.png)
Narzędzie do zarządzania flotą może w znaczący sposób pomóc Ci zwiększyć efektywność Twojej floty.
W tym artykule pokażemy Ci jakie konkretnie funkcjonalności takiego oprogramowania mogą Ci w tym pomóc, na realnym przykładzie systemu do zarządzania flotą pojazdów — Navifleet Manager.
Narzędzie do zarządzania flotą: czym jest?
Narzędzie do zarządzania flotą to jakikolwiek system, który pomaga nam w zarządzaniu flotą pojazdów. Może to być system monitorowania GPS, telematyka, lub rozwiązania usprawniające wszelkie procesy wykonywane we flocie — tak jak robi to Navifleet Manager.
Navifleet Manager to jedno z bardziej nowoczesnych narzędzi do zarządzania flotą, które jest dostępne w ramach aplikacji mobilnej i webowej.
Przykładowe funkcjonalności obejmują elektroniczne protokoły wydania i odbioru pojazdów, rejestrowanie historii szkód, automatyczne powiadomienia o ważnych terminach pojazdów i użytkowników, czy udostępnianie ważnych dokumentów kierowcom.
Czy warto korzystać z narzędzi do zarządzania flotą?
Z narzędzi do zarządzania flotą warto korzystać z różnych powodów, jednak przede wszystkim zwyczajnie dla zwiększenia wydajności floty, którą zarządzamy.
W pewnym momencie kończą się nasze możliwości pracując wyłącznie z użyciem tradycyjnych rozwiązań jak Excel i drukowanie, czy skanowanie dokumentów.
Dla przykładu: przy tradycyjnym wydaniu pojazdu zbiera nam się na tyle dużo papierkowej pracy, że cały proces może się wydłużyć nawet do kilku godzin.
Zbieranie odpowiednich dokumentów, drukowanie każdego z nich, przyjazd na umówione spotkanie, ręczne wypełnianie druków, kilkanaście podpisów, zdjęcia pojazdu, a później żmudne wypełnianie kolejnych tabelek w Excelu, uzupełnianie segregatorów, skanowanie dokumentów i przesyłanie kierowcy.
Odpowiednie narzędzie do zarządzania flotą pojazdów potrafi zmniejszyć czas wydania protokołu nawet do kilku minut.
Podobnie jest z wieloma innymi czynnościami wykonywanymi przez fleet managerów.
Kiedy zdecydować się na narzędzie do zarządzania flotą?
Zarządzając jakąkolwiek flotą pojazdów, nawet taką składającą się z kilku czy kilkunastu samochodów mamy na głowie wiele różnych obowiązków i spraw do dopilnowania, nie mówiąc o konieczności zwiększania efektywności czy dbania o safe driving lub ekologię.
W związku z tym, każda, nawet najmniejsza flota pojazdów wiele zyska przy użyciu odpowiedniego narzędzia. Jeśli od początku naszej pracy jako fleet manager wdrożymy takie rozwiązanie, damy sobie jeszcze więcej przestrzeni na usprawnianie procesów czy redukcję kosztów.
Nie ma wytyczonego punktu, w którym trzeba zacząć korzystać z pomocy narzędzia — możemy zrobić to od samego początku, możemy zrobić to później.
Jednak, z całą pewnością dobrym wyznacznikiem jest moment, w którym czujesz się przytłoczony ilością powtarzalnych obowiązków, kiedy wiesz, że brakuje Ci czasu na optymalizację kosztów czy zwiększanie efektywności floty w inny sposób.
Jak realnie zwiększyć efektywność z Navifleet Manager?
Wystarczająco dużo już teorii, przejdźmy do konkretów, czyli tego jak realnie zwiększyć efektywność floty z narzędziem do jej zarządzania, na przykładzie funkcjonalności dostępnych w Navifleet Manager.
#1 Twórz protokoły elektronicznie
Aplikacja Navifleet Manager pozwoli Ci tworzyć elektroniczne protokoły wydania i odbioru pojazdu w kilka minut automatycznie zaciągając odpowiednie dane czy dokumentację zdjęciową pojazdu.
