TOP 5: Najlepsze narzędzia do zarządzania flotą

W zarządzaniu flotą  pierwsze skrzypce gra szeroko pojęta logistyka, to znaczy sprawne żonglowanie pojazdami, kierowcami i osiągnięciami, by przy minimalnych kosztach wygenerować maksymalne zyski z eksploatacji pojazdów. Ostatnie lata doświadczeń wskazują, że polskie floty samochodowe i maszynowe wymagają zwiększonej informatyzacji zarządzania. Bardzo pokrzepiającym jest fakt, że firmy dostrzegają przewagę komputerów nad maszynami w prędkości obliczeń, ewidencjonowaniu dokumentów, zapamiętywaniu dat ważnych terminów i komunikacji. To zaledwie drobny wycinek, ogólnikowo sformułowanych sektorów, w których monitoring GPS przynosi ogromne korzyści. Dzisiaj przedstawiamy top 5: najlepsze narzędzia do zarządzania flotą. Porównaj, sprawdź i podejmij decyzję o wyborze.

Zarządzanie flotą i monitoring pojazdów w oparciu o wskazania systemu satelitarnego

Każdy system do zarządzania pojazdami i monitorowania floty opiera się na śledzeniu aktualnej pozycji pojazdów, analizie pokonywanych tras i statystyk oraz dbaniu o terminową obsługę serwisową. Nieocenioną możliwość lokalizowania pojazdów w dowolnym miejscu na Ziemi zawdzięczamy Departamentowi Obrony Stanów Zjednoczonych za wynalezienie systemu satelitarnego o nazwie GPS. Warto pamiętać, że około 30 satelitów Global Positioning System nie jest jedynym systemem nawigacji satelitarnej, z którego korzysta cywilizacja XXI wieku. Amerykanie rozpoczęli prace nad systemem GPS w 1973, jednak Związek Radziecki nie pozostał dłużny i w grudniu 1976 r. rozpoczął własne badania mające do stworzenia sieci satelitarnej GLONASS. Do roku 2000 Rosja i Stany Zjednoczone były jedynymi krajami, które posiadały swoje własne systemy nawigacyjne. Trzecim krajem, który dołączył do zaszczytnego grona są Chiny i ich własny system nawigacyjny Beidou, który z przyczyn technicznych nie mógł konkurować z pionierami – jego zasięg w 2012 roku obejmuje zaledwie część Azji. W grudniu 2016 roku do dyspozycji cywilnych odbiorców został oddany czwarty globalnie dostępny system nawigacji satelitarnej. Stworzony przez państwa europejskie system Galileo ma być dokładniejszy od swojego największego rywala, amerykańskiego GPS (do 1 metra na częstotliwości darmowej i do 10 cm na częstotliwości płatnej).

Pozycja 5: Podgląd pozycji na bieżąco i historia trasy w systemie monitoringu GPS.

Nie ulega wątpliwości, że świadomość bieżącego położenia każdego z pojazdów to bardzo cenna informacja pozwalająca bez kontaktu z kierowcą przewidzieć czas dotarcia do celu lub upewnić się, że przejazd odbywa się bez żadnych komplikacji. Lokalizatory w pojazdach są tak konfigurowane, by co określony odstęp czasu wysyłały do serwera bazodanowego swoje położenie oraz odczyty peryferyjne dla konkretnego punktu, jak np. chwilowa prędkość jazdy, aktualny przebieg, chwilowa temperatura silnika lub napięcie zasilania. Pula informacji pobocznych składa się z ponad 30 wartości, które w zależności od modelu pojazdu są odczytywane z magistrali CAN pojazdu. Komplementarną funkcjonalnością do bieżącego śledzenia pojazdu  jest opcja wizualizacji przebytej trasy. Wyświetlenie grupy punktów wysłanych przez lokalizator w chronologicznej kolejności prowadzi do wyświetlenia śladu trasy, a obliczenie różnic między parametrami umożliwia poznanie długości przebytej trasy, ilości spalonego paliwa lub czasu jazdy kierowcy.

Pozycja 4: Raporty oparte o dane z systemu monitoringu pojazdów podsumowujące przebieg, spalanie i czas pracy.

Raporty to najlepsza forma podsumowania pracy pojazdu lub grupy pojazdów za długi okres. Są łatwe w składowaniu dzięki eksportowi do PDF lub do druku. Eksport do arkusza kalkulacyjnego prowadzi do samodzielnej obróbki danych, a szeroka pula (ponad 30!) różnych szablonów raportów daje informację na niemal każdy temat. Do najbardziej popularnych należą raporty przejazdów prezentujące adresy postojów i długości odcinków między nimi. Wygodnym rozwiązaniem jest też tzw. karta drogowa, która zawiera podsumowanie dziennego czasu jazdy, postojów, spalonego paliwa, średniej spalania i maksymalnej prędkości. System Navifleet umożliwia rozliczenie pracy wielu pojazdów dzięki zaawansowanym porównaniom kilku pojazdów lub kierowców. Więcej o raportach w systemie Navifleet napisaliśmy w sekcji raportów. Dzięki raportom monitoring floty i zarządzanie pojazdami jest dużo łatwiejsze.

