Monitoring GPS w firmie a RODO: Kluczowe informacje

Przedsiębiorcy i kierownicy flot, którzy chcą zaimplementować systemy monitoringu GPS, często napotykają na barierę w postaci braku wiedzy na temat tego, jakie przepisy RODO i Kodeksu Pracy mają zastosowanie do monitorowania pojazdów oraz jakie obowiązki wynikają z tych regulacji.

Prowadzi to do pytań o to, jak należy interpretować i stosować obowiązujące przepisy w kontekście nowoczesnych technologii monitorowania. Wyjaśniamy kluczowe informacje, które pomogą zrozumieć, jak prawidłowo wdrażać systemy monitoringu GPS we flotach, zachowując pełną zgodność z RODO.

Co daje monitorowanie GPS?

System monitoringu GPS zbiera szereg istotnych informacji z pojazdów, otwierając szerokie możliwości usprawnienia zarządzania i podejmowania decyzji. Monitoring GPS pozwala między innymi na:

• Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników
• Monitorowanie tras i analiza danych
• Weryfikację stylu jazdy kierowców
• Zwiększenie bezpieczeństwa
• Optymalizację kosztów
• Zapobieganie nadużyciom
• Wygodne rozliczanie przejazdów

Wiele argumentów przemawia za wyposażeniem floty w systemy GPS. Ale czy zawsze jest to dozwolone? Na jakie wytyczne prawne musimy zwrócić uwagę podejmując taką decyzję? 

Kiedy możemy wprowadzić monitorowanie GPS?

Wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych musi być uzasadnione konkretnymi potrzebami organizacyjnymi oraz operacyjnymi firmy. Przepisy RODO nie zabraniają stosowania monitoringu GPS w pojazdach firmowych, jednakże pracodawca musi mieć na uwadze przede wszystkim ochronę prywatności pracowników i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz RODO.

Zgodnie z przepisami monitoring pojazdów można zastosować w celu:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej efektywne wykorzystanie czasu pracy,
• właściwego użytkowania narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi,
• ochrony mienia pracodawcy.

Art. 22 (3) § 1 Kodeksu Pracy jasno wskazuje, że monitoring GPS może być wprowadzony tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego korzystania z udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W praktyce oznacza to, że śledzenie lokalizacji pracownika musi być uzasadnione konkretnymi potrzebami związanymi z organizacją pracy oraz efektywnym i bezpiecznym użytkowaniem pojazdów służbowych.

W kontekście monitoringu GPS, dopuszczalne cele to między innymi:

• planowanie zadań kierowców w sposób, który pozwala na maksymalne wykorzystanie czasu pracy, na przykład przez optymalizację tras,
• zapewnienie właściwego użytkowania przez kierowcę powierzonych mu narzędzi pracy, co może obejmować politykę eco-drivingu, promującą ekologiczny styl jazdy.

Jakie przepisy dotyczą monitorowania GPS?

Wśród regulacji kluczowe miejsce zajmują Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oraz przepisy Kodeksu Pracy. Te dwa zbiory norm prawnych określają, kiedy i w jaki sposób pracodawca może monitorować swoich pracowników, a także jakie warunki muszą zostać spełnione, aby działanie takie było legalne.

Czym jest RODO i dlaczego ma zastosowanie?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, znane również jako GDPR (General Data Protection Regulation), stanowi kluczowy dokument w kontekście ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej. Jego głównym celem jest ujednolicenie zasad dotyczących ochrony danych osobowych, gwarantując wszystkim osobom fizycznym kontrolę nad ich własnymi danymi.

W kontekście monitorowania GPS, RODO ma zastosowanie, ponieważ pozyskiwane dane geolokalizacyjne pozwalają na identyfikację pracownika, czyniąc te informacje danymi osobowymi. W związku z tym, wszelkie działania związane z monitorowaniem GPS pojazdów służbowych muszą być zgodne z wymogami RODO, co zapewnia ochronę prywatności pracowników oraz legalność przetwarzania ich danych.

W jakich sytuacjach zastosowanie ma Kodeks Pracy?

Zgodnie z art. 22 (3) § 4 Kodeksu pracy, zasady stosowania monitoringu określone dla monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej mają zastosowanie również do innych form monitoringu, takich jak GPS, o ile ich używanie jest niezbędne do realizacji celów określonych w przepisach. Jednakże, istotne jest, aby pamiętać, że w przypadku, gdy pracownik korzysta z pojazdu służbowego również do celów prywatnych, pracodawca potrzebuje uzyskać zgodę pracownika na monitorowanie GPS. Jest to związane z ochroną prywatności pracownika poza godzinami pracy.

Obowiązki pracodawcy

Wdrażając monitoring GPS w pojazdach służbowych, pracodawcy stają przed szeregiem obowiązków, które muszą zostać spełnione, aby cały proces był zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowe znaczenie ma tutaj obowiązek informacyjny wynikający z RODO, który dotyczy przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu GPS.

O czym należy poinformować pracownika?