W czterech prostych krokach: zaznaczysz aktualny stan pojazdu, łącznie z ewentualnymi szkodami, dołączysz zdjęcia, spiszesz listę wyposażenia i podpiszesz wszystkie potrzebne dokumenty jednym elektronicznym podpisem. Na koniec wskazujesz adres e-mail do osób, które powinny otrzymać wszystkie dokumenty z przekazania, i od razu po akceptacji protokołu wszystkie wskazane osoby otrzymają je na swoją skrzynkę e-mail.
Wyeliminujesz w ten sposób powtarzalne czynności, takie jak drukowanie tych samych dokumentów i formularzy — będą dostępne w aplikacji, zbieranie kilkunastu podpisów — wystarczy jeden elektroniczny, uzupełnianie tych samych danych — będą automatycznie zaciągane z aplikacji.
Oprócz tego, usystematyzujesz proces odbioru i zdania pojazdu. Każdy protokół zostanie wykonany według ustalonego schematu, dając Ci te same dane do śledzenia w przyszłości i jeszcze więcej zaoszczędzonego czasu w kieszeni.
#2 Miej łatwy dostęp do dokumentacji zdjęciowej
Przypomnij sobie ile razy przeszukiwałeś cały dysk na koncie Google, żeby tylko znaleźć to jedno brakujące zdjęcie karoserii samochodu do wydania. Nie raz okazało się, że zdjęcie, którego szukasz jest nieczytelne lub co gorsza nie istnieje.
Z aplikacją Navifleet Manager raz na zawsze pożegnasz się z niepotrzebnymi poszukiwaniami zdjęć w chmurze, na Whatsappie, czy prosząc o nie kolejnych kierowców.
Jak?
Przy tworzeniu każdego z elektronicznych protokołów, masz możliwość dołączenia dokładnych zdjęć do każdego obszaru pojazdu. Po utworzeniu protokołu, aplikacja zapisuje każde dodane zdjęcie, więc z łatwością do nich wrócisz.
#3 Elektroniczne podpisuj dokumenty
Kolejna funkcjonalność narzędzia do zarządzania flotą Navifleet Manager, która znacząco ułatwia proces przekazania pojazdu to e-podpisy.
A konkretniej, e-podpis, bo wystarczy tylko jeden, żeby przypieczętować zapoznanie się z każdym załączonym dokumentem przy procesie przekazania lub zdania pojazdu.
Do aplikacji podepniesz wzory wszystkich najważniejszych dokumentów, w tym umów, regulaminów, instrukcji korzystania z pojazdów, tabele prowizji i opłat, i inne, a kierowca odbierający pojazd podpisze je wszystkie jednym elektronicznym podpisem.
#4 Automatyczne uzupełniaj dane
Każdy pojazd i użytkownik pojazdu w Twojej flocie może być dodany do aplikacji Navifleet Manager, co za tym idzie — powiązane z nim dane będą automatycznie uzupełniane.
Przy każdym kolejnym wydaniu pojazdu i utworzeniu protokołu, aplikacja uzupełni wymagane informacje o pojeździe i jego użytkowniku.
#5 Trzymaj wszystkie informacje w jednym miejscu
Gromadzenie danych to jednak nie tylko automatyczne ich uzupełnianie, to też łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych informacji.
Z odpowiednim narzędziem do zarządzania flotą tworzysz profesjonalne archiwum danych o Twojej flocie, dostępne z poziomu komputera i smartfona.
W aplikacji Navifleet szybko sprawdzisz najważniejsze informacje o każdym pojeździe, od marki po numer rejestracyjny czy ilość przejechanych kilometrów.
Możesz też dodać daty najważniejszych terminów, których musisz pilnować, a aplikacja wyśle Ci przypominające powiadomienie o zbliżającym się przeglądzie czy dacie oddania pojazdu do CFM.
#6 Stwórz bazę wiedzy w chmurze
Oprócz informacji o pojazdach i kierowcach, do aplikacji Navifleet dodasz ogólnodostępne dokumenty, takie jak Twoja polityka flotowa czy skan dowodów rejestracyjnych pojazdów, a nawet PIN do karty flotowej.
