Jak sprawdzić czy pracownik ma prawo jazdy i jak zminimalizować ryzyko utraty tego dokumentu?

Jednym z absolutnie najważniejszych dokumentów potrzebnym do sprawnego funkcjonowania floty pojazdów jest prawo jazdy. Każdy z naszych kierowców powinien posiadać ważny dokument prawa jazdy i zawiadamiać nas kiedy tylko taki dokument utraci.

Jak jednak powinieneś podejść do tematu weryfikacji dokumentu prawa jazdy, szczególnie już po rozpoczęciu współpracy z danym kierowcą?

Czy wypada robić wyrywkowe kontrole? A może powinieneś sprawdzać ważność prawa jazdy raz na kwartał?

Co gorsza, jak rozpoznać kiedy któryś z naszych kierowców utracił swoje uprawnienia bez odpowiedniego zawiadomienia Fleet Managera?

W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania dotyczące uprawnień do kierowania pojazdami przez pracowników.

Wstępna weryfikacja uprawnień pracownika

Zaczynając od początku — zanim rozpoczniemy współpracę z danym kierowcą, musimy zweryfikować jego uprawnienia do prowadzenia konkretnych pojazdów, w zależności od samochodów obecnych w naszej flocie.

Dzięki przepisom Kodeksu Pracy, pracodawca ma prawo wymagać podania określonych danych osobowych zarówno od kandydatów do zatrudnienia, jak i pracowników.

Zaczynając od podstawowych danych osobowych, takich jak:

• imię lub imiona i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe;
• informacja o posiadanym wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych;
• czy informacje o tym jak dotychczas przebiegało zatrudnienie potencjalnego pracownika.

Natomiast, jeżeli jest to konieczne do zatrudnienia na określonym stanowisku lub wykonywania określonej pracy, pracodawca ma również prawo wymagać przedstawienia prawa jazdy danego kierowcy w celu jego weryfikacji.

Kopia prawa jazdy

Ale czy pracodawca ma prawo wykonywać i przechowywać kopie takiego dokumentu?

W Polsce pracodawca ma prawo wykonać i przechowywać kopię prawa jazdy pracownika, ale pod pewnymi warunkami i w określonych sytuacjach. Prawo jazdy jest dokumentem potwierdzającym uprawnienia do prowadzenia pojazdów, a zatem może być ważnym dokumentem w kontekście zatrudnienia, zwłaszcza jeśli praca wymaga prowadzenia pojazdu (np. u kurierów).

Warunkiem wykonywania kopii prawa jazdy przez pracodawcę jest zgodność z przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych:

• Pracodawca musi mieć uzasadniony interes prawny do pozyskania takiej kopii, np. jeśli prowadzenie pojazdów jest niezbędnym elementem wykonywanej pracy.
• Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), pracodawca musi zapewnić, że przetwarzanie danych jest zgodne z zasadami minimalizacji danych, celowości oraz adekwatności.

Bezpiecznym rozwiązaniem jest poproszenie pracownika o przedstawienie prawa jazdy jedynie “do wglądu” i równoczesne złożenie przez niego oświadczenia, w którym potwierdza posiadanie aktualnych uprawnień do kierowania pojazdami. W oświadczeniu warto zawrzeć punkt, w którym pracownik podaje numer blankietu prawa jazdy, co umożliwi pracodawcy późniejszą weryfikację w Centralnej Ewidencji Kierowców.

To rozwiązanie należy uznać za lepsze z perspektywy ochrony danych osobowych — w końcu nie przechowujemy tutaj kopii ważnych dokumentów.

Kwestia B2B, umowy o dzieło lub zlecenia

We flocie handlowej, zdarza się że pracownicy współpracującą z pracodawcą na innych zasadach niż umowa o pracę. Może to być współpraca na zasadach B2B, gdzie kierowca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub też zawarcie innego rodzaju umowy, np. zlecenia lub umowy o dzieło.

Czy w takich przypadkach pracodawca ma prawo żądać przedstawienia przez kierowcę dokumentu uprawniającego go do prowadzenia pojazdów?

Nie ważne czy kierowca zawiera z nami umowę o pracę, umowę zlecenie, czy umowę o współpracę w przypadku B2B, gdy do obowiązków danego pracownika należy prowadzenie pojazdu, pracodawca może weryfikować jego uprawnienia.

Co więcej, jeżeli zatrudniamy kierowcę z własnym samochodem, nie udostępniając mu pojazdu służbowego, nadal powinniśmy weryfikować jego uprawnienia.

💡 W takim przypadku, zalecamy również zawrzeć dodatkową umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, która będzie zawierała zobowiązanie pracodawcy do refundacji wydatków poniesionych przez pracownika na eksploatację danego pojazdu. W ten sposób usystematyzujesz stawki za każdy kilometr przebiegu, rekompensując kierowcy wykorzystywanie samochodu prywatnego.

