Moduł Moja Flota: Optymalizacja pracy Twojej floty z Navifleet Manager

Moduł Moja Flota:

to swoiste centrum dowodzenia każdego flotowca dzięki sprawnemu agregowaniu najważniejszych danych o użytkownikach pojazdów, samych pojazdach, ale też dodanych spółkach,
jest dostępny w ramach aplikacji Navifleet Manager, która nie wymaga długoterminowych umów — a raczej niezobowiązującej comiesięcznej subskrypcji, podobnej do tej którą płacisz za dostęp do Netflixa,
kosztuje 5 zł netto miesięcznie za każdy dodany do aplikacji pojazd,
najlepiej działa w połączeniu z pozostałymi modułami dostępnymi w aplikacji: modułem e-Protokoły i modułem e-Dokumenty,
największą zaletą modułu Moja Flota jest stały i łatwy dostęp do zagregowanych w nim informacji,
w przyszłości moduł Moja Flota zostanie uzupełniony o dodatkowe funkcje, takie jak terminarz przypomnień o najważniejszych datach, grupowanie pojazdów w celu łatwiejszej analizy danych, nadawanie uprawnień innym użytkownikom aplikacji, czy łatwy import danych w formacie XLS.

Skróć czas wydania i zwrotu pojazdu o godzinę

Jedną z podstawowych czynności powtarzających się we flocie samochodowej jest wydawanie i zwrot pojazdów. W zależności od wielkości Twojej floty, ta czynność może być konieczna do wykonania nawet kilkanaście razy dziennie.

Każdy proces wydania i zwrotu ma swoje stałe elementy, takie same dla każdej floty, równocześnie mogąc wymagać indywidualnych czynności charakterystycznych dla Twojej floty.

Jednak nieważne z jakich punktów składa się proces wydania i zwrotu pojazdu w Twojej flocie, stosując odpowiednie narzędzia masz możliwość go mocno przyspieszyć.

Jak?

Korzystając z aplikacji Navifleet Manager, a dokładniej z modułu Moja Flota w połączeniu z modułami e-Dokumenty i e-Protokoły.

Przykładowo:

Generując nowy protokół zdawczo-odbiorczy w module e-Protokoły nie musisz po raz kolejny uzupełniać tych samych danych, jak informacje na temat spółki, konkretnego pojazdu czy jego użytkownika — zostaną one automatycznie zaczytane z modułu Moja Flota.
Jeden z użytkowników pojazdów w Twojej flocie miał stłuczkę i zarysował karoserię prowadzonego samochodu. Po stłuczce zwyczajnie uruchomił aplikację Navifleet Manager na swoim telefonie, a następnie wprowadził wszystkie istotne informacje o nowej szkodzie na pojeździe do aplikacji, łącznie z odpowiednią dokumentacją zdjęciową. W związku z tym nie musisz wprowadzać tych informacji do protokołu — zostaną one automatycznie wczytane z modułu e-Protokoły.
Wydając nowy pojazd potrzebujesz kilka podpisanych przez kierowcę dokumentów, jednak, z modułami e-Dokumenty, e-Protokoły i Moja Flota nie będziesz musiał żadnego z tych plików drukować, kserować, ani fizycznie przekazywać kierowcy. Do modułu e-Dokumenty dodasz wszystkie potrzebne pliki, które zostaną automatycznie wczytane użytkownikowi pojazdu podczas tworzenia protokołu, a następnie elektronicznie przez niego podpisane. Całość uzupełnia moduł Moja Flota, który zczytując adres email danego użytkownika pojazdu, przesyła podpisane dokumenty na jego skrzynkę mailową.

A to tylko kilka przykładów zastosowania wszystkich modułów aplikacji w celu przyspieszenia podstawowych procesów wykonywanych we flocie samochodowej.

Chcemy jednak podkreślić, że mimo że moduł Moja Flota działa w idealnej synergii z pozostałymi modułami dostępnymi w aplikacji Navifleet Manager, nie oznacza to, że nie możesz go używać osobno.

Nic bardziej mylnego.

Poniżej dowiesz się więcej na temat samego modułu Moja Flota oraz przeczytasz o tym jak możesz wykorzystać go by usprawnić pracę swojej floty.

