Usługi telematyczne do zarządzania flotą – na co zwrócić uwagę podczas wyboru?

Usługi telematyczne do zarządzania flotą to rozwiązanie, które daje wiele korzyści całemu przedsiębiorstwu. Do zadań telematyki należą między innymi: wsparcie fleet managera, upłynnienie poszczególnych procesów, obniżenie kosztów utrzymania flot pojazdów i wiele innych.

Szczególnie ważne jest to, aby system telematyczny realnie wspierał i odciążał osobę zarządzającą flotą pojazdów, zamiast być kolejnym obowiązkiem, na który trzeba wygospodarować czas w grafiku. Żeby tak było, telematyka musi spełniać kilka podstawowych kryteriów, dotyczących zarówno urządzeń telematycznych, jak i samego software’u. Warto zwrócić na nie szczególną uwagę podczas wyboru rozwiązania do naszej firmy. To od kilku poniższych cech, w dużej mierze zależy to, jaką wartością będzie dla nas telematyka.

Prosta i intuicyjna obsługa

Kierownik floty, który nadzoruje kilkadziesiąt lub kilkaset pojazdów, musi mieć dostęp do narzędzia, które będzie wymagało minimalnego zaangażowania, jednocześnie oferując rzetelne informacje i wsparcie podczas wykonywania codziennych obowiązków.

Ciężko wyobrazić sobie, że wybieramy konkretne rozwiązania bez wcześniejszego zaznajomienia się i przetestowania interfejsu użytkownika. Powinien on mieć następujące cechy:

• Intuicyjność – układ graficzny, rozmieszczenie informacji oraz kolorystyka powinny być dostosowanie do ogólnie panujących norm i przyzwyczajeń użytkowników.
• Funkcjonalność – system powinien prowadzić dialog z użytkownikiem. Kierownik floty bądź kierowca muszą być informowani o tym, co aktualnie robią, otrzymywać komunikaty dotyczące ewentualnych błędów oraz mieć dostęp do informacji na temat zasady działania każdego procesu.
• Konsekwencja – układ graficzny powinien być spójny i logiczny.
• Szybkość – ważne jest, aby liczba kroków koniecznych do podjęcia w celu wykonania określonego zadania była ograniczona do minimum.

Pamiętajmy o tym, że telematyka w zarządzaniu flotą to między innymi monitoring GPS pojazdu w czasie rzeczywistym. Nierzadko konieczne jest podjęcie natychmiastowej reakcji ze strony kierownika floty, dlatego powyższe cechy to absolutne minimum dla nowoczesnego rozwiązania telematycznego.

Kompleksowość telematyki – od zużycia paliwa po przypomnienia o serwisie

Tabele przebiegu w Excelu, notatki w Wordzie i powiadomienia o zbliżających się przeglądach ustawiane na smartfonie. Po wdrożeniu telematyki do firm to wszystko powinno stać się przeszłością.

Nowoczesne systemy telematyczne powinny być istnym centrum dowodzenia dla kierownika floty. Obecnie rozwiązania telematyczne to kompleksowe magazyny danych, których możliwości wykraczają daleko poza monitoring GPS pojazdu.

Telematyka daje możliwość zarządzania pojazdami, uwzględniając różne aspekty tego procesu. Podstawowe funkcje dotyczą monitorowania pojazdu w czasie rzeczywistym. Krok dalej jest kontrola zużycia paliwa czy weryfikacja czasu pracy kierowców. Rozliczanie kilometrówki oraz analiza wykorzystania pojazdu do celów prywatnych są znacznie prostsze z zaawansowaną telematyką.

Do tego dochodzi analiza stylu jazdy kierowców, czyli technologia oceniająca to, jakie błędy popełniają pracownicy za kierownicą. Dzięki telematyce nie musimy ręcznie porównywać faktur za paliwo, aby wiedzieć, którzy pracownicy jeżdżą ekonomicznie, a którzy nie.

Telematyka to również miejsce gromadzenia szczegółowych informacji na temat pojazdów. Mowa tu o danych administracyjnych i eksploatacyjnych. W aplikacji telematycznej przechowywane są dane dotyczący dat przeglądów, wymian oleju czy też ubezpieczenia pojazdu. Powiadomienia wysyłane przez aplikacje, sprawiają, że kierownik floty nie musi obawiać się przeoczenia żadnej daty, ważnej dla eksploatacji pojazdów.

Integracja z innymi systemami

Kompleksowość telematyki to również możliwość integracji z innymi systemami i aplikacjami (dotyczy to zarówno flot lekkich, jak i transportu). System telematyczny powinien być odpowiedzią na aktualne potrzeby firm posiadających zasoby mobilne. Doskonałym przykładem jest zeszłoroczne wprowadzenie systemu e-TOLL. Nowy system i przepisy wprowadziły zamieszanie w poczynaniach firm transportowych i tych zarządzających flotą lekką. Z pomocą przyszła telematyka transportu, która umożliwia obsługę systemu e-TOLL bez ściągania dodatkowych aplikacji, czy też kupowania biletów w punktach stacjonarnych.

