Administrowanie flotą pojazdów mechanicznych to dziedzina zarządzania o szerokim spektrum, wymagająca specjalistycznej wiedzy i umiejętności, oraz dostosowania metod zarządzania do specyficznych potrzeb konkretnej branży i struktury organizacyjnej danej firmy. W swojej dotychczasowej przygodzie z zarządzaniem pojazdami miałem szansę pracować we flotach o zróżnicowanych potrzebach, kształtach, oraz zastosowaniach, od ciągników siodłowych po samochody osobowe. W poniższym artykule chciałbym podzielić się moimi spostrzeżeniami wskazując przy tym różnice w sposobie administrowania poszczególnymi parkami samochodowymi.

Różnice w zarządzaniu flotą: osobowe konta ciężarowe

Rola administratora floty

Pracownik obsługujący flotę osobową w większości przypadków zajmuje się nią w sposób kompleksowy. W zakres jego obowiązków wchodzą zarówno zadania administracyjne związane z obsługą dokumentów dotyczących pojazdów (ubezpieczenia, umowy leasingu/CFM, mandaty i pisma itd.), decyzyjne związane ze współuczestniczeniem w negocjacjach dotyczących zakupów pojazdów, telematyki, oraz kreowaniu polityki flotowej, a także techniczne związane z przekazywaniem pojazdów użytkownikom, podejmowaniem decyzji związanych z naprawami, a często również samodzielnym dostarczeniem i odbiorem pojazdów z serwisów. Tego typu zarządca jest osobą, którą charakteryzuje wielozadaniowość i obszerna wiedza ogólna w zakresie eksploatacji pojazdów. W przypadku flot osobowych, specjalista odpowiedzialny za ich obsługę często otrzymuje także inne zadania, niezwiązane bezpośrednio z samochodami, będąc przy tym częścią odrębnego działu w firmie. Wówczas zakres jego obowiązków uzależniony jest od jego umiejscowienia w konkretnym pionie. Na przykład flotowiec będący częścią działu administracji może obsługiwać takie obszary jak zarządzanie nieruchomościami firmowymi pełniąc przy tym rolę kierownika obiektu, lub może zajmować się bardziej ogólnymi zadaniami biurowymi, takimi jak prowadzenie dokumentacji firmowej, organizacja spotkań, zaopatrzenie biura, obsługę administracyjną GSM, czy prowadzenie sprawozdawczości GUS. Z kolei znajdując się w dziale logistyki będzie to chociażby organizacja zewnętrznego transportu, koordynacja dostaw na magazyn, czy też bieżące wsparcie administracyjne magazynu. Duża liczba zadań niezwiązanych z flotą często wynika z jej stosunkowo małej liczebności, w efekcie czego osoba zarządzająca nią dysponuje odpowiednio dużą ilością czasu, pozwalającą wspomóc inne działania przedsiębiorstwa. Zdarza się również, że to właśnie zarządzanie flotą stanowi jedynie ułamek czasu pracy osoby za nią odpowiedzialnej, w wyniku czego obsługiwana jest z doskoku przez pracowników administracji biurowej, lub zarządzanie nią jest podzielone na kilka osób, gdzie każda z nich odpowiada za jej konkretny wycinek.

Praca z taborem ciężarowym kojarzy mi się osobiście z wyższym poziomem specjalizacji w konkretnym obszarze zarządzania flotą. Jest tak, ponieważ liczba operacji związana z obsługą dokumentów, zezwoleń, urządzeń i wielu innych rzeczy w odniesieniu do jednego pojazdu jest naturalnie zdecydowanie większa niż w przypadku osobówek. Należy pamiętać również, że w przypadku pojazdów ciężarowych tabor dzielimy nie tylko na silnikowy jak na przykład ciągniki siodłowe, ale również bezsilnikowy jak chociażby naczepy, co w naturalny sposób zwiększa liczbę jednostek nad którą sprawujemy opiekę.

Na jakie zatem obszary możemy podzielić pracę we flocie w przypadku pojazdów ciężkich?

