Ewidencja przebiegu pojazdów – co powinieneś o niej wiedzieć?

Ewidencja przebiegu pojazdów – tak zwana kilometrówka – pozwala rejestrować wydatki, poniesione na eksploatację pojazdów, wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej. Mogą być one później odliczone od kosztów uzyskania przychodu – prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów jest więc istotnym zagadnieniem dla przedsiębiorców.

Kiedy konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów?

Ewidencja przebiegu pojazdów jest stosowana głównie w przypadku samochodów osobowych i motocykli. Zaliczają się one do grupy pojazdów, które – zgodnie z ustawą o VAT – mogą zostać użyte zarówno w celach związanych z działalnością gospodarczą, jak i celach prywatnych.

W zależności od tego, w jaki sposób użytkowany jest pojazd, przyjęte są różne kryteria odliczeń podatkowych. W momencie, w którym ten będzie wykorzystywany w celach mieszanych (czyli prywatnie oraz służbowo) istnieje możliwość odliczania jedynie części VAT. W przypadku, w którym pojazd służy wyłącznie celom gospodarczym – istnieje możliwość odliczenia 100%. W tej drugiej sytuacji jednak ustawa nakłada na właściciela środka transportu pewne obowiązki: m.in. zgłoszenie pojazdu na deklaracji VAT-26 oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona w celu udowodnienia, że ten jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych. Urząd Skarbowy ma prawo skontrolować kilometrówkę – sprawdzając, czy nie pojawiają się w niej niespójności, wskazujące na to, że pojazd był użytkowany również prywatnie.

Od 2019 nie jest konieczne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów w przypadku samochodów przedsiębiorcy, używanych do celów prywatnych. W ich przypadku istnieje możliwość odliczenia do 20% wydatków – bez konieczności uzupełniania kilometrówki. Podobnie wygląda sytuacja z autami użytkowanymi w ramach działalności gospodarczej na zasadach najmu krótkoterminowego lub umowy użyczenia – w tym przypadku istnieje możliwość uznania 75% wydatków jako kosztów firmowych.

Jakie wydatki można odliczyć od podatku dzięki prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdów służbowych?

Wszelkie koszty związane z eksploatacją pojazdów: czyli wydatki na paliwo, płyn do spryskiwaczy, niezbędne naprawy, serwisy, opłaty za przejazd autostradami. Kosztem związanym z eksploatacją pojazdu nie będzie jednak wydatek na jego zmodyfikowanie bądź udoskonalenie – np. zamontowanie instalacji gazowej.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT?

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że ewidencja przebiegu pojazdów powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jeżeli pojazd zostanie udostępniony komuś, kto nie jest pracownikiem podatnika, odpowiedni wpis powinien zostać sporządzony przez osobę, która użycza pojazdu. W takiej sytuacji wpis obejmuje:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel udostępnienia pojazdu,
• stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
• imię i nazwisko osoby, której został udostępniony pojazd.

W jakiej formie powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów?

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? Ustawa nie określa, w jakiej formie należy prowadzić kilometrówkę. Z punktu widzenia prawa – istotne jest to, aby zawierała jedynie wszystkie wymagane elementy, które wymieniliśmy powyżej. Ewidencja pojazdów może być prowadzona zarówno elektronicznie, jak i „tradycyjnie” – czyli na papierze.

To drugie rozwiązanie trudno jednak uznać za optymalne – zwłaszcza, jeżeli firma dysponuje całą flotą pojazdów. W takim przypadku łatwo o pomyłki albo zagubienie istotnych informacji, a tworzenie ewidencji staje się zajęciem wyjątkowo czasochłonnym. Tworzenie plików albo arkuszy elektronicznych jest już opcją lepszą, wciąż jednak nie idealną. W prowadzeniu ewidencji pojazdów mogą pomóc także programy do zarządzania flotą. W Navifleet jej tworzenie przebiega niemalże automatycznie: odpowiednie informacje są na bieżąco zapisywane przez system w raportach. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu, szybkie wyszukiwanie informacji i zmniejszenie ryzyka pomyłki.

W jaki sposób wskazywać cel wyjazdu i opis trasy?

Jak wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu? Informacje na temat celu podróży, opisu trasy oraz liczby przejechanych kilometrów, mają poświadczać, że samochód wykorzystywany jest do działalności gospodarczej. Dlatego warto szczegółowo opisywać cel wyjazdu – by istniała możliwość udowodnienia, że trasa została pokonana w celach służbowych. Zbyt lakoniczne opisy – np. „zaopatrzenie”, „wyjazd służbowy” – mogą zostać zakwestionowane. Poprawne zapisy to np. „odbiór zaopatrzenia z hurtowni X” czy „spotkanie biznesowe z klientem Y”.

Błędem jest także określanie trasy zbyt ogólnie – np. opis „przejazd z miejscowości A do miejscowości B”. Bezpieczna opcja to podanie dokładnego adresu. Jego brak sprawia, że nie ma możliwości dokładnego oszacowania liczby kilometrów, jakie powinny zostać pokonane podczas trasy. Tym samym – nie można jednoznacznie stwierdzić, czy samochód w międzyczasie nie był wykorzystywany w celach prywatnych.

Co zrobić w sytuacji, w której w ewidencji pojazdów pojawiają się luki? Może się zdarzyć, że w ewidencji pojazdu pojawią się braki – na przykład pracownicy zapomnieli ją uzupełnić. W takiej sytuacji, aby uniknąć problemów ze strony Urzędu Skarbowego, w miesiącu, w którym ewidencja nie była prowadzona poprawnie, należy odliczyć od podatku jedynie 50% kosztów.

Zmiana stawek za kilometr przebiegu w 2023 roku

W dniu 2 stycznia 2023 r. zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw (poz. 5) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jest to zmiana rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271, z późn. zm.). Główną zmianą jest korekcja stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Rozporządzenie weszło w życie 17 stycznia 2023 r. Nowe stawki kształtują się następująco:‍

1. dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;

2. dla motocykla – 0,69 zł;

3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Nie zmieniły się natomiast podmioty, których dotyczą ww. stawki. Na podstawie § 1 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.:

1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Warto również wspomnieć, że powyższe rozporządzenie reguluje limity kilometrów na jazdy lokalne. Konkretny limit nadal ustala pracodawca, jednak nie może on przekroczyć następujących wartości (w zależności od liczby mieszkańców w danym mieście lub gminie):

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Służbę leśną i inne służby ratownicze obejmują inne limity kilometrów.

Ewidencja przebiegu pojazdu - podsumowanie

Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument księgowy, który prezentuje szczegółową historię przejazdów i jest niezbędny do odliczania pełnego podatku VAT, dlatego warto o nią zadbać, aby zmniejszyć koszty działalności. Zapis przejazdów kierowców można wykonywać na różne sposoby. Dla urzędnika ważne jest, aby wszystkie przejazdy znalazły się w spisie, natomiast ewidencja prowadzona w sposób elektroniczny – poprzez np. aplikację, jest niewątpliwie najwygodniejszym i najskuteczniejszym narzędziem.