Dzięki temu, unikniesz niepotrzebnych telefonów — każdy użytkownik pojazdu będzie mógł z łatwością dotrzeć do najważniejszych dokumentów we flocie.
System Monitorowania GPS
Nieco bardziej tradycyjnym rozwiązaniem jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania flotą pojazdów jest system monitorowania GPS, który pozwala zwiększać wydajność floty na innych płaszczyznach.
Na przykładzie Navifleet Tracker, dzięki takiemu systemowi zarządzania flotą możesz:
- z łatwością śledzić aktualne stany liczników pojazdów we flocie,
- wygenerować raport na temat poziomu eksploatacji floty — taki jak ten,
- sprawdzić dokładne dane z komputera pokładowego pojazdu,
- przeanalizować styl jazdy danego kierowcy,
- wygenerować raport z zestawieniem kart paliwowych z tankowaniami,
- rozliczyć przejazdy płatnymi odcinkami dróg z e-TOLL.
W Navifleet możesz stworzyć kompleksowe rozwiązanie do zarządzania flotą pojazdów, łącząc e-protokoły, dokumenty, podpisy i bazę informacji o pojazdach we flocie z dokładnymi danymi na temat Twojej floty dzięki monitorowaniu GPS.
Ile kosztuje narzędzie do zarządzania flotą pojazdów?
Koszty narzędzi do zarządzania flotą pojazdów różnią się w zależności od wybranego dostawcy, tak samo jak warunki współpracy.
Wybierając te bardziej nowoczesne rozwiązania, jak Navifleet Manager, możemy uniknąć długoterminowych umów. Navifleet Manager jest dostępny w ramach subskrypcji, którą możesz anulować z miesięcznym wyprzedzeniem — nie zawierasz umowy na kilka lat.
Koszt subskrypcji zależny jest od wybranego modułu aplikacji, jednak jeśli chcielibyśmy skorzystać ze wszystkich dostępnych funkcjonalności zapłacimy 15 zł miesięcznie za każdy dodany do aplikacji pojazd.
Co więcej, przed wykupieniem subskrypcji, warto skorzystać z 7-dniowego okresu próbnego i przetestować możliwości aplikacji i nasze do niej dopasowanie.
Jak przenieść dane z jednego narzędzia do nowego?
W zależności od wielkości floty czy historii zbieranych danych, przeniesienie danych do nowego narzędzia zarządzania flotą będzie wyglądać nieco inaczej.
Jeśli ilość danych do wprowadzenia nie przyprawia Cię o ból głowy, możesz śmiało przenosić je ręcznie, nawet jeśli miałoby się to odbywać częściami.
Natomiast, jeśli danych jest tak dużo, że sam nie wiesz od czego zacząć, warto jest poprosić o pomoc dział obsługi klienta lub dział sprzedaży narzędzia, które chcesz wprowadzić.
Napisz do nas a pomożemy Ci w przeniesieniu Twoich danych.
Nie trać czasu na powtarzalne czynności: załóż konto Navifleet Manager
Z jedną aplikacją pozbędziesz się drukowania i wypełniania tych samych dokumentów, stworzysz łatwo dostępne archiwum wszystkich ogólnodostępnych i indywidualnych dokumentów, w kilka minut stworzysz nowy protokół, stworzysz rejestr pojazdów, szkód i dokumentacji zdjęciowej, i wiele wiele więcej.
Każda z funkcjonalności dostępna w Navifleet Manager oszczędza Twój cenny czas w zarządzaniu flotą pojazdów. Czas który w końcu możesz przeznaczyć na ważniejsze sprawy — czy będzie to szkolenie z bezpiecznej jazdy, redukcja kosztów, aktualizacja polityki flotowej czy optymalizacja zużycia paliwa w pojazdach.
Załóż darmowe konto już teraz i przekonaj się jak Navifleet Manager wykonuje powtarzalne czynności za Ciebie.
.png)
.jpg)
.png)
.png)
.png)
