Jak szybko i skutecznie przekazać samochód w firmie?

Czasem trzeba przekazać pracownikowi lub współpracownikowi samochód w firmie w ramach zarządzanej floty, gdy nie ma za bardzo możliwości, aby bawić się w formalne powierzenia mienia, jak to opisaliśmy w naszym obszernym poradniku (znajdziesz go pod tym linkiem). Czy w takiej sytuacji da się zadziałać szybko i bezpiecznie dla interesów właściciela floty…?

Oczywiście, że tak. Trzeba jednak pamiętać o kilku prostych zasadach.

Po pierwsze, kiedy przekazujesz pracownikowi lub współpracownikowi samochód firmowy, musisz mieć jakieś potwierdzenie, że dana osoba faktycznie go otrzymała i mogła go wykorzystywać przez określony czas. Bez tego nie jesteś w stanie wykazać, kto i kiedy posługiwał się Twoim pojazdem – co może mieć znaczenie na przykład przy wykroczeniach czy przestępstwach drogowych.

Po drugie, potocznie przyjmuje się, że przekazanie samochodu zawsze musi nastąpić na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Nie jest to prawda, ponieważ żaden przepis prawa pracy lub prawa cywilnego nie nakazuje sporządzać takich dokumentów. To po prostu praktyka, która wytworzyła się w firmach na potrzeby prowadzenia wewnętrznej dokumentacji.

Po trzecie, w swojej firmie można sporządzać protokoły zdawczo-odbiorcze, ale równie dobrze da się je zastąpić innymi dowodami potwierdzającymi przyjęcie samochodu oraz określonych obowiązków umownych z nim związanych. Należy bowiem pamiętać o treści art. 60 Kodeksu cywilnego, który mówi: Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Oznacza to, że nawet samo zachowanie może wywierać skutki prawne, o ile wiadomo, co dana osoba tym zachowaniem chciała osiągnąć.

Problem z takimi oświadczeniami woli (przez konkretne zachowanie) jest taki, że w późniejszym czasie mogą pojawić się różne trudności związane z wykazywaniem, że do takiego zachowania doszło i co ono właściwie oznaczało dla obu stron w kontekście łączącej je umowy.

Stąd dla ułatwienia sobie życia i ochrony własnych interesów lepiej nie opierać się na ustnych ustaleniach, lecz posiadać dowód, że do określonej czynności doszło. Takim dowodem może być protokół zdawczo-odbiorczy, ale wcale nie musi – taką samą funkcję spełni chociażby wysłanie e-maila, wypełnienie elektronicznego formularza czy kliknięcie zgody w aplikacji.

Po czwarte, potwierdzenie przekazania samochodu nie zawsze musi sporządzane w formie pisemnej (czyli w postaci papieru z odręcznymi podpisami). Prawo cywilne przewiduje możliwość wykorzystywania różnych form dla czynności prawnych, gdzie forma pisemna stanowi tylko jedną z opcji. Niekiedy ustawa wprost zastrzega, że dla ważności i skuteczności danej umowy trzeba ją sporządzić w określonej formie (np. nie da się kupić domu przez e-maila, w tym celu należy udać się do notariusza i sporządzić akt notarialny), jednak zasada pozostaje taka, że dopóki ustawa nie narzuci obowiązkowej formy, można wybrać formę najwygodniejszą spośród dostępnych. Stąd w dzisiejszym cyfrowym świecie coraz częściej odchodzi się od papieru w stronę bardziej nowoczesnych rozwiązań elektronicznych.

Podsumowując:

• warto posiadać dowód przekazania samochód pracownikowi lub współpracownikowi – na wypadek, gdyby trzeba dochodzić odpowiedzialności od kierowcy;
• można w tym celu sporządzić sformalizowany protokół zdawczo-odbiorczy, ale nie jest to sztywno wymagane przepisami prawa;
• forma pisemna nie ma przewagi nad innymi formami (dokumentową, elektroniczną), jeżeli chodzi o wartość dowodową, natomiast często pozostaje niewygodna dla stron, ponieważ trzeba sporządzać i przechowywać papierową dokumentację;
• potwierdzeniem przekazania samochodu może być wszystko, co posiada wartość dowodową: wiadomość e-mail, zgoda w aplikacji, formularz elektroniczny. W świetle prawa spełniają one taką samą funkcję, jak tradycyjny protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony w formie pisemnej.

‍