Protokół przekazania pojazdu: jak zrobisz to lepiej z Modułem e-Protokoły?

Wiemy, że wielu flotowców cierpi na chroniczny brak czasu - kolejne dokumenty w Excelu czekają na uzupełnienie, a telefon już brzęczy z następnym niespodziewanym połączeniem.

Jeśli nie możesz sobie pozwolić na przeczytanie całego artykułu, tu znajdziesz najważniejsze informacje w pigułce.

Moduł e-Protokoły:

• pozwala na usystematyzowanie tworzenia protokołów przekazania pojazdów we flocie samochodów,
• działa w modelu subskrypcyjnym co pozwala Ci uniknąć długoterminowych umów; anulujesz kiedy chcesz z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia,
• przechowuje historię dodanych pojazdów, łącznie z udokumentowanymi szkodami czy fakturami do opłacenia,
• kosztuje 7 zł netto miesięcznie za każdy dodany pojazd,
• jest dostępny w aplikacji mobilnej i webowej,
• wprowadzi do Twojej pracy maksimum organizacji dzięki najważniejszym danym dotyczącym Twoich pojazdów zebranym w jednym miejscu.

Przykładowy protokół wygenerowany przez Moduł e-Protokoły znajdziesz tutaj.

Moduł e-Protokoły: czyli jak usystematyzować przekazanie pojazdu?

Jak dzięki jednemu systemowi możesz na zawsze pożegnać się z Excelem, dać odpocząć Twojemu służbowemu telefonowi od ciągłych połączeń i wprowadzić spokój i organizację w miejsce chaosu?

Dwa słowa. Moduł e-Protokoły.

Dobrze, może trochę przesadziliśmy z pożegnaniem się z Excelem na zawsze.

Mimo braku konieczności uzupełniania protokołów zdawczo/odbiorczych czy faktur, jako fleet manager na pewno będziesz w mniejszym czy większym stopniu nadal miał styczność z Excelem.

Ale, to nie o Excelu jest ten artykuł, a o systematyzacji przekazywania pojazdów i tworzenia protokołów. Co jest szczególnie ważne kiedy tych pojazdów mamy do oddania nawet kilkadziesiąt.

Moduł e-Protokoły powstał właśnie po to, żeby usprawnić pracę fleet managerów. Chcemy, żebyś mógł poświęcać swój czas na rzeczy ważne — nie na ciągłe gaszenie pożarów.

Dzięki temu modułowi zyskujesz pełną świadomość na temat stanu pojazdów w Twojej flocie, bez większego wysiłku. Wystarczy zalogować się do aplikacji.

Czym jest Moduł e-Protokoły?

Moduł e-Protokoły to jeden system, w którym możesz nie tylko w łatwy sposób generować protokoły przekazania pojazdu, ale masz też bezpośredni dostęp do najważniejszych informacji w pracy fleet managera.

Moduł e-Protokoły daje Ci dostęp do: rejestru pojazdów, wygenerowanych protokołów, rejestru szkód, dokumentacji zdjęciowej, historii pojazdów, ważnych dat, czy faktur.

Jest on częścią systemu Navifleet Manager, który składa się z trzech modułów: Moduł e-Protokoły, Moduł e-Dokumenty i Moja Flota.

Jak to działa?

Konkrety. Jak to działa?

System Navifleet Manager jest dostępny w ramach aplikacji webowej i aplikacji mobilnej działającej w systemie SaaS, czyli Software as a Service.

SaaS możemy porównać do subskrypcji, takiej jak Netflix, Amazon Prime, czy Spotify.

Płacisz miesięcznie, a w zamian masz dostęp do aplikacji webowej i mobilnej dzięki którym możesz w łatwy sposób zarządzać swoją flotą, w tym korzystać z modułu e-Protokoły.

Dzięki temu unikasz długoterminowych umów i niepotrzebnych zobowiązań. Swoją subskrypcję możesz anulować z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Ile będzie Cię to kosztowało?

Moduł e-Protokoły będzie Cię kosztował 7 zł netto miesięcznie za każdy dodany pojazd.

Przykład: załóżmy że masz w swojej flocie 55 pojazdów → koszt miesięczny modułu e-Protokoły to 385 zł netto każdego miesiąca.

Przekazanie pojazdu z Modułem e-Protokoły i bez niego

Teraz pokażemy Ci dokładnie jak działa Moduł e-Protokoły i jak konkretnie może usprawnić Twoją pracę w zarządzaniu flotą samochodów na przykładzie zdawania wielu pojazdów jednego dnia.

Praca bez Modułu e-Protokoły

W tym scenariuszu, wyobraź sobie swój typowy dzień w pracy jako Fleet Manager. Jesteś uzbrojony w Excela, telefon służbowy i laptopa.

