Jak prawidłowo przekazać samochód osobie zatrudnionej w firmie?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają różne osoby w ramach swojej organizacji, często stoją przed dylematem, w jaki sposób prawidłowo powierzyć mienie, np. w postaci samochodu, pracownikowi czy współpracownikowi, aby było to bezpieczne i zgodne z przepisami. W niniejszym artykule znajdziesz odpowiedź na to pytanie.

Akty prawne regulujące powierzanie mienia

Na początku trzeba wprowadzić rozróżnienie co do kategorii zatrudnionych, którym firma zamierza powierzyć swoje mienie.

Jak wiadomo, w ramach organizacji można spotkać zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej (w szczególności umowy o wykonywanie usług, która najszerzej znajduje zastosowanie w kontraktach B2B). Relacje te podlegają odmiennym aktom prawnym:

1. w stosunku do osób, które wykonują swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę – stosujemy przepisy Kodeksu pracy wraz z przepisami wykonawczymi;
2. w stosunku do osób, które wykonują swoje obowiązki na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy o świadczenie usług) – stosujemy przepisy Kodeksu cywilnego.

Ma to kluczowe znaczenie w kontekście dalszych rozważań, ponieważ oba przytoczone akty prawne zawierają odmienne regulacje dotyczące przekazywania mienia.

Powierzenie mienia osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę

W przypadku, gdy pracodawca zamierza przekazać samochód firmowy osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powinien uwzględnić przepisy prawa pracy związane z odpowiedzialnością pracownika za powierzone mienie.

Zgodnie z art. 124 § 1 k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2. narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
3. odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

W sytuacji, gdy kilku pracowników ma przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienia przekazywane przez pracodawcę, znajduje zastosowanie art. 125 § 1 k.p. W myśl tej regulacji pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.

W odniesieniu do wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników zostały także wydane akty wykonawcze precyzujące zasady kodeksowe. Są to:

1. rozporządzenie  Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu;
2. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.

Przytoczone przepisy wykonawcze znajdują zastosowanie tylko wówczas, gdy mamy do czynienia ze wspólnym przyjęciem odpowiedzialności za powierzone mienie przez co najmniej 2 pracowników. Nie stosuje się ich zatem w przypadku powierzania mienia pojedynczej osobie.

W tym miejscu należy także podkreślić inną wyraźną różnicę: w odniesieniu do wspólnej odpowiedzialności pracowników za powierzone mienie ustawodawca wprost wskazuje, że trzeba zawrzeć umowę o współodpowiedzialności materialnej – na piśmie pod rygorem nieważności. Jeżeli zatem pracodawca nie dochowa tej formy, to zobowiązanie jest całkowicie nieważne, ponieważ dokładnie taki skutek przewiduje Kodeks pracy.

Żaden z przepisów dotyczących indywidualnej odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie nie zawiera analogicznego zastrzeżenia. W art. 124 k.p. próżno zatem szukać zdania, że pracodawca ma prawo powierzyć mienie pojedynczemu pracownikowi dopiero po zawarciu umowy o odpowiedzialności materialnej, w dodatku pod rygorem nieważności. Stąd zarówno w literaturze prawniczej, jak i w orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że przekazanie mienia pracownikowi może tak naprawdę nastąpić w sposób dowolny – byle dało się wykazać, że pracownik faktycznie to mienie otrzymał i miał obowiązek sprawować nad nim pieczę.

Na potwierdzenie warto przytoczyć kilka orzeczeń sądowych:

Przesłanką odpowiedzialności za mienie powierzone w żadnym wypadku nie jest zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej. Zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej ma tylko znaczenie dowodowe i nie stanowi przesłanki do przyjęcia prawidłowości powierzenia mienia i odpowiedzialności za nie.
(wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 2 lutego 2017 r., sygn. III APa 70/16)  

