Trendy w zarządzaniu flotą 2020 – co realnie czeka nas w nowym roku?

Działając w branży, trzeba stawiać na stały rozwój oraz śledzić bieżące trendy w zarządzaniu flotą. Możliwości technologicznie rosną, podobnie jak potrzeby klientów – a to wymaga zarówno tworzenia zupełnie nowych rozwiązań, jak i udoskonalania dotychczas stosowanych. Jakimi zagadnieniami będzie zajmować się branża w 2020? Jakie nowe trendy w zarządzaniu flotą mogą pojawić się na rynku? W dzisiejszym artykule spróbuję udzielić odpowiedzi na te pytania.

1. Zwrot w kierunku nowej wiedzy – rozwój AI i Big Data

Lubimy dostawać dokładnie to, czego chcemy – bez konieczności prowadzenia większych poszukiwań, by to otrzymać. Ten stan rzeczy jest wykorzystywany w wielu dziedzinach. Odtwarzacze muzyki same komponują dla nas playlisty, opierając się na dotychczas odsłuchanych utworach, a platformy VOD podsuwają kolejne filmy i seriale, dopasowane do naszych zainteresowań. Gdy szukamy restauracji, Google Maps może określić stopień dopasowania danego miejsca do naszych preferencji na podstawie ocen knajp, w których już byliśmy.

Nasza aktywność w internecie jest stale śledzona, a algorytmy na jej podstawie odgadują nasze upodobania. Można uznać to za nadmierne naruszanie prywatności – faktem jest jednak, że dzięki gromadzeniu danych strony i aplikacje mogą podsuwać nam odpowiednie treści. Niestety, pozyskiwanie danych to jedno, a ich wykorzystywanie z korzyścią i dla firmy, i dla użytkownika – to drugie. Do tej pory branża telematyczna skupiała się na pozyskiwaniu danych, jednocześnie lekceważąc zawarty w nich potencjał.

2. Rozwiązania mobilne

Przyszłość bez wątpienia należy do rozwiązań mobilnych. Już od paru lat można zaobserwować ich rosnącą popularność. Dziś w pewnym sensie internet nosimy we własnej kieszeni – korzystamy z niego nie tylko siedząc przy biurku, ale też jadąc tramwajem, w poczekali do lekarza czy wychodząc na papierosa w przerwie w pracy. Ze smartfonów możemy nie tylko przeglądać strony, ale też słuchać muzyki, pisać na czacie ze znajomymi, dokonywać przelewów czy dokonywać zakupów. Cenimy rozwiązania mobilne ze względu na ich lekkość, łatwą dostępność, wygodę i szybkość w działaniu. Dzisiaj trudno sobie wyobrazić, żeby Facebook, LinkedIn, YouTube, Messenger czy nawet bank, w którym prowadzimy konto, nie posiadał aplikacji mobilnej. Coraz częściej też narzędziem pracy w wielu branżach – między innymi flotowej właśnie – staje się smartfon czy tablet.

Choć już istnieje wiele mobilnych aplikacji telematycznych, to w moim odczuciu użytkownicy będą ich potrzebować w jeszcze większym zakresie. Najważniejszym wydaje się być dostęp do wszystkich ważnych informacji o firmie takich jak powiadomienia, statystyki wykorzystania floty, analiza ponoszonych wydatków i stopień realizacji zleconych pracownikom zadań. W drugiej kolejności czeka nas rozwój narzędzi do porządkowania komunikacji na linii biuro – samochód. W skład tej gałęzi wchodzi wygodny komunikator tekstowy, możliwość przypisywania zleceń, nawigowanie kierowcy do celu lub raportowanie uszkodzeń pojazdu lub ładunku a nawet autoryzacja przejazdu lub deklarowanie trybu jazdy.

