audyt pozwala na porównanie kosztów paliwa, serwisowych oraz napraw z budżetem firmy, co umożliwia identyfikację możliwości redukcji kosztów.
• Rozliczenia szkód: Weryfikacja procedur rozliczania szkód (opisanych w Polityce Flotowej) – w tym ewidencja szkód zgłaszanych przez Użytkowników i ich rozliczanie np. w cyklu 12-miesięcznym.

Weryfikacja procedur serwisowych i paliwowych

• Procesy serwisowe: Ocena dokumentacji napraw, harmonogramów przeglądów oraz efektywności serwisu pojazdów.
• Polityka paliwowa: Monitorowanie systemu kart paliwowych, raportów zużycia paliwa oraz identyfikacja nieprawidłowości w zakupach paliwa.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

• Szkolenia i procedury awaryjne: Audyt sprawdza, czy Użytkownicy odbywają obowiązkowe szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy i czy procedury postępowania w razie kolizji lub wypadku są przestrzegane.
• Monitorowanie przestrzegania przepisów: Weryfikacja, czy pojazdy są używane zgodnie z obowiązującymi przepisami ruchu drogowego (np. zakaz jazdy pod wpływem alkoholu czy środków odurzających).

Nowoczesne rozwiązania i trendy wspierające audyt

Digitalizacja i telematyka

1. Systemy GPS i monitoring w czasie rzeczywistym: Umożliwiają bieżące śledzenie lokalizacji pojazdów, analizę tras oraz stylu jazdy, co pozwala na szybką reakcję w sytuacjach awaryjnych.
2. Cyfryzacja procesów: Dedykowane aplikacje mobilne i systemy raportowania ułatwiają zarządzanie flotą, przyspieszają procesy zdawczo-odbiorcze i umożliwiają elektroniczne podpisywanie dokumentów.

Zrównoważony rozwój

• Elektryfikacja floty: Audyt może rozszerzyć analizę o kwestie ekologiczne, takie jak redukcja emisji CO₂ czy wprowadzenie pojazdów elektrycznych.
• Normy emisji spalin: Sprawdzenie, czy flota spełnia obowiązujące normy emisji oraz przygotowanie strategii na przyszłe regulacje.

Rekomendacje i działania naprawcze

Na podstawie wyników audytu floty firma może:

• Usprawnić procesy zarządzania: Wdrożyć nowe technologie, zoptymalizować planowanie tras oraz wdrożyć dodatkowe szkolenia dla kierowców.
• Poprawić kontrolę kosztów: Wprowadzić systematyczne analizy wydatków i rozliczanie szkód zgodnie z Polityką Flotowej.
• Zwiększyć bezpieczeństwo: Aktualizować procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz wzmocnić monitoring stanu technicznego pojazdów.
• Przygotować flotę na przyszłość: Rozważyć elektryfikację floty, rozwój infrastruktury ładowania i wdrożenie rozwiązań wspierających zrównoważony rozwój.

Systemy IT wspierające audyty

Współczesne systemy telematyczne stanowią kluczowy element nowoczesnego zarządzania flotą. Firmy specjalizujące się w tego typu rozwiązaniach oferują kompleksowe rozwiązania, które idealnie wpisują się w potrzeby audytu floty oraz wdrażania rekomendowanych usprawnień. Do najważniejszych usług należą:

• Monitoring GPS pojazdów: Umożliwia śledzenie lokalizacji pojazdów w czasie rzeczywistym, co pozwala na precyzyjną analizę tras oraz identyfikację nieefektywnych przejazdów.
• Kontrola paliwa: Automatyczny monitoring zużycia paliwa, analiza raportów oraz wykrywanie potencjalnych nadużyć (np. nieautoryzowane tankowania) umożliwiają optymalizację kosztów eksploatacji.
• Analiza stylu jazdy: System ocenia styl jazdy kierowców, identyfikuje nadmierne przyspieszenia, gwałtowne hamowania oraz przekroczenia prędkości, co pozwala na udzielanie indywidualnych wskazówek i poprawę bezpieczeństwa.
• Identyfikacja kierowców: Narzędzie umożliwia kontrolę, kto i kiedy korzysta z pojazdu, co wpływa na przejrzystość rozliczeń.
• e-Toll: Moduł do automatycznego rozliczania opłat drogowych, który integruje się z systemem, eliminując ryzyko kar za nieuregulowane opłaty.
• Ewidencja floty:  Kompleksowa baza danych o pojazdach, która gromadzi informacje o stanie technicznym, przebiegu, historii serwisowej i wyposażeniu pojazdów.
• E-protokoły i e-dokumenty: Elektroniczne protokoły przekazania i zwrotu pojazdu, umożliwiające szybkie i bezpapierowe rozliczenia oraz archiwizację dokumentów.
• Terminarz: Zarządzanie wszystkimi ważnymi terminami – przeglądami technicznymi, badaniami technicznymi, serwisami oraz innymi istotnymi wydarzeniami w cyklu eksploatacyjnym pojazdu.
• System raportowania: Narzędzie generujące szczegółowe raporty dotyczące wydajności pojazdów, kosztów operacyjnych, historii użytkowania oraz analiz umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.

Integracja nowoczesnych technologii

• Telematyka i cyfryzacja procesów:
  Dzięki dedykowanym systemom w szybki i bezpieczny sposób integruje się dane z GPS, tachografów oraz innych czujników, co pozwala na bieżący monitoring stanu pojazdów, analizę eco-drivingu oraz szybką reakcję w sytuacjach awaryjnych.
• Elastyczne modele płatności i wsparcie:
  Tego typu funkcjonalności są często dostępne w elastycznych pakietach dostosowanych do wielkości i specyfiki floty, z możliwością skalowania oraz pełnym wsparciem technicznym.

