Pozbądź się papierologii dzięki modułowi e-Protokoły w aplikacji Navifleet Manager

Jeśli zarządzasz flotą na co dzień, to wiesz, jak skomplikowane i czasochłonne jest przekazywanie oraz odbieranie pojazdów przy użyciu tradycyjnej dokumentacji. Żmudne wypełnianie i drukowanie kolejnych kartek papieru, segregatory pełne protokołów, umów i regulaminów - brzmi znajomo? W tym artykule pokażemy Ci, jak e-protokoły Navifleet zmieniają zasady gry.  Dowiesz się, jak dzięki cyfryzacji możesz zyskać pełną kontrolę nad protokołami wydań i zwrotów pojazdów, niezależnie od tego, gdzie jesteś (także poza biurem) oraz zaoszczędzić czas, eliminując powtarzalną pracę i stosy papierów.

Co to są e-protokoły i dlaczego warto ich używać?

‍
E-protokoły to cyfrowe dokumenty zastępujące te tradycyjne, papierowe protokoły przekazania pojazdu. Zrezygnujesz z drukowania, ręcznego wypełniania i skanowania podpisanych protokołów, ponieważ cały dokument wraz ze zdjęciami uszkodzeń wygeneruje aplikacja na Twoim smartfonie.
Oznacza to, że nie musisz szukać poprzednich protokołów i uzupełniać danych pojazdu, spisu wyposażenia i listy uszkodzeń. Dzięki temu oszczędzasz bardzo dużo czasu i eliminujesz ryzyko popełnienia błędów.

Zobacz przykładowy protokół

‍
Oprócz tego z perspektywy ESG e-protokoły mają istotne znaczenie: wydania pojazdów przy użyciu tradycyjnej, drukowanej dokumentacji, generują setki stron rocznie, co wiąże się z zużyciem papieru i energii. Już przy 10 wydaniach miesięcznie, można zaoszczędzić dwie ryzy papieru rocznie (zakładając, że komplet dokumentów z wydania pojazdu to 10 kartek) , co znacznie ogranicza ślad węglowy twojej floty.

Proces cyfrowego wypełniania dokumentów mogą przeprowadzić zarówno osoba odpowiedzialna za flotę, kierownik oddziału, jak i sam kierowca. Wystarczy, że wypełnią stan uszkodzeń, spis wyposażenia, dodadzą zdjęcia i opiszą stan techniczny pojazdu. Każdej z tych osób możesz nadać określone uprawnienia i ograniczenia, które sprawiają, że proces dokumentowania stanu pojazdu jest dokładny, ustandaryzowany, a jednocześnie szybki i intuicyjny. Przykładowo kierowca, w przeciwieństwie do innych ról w systemie, musi za każdym razem zrobić aktualne zdjęcia pojazdu i nie może wybierać ich z galerii telefonu.
Zatwierdzony protokół trafia natychmiast do chmury, a kopia automatycznie jest wysyłana do kierowcy – bez konieczności korzystania z drukarki.

Standaryzacja procesu i zwiększona odporność na ludzkie błędy

‍
W tradycyjnych procesach wydanie i zwrot pojazdu zajmuje sporo czasu. Trzeba uzbroić się w papierowy protokół, piszący długopis i telefon, aby przeprowadzić wydanie czy zwrot pojazdu. Dobrze wiemy, że to jeszcze nie koniec tego złożonego procesu. Następnie dokumenty należy zeskanować, by mieć je w wersji cyfrowej, zgrać zdjęcia, opisać je w odpowiedni sposób oraz umieścić w folderze z pojazdem na dysku twardym komputera lub w chmurze. Musisz też pamiętać, aby uzupełnić ewidencję szkód i historię użytkowania w Excelu. Naprawdę podziwiamy, że jesteś w stanie o wszystkim pamiętać i później odnaleźć odpowiednie dokumenty w razie potrzeby.

‍
A gdyby tak mieć wszystko w jednej aplikacji, bez tej żmudnej pracy i sterty papierów?  Bez obaw, że akurat skończy się tusz w drukarce lub że auto trzeba wydać lub przyjąć gdzieś w terenie? W Navifleet Manager cały proces odbywa się w aplikacji mobilnej.

