Zarządzanie flotą bez papieru: Korzyści z wdrożenia e-dokumentów

Wyobraź sobie, że przy wydaniu samochodu wszystko, co potrzebne podpiszesz na ekranie smartfona, a kierowcy w swojej aplikacji mobilnej znajdą dokumenty związane z użytkowanym przez nich pojazdem. Zainteresowaliśmy cię?

Co to są e-dokumenty i dlaczego warto ich używać?

Jesteś w trakcie jakiegoś zadania, a telefon od kierowcy przerywa Twój tok pracy: “Czy mógłbyś przesłać mi szybko skan polisy? Właśnie miałem stłuczkę na trasie”. Przerywasz to, co robisz i zaczynasz gorączkowo szukać w segregatorze odpowiedniego dokumentu.

A co, jeśli akurat jesteś poza biurem i nie masz do niego dostępu?

Polisy to nie jedyne dokumenty, do których jako flotowiec musisz mieć szybki dostęp. Zgody na wyjazd za granicę, upoważnienie dla pracownika z leasingu czy polityka flotowa,  to tylko kilka przykładów. Przy wydaniu pojazdu - w tradycyjnym modelu musisz: odnaleźć pliki na dysku, wydrukować je, wypełnić oraz podpisać, a później odpowiednio zarchiwizować. Skąd o tym wszystkim wiemy? Prosto od osób, które mierzą się z takimi problemami na co dzień:

Moduł e-dokumenty to cyfrowe odpowiedniki tradycyjnych dokumentów najczęściej używanych w życiu floty. Dzięki centralizacji w jednym, bardzo intuicyjnym systemie, wybrani przez Ciebie użytkownicy aplikacji mają dostęp do kluczowych plików bez konieczności przeszukiwania segregatorów.

Nie trać czasu na wypełnianie dokumentów przy wydaniu auta

Zbliża się moment wydania samochodu, a ty musisz przygotować i wydrukować umowę, regulamin, klauzulę RODO oraz tabelę opłat i prowizji? Dodatkowo musisz ręcznie wypełnić wszystkie dane związane z kierowcą, pojazdem i spółką? Proces ten wymaga całkiem sporo czasu. Wiesz, że dzięki naszej aplikacji odzyskasz go, bo zrobimy to za Ciebie?

Jeśli chcesz, żeby aplikacja sama wypełniła za Ciebie dowolny dokument przy wydaniu samochodu, to musisz w jego treści umieścić tzw. zmienne. Przykładowo, wystarczy, że otworzysz swoją umowę edytorze tekstowym i w miejscu, w którym zazwyczaj wpisujesz coś ręcznie, umieścisz nazwę zmiennej w nawiasie kwadratowym. Pełną listę zmiennych znajdziesz w naszej oficjalnej bazie wiedzy.

Dzięki temu nie tylko oszczędzisz czas, ale także unikniesz błędów.  Wgrane dokumenty są dostępne zarówno na komputerze, jak i aplikacji mobilnej.

A co w przypadku, gdy zatrudniasz ludzi na różne umowy?

Niezależnie od tego, czy użytkownik odbierający pojazd jest zatrudniony na umowę o pracę, umowę zlecenie, czy umowę cywilnoprawną, aplikacja automatycznie dostosowuje odpowiednie wzory dokumentów. System sam sprawdza, do jakiej spółki należy pojazd i jaką formę zatrudnienia ma odbierający, a następnie generuje właściwy szablon dokumentu do podpisania.

‍

‍

Jedno miejsce, wszystkie dokumenty

Wydanie pojazdu to jedno. Drugie, to szybki dostęp do konkretnego dokumentu, związanego z danym pojazdem. Mogą to być na przykład, skany dowodów rejestracyjnych, potwierdzenie zawarcia polisy czy certyfikaty kalibracji urządzeń. Brak standaryzacji oznacza, że te dokumenty często są rozsiane po całej firmie: trochę w segregatorach, trochę na dyskach a trochę “u kogoś na komputerze”. I jak tu przewidzieć, gdzie szukać, gdy akurat ktoś czegoś będzie potrzebował? W efekcie tracisz czas na odbieranie telefonów, przeszukiwanie archiwum i szukanie odpowiedniego pliku. A może być dużo prościej.

