Trzy rodzaje firm zarządzających flotą. Sprawdź, do której z nich jest ci najbliżej

W dzisiejszym artykule chciałbym opowiedzieć o moich kilkunastoletnich doświadczeniach związanych z zarządzaniem flotami i dać kilka praktycznych porad, jak stać się flotowcem, który zdobędzie szacunek współpracowników, zaufanie interesariuszy i co najważniejsze satysfakcję ze swojej codziennej pracy.

Na wstępie muszę przybliżyć nieco dwie perspektywy, z których będziemy analizować opisywaną sytuację.

Perspektywa pierwsza – interesariuszy, czyli tych wszystkich osób, dzięki którym stanowisko flotowca w danej firmie powstało. Interesariuszami mogą być najczęściej:

- zarządy,

- przełożony flotowca,

- Kluczowi Menedżerowie działów użytkujących auta służbowe,

- służby księgowe,

- służby HR,

- instytucje zewnętrzne jak np. firmy leasingujące samochody, ubezpieczyciele,

- działy zapewnienia jakości.

Perspektywa druga – sam flotowiec i ewentualnie podlegający mu zespół.

Wiedząc już, nieco więcej o tym, kto kryje się za tymi perspektywami możemy z kolei podzielić firmy mające w swoich zasobach floty samochodowe na trzy grupy świadomości biznesowo-flotowej:

Grupa I – dojrzała biznesowo

To firmy, w której interesariusze są świadomi, czego oczekują od flotowca i jak powinna wyglądać polityka flotowa. Firmy te najczęściej mają określone zasady postępowania i dojrzały kodeks etyki w biznesie, co w dużej mierze pozwala eliminować patologiczne sytuacje (np. anulowanie kar wybrańcom za dobre wyniki sprzedaży) i ułatwia flotowcowi egzekwowanie przyjętych zasad od użytkowników aut. Jest w nich również przemyślana i odpowiednio skaskadowana piramida celów, w której znajdzie się również miejsce na cele dla flotowca. 

W firmie o wysokim poziomie dojrzałości biznesowej flotowiec będzie działał w stabilnym, zorganizowanym środowisku, gdzie jasno zdefiniowane są oczekiwania, a polityka flotowa oparta jest na etyce i skutecznych procedurach. Oto, jak może wyglądać praca flotowca w tej grupie:

• Jasność oczekiwań: Flotowiec ma jasno określone cele i zadania. Oczekiwania od wszystkich interesariuszy są dobrze sformułowane, co pozwala skupić się na wdrażaniu rozwiązań i efektywnym zarządzaniu flotą.
• Wsparcie zarządu i przełożonych: Kadra zarządzająca oraz przełożeni flotowca są świadomi tego, jak ważna jest rola flotowca. W związku z tym osoba powołana do tej roli może liczyć na ich wsparcie, zarówno w codziennej pracy, jak i przy podejmowaniu strategicznych decyzji związanych z flotą.
• Skuteczność działań: Dzięki dojrzałym procesom i procedurom flotowiec będzie w stanie szybko reagować na problemy i wyzwania, co znacznie ułatwi pracę. Ujednolicona polityka flotowa pozwala uniknąć konfliktów, a także umożliwia egzekwowanie zasad, np. w przypadku użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych.
• Rozwój zawodowy: Osoba zarządzająca flotą w takiej firmie może liczyć na rozwój zawodowy – dzięki przejrzystej strukturze celów, flotowiec będzie mógł awansować i rozwijać swoje umiejętności, co może być naturalnym motywatorem do dalszych działań.

Praca w tej grupie firm jest najbardziej stabilna i satysfakcjonująca. Wyzwaniem może być jedynie nadążanie za zmianami w przepisach lub technologii, ale flotowiec ma środki i wsparcie, by temu sprostać.

Grupa II – niezdecydowana, ale wspierająca ciekawe inicjatywy

W tych firmach z kolei interesariusze są świadomymi biznesowo osobami silnie osadzonymi w rzeczywistości, która je otacza, ale nie wszystkie obszary funkcjonowania (działy w firmie) mają sprecyzowane cele. Tutaj flotowiec może spotkać się z sytuacją, że będzie „opiekował się” flotą, ale skuteczne zarządzanie będzie mu utrudniać brak jasno sprecyzowanych oczekiwań wobec jego misji. Może to wynikać z faktu, że akurat w tej konkretnej firmie nikt z wyższego kierownictwa, a nawet Zarządu nie zna się po prostu na zarządzaniu flotą, a cała atencja i energia skierowana jest na inne działania przynoszące firmie zysk. I nie ma w tym nic złego.