Czym jest Moduł Moja Flota?

Moduł Moja Flota to jedna z trzech części aplikacji Navifleet Manager. Moja Flota to centrum dowodzenia każdego flotowca — to właśnie tutaj agregowane są wszystkie najważniejsze dane z całej aplikacji.

Obecnie ten moduł skupia się na ewidencji dodanych użytkowników, pojazdów, spółek czy plików, ale zostanie też rozszerzony o dodatkowe funkcjonalności, jak np. terminarz z przypomnieniami, zaawansowana filtracja i zapisywanie widoków czy też grupowanie pojazdów.

Moja Flota została wprowadzona, żeby jak najbardziej usprawnić optymalizowanie procesów w Twojej flocie, a także dać Ci łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych informacji o niej w jednym miejscu, 24/7.

Subskrypcja zamiast długoterminowej umowy

System Navifleet Manager jest dostępny w ramach aplikacji webowej i aplikacji mobilnej działającej w systemie SaaS, czyli Software as a Service.

Zamiast długoterminowej umowy, kompletnie niedopasowanej do potrzeb Twojej floty, masz możliwość wykupienia comiesięcznej subskrypcji, złożonej z modułów i liczby pojazdów takich jakich potrzebujesz.

Być może to będzie połączenie modułu e-Protokoły, e-Dokumenty z modułem Moja Flota, a może tylko moduł Moja Flota — możesz dowolnie skomponować aplikację.

Co więcej, nasze rozwiązanie możesz bezpłatnie przetestować przez 7 dni, a zakupioną subskrypcję w łatwy sposób anulować z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

To Ty decydujesz czy Navifleet Manager jest odpowiednim produktem dla Twojej floty.

Ile będzie Cię to kosztowało?

Moduł Moja Flota będzie Cię kosztował 5 zł netto miesięcznie za każdy dodany pojazd.

Przykład: załóżmy że masz w swojej flocie 55 pojazdów → koszt miesięczny modułu Moja Flota to wówczas 275 zł netto każdego miesiąca.

Oczywiście, możesz do tego dołączyć dodatkowe moduły dostępne w aplikacji Navifleet Manager, co wiążę się z dodatkowymi kosztami.

Przejrzyj dostępne funkcjonalności

Żeby mieć pewność, że moduł Moja Flota to coś co usprawni Twoją pracę administratora floty, przejrzyj co obecnie znajduje się w tym obszarze aplikacji.

Jedyne źródło prawdy

Wszystkie dane na temat Twojej floty mogą znajdować się w jednym, uporządkowanym miejscu.

Moduł Moja Flota zapewnia:

ewidencję pojazdów — dzięki której każdy dodany do aplikacji pojazd będzie zgromadzony w jednym miejscu, łącznie z najważniejszymi informacjami na jego temat. Tutaj sprawdzisz numer VIN, numer rejestracyjny, markę każdego pojazdu, model, czy datę pierwszej jego rejestracji.
zapraszanie i ewidencję użytkowników — każdy użytkownik pojazdu w Twojej flocie czy administrator może z łatwością utworzyć konto dostępowe do aplikacji, a Ty zyskujesz informacje o wszystkich najważniejszych pracownikach Twojej floty w jednym miejscu. Znalezienie numeru telefonu do nowego kierowcy nie będzie już przyprawiało o ból głowy.
ewidencję spółek — rozproszone czy też większe organizacje mają również możliwość dodania większej liczby spółek do aplikacji, łącznie z najważniejszymi o nich informacjami czy plikami. W połączeniu z modułem e-Protokoły, odpowiednie dane czy logotyp będą wówczas automatycznie załączane do każdego elektronicznego protokołu.
ewidencję plików — w module Moja Flota możesz również z łatwością dodać każdy istotny dokument bezpośrednio do aplikacji. Nie ważne czy będzie to skan polisy, Twoja polityka flotowa, regulamin, czy instrukcja użytkowania pojazdu, dodani do aplikacji kierowcy mogą wówczas szybko znaleźć potrzebne dokumenty samodzielnie.

W ten sposób zyskujesz jedno uporządkowane miejsce, w którym znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje i dokumenty powiązane z Twoją flotą. Co więcej, masz do nich dostęp 24/7, bez zbędnego wysiłku.

