Zarządzanie flotą pojazdów – jak robić to skutecznie?

Zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej za efektywne zarządzanie flotą pojazdów ciągle ewoluuje. Niezmiennie kierownik floty jest odpowiedzialny za optymalizację kosztów i zapewnienie płynności poszczególnych procesów, jednak w ostatnich latach doszły do tego zagadnienia związane z ekologicznością floty czy safedrivingiem. Łączenie poszczególnych obowiązków to nie lada wyzwanie. Jak sobie to ułatwić? Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które pozwolą Ci dowiedzieć się, jak zarządzać flotą samochodową.

Czym jest zarządzanie flotą pojazdów?

Na początek warto sobie wyjaśnić, czym jest zarządzanie flotą. Zarządzanie flotą pojazdów (car fleet management) to proces obejmujący planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie zasobów mobilnych przedsiębiorstwa. W ostatnich latach integralną częścią tego terminu stały się rozwiązania technologiczne, które wspierają podejmowanie decyzji podczas zarządzania flotą pojazdów i obsługi poszczególnych procesów.

Określ politykę flotową

Jak dobrze zarządzać flotą samochodową? Do tego konieczne jest opracowanie i wdrożenie polityki flotowej. Jest to dokument, który zawiera regulacje dotyczące odpowiedzialności, ryzyka i procedur związanych z udostępnianiem pojazdów służbowych pracownikom. Do rzetelnego opracowania takiego dokumentu, niezbędne jest zaangażowanie współpracowników z innych działów firmy oraz kierowników wyższego szczebla. Polityka flotowa powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Głównymi elementami takiego dokumentu są: charakterystyka poszczególnych procesów oraz określenie polityki zakupowej.

Wdrażając politykę flotową, pamiętajmy o transparentnej komunikacji i stworzeniu harmonogramu implementacji procedur w firmie.

Automatyzuj procesy

Nowoczesny car fleet management (CFM) jest ściśle związany z wykorzystaniem systemu telematycznego. Oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów to obecnie coś więcej niż monitorowanie GPS samochodów. Nowoczesna technologia pozwala na automatyzację wielu procesów, rozpoczynając od monitoringu zużycia paliwa w czasie rzeczywistym, przez możliwość przypisania pojazdu do wybranej grupy, po kontrolę danych administracyjnych i analizę stylu jazdy kierowców.

Rozwiązania telematyczne a zużycie paliwa

Doskonałym przykładem tego, jak korzystanie z usług telematycznych może usprawnić pracę car fleet managera, jest funkcja kontroli zużycia paliwa i tankowań. Do aplikacji telematycznej można importować karty paliwowe, dzięki czemu, w jednym miejscu mamy dostęp do danych na temat ilości zatankowanego paliwa, zużycia oraz wartość faktury ze stacji. Eliminuje to konieczność ręcznej weryfikacji faktur oraz minimalizuje ryzyko nieuczciwych praktyk ze strony kierowców i nieprzewidzianych kosztów.

Polityka flotowa często zawiera konkretne informacje na temat zasad dotyczących tankowania. Stosując telematykę do zarządzania flotą, możemy łatwo zweryfikować, jak przestrzegane są takie regulacje (np. zakaz tankowania w dni wolne od pracy).

Przeglądy i wymiany oleju

Fleet management i skuteczne zarządzanie flotą pojazdów to również kontrola flot pod kątem administracyjnym i eksploatcyjnym. Mowa o regularnie wykonywanych przeglądach pojazdów oraz kontrolowaniu terminów ubezpieczeń i wymianiy oleju. Do tego dochodzi ubezpieczenie floty, które każdego roku należy przedłużać. Telematyka może wyręczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie flotą samochodową. Nowoczesne systemy telematyczne są niczym książka serwisowa, w której gromadzą odpowiednie informacje i przypominają w odpowiednim czasie o zbliżającym się terminie przeglądu, wymiany oleju bądź o kończącym się ubezpieczeniu.