W firmach tej grupy flotowiec spotka się z pewnymi trudnościami związanymi z brakiem jasno sprecyzowanych celów i polityki flotowej. Oto, jak wygląda ta praca:

• Brak spójnych wytycznych: Chociaż flotowiec ma świadomość swoich zadań, brak konkretnych oczekiwań ze strony zarządu może prowadzić do dezorientacji i trudności w realizacji długoterminowych celów. Flotowiec często będzie musiał samodzielnie definiować priorytety.
• Kreatywność i inicjatywa: W takich firmach flotowiec ma możliwość wprowadzania własnych pomysłów i inicjatyw, co może być ekscytujące. Jednak z uwagi na brak spójnej wizji ze strony zarządu, może być trudno uzyskać niezbędne wsparcie finansowe lub organizacyjne.
• Brak autorytetu: Często może dochodzić do sytuacji, w której flotowiec nie będzie miał pełnej kontroli nad decyzjami związanymi z flotą, a to ze względu na brak zrozumienia ze strony kluczowych interesariuszy. Może to prowadzić do frustracji i wyzwań w egzekwowaniu zasad.
• Rozwój zależny od okoliczności: Rozwój zawodowy flotowca w tej grupie będzie w dużej mierze zależał od jego umiejętności samodzielnego zarządzania flotą i znajdowania rozwiązań w warunkach niepewności. Sukcesy w takich firmach są jednak możliwe, jeśli flotowiec umiejętnie poradzi sobie z brakiem jasnych wytycznych.

W firmach tej grupy praca flotowca może być zarówno satysfakcjonująca, jak i frustrująca. Wyzwaniem będzie często przekonywanie zarządu do wagi działań flotowych oraz zdobywanie zasobów na ich realizację.

Grupa III – odklejona od rzeczywistości biznesowej

To najgorszy wybór wśród firm, do których może trafić flotowiec. W tym środowisku mamy do czynienia z absolutną niedojrzałością kadry zarządzającej do świadomego przywództwa i definiowania w sposób prawidłowy celów biznesowych. Mogą to być firmy, które będą toksyczne dla pracownika, mogą być też takie, które za chwilę popadną w tarapaty finansowe lub ich opinia na rynku sprawi, że ciągła rotacja pracowników uniemożliwi flotowcowi pracę w normalnym środowisku. 

Co gorsze, rola flotowca może zostać zmarginalizowana i sprowadzona do roli jakiegoś bliżej nieokreślonego pracownika przypiętego do przypadkowego działu, który nie potrafi flotą zarządzać, a jego zadania sprowadzą się tylko i wyłącznie do wydawania i odbierania od użytkowników aut.

Firmy w tej grupie są najbardziej problematyczne dla osoby zarządzającej flotą. Oto, jak może wyglądać praca flotowca w takim środowisku:

• Brak wsparcia i chaos organizacyjny: W firmach tej grupy flotowiec będzie musiał mierzyć się z brakiem wsparcia ze strony zarządu i współpracowników. Zadania mogą być chaotyczne i niejasne, a brak dojrzałych procedur sprawi, że codzienne zarządzanie flotą będzie skomplikowane i stresujące.
• Niska kultura pracy: Flotowiec może spotkać się z toksyczną atmosferą pracy, gdzie brak odpowiedzialności ze strony kluczowych interesariuszy (np. użytkowników aut) będzie prowadzić do konfliktów i utrudniać realizację zadań. W takich firmach flotowiec może być postrzegany jako osoba zajmująca mało znaczące stanowisko, co wpływa negatywnie na morale.
• Brak perspektyw rozwoju: Praca w takiej firmie rzadko prowadzi do rozwoju zawodowego. Zamiast możliwości doskonalenia umiejętności, flotowiec będzie skupiał się na gaszeniu pożarów i wykonywaniu najprostszych zadań, takich jak wydawanie kluczyków do aut.
• Rotacja i niepewność zatrudnienia: W takich firmach rotacja pracowników jest częsta, co może powodować, że flotowiec nie będzie miał czasu na długofalowe planowanie ani rozwój floty. Brak stabilności finansowej firmy może również prowadzić do obaw o przyszłość zatrudnienia.

W firmach tej grupy flotowiec będzie miał trudności z odczuwaniem satysfakcji zawodowej. Praca może być źródłem dużego stresu i frustracji, a perspektywy na rozwój są ograniczone.