Informowanie pracowników o celach, zasadach i sposobie stosowania monitoringu GPS jest kluczowym elementem. Każdy pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom szczegółowych informacji o przetwarzaniu ich danych osobowych, które zbierane są przez system monitoringu GPS. Informacje te powinny być przekazywane w sposób powszechnie stosowany w organizacji - w regulaminie pracy lub w innych dokumentach określających stosunki między pracownikiem a pracodawcą. Warto podkreślić, że w polityce flotowej zapisy te mogą być rozszerzone.

W komunikacie skierowanym do pracowników należy jasno określić:

• Kto będzie przetwarzać dane: Wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za przetwarzanie danych jest kluczowe. Jeśli monitoring jest powierzony firmie zewnętrznej, konieczne jest podanie także jej danych.
• W jaki sposób dane będą przetwarzane: Pracodawca musi opisać mechanizm działania monitoringu GPS, w tym sposób zbierania i przetwarzania danych lokalizacyjnych.
• Jakie prawa przysługują pracownikowi: Informacja ta powinna obejmować wyjaśnienie praw pracownika w kontekście przetwarzania danych, w tym prawa do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także prawa do przenoszenia danych.
• Przez jaki czas dane będą przechowywane: Określenie czasu przechowywania danych lokalizacyjnych jest niezbędne, aby pracownicy wiedzieli, jak długo ich informacje będą utrzymywane w systemie.

Ponadto, pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu systemu monitoringu GPS nie później niż 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem. Każda nowo zatrudniona osoba powinna otrzymać informacje o monitoringu GPS przed rozpoczęciem pracy, co gwarantuje, że od samego początku zatrudnienia będzie świadoma istnienia takiego systemu i zasad z nim związanych.

Niezwykle ważne jest, aby pracodawca zadbał o odpowiednie oznaczenie pojazdu, które podlega monitorowaniu GPS. Taki krok ma na celu nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale również zapewnienie przejrzystości i otwartości w stosunkach między pracodawcą a pracownikami. Oznaczenie to powinno być wyraźne i czytelne, tak aby każdy użytkownik pojazdu był świadom, że jego przemieszczenia są monitorowane.

Kiedy wymagana jest zgoda pracownika?

W kontekście monitorowania GPS w pojazdach służbowych, nie zawsze wystarczająca jest sama informacja przekazana pracownikowi o zastosowaniu takiego systemu. Istnieją sytuacje, w których niezbędne jest uzyskanie wyraźnej zgody pracownika na przetwarzanie jego danych w ramach monitoringu. Taka potrzeba pojawia się przede wszystkim wówczas, gdy samochód służbowy wykorzystywany jest nie tylko jako narzędzie pracy, ale również stanowi formę benefitu. 

W takich przypadkach, aby monitorowanie GPS było zgodne z prawem, konieczne jest uzyskanie zgody pracownika na takie przetwarzanie jego danych osobowych. Zgoda ta musi być wyraźna, świadoma i dobrowolna, co oznacza, że pracownik musi być w pełni poinformowany o celach i zakresie monitoringu, zanim wyrazi na niego zgodę.

Tryb prywatny

Przy rozproszonej i liczebnej flocie zebranie zgód od wszystkich pracowników to karkołomne zadanie dla zarządzającego flotą. Stąd w rozwiązaniach monitoringu GPS stosuje się funkcjonalność trybu prywatnego. Tryb prywatny to funkcjonalność, która dla kierowców jest zabezpieczeniem przed śledzeniem prywatnych przejazdów - używaniem pojazdów do celów prywatnych. Po włączeniu trybu prywatnego, aplikacja cenzuruje aktualną pozycję i historię przebytej trasy (również w poszczególnych raportach i innych funkcjonalnościach). Wdrażając tryb prywatny do monitorowania GPS pojazdów we flocie nie wymagana jest zgoda pracownika.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu monitoringu GPS w firmie to świetny sposób na usprawnienie zarządzania flotą, oferujący nie tylko dostęp do aktualnych stanów licznika, kontrolę kilometrów prywatnych, ale i weryfikację lokalizacji pojazdów. Aby jednak cieszyć się pełnymi korzyściami tego rozwiązania, kluczowe jest nie tylko zainwestowanie w odpowiednie urządzenia i aplikacje, ale przede wszystkim przestrzeganie przepisów RODO oraz Kodeksu Pracy. 

Poniższa checklista pomoże Ci upewnić się, że niczego nie przeoczysz w drodze do stworzenia efektywnego i zgodnego z przepisami systemu monitoringu GPS:

• Określ cel monitoringu: czy monitoring GPS jest niezbędny do organizacji pracy i wykorzystania pojazdów?
• Opisz zasady monitoringu: zakres, metody przetwarzania danych i czas ich przechowywania.
• Poinformuj pracowników o monitoringu GPS minimum 2 tygodnie przed jego wdrożeniem.
• Pamiętaj aby poinformować nowych pracowników o monitoringu przed rozpoczęciem pracy.
• Oznacz monitorowane pojazdy w wyraźny i czytelny sposób.
• Pozyskaj zgodny od pracowników, gdy samochód używany jest także do celów prywatnych, a  Twój system monitorowania nie ma trybu prywatnego.