Wracając do umów, każda z umów, nieistotnie jakiego rodzaju, zawiera zapisy. Jednym z nich może być zapis zobowiązujący kierowcę do przestrzegania wewnętrznych procedur organizacji, w tym zapis mówiący o weryfikacji posiadanych przez niego uprawnień.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych mówi:

Gdy do obowiązków pracownika należy prowadzenie służbowego pojazdu, celowe może być okresowe weryfikowanie przez pracodawcę jego uprawnień w tym zakresie. Pracodawca powinien jednak określić częstotliwość takiej kontroli, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w obowiązujących u niego regulaminach.

Źródło.

Jako podstawę prawną takiej kontroli powołano przepisy Kodeksu Pracy uprawniające pracodawcę do żądania od pracownika niezbędnych danych.

Warto jednak pamiętać, że samo udostępnienie przez pracownika swojemu pracodawcy dokumentu prawa jazdy przy rozpoczęciu współpracy nie wyklucza utraty uprawnień przez kierowcę lub czasowego zatrzymania prawa jazdy w przyszłości.

Stąd dalsza część naszego artykułu dotycząca weryfikacji uprawnień podczas całej współpracy z danym kierowcą.

Jak sprawdzić czy uprawnienia kierowcy są aktualne?

Jednym z najszybszych i najpewniejszych sposobów na weryfikację uprawnień naszych kierowców jest sprawdzenie Centralnej Ewidencji Kierowców (CEK).

Dane z CEK możemy w łatwy sposób sprawdzić na stronie moj.gov.pl podając najważniejsze informacje dotyczące weryfikowanego kierowcy, w tym jego imię, nazwisko oraz numer blankietu prawa jazdy.

W odpowiedzi zwrotnej z CEK otrzymamy:

• rodzaj dokumentu,
• serię i numer blankietu (druku),
• datę ważności dokumentu,
• status dokumentu, np. czy dokument jest zatrzymany,
• rodzaj i zakres uzyskanego uprawnienia: kategorię oraz datę ważności.

Jeśli w ewidencji nie ma dokumentu, który chcemy zweryfikować pojawi nam się komunikat o braku rzeczonych danych.

W sytuacji, gdy uprawnienia zostały cofnięte lub orzeczono zakaz prowadzenia pojazdów, pojawią się dane, które znajdują się na dokumencie oraz komunikat o konieczności sprawdzenia tego dokumentu.

Co ważne, udostępniane dane są aktualne według stanu ewidencji z poprzedniego dnia, aktualizowane codziennie około godziny 6:00.

Dane w CEK sprawdzimy bezpłatnie i względnie szybko, korzystając z internetu.

Co ważne, CEK przechowuje dane nie tylko o kierowcach zawodowych, ale o każdym kierowcy z prawem jazdy, co weszło w życie razem z zapisem o braku konieczności posiadania dokumentu prawa jazdy przy sobie przez kierowców.

Nowelizacja ustawy “Prawo o ruchu drogowym” wprowadziła powyższy zapis w życie 5 grudnia, 2020 roku.

Czy pracodawca może weryfikować uprawnienia kierowców okresowo?

Pracodawca jak najbardziej może weryfikować uprawnienia kierowców okresowo w celu kontroli uprawnień i zapewniania odpowiedniego działania całej floty.

Jednak częstotliwość okresowych kontroli weryfikowania uprawnień kierowców powinna być określona w wewnętrznym regulaminie czy polityce flotowej przedsiębiorstwa.

Może to być konkretny okres, np. kwartał, pół roku, rok lub też zapis wymagający przedstawienia odpowiednich uprawnień “na żądanie” pracodawcy.

Dodatkowym zabezpieczeniem jest zapis na protokole przekazania pojazdu lub w polityce flotowej o obowiązku kierowcy do zgłaszania wszelkich zmian, takich jak utraty prawa jazdy, cofnięcie uprawnień, popełnienie wykroczeń lub przestępstw wskutek których sąd wydał zakaz prowadzenia pojazdów przez danego kierowcę.

Więcej o istotnych zapisach w polityce flotowej.

Kierowca stracił prawo jazdy: jak się dowiedzieć?

W przypadku kiedy kierowca nie poinformuje pracodawcy o utracie prawa jazdy, zgodnie z przepisami Kodeksu Karnego wykonawczego, pracodawca nadal może być o tym fakcie poinformowany.

W razie orzeczenia zakazu prowadzenia pojazdów, sąd przesyła odpis wyroku odpowiedniemu organowi administracji rządowej lub samorządu terytorialnego właściwemu dla miejsca zamieszkania skazanego.

Natomiast, jeżeli skazany wykonuje czynności związane z prowadzeniem pojazdów zawodowo, o orzeczeniu sąd zawiadamia pracodawcę, u którego skazany jest zatrudniony.