Jak już wspomnieliśmy, telematyka to technologia, która nie tylko jest narzędziem pracy kierownika floty, ale również wspiera procesy w innych obszarach danej firmy. Nowoczesna telematyka pozwala na integrację bądź eksport danych do systemów księgowych w celu upłynnienia przesyłu informacji między poszczególnymi komórkami firmy (oraz w celu zwiększenia bezpieczeństwa danych).

Regularne aktualizacje

Rynek ewoluuje, zmienia się charakterystyka pojazdów, obowiązki kierownika floty też na przestrzeni lat nieco zmieniły swój zakres. Usługi telematyczne powinny rozwijać się razem z potrzebami użytkowników.

Co więcej, dostawca usług telematycznych powinien wsłuchiwać się w sugestie i opinie swoich użytkowników oraz na bieżąco dostosowywać system do ich preferencji. Aktualizacje aplikacji telematycznej mogą mieć różną formę, ale zawsze muszą zapewniać użytkownikowi wartość dodaną.

Czasem niewielkie zmiany (np. możliwość podziału samochodów na grupy) pozwalają użytkownikowi usprawnić sobie pracę. Nie można zapominać jednak o zmianach systemowych, które dostosowują telematykę do aktualnych warunków legislacyjnych oraz zmieniających się trendów. W pierwszym przypadku dobrym przykładem jest wspomniane wcześniej wprowadzenie systemu e-TOLL. Jeśli chodzi o nadążanie za trendami, to warto wspomnieć o coraz większym nacisku na ekologiczność flot i redukcję emisji. W odpowiedzi na to telematyka stała się jednym z rozwiązań problemu, oferując technologię analizy stylu jazdy kierowców. Przekłada się to bezpośrednio na redukcję zużycia paliwa, zmniejszenie emisji oraz poprawę bezpieczeństwa kierowców.

Prywatność kierowców

Jedną z największych przeszkód do wprowadzenia systemu telematycznego dla floty jest niechęć i opór kierowców. Kontrola pracy w czasie rzeczywistym jest często traktowana jako “bat”, a w skrajnych przypadkach – jako sposób na inwigilację.

Sytuacja staje się szczególnie problematyczna, kiedy kierowcy korzystają z pojazdów służbowych również w celach prywatnych. Dane o przejazdach niezwiązanych z wykonywaną pracą to już prywatna sfera kierowcy, a bezpieczeństwo takich danych jest uregulowane przepisami zawartymi w RODO.

Telematyka powinna zadbać o prywatność kierowcy, jednocześnie dostarczając fleet managerowi wszystkie informacje niezbędne do rozliczenia czasu pracy, dystansu pokonanego w celach służbowych i prywatnych czy też zużycia paliwa.

Tryb prywatny a śledzenie w czasie rzeczywistym

W tym celu aplikacje telematyczne mają funkcję trybu prywatnego. Po jej włączeniu fleet manager nie ma możliwości śledzenia trasy pokonywanej przez pojazd, ale otrzyma informacje obejmujące ilość przejechanych kilometrów, zużycie paliwa oraz szereg danych na temat stylu jazdy kierowcy. Dzięki zaawansowanej technologii telematycznej, pracownicy nie muszą się martwić o swoją prywatność, a kierownicy flot mają narzędzie do rozliczania pracy samochodów wykorzystywanych zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych.

Możliwość ukrycia przejazdów prywatnych to jeden z argumentów podczas komunikacji wdrożeniowej na linii kierownik floty – pracownicy.

Elastyczność pod względem montażu

Systemy telematyczne to nie tylko aplikacje i szereg przetworzonych danych na temat pojazdów, usprawniających pracę kierownika floty i całej firmy. To również urządzenia zbierające te informacje.

Rodzaje urządzeń

Obecna technologia telematyczna umożliwia zbieranie danych z pojazdów za pośrednictwem urządzeń różnego typu. Możliwość wyboru urządzenia w ramach usług telematycznych to dla wielu warunek konieczny. Pamiętajmy jednak, że z każdym rodzajem lokalizatorów GPS wiążą się korzyści, jak i pewne ograniczenia.

W większości przypadków lokalizator podłączany do gniazda OBD II jest wystarczającym rozwiązaniem. Tak montowane urządzenie stwarza jednak ryzyko manipulacji kierowcy (odłączanie). Wadą urządzeń instalowanych pod OBD jest również ich niezdolność do rejestrowania zużycia paliwa.

Alternatywą jest urządzenie montowane na stałe. Należy je zainstalować w odpowiednim miejscu pod deską rozdzielczą, za radiem lub za schowkiem pasażera (bardziej skomplikowany montaż zwiększa koszty inwestycyjne). Takie rozwiązanie zapewnia jednak kompleksowe informacje obejmujące m.in. obroty silnika , prędkość pojazdu czy nacisk na pedał gazu.

Oprócz tego na rynku dostępne są również urządzenia podłączane do akumulatora lub gniazda zapalniczki.

Wersja mobilna

Wersje mobilne aplikacji to obecnie standard, nie tylko w branży telematycznej. Przy natłoku obowiązków kierownika floty, aplikacja mobilna to absolutnie nieodłączna część technologii telematycznej.

