Rozwiązania telematyczne we flocie lekkiej – możliwość, czy już konieczność? [Opinia eksperta]

Właściciele flot lekkich coraz chętniej sięgają po rozwiązania telematyczne. W dużej mierze jest to reakcja na zmiany zachodzące na rynku. Ostatnie miesiące przyniosły kierownikom flot wiele wyzwań, z którymi do tej pory nie musieli się mierzyć. Gwałtowny wzrost kosztów utrzymania floty, problem z dostępnością pojazdów, coraz większy nacisk na ekologię czy też potrzeba automatyzacji niektórych procesów to zjawiska, które pchnęły wiele firm w stronę telematyki. Czy da się sprostać tak wyśrubowanym wymaganiom bez systemu telematycznego? W tym artykule znajdziesz odpowiedź na to pytanie.

Koszty utrzymania pojazdów

Szalejącą inflację i problemy z łańcuchami dostaw każdy z nas odczuwa na własnej skórze. Kryzys dotknął również firmy posiadające floty pojazdów, z których na co dzień korzystają przedstawiciele handlowi, serwisanci czy monterzy. Łatwo wyobrazić sobie skalę wzrostu kosztów utrzymania takiej floty, kiedy musimy zatankować i zadbać o stan techniczny kilkudziesięciu lub kilkuset samochodów.

Wzrost cen paliwa

W ciągu ostatniego roku ceny paliwa wzrosły o kilkadziesiąt procent. Tankując samochód prywatny, zapewne zapłacimy kilkadziesiąt złotych więcej, jednak zarządzając flotą, na którą składa się kilkaset pojazdów, wzrost kosztów można liczyć w dziesiątkach tysięcy.

Coraz częściej do zadań kierownika floty należy optymalizacja kosztów. Również tych obejmujących zużycie paliwa. Elektryfikacja bądź gazyfikacja floty to kosztowne przedsięwzięcie, które w czasach kryzysu nie należy do priorytetów inwestycyjnych w przedsiębiorstwach. Trzeba znaleźć inny sposób na redukcję kosztów paliwa.

Na zużycie paliwa bezpośrednio wpływa styl jazdy kierowców. Zatem jednym z najskuteczniejszych działań, jakie możemy podjąć, jest poprawa zachowań naszych pracowników za kierownicą. Telematyka jest do tego doskonałym narzędziem.

Systemy telematyczne a oszczędzanie paliwa

Technologia oceniająca styl jazdy kierowcy wyłapuje każdy jego błąd podczas prowadzenia pojazdu i ocenia przejazdy pod kątem ekonomiki i bezpieczeństwa. Do najbardziej paliwożernych zachowań kierowców należą gwałtowne przyspieszenia i hamowania, przekroczenia prędkości oraz zbędne postoje z włączonym silnikiem. Każdy niepopełniony błąd w tych kategoriach można śmiało traktować jako paliwo, które zostało w baku.

Co więcej, fleet manager ma dostęp do danych obrazujących, jak zmienia się poziom zużycia paliwa we flocie i jakie postępy robią kierowcy w poprawie swojego stylu jazdy.

Z doświadczenia wiemy, że wdrożenie telematyki do zarządzania flotą pojazdów, może zredukować koszty paliwa o kilkanaście procent. Więcej o naszych testowych wdrożeniach technologii analizującej styl jazdy kierowców, przeczytasz TUTAJ i TUTAJ.

Koszty części eksploatacyjnych

Przerwy w łańcuchach dostaw spowodowane pandemią i wojną na Ukrainie odbiły się na branży automotive i cenie oraz dostępności komponentów. Jest to kolejny problem dla zarządców flot lekkich, ponieważ muszą się oni liczyć z wyższymi kosztami wymiany części eksploatacyjnych, takich jak klocki i tarcze hamulcowe.

W tym przypadku również przychodzi z pomocą telematyka i opisane powyżej rozwiązanie. Gwałtowne i nieumiejętne hamowania wpływają na zużycie klocków i tarcz hamulcowych. Eliminując takie zachowania, jesteśmy w stanie wydłużyć żywotność komponentów nawet dwukrotnie.

Koszty ubezpieczenia

W pierwszym kwartale 2022 roku średnie ceny polis ubezpieczeniowych na świecie podrożały o 11 procent. To kolejny wzrost kosztów, z którymi muszą się zmierzyć zarządcy flot lekkich (inflacja nie oszczędza również branży transportowej).