W innych przypadkach — kiedy nasi kierowcy nie są kierowcami zawodowymi, a sąd nie ma obowiązku poinformować wówczas pracodawcy takiego kierowcy — będziemy musieli polegać na własnej weryfikacji uprawnień, czy okresowej czy tej “na żądanie”, w zależności od zapisów w naszej polityce flotowej, regulaminie pracy czy umowie zawartej z kierowcą.

Co ważne, kierowca, którego prawo jazdy zostało zatrzymane lub cofnięte, a który nie poinformował o tym swojego pracodawcę powinien liczyć się z możliwością zwolnienia dyscyplinarnego ze względu na utratę uprawnień wymaganych do pracy na zajmowanym stanowisku

Warto zaznaczyć, że możliwe jest również rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron.

Czy flotowiec może zapobiegać utraty prawa jazdy przez kierowców?

Flotowiec może odegrać istotną rolę w zapobieganiu utraty prawa jazdy przez kierowców, tym samym, zapewnieniu mobilności pracowników.

Może to uczynić dzięki:

• monitorowaniu zachowań kierowców wykorzystując systemy telematyki GPS i raportując incydenty drogowe kierowców. Systemy sygnalizują niebezpieczne zachowania kierowców na drodze np. nie przestrzeganie dozwolonej prędkości, gwałtowne przyspieszenia i hamowania. Więcej o takim rozwiązaniu dowiesz się tutaj.
• kontrolowaniu szkód i monitorowaniu liczby przyznanych punktów karnych. Z takimi danymi, możemy stworzyć listę potencjalnych “zagrożonych” utratą prawa jazdy pracowników.
• zainstalowaniu systemów ostrzegawczych, które wydając dźwięk informują kierowcę o zagrożeniach lub wykroczeniach na bieżąco np. przy przekroczeniu prędkości lub nieprawidłowej zmianie pasa ruchu.
• edukacji kierowców i prowadzenia szkoleń z bezpiecznej jazdy co poprawia umiejętności kierowców i podnosi ich świadomość na temat zagrożeń i dobrych praktyk dotyczących bezpieczeństwa na drodze.

Ponadto, warto zebrać wszystkie najważniejsze regulacje, zasady, oraz konieczność przestrzegania zasad ruchu drogowego w naszej polityce flotowej, do której kierowcy powinni mieć łatwy dostęp.

Jak zrobić to lepiej?

Wszyscy wiemy jak wiele rzeczy na głowie ma flotowiec — od odbierania nieustannych telefonów, po ciągłe uzupełnianie Excela, czy stos dokumentów.

Dokładając do tego szereg czynności związanych z zapobieganiem utraty tak kluczowego dokumentu jakim jest prawo jazdy, może nam zabraknąć czasu na inne istotne kwestie, jak chociażby optymalizacja kosztów.

Jest jednak sposób na usprawnienie procesu zapobiegania utraty dokumentów przez kierowców w naszej flocie — korzystając z odpowiedniego systemu do zarządzania flotą.

Dobrym przykładem jest aplikacja Navifleet Manager, w której skład wchodzą obecnie trzy moduły: e-Dokumenty, e-Protokoły oraz Moja Flota.

Każdy z tych modułów ułatwia inne obszary pracy Fleet Managera, w tym tworzenie protokołów, rejestrowanie szkód, ewidencję pojazdów, czy udostępnianie kierowcom istotnych dokumentów.

Mając system taki jak Navifleet, zbieramy w jednym miejscu kilka czynności, które powinniśmy wykonywać, żeby zapobiec utraty prawa jazdy przez naszych kierowców.

W jednej aplikacji:

• udostępnisz swoim kierowcom politykę flotową i zbierzesz elektroniczne podpisy zapewniające zapoznanie się z tym dokumentem,
• udostępnisz swoim kierowcom inne ważne dokumenty, jak dowody rejestracyjne pojazdów czy polisy ubezpieczeniowe, które mogą być potrzebne w razie ewentualnych kontroli czy kolizji,
• poprowadzisz ewidencję różnego rodzaju danych o pojazdach w Twojej flocie, np. poniesionych szkód i w łatwy sposób przeanalizujesz większą liczbę danych,
• ustawisz przypomnienia o ważnych datach, takich jak przegląd, co pozwoli na jeszcze większe zapewnienie utrzymania pojazdów w dobrej kondycji, zapobiegając jednocześnie niechcianym sytuacjom.

Warto podkreślić, że system taki jak Navifleet Manager nie wymaga zawierania długoterminowej umowy. Przeciwnie, jest dostępny w ramach comiesięcznej subskrypcji, której koszt zależy od dodanych przez Ciebie pojazdów (bez minimalnej wymaganej liczby samochodów).

Ponadto, sam wybierasz z których modułów aplikacji chcesz korzystać, płacąc wyłącznie za funkcje, których realnie potrzebuje Twoja flota.

Bezpłatnie wypróbuj aplikację Navifleet Manager przez 7 dni i anuluj swoją subskrypcję jeśli tylko potrzebujesz. Bez zobowiązań.