Integracja rozwiązań informatycznych z wewnętrznymi procedurami opisanymi w Polityce Flotowej daje firmom narzędzie nie tylko do monitorowania floty, ale także do optymalizacji kosztów, zwiększenia bezpieczeństwa oraz poprawy efektywności operacyjnej.

Wprowadzenie audytu floty do corocznego planu audytów w firmie może przynieść wiele korzyści. Oto kilka argumentów, które powinny przekonać decydentów w każdej dojrzałej procesowo firmie.

1. Przygotowanie solidnego uzasadnienia:

• Przykład: Przedstawienie konkretnych danych i przykładów z innych firm, które wdrożyły audyt floty i osiągnęły znaczące oszczędności oraz poprawę efektywności operacyjnej.

2. Podkreślenie korzyści finansowych:

• Przykład: Wyjaśnienie, jak audyt floty może pomóc w optymalizacji kosztów paliwa, serwisu i napraw, co przełoży się na realne oszczędności dla firmy.

3. Zwrócenie uwagi na bezpieczeństwo:

• Przykład: Omówienie, jak regularne audyty mogą poprawić bezpieczeństwo floty poprzez weryfikację stanu technicznego pojazdów i przestrzegania przepisów ruchu drogowego.

4. Wskazanie na zgodność z przepisami:

• Przykład: Podkreślenie, że audyt floty zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami, co może uchronić firmę przed potencjalnymi karami i sankcjami.

5. Prezentacja nowoczesnych technologii:

• Przykład: Przedstawienie, jak wdrożenie systemów telematycznych i GPS może usprawnić zarządzanie flotą i przynieść dodatkowe korzyści operacyjne.

6. Podkreślenie zrównoważonego rozwoju:

• Przykład: Omówienie, jak audyt floty może wspierać strategię zrównoważonego rozwoju firmy poprzez analizę emisji CO₂ i wprowadzenie pojazdów ekologicznych.

7. Przygotowanie planu wdrożenia:

• Przykład: Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia audytu floty, w tym harmonogramu, zasobów potrzebnych do realizacji oraz oczekiwanych rezultatów.

8. Prezentacja rekomendacji i działań naprawczych:

• Przykład: Przedstawienie, jak wyniki audytu mogą prowadzić do konkretnych działań naprawczych i usprawnień, które przyniosą korzyści firmie.

9. Zaangażowanie kluczowych interesariuszy:

• Przykład: Włączenie do procesu decyzyjnego kluczowych interesariuszy, takich jak menedżerowie floty, dział finansowy i dział HR, aby uzyskać ich wsparcie.

10. Przygotowanie prezentacji dla Zarządu:

• Przykład: Stworzenie profesjonalnej prezentacji, która w sposób klarowny i przekonujący przedstawi wszystkie powyższe argumenty i korzyści.

Podsumowanie

Audyt floty firmowej to narzędzie, które pozwala na kompleksową ocenę funkcjonowania floty – od przestrzegania przepisów ruchu drogowego i procedur serwisowych, po wdrażanie nowoczesnych technologii monitoringu i zarządzania. Łącząc zapisy Polityki Flotowej z nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi, firmy mogą nie tylko usprawnić codzienne operacje, ale także przygotować się na przyszłe wyzwania, optymalizując koszty i zwiększając bezpieczeństwo.

Dzięki zastosowaniu tych rozwiązań, audyt floty staje się nie tylko kontrolą zgodności, ale również dynamicznym narzędziem do wdrażania usprawnień i innowacji w zarządzaniu flotą, co przekłada się na realne oszczędności, poprawę efektywności oraz zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Oto lista kilka przykładów korzyści wynikających z prawidłowo przeprowadzonego audytu floty firmowej:

• Optymalizacja kosztów: Analiza wydatków na paliwo i wdrożenie systemu monitorowania stylu jazdy kierowców przynosi oszczędności.
• Poprawa wykorzystania zasobów: Optymalizacja tras za pomocą systemu GPS skraca przebiegi i lepsze wykorzystanie floty.
• Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Regularne szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy zmniejszają liczbę wypadków i kolizji.
• Wdrożenie nowoczesnych technologii: Implementacja systemów telematycznych umożliwia bieżący monitoring pojazdów i optymalizację kosztów eksploatacji.
• Zrównoważony rozwój: Wprowadzenie pojazdów elektrycznych zmniejsza emisję CO₂ i wspiera strategię zrównoważonego rozwoju.
• Przygotowanie do audytu: Zgromadzenie pełnej dokumentacji floty umożliwia dokładną ocenę stanu technicznego pojazdów.
• Ocena stanu technicznego pojazdów: Regularne przeglądy techniczne i naprawy w autoryzowanych serwisach zmniejszają ryzyko awarii.
• Wykorzystanie pojazdów i efektywność operacyjna: Monitoring czasu pracy kierowców zwiększa efektywność operacyjną.
• Analiza kosztów floty: Porównanie kosztów serwisowych z budżetem firmy pozwala na identyfikację możliwości redukcji wydatków.
• Weryfikacja procedur serwisowych i paliwowych: Monitorowanie systemu kart paliwowych ujawnia nieprawidłowości w zakupach paliwa.
• Nowoczesne rozwiązania i trendy: Wprowadzenie cyfrowych protokołów przyspiesza procesy administracyjne i zmniejsza ilość dokumentacji papierowej.

Mam nadzieję, że tym artykułem wzbudziłem na tyle dużo autorefleksji u wszystkich osób odpowiadających za floty, że za rok, dwa audytowanie parków samochodowych stanie się tak samo ważnym aspektem jak audyty ISO, HACCP, IFS i wiele innych.

‍