Zgoda pracownika na przyjęcie odpowiedzialności za mienie powierzone może wynikać bądź z faktu zawarcia umowy o pracę na stanowisku, z którym związana jest odpowiedzialność materialna za powierzone mienie, bądź z faktu przyjęcia określonego składnika mienia pracodawcy do używania i sprawowania nad nim pieczy (Celeda Ryszard, Florek Ludwik, Gonera Katarzyna, Goździewicz Grzegorz, Hintz Anna, Kijowski Andrzej, Pisarczyk Łukasz, Skoczyński Jacek, Wagner Barbara, Zieliński Tadeusz Komentarz do art. 124 Kodeksu pracy). W związku z tym, że sposób powierzenia mienia nie został określony przepisami, może się ono zatem dokonać poprzez bezpośrednie jego wręczenie (oddanie w posiadanie) lub upoważnienie pracownika do objęcia go w posiadanie od osób trzecich. Jedynym wymogiem prawidłowego powierzenia mienia jest to, by znany był jego rodzaj i (lub) wartość oraz by pracownik miał możliwość sprawowania nad nim pieczy. Znaczenie ma nie tyle formalne dokonanie "powierzenia" określonego mienia, co raczej faktyczne przekazanie pracownikowi mienia i przejęcie przez pracownika pieczy nad tym mieniem (vide: wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 2009 roku IIPK 241/08).
(wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 31 października 2018 r., sygn. III APa 7/18)

W związku z powyższym pracodawca, który nie zawiera indywidualnych umów o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, w żaden sposób nie narusza przepisów prawa pracy – wystarczy, aby dysponował dowodami, że pracownik otrzymał dany składnik majątkowy i miał obowiązek sprawować nad nim pieczę. Dowodem tak naprawdę może być wszystko: od papierowego oświadczenia pracownika, przez treść zawartej umowy po zeznania świadków, którzy pracują w tej samej firmie.

Oczywiście, każdy pracodawca ma prawo wprowadzić dodatkowe, wewnętrzne procedury, które będą określały zasady powierzania mienia pracownikom, np. w postaci zakładowych procedur dotyczących zarządzania flotą pojazdów. W takich procedurach można wprowadzić własne formy potwierdzenia, że dany składnik majątkowy trafił w ręce określonej osoby, np. poprzez obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia, wypełnienia elektronicznego formularza albo zaznaczenie odpowiedniej zgody w systemie informatycznym. Wszystko zależy od kultury organizacyjnej danego pracodawcy. Nie są to jednak wymogi o charakterze powszechnym, sztywno narzucane przepisami prawa pracy.

Powierzenie mienia osobie zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku osób zatrudnianych na podstawie umowy cywilnoprawnej, w szczególności w ramach umowy o świadczenie usług (czasem nazywanej też umową o współpracy czy umową B2B). W odniesieniu do takich współpracowników zasadniczo należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego, które normują zasady zaciągania różnych zobowiązań.

Kiedy spojrzymy do części Kodeksu cywilnego, bez trudu zauważymy, że wśród przepisów dotyczących umów o świadczenie usług nie znajdziemy żadnego, który wprost odnosiłby się do kwestii powierzania mienia usługodawcy za zgodą usługobiorcy (choć takich odnoszących się do rzeczy i pieniędzy nie brakuje, np. art. 741 k.c. stanowi, że Przyjmującemu zlecenie nie wolno używać we własnym interesie rzeczy i pieniędzy dającego zlecenie. Od sum pieniężnych zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia powinien płacić dającemu zlecenie odsetki ustawowe).

Czy powyższe oznacza, że przekazywanie mienia osobie zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej jest z mocy prawa zakazane…?

W żadnym wypadku. Po prostu w tej sytuacji znajdują zastosowanie ogólne regulacje dotyczące swobody umów, w myśl których strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Jeżeli zatem podmiot zatrudniający zleceniobiorcę chce przekazać mu określone rzeczy na potrzeby wykonywania usług (np. narzędzia potrzebne do ich realizacji), to jak najbardziej może to uczynić w ramach zawieranej umowy.

W tym momencie rodzi się w pełni zasadne pytanie o formę zawarcia takiego kontraktu i ewentualne potwierdzenie przekazania współpracownikowi określonego mienia.