Nie musisz przeszukiwać swojego dysku z plikami zapisywanymi pod różnymi nazwami, nie musisz pędzić do biura, żeby znaleźć odpowiedni segregator.

Wszystko znajdziesz w swoim telefonie.

Eliminowanie powtarzalnych czynności

Poza porządkiem na dysku i spokojem ducha, dzięki modułowi Moja Flota masz też możliwość wyeliminowania wielu wiele niepotrzebnie powtarzalnych czynności.

Dobrym tego przykładem jest możliwość dodawania ogólnodostępnych dokumentów bezpośrednio do aplikacji, które są ewidencjonowane przez moduł Moja Flota.

Dzięki temu, Twoi kierowcy w łatwy sposób samodzielnie zapoznają się z Twoją polityką flotową, regulaminem korzystania z udostępnionego im pojazdu lub znajdą potrzebny im do niespodziewanej kontroli drogowej dokument, jak skan polisy ubezpieczeniowej.

Łatwa analiza danych

Dostęp do wszystkich najważniejszych informacji o Twojej flocie pozwoli Tobie spojrzeć na ich całokształt, a w efekcie również odpowiednio analizować.

Dla przykładu, w łatwy sposób sprawdzisz jaki procent Twojej floty stanowią pojazdy elektryczne lub pojazdy konkretnego modelu.

Idąc o krok dalej możesz również sprawdzić czy dana grupa pojazdów nie jest bardziej podatna na szkody lub większe zużycie paliwa, tym samym zdecydować czy ich użytkowanie jest faktycznie opłacalne.

Plany na przyszłość

Współpracując bezpośrednio z ekspertami w dziedzinie zarządzania flotą samochodów i bazując na realnych potrzebach samych flotowców, zdecydowaliśmy rozszerzyć moduł Moja Flota o dodatkowe funkcjonalności, wybiegające poza zwykłe agregowanie danych.

Poniżej znajdziesz opis funkcjonalności, które zostaną dodane do modułu Moja Flota w przeciągu najbliższych kilku miesięcy.

Nigdy więcej przedawnionej polisy

Mając na głowie stan techniczny kilkudziesięciu pojazdów, łatwo jest o pomyłkę - nawet z idealnie uzupełnionym Excelem.

Ważność polisy, zbliżający się serwis gwarancyjny, zdanie pojazdu do CFM, lub zwykłe badanie techniczne, z terminarzem przypomnień w module Moja Flota wszystkie terminy będą dopilnowane za Ciebie.

Aby zminimalizować ryzyko nieprzedłużenia ważnego terminu lub co gorsza kary finansowej, będziesz miał możliwość dodania ważnych terminów do aplikacji Navifleet Manager — a gdy przyjdzie czas, my powiadomimy Cię mailowo o zbliżającym się terminie.

Terminy, których aplikacja ma dopilnować za Ciebie, będziesz mógł dodać w formie zwykłej daty lub np. bazując na przejechanych przez dany pojazd kilometrach.

Funkcjonalność terminarza przypomnień dodajemy do aplikacji w lipcu 2024 roku.

W grupie raźniej

Następną zaplanowaną funkcjonalnością w ramach modułu Moja Flota jest grupowanie pojazdów.

Spośród ewidencjonowanych pojazdów będziesz miał możliwość dodania każdego z nich do stworzonych przez Ciebie grup, a następnie przypisania im konkretnych funkcji w systemie.

Grupowanie pomoże Ci w operacjach masowych. Przykładowo, jeśli chciałbyś stworzyć raport kosztów w Twojej flocie z podziałem na konkretne pojazdy, zwyczajnie wybierasz odpowiednią grupę zamiast zaznaczać każdy pojazd indywidualnie.

Funkcjonalność grupowania pojazdów dodajemy do aplikacji w październiku 2024 roku.

Sortuj i zapisuj

Przeglądanie dużej ilości danych jest sporo łatwiejsze kiedy mamy do dyspozycji odpowiednio przygotowaną filtracje i sortowanie.

