Optymalizacja kosztów paliwa we flocie. Przydatne narzędzia i praktyczne wskazówki. Cz. 1

Koszty związane z paliwem stanowią jeden z najwyższych wydatków każdej firmy posiadającej własną flotę pojazdów. Niezależnie od tego, czy mówimy o firmach handlowych, usługowych czy też transportowych, optymalizacja tych wydatków jest kluczowa dla zwiększenia efektywności operacyjnej. Warto zatem przyjrzeć się narzędziom oraz strategiom które w tym pomogą.

Karty paliwowe

Karty paliwowe, często nazywane kartami flotowymi, to narzędzia pozwalające na tankowanie pojazdów w sposób bezgotówkowy. Tego typu rozwiązanie posiada szereg zalet usprawniających zarządzanie kosztami. Bezgotówkowy charakter płatności oznacza, że firma opłaca jedną fakturę zbiorczą z określonego okresu za tankowania dla wszystkich pojazdów. Dzięki temu fleet manager nie musi wprowadzać każdego tankowania jako osobny koszt w systemie flotowym. Zamiast tego może w łatwy sposób zaimportować dane do systemu i w sposób automatyczny przydzielić poszczególne tankowania do konkretnych pojazdów z równoczesnym przydziałem MPK (Miejsc Powstania Kosztów). Usprawnia to zatem proces wprowadzania kosztów i ułatwia analizę zasadności tankowań poszczególnych pojazdów.

Ponadto, dzięki wykorzystaniu systemów telematycznych, administrator floty może dokonać porównań między ilością zatankowanych litrów paliwa na fakturze z ilością wykrytą przez magistralę CAN lub sondę umieszczoną w zbiorniku paliwa. Wysokie rozbieżności rodzą pytania o przyczyny tych niezgodności. Mogą one wskazywać na fakt, że pracownik wlał część paliwa do innego (być może prywatnego) pojazdu, lub kanistra. Takie działania umożliwiają szybkie wykrycie i wyjaśnienie potencjalnych nadużyć lub błędów, co zwiększa kontrolę nad czynnością tankowania i poprawia zarządzanie kosztami w tym obszarze.

Pozostając przy kartach flotowych trzeba zaznaczyć, że samo posiadanie takiego narzędzia stanowi koszt dla przedsiębiorstwa. Podczas administrowania posiadanymi kartami, oraz w procesie wyboru dostawcy warto zatem zwrócić uwagę na poniższe zagadnienia:

• Jakie stacje obsługuje dany dostawca? W przypadku znanych dostawców właściwie każda stacja będzie autoryzowała płatności, lecz jeśli z jakiegoś powodu decydujemy się na mniej popularne rozwiązanie warto o tym pamiętać.
• Jaka jest wysokość narzutu serwisowego za poszczególne transakcje? Podczas analizy należy sprawdzić na jakie usługi dostawca stosuje najwyższy narzut. Mam na myśli weryfikację narzutu za tankowanie danego typu paliwa, dodatku ad-blue, oraz pozostałych usług. Należy porównać te parametry  z dotychczasową strukturą kosztów w swojej flocie.
• Jak wyglądają warunki otrzymania rabatów w przypadku tankowania na poszczególnych stacjach? Trzeba również zadać sobie pytanie jaki należy osiągać wolumen, aby uzyskać określony rabat i czy jest to możliwe do osiągnięcia w zarządzanej flocie?
• Warto również sprawdzić kiedy ostatni raz doszło do próby negocjacji z dostawcą kart na temat wysokości rabatów i narzutów. Być może od poprzednich rozmów w zarządzanej flocie nastąpiły zmiany które mogą korzystnie wpłynąć na wysokość powyższych parametrów.

Polityka tankowań

Pozostając w tematyce tankowań nie wolno pominąć aspektu polityki flotowej w tym kontekście. Odpowiednio skonstruowana polityka flotowa może znacząco wpłynąć na zarządzanie tankowaniami i przyczynić się do oszczędności w tym obszarze. Na co warto zwrócić uwagę formułując politykę floty w tym obszarze?

1. Wyznaczenie stacji benzynowych na których można tankować

Warto o tym pomyśleć w szczególności wtedy, kiedy udało się ustalić określony poziom rabatu na konkretnej stacji z dostawcą karty flotowej. Co prawda wysokość rabatów flotowych waha się zazwyczaj na poziomie kilku lub kilkunastu groszy na litrze, jednak efekt skali potrafi wygenerować widoczne oszczędności.

2. Wyznaczenie rodzaju paliwa jaki należy tankować

Pracownicy posiadający samochody służbowe nierzadko decydują się na tankowanie paliwa typu premium do prowadzonych przez siebie samochodów. Pomimo tego, że często jest to zdrowe dla układu paliwowego generuje to oczywiście większe koszty niż tankowanie paliwa zwykłego. Warto zatem przeanalizować sytuację w swojej flocie i podjąć decyzję o zakazie bądź ograniczeniu liczby tankowań paliwa premium w miesiącu, lub wskazaniu typu pojazdów w których jest to dozwolone (np. bardzo drogich pojazdów zarządu).