3. Planowanie trasy i cięcie kosztów przejazdu

Optymalna trasa to taka, w której całkowity koszt transportu jest najniższy. W zarządzaniu flotą nie zawsze czas to pieniądz. Czasami jest to odległość, a innym razem komercyjna wartość punktu do odwiedzenia, np. zysk z dostawy do wybranego odbiorcy. W zależności od charakteru prowadzonej działalności różne parametry określają optymalną trasę. Problem komiwojażera oraz jego bardziej zaawansowana forma – problem marszrutyzacji – to sądząc po sygnałach z rynku zagadnienia, z którymi do dziś borykają się działy transportu wielu różnych firm dystrybucyjnych i produkcyjnych. Na nieoptymalnych trasach przejazdu tracą też działy handlowe. Może się zdarzyć, że e względu na brak odpowiednich narzędzi nawet nie wiedzą, że przedstawiciel z województwa A odwiedza swoich klientów w województwie B, które jest obsługiwane przez innego przedstawiciela. Identyczna sytuacja dotyczy dużych miast i aglomeracji, w których pracuje więcej niż jeden przedstawiciel. Do obsługi np. Warszawy zaangażowanych jest trzech przedstawicieli, ale teren miasta nie jest podzielony na rejony i wszyscy trzej stoją w tych samych korkach przemierzając ulice z jednego końca miasta na drugi. Aby uporać się z tym problemem potrzeba perspektywy z lotu ptaka: solidnego narzędzia do planowania tras i iteracyjnego optymalizowania tras. Moim zdaniem branża flotowa stanowi naturalny inkubator tych rozwiązań – i w 2020 jednym z priorytetów stanie się ich rozwój

4. Zarządzanie samochodami współdzielonymi – carpooling i carsharing

Jako orędownik optymalizacji procesów, na każdym kroku staram się eliminować marnotrawstwo, a lektura raportów z systemu Navifleet na temat wykorzystania mojego prywatnego samochodu czasami spędza mi sen z powiek. Otóż z owych raportów wynika, że mój samochód służy mi średnio przez 3,4% czasu w miesiącu. To oznacza, że przez 29 dni w miesiącu samochód stoi bezużyteczny. Żeby uświadomić sobie skalę tego zjawiska, sięgnijmy do danych z systemu CEPIK. Wedle statystyk na koniec 2017 roku mieliśmy w Polsce 19,9 mln kierowców z uprawnieniami kat.B a w 2018 o 600 tys. więcej, bo aż 20,5 mln. Jeśli przyjmiemy bezpiecznie, że tylko co 10 posiadacz prawa jazdy ma własny samochód, to okaże się, że przynajmniej 2 miliony ludzi posiada samochód osobowy na własność. Prawdopodobnie przynajmniej część z nich to kierowcy podobni do mnie: używający auta jedynie okazyjnie.  Tkwi tu duży potencjał do wykorzystywania samochodów współdzielonych – z perspektywy osoby podróżującej rzadko, tańszych w użytkowaniu. Zasadnicze wydaje się pytanie – skoro auto jest wspólne to kto wymieni opony, klocki hamulcowe lub olej albo kto umyje i zatankuje samochód? Z rozwiązaniem przychodzi system rezerwacji pojazdów, dzięki któremu można zarezerwować samochód na wyłączność, otworzyć lub zamknąć go za pomocą aplikacji mobilnej, zgłosić napotkane problemy lub potrzeby serwisowe i ewentualnie potwierdzić umycie samochodu za pomocą zdjęcia. Jeśli dodamy do tego ocenę stylu jazdy i wykrywanie nadużyć okaże się, że obniżając rozmiar floty nie obniżymy jej mobilności.

5. Automatyzacja powtarzalnych procesów i integracje danych

Kolejny trend, który będzie królował w 2020 roku, to dalszy rozwój automatyzacji powtarzalnych procesów. Branża flotowa rozwija się w tym kierunku już od paru lat. Rozliczanie delegacji czy ewidencji przebiegu pojazdu to dobre przykłady pierwszych kroków w tym kierunku. Kolejnym była automatyzacja procesu pobierania plików DDD z tachografów cyfrowych, w których wystarczyło niejako nakazać platformie telematycznej regularne pobieranie plików DDD. Skala oszczędności? Aby ją poznać obliczmy, ile czasu potrzeba na obsłużenie tego procesu centralnie przy pięćdziesięciu kierowcach. Licząc około 20 minut na jedno ręczne pobieranie danych, możemy stwierdzić, że ten czas to aż dwie „dniówki!.