Z dodatkową funkcjonalnością obejmującą sortowanie i filtrację, będziesz mógł w łatwy sposób zdefiniować różne warunki filtrowania i sortowania wszystkich dostępnych list w systemie — w tym ewidencji użytkowników, pojazdów, plików czy spółek.

Co więcej, aby usprawnić swoją pracę jeszcze bardziej, możesz zapisać ulubione ustawienia filtrowania czy sortowania by później z łatwością wrócić do tych konkretnych widoków.

Funkcjonalność filtrowania, sortowania i zapisywania widoków z szybkim dostępem dodajemy do aplikacji w listopadzie 2024 roku.

Usuń to co niepotrzebne

Użytkownicy i pojazdy Twojej floty co jakiś czas będą się zmieniać. Jednak nie zawsze jest to nowy dodatek, a usunięcie tych obecnych.

W związku z tym, moduł Moja Flota zostanie również rozszerzony o możliwość dezaktywowania nieużywanych już pojazdów i dezaktywowania użytkowników po wycofaniu ich z floty.

Co ważne, dezaktywacja danego pojazdu czy użytkownika nie powoduje usunięcia jego historii czy danych z aplikacji.

Taka funkcjonalność pozwoli Ci w łatwy sposób utrzymać porządek w swojej flocie, jednocześnie umożliwi Ci szybki dostęp do danych historycznych kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Funkcjonalność dezaktywowania pojazdów i użytkowników z zachowaniem danych historycznych dodajemy do aplikacji w grudniu 2024 roku.

Import i eksport

Pozwala masowo dodawać lub aktualizować dane pojazdów lub użytkowników na podstawie pliku XLS oraz generować zestawienia tabelaryczne z wszystkich modułów w systemie.

Skraca czas dodawania pojazdów do systemu lub edycji danych oraz pozwala na eksport danych z systemu w celu poddania ich potrzebnej obróbce w pliku XLS.

Funkcjonalność dezaktywowania pojazdów i użytkowników z zachowaniem danych historycznych dodajemy do aplikacji w grudniu 2024 roku.

Szybkie podsumowanie korzyści

Podsumowując to co najważniejsze, czyli jak Moduł Moja Flota usprawni Twoją pracę flotowca?

Przede wszystkim zyskujesz “jedyne źródło prawdy”, czyli jedno miejsce, które gromadzi wszystkie najważniejsze dane o Twojej flocie. Od ewidencji użytkowników po same pojazdy czy dokumentację, cokolwiek potrzebujesz z łatwością sprawdzisz to w swoim telefonie.

Wiążę się to również ze znacznie mniejszą liczbą telefonów od kierowców i niepotrzebnym odrywaniem Ciebie od pracy. W przypadku kolizji, Twoi kierowcy sami mogą zajrzeć do regulaminowego postępowania, które załączyłeś do aplikacji. W przypadku niespodziewanej kontroli, sami znajdą skan dowodu rejestracyjnego swojego pojazdu.

Dodatkowe funkcjonalności, które dodajemy do modułu Moja Flota pozwolą Ci również:

nie przegapić żadnego ważnego terminu - z funkcją terminarza przypomnień wystarczy dodać ważne terminy do aplikacji, a my dopilnujemy ich za Ciebie.
ułatwić masowe operację czy analizę danych - z funkcją grupowania pojazdów nie będziesz już musiał ręcznie “wyklikiwać” interesujących się pojazdów indywidualnie.
nadać odpowiednie uprawnienia innym użytkownikom - z funkcją uprawnień będziesz mógł sam zdefiniować jaki dostęp do danych czy akcji w aplikacji powinni mieć inni użytkownicy.
łatwo wracać do interesujących Cię danych - z funkcją filtracji, sortowania i zapisywania ulubionych ustawień widoków do szybkiego podglądu, z łatwością wrócisz do konkretnych informacji.
zachować porządek w swoim systemie - z funkcją dezaktywacji nieaktywnych użytkowników czy pojazdów, będziesz mógł zachować porządek w swojej flocie, ale też łatwo wrócić do wszystkich danych historycznych powiązanych z dezaktywowanym kontem czy pojazdem.
masowo dodawać, eksportować i edytować dane - z funkcją eksportowania i importowania danych w formacie XLS usprawnisz swoją pracę z dużą ilością danych.