3. Polityka tankowań zagranicznych

W przypadku flot w których występują częste delegacje poza granicę Polski warto stworzyć odpowiednie procedury związane z tankowaniem. Powodem tego jest fakt, że cena paliwa poza granicami naszego kraju jest zazwyczaj wyższa. Dodatkowo należy wskazać, że narzut serwisowy za korzystanie z karty flotowej na tankowania zagraniczne będzie prawdopodobnie wyższy niż standardowo, a rabaty za tankowanie na konkretnej stacji nie wystąpią lub będą relatywnie niższe w szczególności na początku wyjazdów do danego kraju (brak wymaganej objętości tankowań w danym Państwie wyklucza otrzymanie rabatu). Wyjeżdżając za granicę nie ma jednak możliwości uniknięcia tankowań.

Poniżej przedstawiam kilka procedur pomagających zminimalizować koszty operacji zagranicznych:

• nakaz tankowania do pełna w Polsce przed przekroczeniem granicy: tego typu rozwiązanie zapewni nam pewność, że zaraz po przekroczeniu granicy obcego państwa nie będziemy zmuszeni do tankowania po niekorzystnej cenie. Być może pełny bak wystarczy na załatwienie swoich spraw i powrót do kraju.
• ostatnie tankowanie za granicą tylko do ilości pozwalającej dojechanie do Polski: założenie polega na tym, że ostatnie tankowanie zagraniczne przed powrotem do kraju ma pozwolić jedynie na dojechanie do Polski a pozostałe paliwo jest już uzupełnienie po przekroczeniu granicy. Tak, może być to męczące dla pracownika, tak kradnie mu to dodatkowe minuty na kolejne tankowanie. Zalecam jednak pochylić się nad tym zagadnieniem, bo w sytuacji flot często przemieszczających się pomiędzy danym krajem a Polską, możliwe jest uzyskanie oszczędności dzięki zastosowaniu tego rozwiązania.
• analiza rynku kart flotowych w krajach zagranicznych: warto przeanalizować rynek kart flotowych w krajach, do których często podróżują pracownicy. Być może rozwiązaniem okaże się wprowadzenie dodatkowej karty flotowej dedykowanej na dany kraj. Alternatywą mogą okazać się negocjacje z krajowym dostawcą w celu ujednolicenia narzutów serwisowych, oraz zawalczenie o rabaty na zagranicznych stacjach. Aby to jednak osiągnąć musimy wykazać zwiększoną objętość tankowań w konkretnym kraju.

Stan ogumienia

Ubytki w ciśnieniu powodują zwiększone opory toczenia opony, a te wymuszają na pojeździe wygenerowanie większej energii do wprawienia go w ruch, co przekłada się na wyższe zużycie paliwa. Wydawać by się mogło, że lekki niedostatek ciśnienia nie jest powodem do obaw. W rzeczywistości straty na poziomie 0,4 bar mogą spowodować wzrost kosztów paliwa o około 3-4 % procent w skali miesiąca. Potencjalne straty wynikające z nienależytego stanu ciśnienia mogą opiewać zatem na kilka, a w przypadku flot ciężarowych o dużej liczbie zestawów nawet na kilkanaście tysięcy złotych w ciągu miesiąca.

Co możesz z tym zrobić?

Inspekcja opon jako regularna czynność w kalendarzu. Jeśli twoją flotę charakteryzuje to, że pojazdy zjeżdżają do Ciebie na bazę zalecam dodać dla każdego pojazdu termin IO (inspekcja opon) z interwałem nie rzadszym niż 3 miesiące a im częściej tym lepiej. Dzięki temu zawsze będziesz wiedział kiedy doszło do ostatniej kontroli i kiedy warto sprawdzić stan ogumienia (zarówno stan techniczny jak i poziom ciśnienia). Jeżeli natomiast pojazdy widzisz u siebie stosunkowo rzadko zalecam przerzucić tę czynność na kierowców z koniecznością meldunku wyników w określonym czasie.

Tempomat

Nagłe zmiany obrotów silnika powodują zwiększony wydatek energetyczny dla samochodu. Utrzymywanie równych obrotów poprzez użycie tempomatu jest bardzo istotne dla optymalizacji kosztów floty. Większość osób chętnie korzysta z tego systemu, jednak są kierowcy, którzy mają przed tym opory. Pomimo licznych korzyści niezwiązanych bezpośrednio z kosztami, takimi jak zwiększenie komfortu jazdy i redukcja zmęczenia, niektórzy kierowcy pozostają sceptyczni wobec tempomatu i innych systemów wspomagania. Na pytanie dlaczego nie korzystają z tempomatu nie raz otrzymałem odpowiedź: „Mam tempomat w nodze” w szczególności od starszych, doświadczonych kierowców. Co w takim razie możemy zrobić i jak w ogóle możemy wykryć którzy kierowcy korzystają z tego udogodnienia, a którzy nie?