Rozwiązania telematyczne we flocie to również wzrost bezpieczeństwa pracowników i niższa szkodowość pojazdów. W efekcie zyskujemy lepszą pozycję w negocjacjach z ubezpieczycielem. Ubezpieczenia flotowe często są skonstruowane w taki sposób, aby przychylniej traktować firmy posiadające telematykę. Możliwość wynegocjowania atrakcyjniejszych stawek to dla przedsiębiorstwa duża oszczędność, szczególnie jeśli mówimy o flocie liczącej kilkadziesiąt lub kilkaset pojazdów.

Trendy ekologiczne

Ostatnie lata przyniosły coraz mocniejszy nacisk na ochronę środowiska i szeroko pojęty zrównoważony rozwój. Ekologia powoli ewoluuje z trendu do stałego elementu polityki firm w wielu branżach. Transformacja ta dotyka różnych obszarów działalności, nie wyłączając zarządzania flotą pojazdów. Termin “ekologiczna flota” kojarzy się głównie z pojazdami hybrydowymi i elektrycznymi. Wymiana całej floty na tego typu pojazdy, których ekologiczność jest coraz częściej podważana, nie musi być jedynym rozwiązaniem.

Telematyka a redukcja emisji

Emisję szkodliwych związków do atmosfery możemy ograniczyć za pomocą systemów telematycznych do zarządzania flotą pojazdów. W tym przypadku korzyści dla środowiska są niepodważalne.

Dzięki technologii monitorowania stylu jazdy otrzymujemy rzetelne i konkretne informacje na temat ilości zużytego paliwa, a przede wszystkim możemy je realnie obniżyć spalanie. System telematyczny dla floty lekkiej idealnie wpisuje się w definicję zrównoważonego rozwoju. Przynosi korzyści na wielu płaszczyznach (finanse, bezpieczeństwo, automatyzacja procesów), jednocześnie dbając o środowisko.

Systemy telematyczne mają jeszcze jedną ważną cechę. Można śmiało stwierdzić, że w tym przypadku, ochrona środowiska finansuje się sama. Oszczędności wynikające z redukcji zużycia paliwa w całości pokrywają koszty abonamentu oraz zasilają firmowy budżet.

Wizerunek firmy proekologicznej

Jak wynika z raportu „Climate Sentiment Index” firmy doradczej Deloitte, 58% ankietowanych Polaków deklaruje, że wybiera produkty marek, które podejmują działania na rzecz zrównoważonego rozwoju. Oznacza to, że inicjatywa związana z ograniczeniem spalania, może pośrednio wpłynąć na sprzedaż naszych produktów lub usług.

Dostępność pojazdów

Problemy z dostępnością danych komponentów w branży automotive poskutkowały nie tylko wzrostem cen części dla klienta końcowego. Obecnie największym problemem flotowców jest niemal zerowa dostępność pojazdów. W postpandemicznej rzeczywistości, na samochód przyjdzie nam czekać od kilku do kilkunastu miesięcy od momentu złożenia zamówienia.

Rozdysponowanie pojazdów przy pomocy systemu telematyki

Jako że kierownik floty musi dbać o dostępność zasobów mobilnych dla pracowników, taka sytuacja jest dla niego nie lada wyzwaniem. Mimo niesprzyjającej koniunktury wiele firm się rozwija i poszerza kadrę pracowników (np. handlowców czy serwisantów), którzy również potrzebują narzędzi do pracy w postaci samochodów. W warunkach ograniczonej dostępności pojazdów kładzie się większy nacisk na lepsze dysponowanie pojazdami i przesuwanie ich od użytkowników, którzy głównie potrzebują ich do celów prywatnych do użytkowników, dla których samochód jest podstawowym narzędziem pracy.

Przejazdy prywatne i służbowe a monitoring GPS

Rozdysponowanie pojazdów między pracownikami to dla kierownika floty niewdzięczne i trudne zadanie. Zarządzanie flotą w obliczu kryzysu to problem, który można rozwiązać, wyłącznie opierając się na rzetelnych danych.

Takich informacji dostarcza telematyka. Mowa przede wszystkim o analizie czasu pracy kierowców oraz kilometrach przejechanych w celach służbowych i prywatnych. To nie tylko monitoring GPS w czasie rzeczywistym, ale przede wszystkim możliwość generowania raportów jazdy służbowo-prywatnej za określonych okres.

Zestawienia te pozwalają określić, w jaki sposób eksploatowane są pojazdy i w jakim celu pracownik wykorzystuje dany samochód. Na podstawie takich danych kierownik floty może podjąć decyzję o przesunięciu pojazdu do innego pracownika. Wykazanie rzetelnych i konkretnych informacji nie tylko pozwala zoptymalizować zużycie zasobów mobilnych we flocie, ale również stanowi solidny argument w razie sprzeciwu kierowców. Liczby i wymierne wartości powinny być zawsze podstawą komunikacji między fleet managerem a pracownikami.