‍

Dzięki e-protokołom w aplikacji Navifleet Manager, nie musisz nic skanować, przenosić zdjęć do odpowiedniego folderu, ani zajmować się aktualizacją arkuszy w Excelu. Zarówno osoba odpowiedzialna za flotę jak i  kierowca mogą przejść cały proces z poziomu aplikacji, bez konieczności przebywania w biurze. Po wykonaniu fotograficznej dokumentacji stanu pojazdu oraz uszkodzeń od osoby sporządzającej protokół wymagamy podania kluczowych parametrów eksploatacyjnych, takich jak przebieg oraz poziom paliwa lub naładowania w momencie spisywania protokołu. Nie ma tu więc opcji, że o ktoś o czymś zapomni. Jeśli pojazd ma instalację gazową, aplikacja poprosi także o podanie poziomu gazu. Domyślnie źródłem przebiegu  jest licznik kilometrów, ale w razie potrzeby możesz użyć licznika motogodzin lub obu na raz! Protokół wraz z listą uszkodzeń, stanem wyposażenia i zdjęciami trafia automatycznie do systemu, dzięki czemu ty i wskazane przez ciebie osoby od razu macie do niego dostęp.

‍

Bez trudu w aplikacji znajdziesz archiwum przydziałów, w którym znajduje się pełna historia użytkowania pojazdu, wraz ze wszystkimi spisanymi protokołami. Chcesz poznać więcej szczegółów na temat tego, jak to działa? Zobacz naszą bazę wiedzy, w której piszemy krok po kroku: Jak spisać elektroniczny protokół przekazania pojazdu.

Samochody pulowe: Kierowcy zrobią protokół bez Twojej obecności

‍
Auta pulowe są wykorzystywane przez różnych kierowców, co stanowi niemałe wyzwanie w pilnowaniu ich stanu technicznego. Zmienność użytkowników i brak jednej, odpowiedzialnej osoby  nie powinny sprawiać, że samochody ogólnodostępne są najbardziej zaniedbane w całej firmie, regularne przywracanie ich do porządku nie musi być twoją zmorą. Niekoniecznie musi być to poważna usterka. Pewnie nie są Ci obce historie z brudnym wnętrzem, stukach w zawieszeniu, łysych oponach czy nieważnym badaniem technicznym. Podobnie sprawa wygląda z mandatami - ustalenie, kto w momencie przewinienia użytkował pojazd i ponosi odpowiedzialność za dane wykroczenie, potrafi zabrać masę czasu.
‍
Z Navifleet Manager wprowadzisz do swojej floty nową jakość dzięki funkcji samodzielnego pobierania pojazdów przez kierowców. Możesz oznaczyć pojazdy jako „ogólnodostępne”, co pozwala określonym osobom w twojej organizacji samodzielnie pobrać i zwrócić pojazd. Podczas samodzielnego pobierania pojazdu kierowca musi wypełnić protokół i dokładnie udokumentować jego stan za pomocą jednostronnego protokołu przekazania. W przeciwieństwie do administratora floty, kierowca zawsze musi wykonać poglądowe zdjęcia pojazdu bezpośrednio w aplikacji - nie może wybrać ich z galerii w telefonie. Taka konstrukcja systemu ucina wszelkie próby zatajenia uszkodzeń lub wgrania  starych zdjęć pojazdu. Kierowca nie widzi również poprzednich zdjęć auta ani nie może edytować stworzonego przez ciebie spisu wyposażenia; może jedynie określić, czy dany element jest obecny, czy nie. Dzięki temu zyskujesz pełną kontrolę nad autami pulowymi bez konieczności bezpośredniego pilnowania ich.

Chcesz dowiedzieć się jak łatwe jest skonfigurowanie aplikacji, by to kierowca w całości mógł sporządzić e-protokół? Zobacz: Jak działa samodzielne pobieranie pojazdów przez kierowców

Bezpieczna, aktualna i zawsze dostępna historia użytkowania

‍
W klasycznej, analogowej wersji dobrze wiemy, jak wygląda proces przeszukiwania (często dziurawej) historii użytkowania auta. Sprawa ma się łatwiej, gdy jest to od lat stosowany jeden system do gromadzenia danych. Najlepiej przez jedną osobę, która wie, gdzie znajdują się protokoły, gdzie zdjęcia, gdzie historia kierowców i który plik w Excelu to ten najbardziej aktualny. Gorzej, gdy wydania i zwroty pojazdów są robione przez różne osoby, lub w najgorszym scenariuszu - nie były odpowiednio archiwizowane, lub omyłkowo zostały usunięte.
‍
Dzięki e-protokołom w Navifleet Manager historia użytkowania pojazdów jest tworzona automatycznie. Każde wydanie i zwrot – zapisywane jest w aplikacji, eliminując ręczne aktualizowanie danych w Excelu. Navifleet Manager zapewnia przejrzystość i łatwy dostęp do historii użytkowania, co pomaga w  rozwiązywaniu sporów i przypisywaniu odpowiedzialności za pojazd w konkretnym czasie. Wystarczy podać datę, a lista zawęzi się do kierowcy, który w tym czasie użytkował pojazd.