Problematyka form prawnych na gruncie prawa cywilnego sama w sobie jest dość skomplikowana: mamy nie tylko określone rodzaje form (np. pisemną, dokumentową lub elektroniczną), ale do tego bywają one zastrzegane na mocy przepisów lub woli stron, a jakby jeszcze komplikacji było mało, to czasem naruszenie formy jest obwarowane sankcją nieważności… albo nie.

Nie wdając się w szczegółowe rozważania, które mogłyby się okazać interesujące wyłącznie dla studentów II roku prawa, należy stwierdzić, że umowa o świadczenie usług co do zasady może być zawarta w dowolnej formie, także ustnej. Nie ma bowiem przepisu narzucającego określoną postać akurat temu kontraktowi – w przeciwieństwie chociażby do umowy o przeniesienie praw autorskich, gdzie jest potrzebna forma pisemna, bo bez niej zbycie praw okaże się nieważne.

W praktyce jednak strony najczęściej decydują się na zawarcie umowy o świadczenie usług w jednej z trzech standardowych form:

1. w formie pisemnej – którą stanowi tradycyjny papier zaopatrzony w odręczne podpisy stron;
2. w formie elektronicznej – którą stanowi plik cyfrowy opatrzy kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi stron;
3. w formie dokumentowej – którą stanowi plik cyfrowy (np. PDF) albo inny nośnik cyfrowy (np. wiadomość e-mail, wiadomość na komunikatorze), niemający cech żadnej z wcześniej wymienionych form.

Trudno się temu dziwić, ponieważ w razie sporu łatwiej sięgnąć do podpisanego dokumentu niż mozolnie odtwarzać, na co właściwie strony się umówiły w drodze ustnych ustaleń.

Biorąc pod uwagę ogólną swobodę w kształtowaniu zasad współpracy, strony mogą od razu przewidzieć w treści umowy, że usługodawca otrzyma od usługobiorcy ustalone mienie (np. w postaci samochodu czy komputera). Wówczas przekazanie rzeczy, jej zwrot oraz odpowiedzialność za zniszczenie lub utratę należy włączyć do głównego korpusu kontraktu.

Jeżeli strony nie wskazały możliwości przekazywania mienia podczas podpisywania umowy, to w dalszym ciągu nic straconego – mogą albo aneksować dotychczas obowiązującą umowę, albo zawrzeć nową związaną z przekazaniem mienia. Albo nawet umówić się ustnie na oddanie określonej rzeczy do korzystania i potwierdzić to oświadczeniem biorącego do korzystania, np. w formie pisemnej lub dokumentowej, w zależności od potrzeb.

W przypadku, gdy strony zapomną o tych wszystkich formalnościach, a jednocześnie usługodawca otrzyma jakieś mienie od podmiotu, który powierza mu świadczenie usług, to sama czynność związana z przekazaniem rzeczy nie będzie nieważna w świetle prawa – po prostu strony utrudnią sobie życie w razie sporu, nie mając odpowiednich dowodów na poparcie swoich twierdzeń związanych z powierzeniem tego mienia.

Czy przekazanie samochodu osobie zatrudnionej zawsze musi nastąpić na podstawie pisemnego protokołu zdawczo-odbiorczego?

Przekazanie samochodu bez wątpienia stanowi formę powierzenia mienia osobie zatrudnionej, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia. Zgodnie z tym, co zostało wyjaśnione powyżej, przepisy prawa nie wprowadzają zbyt wielu sztywnych regulacji w zakresie przekazywania określonego składnika majątkowego do używania przez pracownika lub współpracownika, w szczególności zaś nie narzucają obowiązku sporządzania pisemnych protokołów zdawczo-odbiorczych.

Podpisywanie papierowych protokołów zdawczo-odbiorczych jest pewną utartą praktyką, która wykształciła się między innymi dla celów dowodowych: kiedy pracodawca / zleceniodawca dysponuje takim dokumentem, łatwiej mu wykazać, że określona osoba otrzymała od niego pojazd do używania w określonym dniu i w określonym celu. Czasami obowiązek sporządzania protokołów zdawczo-odbiorczych bywa wprowadzany do wewnętrznych procedur w zakresie zarządzania flotą pojazdów, jednak jest to suwerenna decyzja podmiotu, który takie procedury ustala i wdraża, a nie obowiązek motywowany prawnie.