Spółka w której pracujesz posiada ponad 50 samochodów, którymi Ty zarządzasz. W przykładowym dniu, 10 użytkowników owych samochodów będzie zdawało swoje pojazdy na miejscu, a 25 oddawało je do wypożyczalni.

Podczas gdy Ty zajmujesz się swoją pracą i upewniasz się, że wszystko działa jak należy, Twoi pracownicy kolejno zdają samochody, wypełniając przy tym protokoły.

Kolejno podchodzą do samochodów i wykonują zdjęcia do dokumentacji; jeden pracownik wykona zdjęcia auta jedynie z zewnątrz, drugi zrobi to bardziej szczegółowo, trzeci o zdjęciach całkowicie zapomni.

Następnie, zaznaczają na papierze ewentualne szkody, opisując brakujące elementy lub inne nieprawidłowości.

Po wszystkim, zdjęcia trafiają na Twojego Whatsappa, a wypisane kartki na Twoje biurko. Nad kilkoma wpisami musisz pogłówkować, koniec końców, każdy może inaczej sobie wyobrazić rysę na karoserii.

Rozszyfrowawszy wszystkie wpisy, dzielnie uzupełniasz kolumny w Excelu i dodajesz do nich dokumentację zdjęciową. Mniej lub bardziej szczegółową.

W tak zwanym między czasie, otrzymałeś pokaźny stos faktur, które powinieneś przekazać działowi księgowemu do dekretacji, a następnie udać się z nimi do działu finansowego.

Już wstajesz z biura, żeby odhaczyć chociaż jedno zadanie z niekończącej się listy, gdy nagle słyszysz, że Twój telefon zaczyna dzwonić. Który to już raz dzisiaj? Sam nie pamiętasz, ale odbierasz, przecież może stało się coś ważnego!

Odbierasz i okazuje się, że jeden z kierowców nie przeczytał tak starannie przez Ciebie przygotowanej dokumentacji flotowej i podczas kontroli jednego z pojazdów, nie ma pojęcia gdzie znaleźć dowód rejestracyjny.

Spokojnie tłumaczysz kierowcy, że znajdzie dowód rejestracyjny w kieszonce słoneczka. Rozłączasz połączenie i siadasz z powrotem za biurkiem.

Czekaj, czym miałeś się teraz zająć?

Ach… no tak, Excelem.

Praca z Modułem e-Protokoły

Wyobraźmy sobie taki sam dzień, z tą różnicą, że teraz zarówno Twoi kierowcy jak i Ty macie dostęp do aplikacji Navifleet Manager z Modułem e-Protokoły.

Siadasz do biurka z poranną kawą i logujesz się do aplikacji webowej, a Twoi kierowcy rozpoczynają proces przekazania pojazdów, a więc logują się do aplikacji mobilnej.

Każdy z nich przechodzi przez ten sam proces zdawczy dzięki instrukcjom podanym w aplikacji.

Krok 1: stan nadwozia

Po oględzinach pojazdu, kierowca zaznacza ewentualne szkody w Module e-Protokoły. Jeżeli natrafił na uszkodzone lusterko, wybiera lusterko z przykładowego modelu pojazdu w aplikacji i zaznacza szkodę.

Całość uzupełniona jest zdjęciem, do którego wykonania kierowca zostanie przez aplikację zachęcony. Nie będzie żadnych niedomówień co do wielkości rysy czy jakichkolwiek innych uszkodzeń.

Krok 2: stan wnętrza pojazdu

Przechodząc do następnego kroku, kierowca uzupełnia dane dotyczące wnętrza pojazdu, wykonuje zdjęcia i zaznacza ewentualne szkody czy uwagi.

Jednemu z kierowców świeci kontrolka ABS, a innemu samochód każe zwrócić uwagę na przepaloną żarówkę — wszystko to z łatwością wprowadzane jest do aplikacji po wybraniu odpowiedniego pola.

Inne dane, które kierowcy mogą uzupełnić w tym miejscu to np. stan licznika czy aktualny poziom paliwa.

Krok 3: lista wyposażenia

W kolejnym kroku, kierowca tworzy listę wyposażenia, które zwraca razem z wydanym pojazdem.

Gaśnica, trójkąt, telefon służbowy, kamizelka, apteczka, czy zapasowe koło — wszystko to można z łatwością wybrać z przygotowanej przez aplikację listy, ale też dodać niestandardowe przedmioty wpisując ręcznie ich nazwę.

Krok 4: protokół i podpis

W ostatnim kroku, kierowca przegląda przygotowany z poprzednich kroków protokół i jeżeli wszystkie informacje się zgadzają, zatwierdza go.

Całość okraszona jest podpisem elektronicznym wykonanym bezpośrednio w aplikacji.