Takie rozwiązanie pozwala permanentnie kontrolować pojazdy i dostarcza niezbędne informacje, nawet kiedy fleet manager znajduje się poza terenem firmy, uczestniczy w spotkaniu bądź zwyczajnie nie ma dostępu do komputera.

Na wysoką funkcjonalność mobilnych odpowiedników form telematyki składa się kilka cech:

1. Prostota – aplikacja powinna być przejrzysta i prosta w obsłudze. Takie szczegóły jak kolory i wielkość przycisków mają duży wpływ na użytkowanie.
2. Intuicujność – liczba kliknięć potrzebnych do osiągnięcia zamierzonego celu powinna być zredukowana do minimum.
3. Responsywność – na rynku jest wiele rodzajów smartfonów. Aplikacja powinna być dostosowana do różnych rozmiarów ekranów i systemów operacyjnych.
4. Szybkość – jako użytkownik, powinieneś otrzymać interesujące Cię dane w możliwie najkrótszym czasie.

Wybierając usługi telematyczne, warto zwrócić uwagę właśnie na wersję mobilną. Warunki panujące w branży oraz napięty grafik kierownika floty, wymagają mobilności.

Aplikacja dla kierowców

Warto również pójść krok dalej i pomyśleć o możliwościach, jakie dałaby aplikacja mobilna dla kierowców. Jest to szczególnie przydatne w kontekście poprawy stylu jazdy i rozwoju kompetencji pracowników za kierownicą. Nowoczesne systemy w formie mobilnej można nazywać wirtualnymi trenerami. Przekazują pracownikowi informacje o popełnianych błędach oraz wyświetlają sugestie, które pomogą wyeliminować złe nawyki kierowców. Takie rozwiązanie pozwala szkolić pracowników w sposób ciągły i indywidualny (stacjonarne szkolenia zbiorowe nie zapewniają tak wysokiej efektywności).

W tym przypadku, oprócz wcześniej wymienionych cech, mobilna wersja rozwiązania telematycznego musi spełniać jeszcze jeden, bardzo ważny warunek. Przekazywane informacje muszą być konkretne i niewymagające zaangażowania pracowników podczas prowadzenia pojazdów.

Wsparcie i obsługa klienta

Usługi telematyczne to dla firmy szereg korzyści. Ułatwiają pracę fleet managerowi, pozwalają na optymalizację kosztów, kontrolując zużycie paliwa oraz dbają o bezpieczeństwo pracowników w ruchu drogowym i proekologiczny wizerunek firmy.

O tym, jaką wartość będzie stanowić telematyka dla danej organizacji, decyduje nie tylko niezawodność samego rozwiązania, ale również wsparcie ze strony dostawcy usług. Jest to niezbędne na każdym etapie wdrożenia i użytkowania.

Wsparcie podczas wdrożenia

Planowanie wdrożenia telematyki w firmie jest wymagającym procesem. Ważne, aby od samego początku mieć wsparcie ze strony firmy, która będzie świadczyć dla nas usługi telematyczne. Transparentna współpraca pozwala na lepsze zdefiniowanie swoich potrzeb, wybór optymalnych rozwiązań oraz pomoc w przejściu przez etap wdrożeniowy.

To, co powinniśmy otrzymać w ramach współpracy z producentem rozwiązania telematycznego, to nie tylko niezawodne narzędzie do kontroli pojazdów, ale również wiedza, dzięki której będziemy wiedzieli jak przekonać zarząd do telematyki, jak rozmawiać z kierowcami o nadchodzących zmianach w firmie oraz jak zmaksymalizować korzyści z wprowadzenia takiego rozwiązania.

Obsługa po wdrożeniu

Nowoczesna telematyka to z założenia rozwiązania, które charakteryzują się wysoką niezawodnością. Mimo to, wsparcie użytkownika i zapewnienie ciągłości w eksploatacji powinny być priorytetami usługodawcy.

Prawdopodobne jest, że podczas wieloletniego użytkowania telematyki napotkamy problemy zarówno dotyczące urządzeń, jak i aplikacji. Nie muszą to być problemy techniczne, aby uniemożliwić możliwość wykonywania codziennych obowiązków. Być może będzie to potrzeba uzyskania dodatkowej informacji na temat zasad działania jednej z funkcjonalności bądź konieczność weryfikacji danych historycznych dotyczących pojazdów, które nie są już dostępne w systemie.

W takich sytuacjach konieczna jest szybka reakcja ze strony producenta danego rozwiązania telematycznego. Zapewnia to nie tylko dedykowany zespół, który dba o ciągłość procesów u użytkowników, ale również baza wiedzy, w której samodzielnie można znaleźć wiele informacji na temat najczęściej pojawiających się problemów.

Darmowy test

Teraz wiesz, na co zwrócić uwagę podczas wyboru usługi telematycznej dla twojej firmy. Dajemy Ci możliwość skonfrontowania tej wiedzy z rzeczywistością w darmowym teście technologii Navifleet z analizą stylu jazdy. Tego typu wdrożenia pozwalają spojrzeć na telematykę z praktycznej strony i przekonać się jak wiele możemy dzięki niej zyskać.