Mając już jasno wyklarowany scenariusz, jak będzie wyglądała Twoja praca w każdej z opisywanych firm, chciałbym zatrzymać się na przypadku firmy z grupy drugiej. Dlaczego dokonałem takiego właśnie wyboru?

Ponieważ w grupie pierwszej przede wszystkim uczysz się nowych kompetencji, poznajesz zwyczaje, zasady, zachowania, zaczynasz pracować z konkretnymi celami i wskaźnikami. Niestety dla Twojego dalszego rozwoju, to wszystko jest już ściśle zdefiniowane, określone i osadzone w sztywnych ramach poukładanej firmy, która nie zawsze zezwala na pojedyncze inicjatywy zgłaszane przez szczególnie niedoświadczonych jeszcze pracowników. To środowisko pracy ze względu na dużą dojrzałość biznesową na pewno daje duży komfort pracy, ale nie daje poczucia, że to Ty kreujesz rzeczywistość w obszarze, za który odpowiadasz. A nie ma chyba bardziej przyjemnego doświadczenia w pracy jak poczucie sprawczości.

Do trzeciej grupy firm lepiej nie wchodzić, ale problem często polega na tym, że jej toksyczność możesz stwierdzić dopiero po pewnym czasie przebywania w tym środowisku. Jeśli to odkryjesz, moja rada jest tutaj mało skomplikowana i należy ją możliwie szybko wprowadzić. Uciekaj z tej firmy, kiedy tylko nadarzy się stosowna okazja. Nie pozwól, aby ktoś złamał twoje zasady, którymi zawsze się kierowałeś, nie gódź się na zgniłe kompromisy i nie pozwól zabić w sobie entuzjazmu oraz pasji do tego co lubisz robić.

Czyli została nam grupa druga. Właśnie w niej możesz wszystko, możesz rozwinąć swoje skrzydła, możesz pokazać potencjał, wizję, pasję i to co w Tobie najlepsze.

Jak to najlepiej zrobić – postaram się w kilku zdaniach opisać to, co moim zdaniem uznałem za kluczowe.

Zacznij od stworzenia Polityki Flotowej. Ktoś powie – to banał, każda firma pasująca do grupy drugiej ją przecież ma. Tak, może ją mieć, ale czy ona działa? Czy zapisane w niej zasady są przestrzegane, czy wyczerpuje wszystkie potrzeby całego grona interesariuszy? Czy można ją monitorować w sposób mierzalny? 

Polityka Flotowa w firmach często działa na podobnych zasadach jak procedury systemu zapewnienia jakości (np. ISO). Podczas audytów wszystko funkcjonuje bez zarzutów, każdy pracownik wie co ma robić, ale w codziennej rzeczywistości na najniższych pokładzie okrętu, którym jest dana firma dzieją się rzeczy inne. Zdefiniowane w procedurach zasady pływają od minimum do maksimum, a ludzie tylko domyślają się czego się od nich oczekuje.

No to mamy pierwszy challenge – zrewiduj ten dokument, wywróć stolik, zakwestionuj to co zostało ustalone i zbuduj nowy konsensus, który poprą wszyscy interesariusze.

Jak to będziesz miał zrobione, zyskasz ogromny szacunek, dasz się poznać jako osoba dojrzała, potrafiąca słuchać i słyszeć głos innych. Otworzysz sobie drzwi do kolejnych działań, które będziesz chciał wdrożyć. W ramach tych działań możesz zaproponować dwa, trzy kluczowe wskaźniki, dzięki którym interesariusze będą mogli zweryfikować efektywność zarządzanej przez Ciebie floty, ale nie rób tego sam. Wciągnij w to najważniejszych decydentów, to pozwoli Ci uzyskać maksymalne poparcie, kiedy przyjdzie ci je wdrażać w życie i komunikować użytkownikom aut.

Możesz też w dalszej perspektywie sięgnąć po dedykowane oprogramowanie do zarządzania flotą, które jeszcze bardziej wesprze Twoją pracę, dostarczy kolejnych danych, których do tej pory nie miałeś i pozwoli tworzyć predykcję zachowań floty w najbliższej przyszłości. To nie jest wszystko, co można zaproponować jako flotowiec z pasją i wizją, Twoje możliwości ogranicza tylko Twoja wyobraźnia. 

Życzę Tobie, abyś trafił w swojej zawodowej przygodzie właśnie tam, gdzie będziesz czuł się najlepiej. Ważne jest jedno – pasja do tego, co się robi w życiu, a wtedy każdy dzień to fascynująca przygoda ku odkrywaniu nowych możliwości.