Obszar administracyjny - obejmujący czynności związane z bieżącą obsługą dokumentacji flotowej: rejestracją pojazdów, obsługą polis ubezpieczeniowych, nadzorem na terminami pojazdów, kompletowaniem teczek pojazdów, zarządzanie bazą danych kierowców, współkreowaniem polityki flotowej, współpracą z organami ITD.
Obszar rozliczeniowy - rozliczanie delegacji i czasu pracy kierowcy, obsługę umów leasingu pod kątem rozliczeniowym, obsługę kart paliwowych, rozliczanie faktur kosztowych i weryfikacja opłat dotyczących pojazdów, rozliczanie podatków od środków transportowych.
Obszar techniczny - czyli obsługa wszystkich spraw bezpośrednio związanych fizycznie z pojazdami na przykład obsługa awarii, współpraca z warsztatami mechanicznymi w zakresie wykonywania napraw i wyborze części, zamawianie akcesoriów i elementów mocowania ładunku, przekazywanie i odbieranie pojazdów od kierowców, kontrola stanu technicznego, opieka nad magazynem materiałów eksploatacyjnych, nadzór nad wewnętrznym zbiornikiem paliwa.
Obszar decyzyjny - zawierający wszystkie czynności związane z negocjacjami dotyczącymi umów ubezpieczeniowych, dostawców kart paliwowych i telematyki. Obszar ten odpowiedzialny jest również, za analizę rynku i podejmowanie decyzji odnośnie inwestycji w nowe zestawy pojazdów w oparciu o zmienne potrzeby przewozowe klientów. W mniejszych firmach za wszystkie te kwestie odpowiada często właściciel firmy, który nie angażuje do negocjacji pracowników operacyjnych floty, lecz sam podejmuje decyzje o tym, jakie pojazdy kupić i w jakiej formie je finansować.

Powyżej przedstawiony został bardzo ogólny podział. Jego kształt w poszczególnych firmach jest uzależniony od wielkości floty i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Im większa flota i bardziej rozbudowana struktura, tym bardziej specjalistyczny podział obowiązków wśród pracowników zajmujących się parkiem samochodowym. Warto dodać, że powyżej wymienione zagadnienia to jedynie najistotniejsze punkty.

Zdarza się, że pracownicy flot ciężarowych poza obowiązkami związanymi bezpośrednio z pojazdami wykonują też inne zadania lecz sądzę, że występuje to relatywnie rzadziej i jest ich mniej niż w przypadku flot osobowych.

Telematyka i jej wykorzystanie

Floty osobowe i ciężarowe różnią się znacząco pod względem potrzeb technologicznych w kontekście telematyki, co wynika z odmiennych uwarunkowań technicznych, a także ich przeznaczenia w przedsiębiorstwie.

Główne potrzeby telematyki w kontekście flot osobowych poza pozycjonowaniem polegają na wsparciu działań administracyjnych takich jak identyfikacja kierowcy, czy też oznaczanie rodzaju przejazdu prywatna/służbowa. Systemy do zarządzania flotami lekkimi często korzystają z funkcji gier i rywalizacji między pracownikami, co pozwala na wspólną integrację między nimi a także poprawę ich umiejętności jazdy. Często pojawia się też kwestia doboru metody montażu urządzeń w pojazdach. Rozważane są dwa podejścia: szybki i prosty montaż do portu OBD lub bezpośrednie podłączenie wraz z wpięciem do magistrali CAN.

W przypadku pojazdów ciężarowych nie musimy się zastanawiać w jaki sposób identyfikować kierowcę. Systemy połączone są bezpośrednio z tachografem a co za tym idzie identyfikacja prowadzącego pojazd odbywa się za pomocą karty kierowcy. Dzięki połączeniu urządzeń telemetrycznych z tachografem systemy są w stanie realizować potrzeby operacyjne firmy w zakresie realizowania zleceń przewozowych. Mogą być to takie moduły jak: narzędzie do planowania tras, system analizujący dostępny czas pracy kierowcy, funkcja zdalnego odczytu danych z tachografu (pliki DDD), czy też zaawansowane systemy wspierające przesyłanie zleceń transportowych do prowadzącego pojazd, poprawiające komunikację na linii dyspozytor-kierowca. Rzadziej występują również grywalizacje związane z eco-drivingiem, oraz z oczywistych względów nie trzeba identyfikować przejazdów prywatnych.

