Przygotowanie do wydania samochodu zabiera Ci za dużo czasu? Sprawdź jak tego uniknąć.

Konieczność pracy z biura, pamiętanie o wydrukowaniu wszystkich potrzebnych dokumentów, frustracja przy ręcznym wypełnianiu tych samych danych oraz żmudne poszukiwania ostatniego przekazania. To tylko kilka zadań, które potrafią zająć godziny przy przygotowaniu dokumentów do wydania pojazdu.

Zobacz jak może wyglądać Twoje przygotowanie do wydania pojazdu z aplikacją Navifleet Manager.

Przygotowanie do wydania w aplikacji Navifleet Manager

1. Założenie konta

Jeśli jeszcze nie masz konta, wystarczy, że wejdziesz na stronę navifleet.pl, z poziomu menu wybierzesz produkt Navifleet Manager i klikniesz w przycisk rejestracji, aby rozpocząć proces zakładania konta.

Krok po kroku, uzupełniając dane, założysz swoje konto i dodasz swój pierwszy pojazd.

2. Przygotowanie dokumentów

Proces przygotowania się do wydania zaczyna się od tego, że musisz przygotować niezbędne dokumenty do wydrukowania, takie jak protokół przekazania pojazdu, instrukcja obsługi pojazdu, umowa powierzenia pojazdu lub umowa najmu pojazdu, a nawet tabela opłat i prowizji za spowodowane uszkodzenia.

W aplikacji Navifleet Manager sam wzór protokołu jest już wgrany i nic nie musisz robić.

Kolejne niezbędne dokumenty dodajesz w aplikacji tylko raz, oznaczając, które muszą zostać podpisane. Przy każdym przekazaniu pojazdu od razu zostaną one załączone do protokołu, użytkownik pojazdu będzie mógł się z nimi od razu zapoznać, a Ty masz pewność, że o niczym nie zapomnisz. Jeśli masz we flocie wiele spółek, to do każdej spółki możesz wgrać osobne wzory.

Na początku zaznacz, że podpisanie dokumentu jest wymagane przy wydaniu pojazdu, a następnie wskaż, przez kogo. Przy każdym wydaniu pojazdu będziemy na podstawie tego szablonu generować wypełniony odpowiednimi danymi dokument PDF, gotowy do podpisania. Jeśli oznaczysz dokument jako niewymagany do podpisu, to użytkownik pojazdu wciąż będzie miał do niego dostęp, ale nie będzie musiał go podpisywać przy wydaniu pojazdu.

Szablon dokumentu wymaganego do podpisu przy wydaniu pojazdu to zwykły plik tekstowy w formacie *.docx. Jedyne, o czym musisz pamiętać, to umieszczenie w jego treści tzw. zmiennych, które będą przy każdym wydaniu automatycznie zastępowane danymi.

Na naszej stronie opisaliśmy cały proces wgrania dokumentu, gdzie znajdziesz również wzór przykładowej umowy powierzenia pojazdu i zobaczysz, jak jest skonstruowany!

3. Sprawdzenie stanu pojazdu

Kolejną rzeczą przy przygotowaniu do wydania jest sprawdzenie ostatnich znanych szkód. Zwykle prosisz o zdjęcia kierowcę lub idziesz na parking samemu zrobić zdjęcia pojazdu, spisujesz szkody, potem wracasz do biura, wrzucasz zdjęcia na dysk, do folderu z każdym autem osobno. Na koniec w Excelu, w arkuszu ze szkodami przy danym samochodzie patrzysz, jakie szkody masz już uzupełnione, a jak są jakieś nowe szkody, to je dodajesz. Średnio zajmuje to pewnie z 30-40 minut na jeden pojazd.

W aplikacji Navifleet Manager wystarczy rozpocząć w aplikacji mobilnej “Wydanie lub zdanie pojazdu”, a aplikacja pokaże dodane szkody.

I tyle! Z aplikacją Navifleet Manager nie musisz sprawdzać szkód ani nie musisz szukać danych pojazdu, po prostu wyciągasz telefon i rozpoczynasz proces tworzenia protokołu, a wszystkie szkody już tam są i automatycznie naniosą się na protokół.

Opcjonalnie, jeśli masz czas, to w module “Moja flota”, na liście wszystkich pojazdów znajdziesz ten, który chcesz wydać. Gdy wejdziesz w ten pojazd, zobaczysz wszystkie informacje o pojeździe wraz z ostatnim protokołem, na którym znajdziesz również zdjęcia z ostatniego wydania lub zdania pojazdu.

4. Wydanie pojazdu

I gotowe. Sam protokół zrobisz z poziomu aplikacji mobilnej. Wszystkie dane pojazdu i kierowcy wypełnią się automatycznie. Również dokumenty, które wgrałeś, będą dostępne dla Ciebie i kierowcy podczas wydania. Wszystko masz pod ręką, gdziekolwiek jesteś z dostępem do internetu - nie musisz być w biurze.

Dodatkowo wszystkie dane, które wypełnisz podczas przekazania, zostaną automatycznie zaktualizowane w systemie, a Ty nie będziesz musiał drugi raz przepisywać danych do Excela i nie będziesz musiał wgrywać zdjęć na dysk.

Podsumowanie

Navifleet Manager sprawia, że tworzenie dokumentacji wydania pojazdu jest szybkie i łatwe dając Ci zdalny dostęp do danych i dokumentów oraz możliwość elektronicznego tworzenia protokołów.

Dzięki Navifleet Manager, możesz dodawać dowolne dokumenty i tworzyć listę tych wymaganych do podpisania przy przekazaniu pojazdu. Możesz dodawać i zarządzać listą wyposażenia do sprawdzenia w każdym pojeździe, aby upewnić się, że za każdym razem zweryfikujesz nie tylko stan techniczny, ale również wyposażenie pojazdu.

W Navifleet Manager znajdziesz całą poprzednią dokumentację zdjęciową szkód interesującego Cię pojazdu, dzięki czemu łatwo porównasz poprzedni stan pojazdu z tym aktualnym przed przekazaniem.

Tworząc protokół wydania pojazdu, aplikacja Navifleet Manager automatycznie uzupełni w Twoich dokumentach potrzebne dane, czy to spółki, pojazdu, czy kierowcy. Przygotujesz potrzebny protokół bez wizyty w biurze i nie musisz niczego drukować.

Dzięki elektronicznym podpisom na protokołach zakończysz cały proces wydania pojazdu i możesz zapomnieć o szukaniu działającego długopisu przed umówionym spotkaniem.

Po przekazaniu pojazdu każdy z dokumentów znajdziesz w aplikacji Navifleet Manager, a kierowca otrzyma wszystkie podpisane przez niego dokumenty na swoją skrzynkę mailową, eliminując jakiekolwiek nieporozumienia.

Navifleet Manager pomaga w obniżeniu kosztów i automatyzacji procesów, zwiększając efektywność zarządzania flotą.

Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny już dziś, aby zobaczyć, jak Navifleet Manager może pomóc Ci zminimalizować papierkową pracę i uprościć wydania pojazdów.