W razie potrzeby kierowca szybko znajdzie informacje o dacie użytkowania i osobie korzystającej z pojazdu. Dla osoby odpowiedzialnej za flotę to rzetelnie prowadzona historia przydziałów i szybki dostęp do informacji, a dla właściciela firmy lub członka zarządu pewność, że cały proces jest uporządkowany i odporny na ludzkie błędy.

Gaśnice, kamizelki i zestawy naprawcze w końcu przestaną znikać

‍
Ręczne kontrolowanie elementów wyposażenia pojazdu, jak apteczki, gaśnice czy trójkąty ostrzegawcze jest czasochłonne i w porównaniu do jednostkowej wartości tych elementów - średnio opłacalne. Jeśli jednak spojrzysz w swoją historię wydatków i zobaczysz ile razy trzeba było uzupełnić obowiązkowe, choć niewiele znaczące wyposażenie pojazdu, to być może dojdziesz do wniosku, że jest tu pewna okazja do wygenerowania oszczędności. Jeśli do tej pory trudno ci było kontrolować elementy wyposażenia pojazdu i zdarzało się, że co jakiś czas któreś z nich ginęło w niewyjaśnionych okolicznościach, to mamy dla ciebie dobrą wiadomość.

Navifleet Manager umożliwia prowadzenie stałej kontroli wyposażenia każdego pojazdu. Lista wyposażenia jest zapisywana dla każdego pojazdu z osobna. Oznacza to, możesz zdefiniować inny spis wymaganych elementów wyposażenia dla każdego pojazdu z osobna. Każdy element wyposażenia oprócz nazwy zawiera także pole na notatkę, w której możesz umieścić numer identyfikacyjny lub przybliżoną lokalizację w pojeździe (np. schowek pasażera, bagażnik, skrzynka z narzędziami). Podczas wypełniania nowego protokołu stan obecności danego wyposażenia jest automatycznie wczytywany z poprzedniego protokołu. Dzięki temu, jeśli nic nie zostało dodane ani zgubione, nie musisz nic robić!

‍

Wszystkie formalności podpisane on-line

‍
Wyobraź sobie, że prowadzisz wypożyczalnię samochodów i każdego dnia podpisujesz nawet kilkadziesiąt dokumentów. Każdy proces przekazania pojazdu to wiele kartek, które Klient musi podpisać. Proces ten nie tylko jest czasochłonny, ale i niezbyt profesjonalny. Jeden z naszych Klientów opisuje swoją wcześniejszą praktykę i to, jak wdrożenie naszego modułu e-protokoły w aplikacji Navifleet Manager zmieniło Jego codzienną pracę:

‍

Funkcja elektronicznego podpisu w module e-Protokoły umożliwia szybkie i wygodne elektroniczne podpisanie wielu dokumentów za pomocą jednego podpisu. Kierowca może zapoznać się z treścią automatycznie wypełnionych dokumentów bezpośrednio na twoim smartfonie lub tablecie. Proces ten jest w pełni cyfrowy, a podpisane dokumenty automatycznie trafiają do chmury. Dodatkowo ta funkcja może służyć nie tylko do podpisywania protokołów przekazania, ale też do innych dokumentów podpisywanych przy wydaniu auta takich jak: umowa powierzenia, regulamin korzystania z pojazdu czy klauzula RODO. A to wszystko przy użyciu jednego podpisu kierowcy.

Podpis to nie wszystko! Każdy e-protokół możesz dodatkowo wzbogacić logotypem firmy, co zapewnia spójność wizualną i ułatwia dostęp do pełnej bazy w chmurze. Jeśli interesuje Cię więcej informacji, na temat tego jak skonfigurować dokumenty do podpisu, to najważniejsze informacje znajdziesz tutaj: Jak wgrać wzór polityki flotowej lub umowy powierzenia do podpisu?

Podsumowanie

‍
Dzięki e-protokołom w aplikacji Navifleet Manager zarządzanie flotą staje się szybsze, bardziej transparentne i ekologiczne. Skrócenie czasu każdego wydania i zwrotu, pełna kontrola nad stanem technicznym floty i odporny na błędy, jednolity standard procesu to kluczowe korzyści, które czynią to rozwiązanie idealnym dla nowoczesnych firm. Automatyzacja całego procesu, dostęp do dokumentacji w chmurze oraz opcja samodzielnego pobierania pojazdów przez kierowców sprawiają, że zarządzanie flotą jest teraz łatwiejsze niż kiedykolwiek.

‍