Szukając części wspólnej między obiema flotami warto wspomnieć o funkcjach pozwalających na analizę zużycia paliwa, import faktur, moduły do prowadzenia terminów, szkód, ewidencji kosztów czy też opcje związane z punktami POI i geostrefami.

Szkolenie kierowców

W kontekście szkolenia pracowników znajdziemy na pewno część wspólną dla obu flot, jednak wystąpią również pewne elementy charakterystyczne dla poszczególnych grup. Chociażby w kontekście poprawy ekonomicznej jazdy popularną formą nauki w przypadku samochodów osobowych są szkolenia organizowane w ruchu miejskim, lub na torze zbierając przy tym większe grono osób podlegających szkoleniu. Firma musi zatem zorganizować to wydarzenie w odpowiednim miejscu i czasie, tak aby nie zakłócić przy tym bieżących zobowiązań w stosunku do klientów absorbując przy tym znaczną liczbę pracowników w jednym dniu. Szkolenie jest najczęściej prowadzone przez zewnętrznego specjalistę który prowadzi zajęcia dla całej grupy.

W przypadku pojazdów ciężarowych dość popularną praktyką jest parowanie kierowców słabszych (na przykład pod kątem zużycia paliwa) z lepszymi, którzy pełnią funkcję trenera, za którą otrzymają dodatek do wynagrodzenia. Nie wywraca to zatem bieżących planów do góry nogami (o ile firma korzysta z podwójnej obsady kierowców), a zadaniem flotowca jest bieżąca analiza, czy tego typu działania przyniosą pożądane efekty. Popularną praktyką jest również organizacja szkoleń z zakresu wykorzystania systemów wspomagających jazdę prowadzonych przez dealera danej marki w momencie odbioru od niego nowych pojazdów. Wówczas kierowcy którzy przyjechali na odbiór ciężarówek mają szansę zapoznać się z nowinkami technologicznymi danej marki dzięki kilkugodzinnemu szkoleniu teoretycznemu a czasem również praktycznemu co raczej nie występuje w przypadku odbiorów nowych pojazdów osobowych.

Natomiast w przypadku wewnętrznych szkoleń wstępnych organizowanych przez firmę odnajdziemy już wspólny mianownik. W jednym i drugim przypadku należy zaznajomić pracownika z taborem funkcjonującym w firmie, przedstawić zasady jego serwisowania, pokazać systemy i aplikacje jakie wykorzystuje firma w kontekście prowadzenia pojazdów, a także zaznajomić nowego kierowcę z założeniami polityki flotowej i jego obowiązkami w tym zakresie.

Współpraca z użytkownikami pojazdów

Współpraca na linii fleet manager - kierowca często różni się pod kątem porównywanych flot.

W branży transportowej obecnie dużą grupę kierowców stanowią pracownicy zagraniczni, w szczególności pochodzący ze wschodniej Europy. Z uwagi na to komunikacja nie należy do łatwych elementów biorąc pod uwagę, że ci kierowcy często nie mówią dobrze po polsku a flotowcy na przykład po ukraińsku. Potencjalne problemy w komunikacji mogą utrudniać efektywną pracę zarządcy floty, zarówno w przypadku komunikacji wewnątrz firmy z kierowcą, jak i w kontaktach kierowcy z podmiotami zewnętrznymi. Przykładowo, zdarzało się, że kierowca miał problem komunikacyjny podczas przyjazdu na rozładunek do klienta, i nie był w stanie porozumieć się z tamtejszym pracownikiem w sprawie rozwiązania problemu, co sprawiało, że to ja musiałem rozwiązywać te często proste sprawy, które absorbowały moją uwagę i odrywały mnie od innych zadań. Jednak, jeśli nie występuje bariera komunikacyjna to współpraca odnośnie eksploatacji pojazdu może przebiegać sprawnie, ponieważ kierowca doskonale zna się na eksploatacji pojazdu. Dzięki doświadczeniu, często potrafi samodzielnie rozwiązywać drobne problemy i wykonywać doraźne naprawy. Pozwala to uniknąć konieczności wzywania assistance i w minimalnym stopniu angażuje pracownika floty (zgłaszając mu jedynie fakt wystąpienia usterki i sposobu jej rozwiązania, tak aby wiedzieć co sprawdzić po zjeździe pojazdu na bazę).