‍

Nasza aplikacja jest jednym, porządnym folderem na wszystko, co związane z flotą. Niezależnie od tego, czy są to protokoły, umowy, skany dokumentów, czy świadectwa homologacji, wszystko masz w jednym miejscu. Każdy uprawniony pracownik, niezależnie od działu czy lokalizacji, od ręki ma to, czego potrzebuje, bez zbędnych telefonów czy maili. Wszystko to w sposób uporządkowany i przypisany do wybranych pojazdów czy kategorii.  To trochę takie “ctrl+F” w całej dokumentacji flotowej - klikasz i masz.

Dokumenty użytkowanego pojazdu w aplikacji dla kierowcy

Ile razy w twojej karierze pojawiały się pytania co zrobić w przypadku stłuczki? Ile razy kierowcy pytali gdzie przechowywane są opony zimowe i w którym serwisie należy je wymienić? A może ponownie ktoś chciał się upewnić, co przygotować przed wyjazdem za granicę?

Jeśli Twoja firma ma dużą flotę to możemy sobie tylko wyobrazić ile takich połączeń może pojawiać się każdego dnia. To zupełnie zbędne rozproszenie od ważnych działań strategicznych, z którymi musisz mierzyć się w pracy.

Dzięki naszej aplikacji nie tylko skany dokumentów, ale i instrukcje użytkowania pojazdu wgrywasz raz i wszyscy uprawnieni kierowcy dostają do nich dostęp. Od teraz kierowcy - jeśli zaprosisz ich do korzystania z aplikacji - będą mieli do nich łatwy dostęp i sami potrzebne informacje. Wśród udostępnionych im plików mogą znaleźć się także skan polisy, treść regulaminu użytkowania pojazdu oraz  dowolny inny dokument, który uznasz za potrzebny.

‍

Wszystkie dokumenty, jeden podpis

Często wydanie samochodu to nie jest kwestia podpisania jednego dokumentu.

W przypadku, gdy jest to Twój pracownik, jest to najczęściej umowa powierzenia i polityka flotowa. Jeśli jednak wynajmujesz pojazdy komercyjnie dochodzi do tego jeszcze między innymi tabela opłat i prowizji.

‍

Jeśli tak wygląda twoja rzeczywistość, to w naszej aplikacji wszystkie dokumenty przy wydaniu auta podpiszesz z kierowcą na ekranie smartfona lub tabletu. Dzięki temu, że jeden podpis zatwierdza na raz wszystkie dokumenty, zaoszczędzisz masę czasu. Przy każdym wydaniu samochodu aplikacja sama przygotuje i wypełni komplet dokumentów do podpisania przez ciebie i kierowcę. Tym samym zyskujesz pewność, że kierowca przeczyta oraz zaakceptuje treść wszystkich potrzebnych dokumentów przy odbiorze samochodu.

‍

E-podpisy są zgodne z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, regularnie audytowanym zgodnie z wymaganiami RODO.  Dodatkowo wszystkie dokumenty przechowywane są w chmurze, udostępniane są tylko do uprzywilejowanej osoby. Każda operacja z podpisem elektronicznym znajduje się w systemie, co ułatwi Ci wszelką rewizję i weryfikację. Dzięki temu nie tylko Ty korzystasz z wygody, ale także Twoja firma może mieć pewność, że dokumenty są bezpieczne i dostępne w każdym momencie. Przeczytaj szczegóły dotyczące cyfrowego podpisu i jego mocy prawnej w naszym artykule blogowym.

Podsumowanie

E-dokumenty nie tylko upraszczają komunikację z kierowcami ale także łatwo zarządzać cyfrową dokumentacją flotową. W jednym miejscu przechowasz wszystkie pliki takie jak podpisane protokoły, skany dowodów czy umowy powierzenia. Dzięki temu nie tylko skrócisz czas wydania samochodu do niezbędnego minimum, ale także oszczędzisz sobie wielu niepotrzebnych pytań od kierowców. A co jeśli twój przełożony poprosi Cię pilnie o jakąś informację z dowodu rejestracyjnego? Nie zrobi tego, bo samodzielnie znajdzie ją w aplikacji, nawet jak będziesz na urlopie.