Automatyzacja procesów i przepływu informacji

Czwarta rewolucja przemysłowa przyniosła ogrom możliwości i rozwiązań dla wszystkich branż. Postęp technologiczny umożliwia zwiększenie wydajności i optymalizację procesów do poziomów, które jeszcze niedawno były nieosiągalne. Duża dostępność innowacyjnych rozwiązań sprawiła, że firmy, które nie dostosowują się do rynku i nie automatyzują swojej pracy, po prostu zostają w tyle. Innowacyjność stała się niezbędna do zdrowej i równej rywalizacji z rozwijającą się konkurencją.

Od monitoringu GPS w czasie rzeczywistym po kontrolę paliwa

Odpowiedzią na współczesne problemy i potrzeby firm zarządzających flotą jest telematyka. Systemy telematyczne oferują wiele możliwości. Rozpocząć należy od tak podstawowych funkcjonalności, jak monitoring GPS pojazdu w czasie rzeczywistym. Rozwiązania telematyczne dostarczają również szereg danych na temat zużycia paliwa, czasu pracy kierowców czy parametrów pracy pojazdu. Na podstawie danych telematycznych można również rozliczyć kilometrówki, z uwzględnieniem dystansu pokonanego w czasie pracy oraz prywatnie.

Co więcej, w wielu przypadkach istnieje możliwość integracji usługi telematycznej z systemem e-TOLL (wiele urządzeń GPS stosowanych w telematyce ma możliwość obsługi wprowadzonego w zeszłym roku systemu płatności).

Nie można zapominać, że systemy telematyki to również tak zaawansowane rozwiązania, jak technologia analizy stylu jazdy, która nie tylko pomaga ograniczyć spalanie we flocie, ale również wpływa na bezpieczeństwo pracowników i ochronę środowiska.

Odciążenie fleet managera

System telematyczny to przede wszystkim narzędzie pracy fleet managera. Zakres obowiązków na tym stanowisku jest obecnie tak szeroki, że telematyka może być jedynym sposobem na to, aby specjalista ds. zasobów mobilnych mógł efektywnie wykorzystać czas pracy.

Oprócz monitorowania samochodów, tego typu rozwiązania pozwalają usprawnić zarządzanie flotą pod względem administracyjnym. Poprzez urządzenia telematyczne, w aplikacji gromadzone są informacje na temat każdego pojazdu i dat przeglądów, ubezpieczenia czy wymiany oleju. Fleet manager nie musi pamiętać o zbliżających się terminach ani prowadzić ewidencji takich danych w Excelu. Aplikacja sama o tym przypomni.

Korzyści dla całego przedsiębiorstwa

Z zaawansowanej aplikacji telematycznej w przedsiębiorstwie korzysta nie tylko fleet manager. System jest przydatny również dla innych działów. Mowa tu m.in. o księgowości, której telematyka pozwala sprawnie rozliczać delegacje.

Z tego typu rozwiązań mogą korzystać również dyrektorzy i kierownicy handlowi, czy też dział HR. Nowoczesny system telematyki pozwala na integrację z innymi aplikacjami, dedykowanymi dla innych obszarów działalności.

Do zadań systemów telematyki należy wspieranie poszczególnych komórek w przedsiębiorstwie oraz wspomaganie przepływu informacji między nimi (oszczędzając masę czasu i pracy).

Telematyka na trudne czasy – opinia eksperta

Czy telematyka jest już koniecznością, z którą musi zmierzyć się już każdy menadżer floty? O wypowiedź poprosiliśmy menadżera ds. rozwoju w Navifleet.

Zarządzanie flotą to nieustanne balansowanie między sytym wilkiem i ocalałą owcą. Z jednej strony celem każdego kierownika floty jest zapewnienianie swoim współpracownikom i zarządowi maksymalnej mobilności, z drugiej jednak należy koszty tej mobilności utrzymywać na najniższym możliwym poziomie. Poszukiwanie oszczędności we flocie to praca na żywym organizmie. Nie wszystko co byśmy chcieli zrobić jest możliwe, a to co możemy zrobić nie zawsze przynosi spektakularne efekty.

Telematyka nie jest już monitoringiem GPS, można powiedzieć że monitoring GPS jest opcją w telematyce. Telematyka dzisiaj sama alarmuje flotowca o wykrytych odstępstwach od norm, analizuje styl jazdy kierowców i uczy właściwych zachowań i automatycznie monitoruje przestrzeganie polityki flotowej przez pracowników. I to wszystko jest możliwe bez śledzenia pracowników. Odpowiadając więc na zadane w tytule pytanie – Telematyka jest możliwością dla każdego, lecz koniecznością dla najlepszych. – mówi Piotr Smoleń, menadżer ds. rozwoju w Navifleet.