I gotowe — wygenerowany protokół znajduje się już w aplikacji, co mogłeś zauważyć dopijając swoją kawę i zajmując się optymalizacją pracy swojej floty zamiast odbieraniem kolejnych telefonów.

Właśnie, telefony. Gdzie one się podziały?

Otóż, kierowcy nie tylko wiedzą jak przygotowywać protokoły (są przeprowadzani przez kolejne kroki przez aplikację), ale też mają dostęp do wszystkich ważnych dokumentów, takich jak skan polisy ubezpieczeniowej czy dowodu rejestracyjnego, bezpośrednio w aplikacji.

Co znacząco wpłynie na ilość wykonywanych do Ciebie telefonów.

Przegląd dostępnych funkcjonalności

Obecnie, Moduł e-Protokoły dostarczy Ci 3 funkcjonalności: kontrolę stanu każdego pojazdu, elektroniczne podpisy protokołów oraz listy wyposażenia pojazdów.

Kontrola stanu pojazdu

Zdjęcia wyrażają więcej niż tysiąc słów, a Moduł e-Protokoły dobrze o tym wie. Podczas tworzenia protokołów, kierowcy dodają zdjęcia szkód i wyposażenia, tak aby cała dokumentacja była pełna i przejrzysta dla obu stron.

Co ważne, dodane zdjęcia zostaną zapisane na koncie Twojej floty, więc przy kolejnym przekazaniu pojazdu, możesz z łatwością do nich wrócić i porównać stan każdego z samochodów.

Elektroniczne podpisy protokołów

Każdy wygenerowany protokół zostanie elektronicznie podpisany przez osobę wykonującą proces zdawczy.

Wystarczy wyrysować palcem swoje imię i nazwisko na ekranie telefonu lub tabletu. Wyrysowany podpis jest wiążący i stanowi swoiste zabezpieczenie całego procesu, upewniając Cię, że złożony dokument jest oficjalny i w przypadku jakichkolwiek sporów lub nieporozumień, stanowi dowód rzeczowy.

Lista wyposażenia pojazdu

Lista wyposażenia pojazdu to funkcjonalność, która pozwoli Ci na kontrolowanie całego wyposażenia każdego z pojazdów w Twojej flocie.

Możesz wybierać elementy pojazdu, dokumenty, lub inne z gotowej listy przygotowanej przez Navifleet, a także wprowadzać swoje własne elementy do listy.

Plany na przyszłość

Bazując na doświadczeniu ponad 100 ekspertów w dziedzinie zarządzania flotów samochodów, zdajemy sobie sprawę z tego, że Moduł e-Protokoły można rozbudować o kolejne wartościowe funkcjonalności.

W następnej kolejności, do Modułu e-Protokoły dodamy m.in:

• szablony protokołów, tak abyś sam mógł określać z jakich elementów powinien składać się Twój protokół i w pełni dopasować aplikację pod potrzeby Twojej floty,
• raportowanie stanu pojazdów poza protokołami, co pozwoli na jeszcze łatwiejsze kontrolowanie pojazdów,
• czy też zarządzanie zgłoszonymi szkodami, łącznie ze statusem ich likwidacji czy kosztami, co pozwoli na optymalizację kosztów i usprawnienie Twojej pracy.

Nowych funkcjonalności możesz się spodziewać już w czerwcu, 2024 roku.

Ale co właściwie z tego masz: czyli jakie są korzyści?

Podsumowując to co najważniejsze, czyli jak Moduł e-Protokoły usprawni Twoją pracę flotowca?

Przede wszystkim pozwoli Ci on zoptymalizować procesy do maksimum. W jaki sposób? Dzięki zmniejszonej liczbie niepotrzebnych telefonów od kierowców i usystematyzowanej procedurze składania protokołów, możesz wykorzystać cały zaoszczędzony czas na rzeczy ważniejsze niż gaszenie pożarów dnia codziennego.

Dodatkowo, automatycznie zapisywana historia wszystkich dodanych pojazdów pozwoli Ci w łatwy sposób wrócić do najważniejszych informacji. Nie będziesz musiał przeglądać już dziesiątek różnych plików lub folderów zapisanych na Twoim dysku pod różnymi nazwami.

Wprowadzisz organizację w miejsce chaosu dzięki łatwo dostępnej dokumentacji zdjęciowej z każdego wygenerowanego protokołu, sprawdzisz kiedy nadchodzi następny przegląd lub czy nie zbliża się data oddania samochodu do CFM.

Zapraszamy do kontaktu

Zamiast gubić się w otchłani Excela czy dysku Google, zajmij się tym co pozwoli Ci prawdziwie zoptymalizować pracę Twojej floty z Modułem e-Protokoły.

Załóż darmowe konto i sam przekonaj się jak łatwe może być generowanie protokołów przekazania pojazdów we flocie. Przetestuj aplikację całkowicie za darmo przez 7 dni.