Pozycja 3: Alerty o nadużyciach kierowców i przypomnienia o ważnych datach dotyczących kontroli pojazdów służbowych.

Najłatwiejszym narzędziem kontroli kierowców jest moduł alertów. System Navifleet® posiada zaawansowany moduł alertów i powiadomień, dzięki któremu każde nadużycie jest skrupulatnie notowane. Zarządzanie flotą samochodów firmowych za pośrednictwem modułu alertów jest jeszcze bardziej efektywne przy wykorzystaniu funkcji automatycznego wysyłania listy alertów na adres mailowy po każdym dniu. Alerty mogą zostać tak skonfigurowane, by informacja o dowolnym krytycznym zdarzeniu docierała do odpowiedniej osoby za pomocą wiadomości SMS lub e-mail.

Pozycja 2: Specjalistyczne narzędzia do zarządzania flotą, rozliczania delegacji, kilometrówki, czasu pracy, i wielu innych.

Navifleet® to system lokalizacji pojazdów o bardzo szerokiej palecie zastosowań. Każdy typ pojazdu, a nawet każda branża ma swoje unikalne potrzeby, które mogą być zaspokojone za pomocą systemu lokalizacji pojazdów. Stworzenie narzędzi do specjalistycznego zarządzania flotą jest zadaniem bardzo czasochłonnym z perspektywy autora aplikacji flotowej, jednak efekty płynące z wdrożenia przerastają najśmielsze oczekiwania. W systemie Navifleet® stworzone jest kilka kompletnych narzędzi ułatwiających żmudną pracę osób rozliczających floty. Najnowszym jest moduł kontroli czasu pracy z tachografu, który samodzielnie, w oparciu o normy prawne oblicza wskaźniki czasu pracy kierowcy. Ogromną zaletą tego narzędzia do zarządzania flotą jest pełna informacja wyświetlana spedytorowi o dostępnym czasie pracy dla konkretnego kierowcy bez konieczności dzwonienia do niego i proszeniem o sprawdzenie. Szerzej o wdrożeniu funkcjonalnego panelu pisaliśmy w artykule o kontroli czasu pracy kierowcy. Innym, również przydatnym dla transportu jest moduł delegacji zagranicznych, który nieustannie jest rozwijany we współpracy z doświadczonymi kancelariami rachunkowymi. Floty samochodów osobowych mogą korzystać z automatycznie tworzonych raportów ewidencji przebiegu pojazdu niezbędnych do przedłożenia zgodnie z formularzem VAT-26 w celu odliczenia kosztów ponoszonych w ramach użytkowania pojazdu służbowego od podatku.

Pozycja 1: Integracja monitoringu GPS z systemami rozliczeniowymi, giełdami i aplikacjami wewnętrznymi

Zaszczytne pierwsze miejsce w “TOP 5: najlepsze narzędzia do zarządzania flotą”, przypada funkcjonalności najmniej docenianej przez grupę klientów i autorów systemów monitoringu GPS. Integracje systemów informatycznych są ogromną siłą w upraszczaniu i automatyzowaniu życia firmy. Integracje najczęściej prowadzą do wymiany informacji między jednym systemem a drugim. Do najpopularniejszych integracji należy sprzężenie giełd transportowych z systemem monitoringu pojazdów, by zarządzający transportem mieli informację o aktualnych pozycjach pojazdów i pojawiających się w okolicy zleceniach frachtu. System Navifleet® był także integrowany z systemem rozliczeń ENOVA – popularnym programem księgowo-kadrowym. Praktycznym wykorzystaniem tej integracji monitoringu GPS i programu księgowego było rozliczanie delegacji w oparciu o dane automatycznie rejestrowane przez nadajniki GPS. Szeroko temat integracji z giełdami transportowymi oraz integracji z programem księgowym ENOVA opisaliśmy w artykułach na naszym blogu.

Podsumowując…

Systemy monitorowania pojazdów intensywnie ewoluują do miana potężnych programów zarządzania flotą. Bez znaczenia, czy w grę wchodzi monitoring pojazdów ciężarowych, czy osobowych. Dla przedsiębiorców to spora zaleta – z biegiem czasu coraz więcej sektorów odciążą algorytmy i programy. To podniesie efektywność pracowników i zwiększy zysk przedsiębiorstwa. Nowa era systemów lokalizacji GPS dopiero nadchodzi…