Co możesz z tym zrobić?

• Weryfikacja danych o obrotach silnika korzystając z informacji udostępnionych przez magistralę CAN. Poprzez analizę danych z telematyki, możemy w łatwy sposób prześledzić historię przejechanej trasy i wyciągnąć wnioski czy kierowca w konkretnych momentach korzystał z tempomatu czy nie, poprzez obserwację wykresu z obrotów silnika na konkretnym odcinku.
• System nagród dla oszczędnych kierowców. Warto jest wprowadzić system benefitów, dla kierowców którzy generują oszczędności z tytułu ekonomicznej jazdy. Motywacja do nagrody może nakłonić niechętnych do tej pory pracowników do rozpoczęcia korzystania z tempomatu.

Planowanie tras

Odpowiednie planowanie tras ma oczywiście bardzo duży wpływ na zużycie paliwa. Brak kontroli nad planowaniem rozkładu planu dnia kierowcy może spowodować spory wzrost kosztów paliwa. Poniżej przedstawiam dwa popularne narzędzia które warto wziąć pod uwagę w kontekście zarządzania trasami:

1. Planer zadań

W zależności od branży i wykorzystywanego systemu tego typu planery działają w różny sposób. Dla przykładu w branży komunalnej takie planery współgrają z pojemnikami na odpady posiadającymi tag RFID. Na podstawie harmonogramu i informacji z tagów system w sposób automatyczny przydziela zadania dla konkretnych pracowników. Eliminuje zbędne postoje i trasy, które w danym dniu nie muszą zostać wykonane, co przekłada się nie tylko na redukcję kosztów paliwa ale też czasu pracy.  Zadania mogą być również ustalane ręcznie przez przełożonego i wysyłane do pracowników, którzy mają za zadanie określać status wykonania zadania. Takie rozwiązania ułatwiają zarządzanie i pomagają w ustaleniu kolejności pobytów u klientów w branżach handlowo-usługowych.

2. Korytarzowanie

Jest to narzędzie zyskujące popularność w systemach telematycznych w szczególności w branży transportowej. System polega na wytyczeniu trasy dla kierowcy przez osobę prowadzącą (spedytora, dyspozytora, transport managera). Po przygotowaniu trasy jej parametry zostają wysłane do urządzenia zamontowanego w pojeździe współgrającego z systemem TMS. Dzięki temu kierowca jedzie niemalże „jak po sznurku” zgodnie z wytyczoną trasą. Przy założeniu odpowiedniego planowania trasy przez specjalistę firma może dzięki temu oszczędzić nie tylko paliwo, ale także znacznie zredukować pozostałe koszty operacyjne jak chociażby koszty opłat autostradowych. Warto również dodać, że w przypadku zboczenia z trasy przez kierowcę, osoba prowadząca natychmiast zostaje o tym poinformowana. System ten bazuje na technologii geostref informując odpowiednią osobą o fakcie opuszczenia wskazanego terenu.

Systemy do analizy stylu jazdy

Kolejnym istotnym czynnikiem pozwalającym na zmniejszenie kosztów zużycia paliwa są systemy analizujące parametry jazdy kierowców. Poprzez wykorzystanie danych z CAN, lub portu diagnostycznego OBD (w zależności od wybranego systemu GPS) administrator floty może otrzymywać takie informacje jak:

• zużycie paliwa,
• gwałtowne hamowania,
• gwałtowne przyspieszenia,
• informacje o obrotach silnika pojazdu,
• czas postoju na biegu jałowym.

Dzięki tym informacjom fleet manager może identyfikować nieodpowiednie nawyki kierowców, dzięki czemu będzie w stanie dostosować programy szkoleń pod konkretne potrzeby pracowników. Ponadto otrzymane informacje mogą podpowiedzieć, czy dana grupa pojazdów spełnia założenia odnośnie spalania, które zakładano w momencie gdy dokonywano ich zakupu, czy jednak trzeba pomyśleć o zmianie marki lub rodzaju pojazdu pod konkretne zadania.

Podsumowanie

Temat optymalizacji kosztów paliwa to materiał niezmiernie obszerny i nie ma możliwości opowiedzenia o wszystkim w jednej publikacji. Stosownie do rodzaju działalności i zdolności finansowej firmy możemy brać również pod uwagę inne rozwiązania takie jak: inwestycja we własny zbiornik paliwa (zamówienia hurtowe to znaczna oszczędność), sondy ultradźwiękowe, czy zaawansowane technologie wspomagające jazdę i wiele więcej. Powyższe pomysły to jedynie część działań jakie fleet manager może wprowadzić w trosce o budżet floty. Zalecam nie brać ich zero-jedynkowo, a potraktować jako pewnego rodzaju zarys, który może być modyfikowany i dostosowywany do konkretnych potrzeb i okoliczności.