Możemy się spodziewać, że wkrótce zautomatyzowany zostanie proces tworzenia wszystkich zestawień, raportów, statystyk i wykazów, które za każdym razem wyglądają identycznie, a których przygotowanie zajmuje masę czasu. Optymalizacja procesów wewnętrznych firmy dzięki telematyce wyjdzie poza działy kadrowo-płacowe i obejmie swoim wpływem także jednostki planistyczne, produkcyjne, magazynowe i transportowe m.in. jako systemy wsparcia logistyki w czasie rzeczywistym. Synergia telematyki, ERP i CRM zacznie rysować się jeszcze bardziej, a korzyści z wzajemnej komunikacji między różnymi systemami informatycznymi firmy będą bardzo wyraźne. W mojej ocenie duży rozkwit i wzrost efektywności operacyjnej czeka przede wszystkim budownictwo drogowe i spedycję.

6. Wirtualny trener stylu jazdy I firmowe UBI

Na temat wpływu stylu jazdy na koszty przejazdu powiedziano już chyba wszystko. Z perspektywy ekonomicznej przedsiębiorstwa największą wadą brawurowej lub nieumiejętnej jazdy jest podwyższone spalanie. Według badań sięgające do 5% w samochodach ciężarowych i nawet 14% w samochodach osobowych. Skala potencjalnych oszczędności jest dość łatwa do określenia i bardzo namacalna.

Znacznie mniej oczywiste i trudniejsze do monitorowania jest ryzyko wystąpienia wypadku na drodze i wszystkich jego następstw: w tym likwidacji szkody, czasu przestoju a nawet uszczerbku na zdrowiu. Choć od 2004 roku (51 tys. wypadków drogowych i 5,7 tys. zabitych) bezpieczeństwo na drogach uległo znacznej poprawie (31,7 tys. wypadków drogowych i 2,9 tys. zabitych w 2018 roku) to nawet dzisiaj średnio co 3 godziny na polskich drogach ginie jedna osoba. Ostrożna, umiejętna jazda wprawdzie nie zawsze ochroni przed wypadkiem – ale może znacznie zmniejszyć ryzyko jego wystąpienia.

Trzecim argumentem, który w mojej ocenie zwiększy nasze zainteresowanie zagadnieniem ekonomicznej jazdy jest troska o środowisko i szkodliwy wpływ emisji zanieczyszczeń na otoczenie, w którym żyjemy. Musimy mieć świadomość, że ruch drogowy prócz spalin generuje hałas oraz pyły ścierne (opony i hamulce).

Obecnie w branży flotowej  zagadnienie bezpiecznej jazdy wciąż jest bagatelizowane. Owszem, istnieją rozwiązania, które mierzą styl jazdy, ale są one zwykle niewystarczające: albo skupiają się na ekstremalnie negatywnych zachowaniach kierowcy (hamowania, przyspieszenia) albo środek ciężkości lokują w systemie motywacyjnym opartym o grywalizację. Bardziej specjalistyczne rozwiązania z kolei bywają trudne w użytkowaniu., Uważam, że korzyści czerpią z nich tylko doświadczeni trenerzy stylu jazdy, którzy potrafią zinterpretować potoki informacji na temat stylu jazdy i wyciągnąć z nich konstruktywne porady.. Być może w 2020 roku firmy z branży fleet management zainteresują się tym zagadnieniem – i wreszcie powstanie naprawdę dobry system oceny stylu jazdy?

Podsumowując 2020 na pewno przyniesie kontynuację trendów z poprzednich lat – przede wszystkim rozwój rozwiązań mobilnych oraz opcji związanych z automatyzacją danych. Liczę jednak także na nowe propozycje w zakresie doskonalenia bezpieczeństwa jazdy, optymalizacji tras oraz większe wykorzystywanie potencjału AI i Big Data.