Z drugiej strony, w przypadku pracowników dysponujących pojazdami osobowymi, komunikacja jest znacznie łatwiejsza, ponieważ zazwyczaj są to pracownicy z Polski lub ludzie których stanowisko wymaga dobrej znajomości naszego języka. Jednak warto zwrócić uwagę, że w przeciwieństwie do kierowców zawodowych, są to zazwyczaj osoby posiadające najczęściej podstawową wiedzę z zakresu eksploatacji pojazdów i pomimo przeszkolenia wstępnego dzwonią z pytaniami dotyczącymi spraw, które dla flotowca są łatwe i oczywiste, ale niekoniecznie są takie dla użytkowników. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik dzwoni, nie wiedząc, co zrobić w przypadku zapalenia się kontrolki informacyjnej na desce rozdzielczej (np. dolej ad-blue), lub często nie są w stanie dokładnie opisać usterki w swoim pojeździe. Tego typu sprawy są zazwyczaj łatwe do rozwiązania, lecz również wymagają poświęcenia czasu i chwilowego odejścia od aktualnych czynności.

Opisując powyższy punkt nie miałem zamiaru nikogo szufladkować a jedynie wskazać pewne powtarzające się schematy w poszczególnych typach flot. Jakość komunikacji zależy od obu stron i również w tym elemencie pracownicy obsługujący floty powinni nad sobą pracować.

Przejście między branżami

Przejście z zarządzania flotą transportu ciężkiego do prowadzenia floty pojazdów osobowych wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Dla flotowca, który zmienia obszar właśnie w tę stronę kluczowe będzie dostosowanie się do szeregu nowych zadań, które mogą być niezwiązane bezpośrednio z zarządzaniem pojazdami. Rozważając zmianę warto dokładnie sprawdzić i zweryfikować faktyczny zakres obowiązków i zastanowić się czy ewentualne zadania poboczne będą odpowiadać naszemu kierunkowi rozwoju zawodowego. Jednak w kontekście samej floty aklimatyzacja związana z przejściem na codzienną pracę z pojazdami osobowymi, mimo że wymaga pewnych dostosowań, nie powinna sprawiać większych problemów.

Z kolei w odwrotnej sytuacji, w przypadku przechodzenia z zarządzania flotą pojazdów osobowych do administrowania flotą transportu ciężkiego, warto mieć na uwadze, że pojawią się zagadnienia, które do tej pory nie występowały przy lżejszych samochodach. Jeżeli flotowiec samemu nie interesował się wcześniej tego typu taborem, nie miał możliwości posiąść specjalistycznej wiedzy w dotychczasowej pracy. Przejście w tym kierunku na pewno znacznie poszerzy horyzonty fleet managera, lecz sposób i metody pracy będą wymagały dłuższej adaptacji niż byłoby to w odwrotnym przypadku.

Podsumowanie

To, że mechanizmy zarządzania są nieco inne widać na pierwszy rzut oka. Zarówno jedna jak i druga branża niesie ze sobą szereg wyzwań specyficznych właśnie dla niej. Z uwagi na to jednoznaczny wybór, która z nich jest bardziej skomplikowana w kontekście zarządzania nie ma większego sensu. Warto również zwrócić uwagę, że powyższy artykuł wziął pod uwagę jedynie ogólne porównania dotyczące floty w kontekście firmy transportowej, oraz floty handlowej. Istnieje szereg innych modeli, chociażby floty wykorzystujące pojazdy specjalne, które charakteryzują odmienne wyzwania i potrzeby technologiczne. Osobiście uważam, że praca w tym zawodzie jest fascynująca właśnie ze względu na tak dużą różnorodność i odmienność między branżami.