Połącz bezpieczeństwo i ekonomię

Obecnie jednym z największych wyzwań kierowników flot jest ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem pojazdów. Ceny paliw rosną, a koszty związane z wymianą części eksploatacyjnych nie pozostają w tyle. Rozwiązaniem, które może być panaceum na szalejącą inflację, jest technologia analizująca styl jazdy kierowców.

Jak dobrze zarządzać flotą samochodową? Poprawa stylu jazdy może obniżyć koszty utrzymania floty o kilkanaście procent, jednocześnie zmniejszając jej szkodowość i rozwijając kompetencje pracowników w obszarze safedrivingu. I to wszystko przy minimalnym udziale fleet managera, który będzie mógł śledzić postępy pracowników za pomocą przejrzystych i precyzyjnych danych w aplikacji.

Postaw na transparentną współpracę z pracownikami

Współpraca między pracownikami korzystającymi z pojazdów służbowych a osobą zarządzającą flotą samochodową, powinna być transparentna i oparta na wzajemnym zaufaniu. Jest to szczególnie ważne, kiedy decydujemy się na wprowadzenie do firmy systemu telematycznego.

W większości przypadków kierowcy traktują monitoring GPS jako sposób na inwigilację. W takiej sytuacji kierownik floty musi postawić na otwartą komunikację. Konieczne jest przedstawienie celu wprowadzenia monitoringu GPS do firmy oraz tego, co będzie kontrolowane i jak będzie przebiegała ta kontrola. Warto też podkreślić, że nowoczesne systemy telematyczne mają funkcję trybu prywatnego, który uniemożliwia śledzenie przejazdów w celach innych niż służbowe.

Jeśli wprowadzamy do firmy technologię analizująca styl jazdy, możemy użyć języka korzyści i przedstawić ją jako narzędzie do rozwijania własnych umiejętności za kierownica. Według naszych badań większość kierowców chce się rozwijać i zdobywać wiedzę z zakresu safe- i ecodrivingu. Umożliwia to właśnie telematyka wyposażona w technologię analizującą styl jazdy, która pozwala na optymalne zarządzanie flotą.

Program do zarządzania flotą a przepisy prawne

Monitoring GPS samochodu służbowego podlega przepisom zawartym w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych (RODO). W efekcie musimy się liczyć ze spełnieniem dwóch obowiązków: udzielenia wyczerpujących informacji pracownikom o monitoringu GPS lub uzyskania od nich zgody na wdrożenie takiego systemu.

Pierwszy obowiązek obejmuje monitorowanie wyłącznie przejazdów służbowych. Jeśli w ramach systemu telematycznego będziemy kontrolować również korzystanie z pojazdu w celach prywatnych, konieczne jest uzyskanie zgody pracowników.

Twoja rola w rozwoju pracowników

Jak już wspomnieliśmy, pracownicy chcą rozwijać swoje umiejętności za kierownicą. Rolą kierownika floty w tym obszarze jest wyłącznie zapewnienie narzędzi do rozwoju oraz ewentualna kontrola postępów i sporadyczne motywowanie pracowników.

Fleet manager nie powinien przyjmować pozycji nauczyciela i mentora dla pracowników. Zarządzanie flotą pojazdów jest wystarczająco złożonym procesem, aby kierownik floty miał grafik wypełniony po brzegi.

Wirtualny instruktor jazdy dla kierowców

Na stworzenie takiego procesu pozwala telematyka z technologią analizującą styl jazdy. To nic innego jak wirtualny instruktor jazdy w formie aplikacji mobilnej dla kierowców oraz prosta w obsłudze platforma dla kierownika floty.

Aplikacja informuje kierowców o popełnianych błędach i poprzez sugestie dotyczące stylu jazdy, pozwala na ich redukcję. W tym czasie rola osoby zarządzającej flotą pojazdów ogranicza się do kontroli wyników i wykorzystania mechanizmu grywalizacyjnego w celu tworzenia wyzwań dostosowanych do potrzeb floty.

Zadbaj o prywatność pracowników

Flota pojazdów obecnie jest coraz częściej wykorzystywana również w celach prywatnych kierowców. Monitorowanie oraz rozliczanie przjazdów niezwiązanych z pracą to twardy orzech do zgryzienia zarówno dla pracownika, jak i firm.

Ci pierwsi nie chcą, aby ktoś ingerował w ich strefę prywatną, drudzy zaś potrzebują kontrolować flotę i zarządzać kosztami generowanymi przez korzystanie z samochodów w celach prywatnych.

Flota pojazdów a tryb prywatny

W tym przypadku również przychodzą z pomocą usługi telematyczne. Do ich funkcjonalności należy m.in. jazda prywatna, po której włączeniu pojazdy nie są śledzone. Mimo że kierownik floty nie jest w stanie zweryfikować, gdzie poruszał się pojazd w ramach przejazdu prywatnego, to dostaje dokładne informacje obejmujące ilość kilometrów zrobionych w tym trybie. Dla firm to duże ułatwienie, ponieważ mogą rozliczać kilometrówki z rozróżnieniem dystansu pokonanego prywatnie i służbowo.

Mądrze dysponuj pojazdami

Nadrzędnym zadaniem kierownika floty jest zapewnienie pracownikom zasobów mobilnych. Mądre dysponowanie pojazdami to pojęcie względne, które można interpretować na różne sposoby, jednak w ostatnim czasie flotowcy stoją przed nowym wyzwaniem.

Pandemia COVID-19 oraz wojna na Ukrainie spowodowały problemy z łańcuchami dostaw w branży automotive. W efekcie na samochód przyjdzie nam obecnie poczekać nawet kilka miesięcy od złożenia zamówienia. Jest to duże wyzwanie dla biznesu i firm zatrudniających nowe osoby odpowiedzialne za sprzedaż lub serwis, które potrzebują pojazdu, jako narzędzia niezbędnego do pracy.

Usługi telematyczne a planowanie dyspozycji samochodów

W skrajnych sytuacjach kierownik floty musi podjąć działania mające na celu przesunięcie pojazdów od pracowników, którzy nie wykazują palącej potrzeby posiadania auta służbowego, do osób, dla których jest to niezbędne narzędzie pracy. Podstawą takiego procesu powinno być zestawienie informacji obejmujących to, w jaki sposób samochody są eksploatowane (np. ilość kilometrów zrobionych służbowo i prywatnie). System telematyczny umożliwia tworzenie szczegółowych raportów zawierających takie dane.

Zapewnij efektywność pracy

Pamiętajmy, że osoby użytkujące samochody służbowe nie są zawodowymi kierowcami. Są to zazwyczaj handlowcy bądź fachowcy odpowiedzialni za serwis, bądź inny rodzaj usług w szeroko pojętej obsłudze klienta. Głównym ich zadaniem jest sprawna i efektywna sprzedaż bądź wykonanie zadań serwisowych itp. W tym przypadku pojazdy są tylko dodatkowymi narzędziami pracy.

Skuteczne zarządzanie flotą samochodową to szereg procesów, które muszą pogodzić optymalizację kosztów i zapewnianie mobilności wszystkim osobom, które tego potrzebują z nieingerowaniem w zadania służbowe tychże pracowników.

Możemy się również spodziewać zleceń od dyrektorów finansowych, handlowych bądź personalnych. Wykorzystując telematykę do zarządzania flotą samochodową, jesteśmy w stanie tworzyć przydatne dla nich raporty. Telematyka daje pełnie informacje na temat czasu pracy, efektywności wykonywanych zleceń, odwiedzonych punktów (klientów) i stref, w których poruszał się samochód. Umożliwia to efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie, optymalizuje koszty i usprawnia przepływ informacji.

Ustal KPI dla floty samochodowej

Ustalenie konkretnych wskaźników efektywności jest bardzo ważne w zarządzaniu flotą samochodów. Jest to popularne narzędzie stosowane w różnych obszarach biznesu. Bez tego zarządzanie nie będzie miało punktu odniesienia i nie będziemy w stanie zweryfikować naszej skuteczności. KPI dla zarządzania flotą samochodów musi się odnosić do celów i procesów wewnątrz całego przedsiębiorstwa.