Moduł e-Dokumenty: wydawanie pojazdu może się odbywać całkowicie online

Jeśli Twoja lista zadań pozostaje nietknięta, a w Twojej komórce czeka 5 nieodebranych połączeń, które musisz zaadresować, skorzystaj z poniższego podsumowania naszego artykułu.

Moduł e-Dokumenty:

• usprawnia proces zapoznania kierowców w Twojej flocie z najważniejszą dokumentacją dzięki łatwemu załączaniu dokumentów, elektronicznym podpisom i przekazaniem podpisanych dokumentów kierowcom na ich skrzynkę mailową,
• jest częścią aplikacji Navifleet Manager, która została zaprojektowana bazując na realnych potrzebach fleet managerów. Oprócz e-Dokumentów, Navifleet Manager składa się również z modułu e-Protokoły i modułu Moja Flota,
• nie wymaga długoterminowej umowy — jest dostępny na bazie comiesięcznej subskrypcji do aplikacji,
• kosztuje 3 zł netto miesięcznie za każdy dodany do aplikacji pojazd.

Wydanie pojazdu to więcej niż protokół

Podstawą aplikacji Navifleet Manager są elektroniczne protokoły — automatycznie generowane dokumenty na podstawie wykonania 4 prostych kroków bezpośrednio w aplikacji.

Moduł e-Protokoły, który pozwala w łatwy sposób przejść przez proces zdawczo-odbiorczy, od udokumentowania stanu pojazdu aż po złożenie elektronicznego podpisu i wygenerowanie protokołu to jednak nie wszystko co mieści się w całym tym procesie.

Dużym uzupełnieniem procesu zdawczo-odbiorczego jest zapoznanie naszych kierowców z istotną dokumentacją. Być może na etapie wydania pojazdu przekazujesz kierowcom w swojej flocie swoją politykę flotową, regulamin użytkowania pojazdu, umowę lub instrukcję.

Z modułem e-Dokumenty w łatwy sposób udostępnisz najważniejsze dokumenty swoim kierowcom, również takie wymagające ich podpisu.

Czym jest moduł e-Dokumenty?

Moduł e-Dokumenty to jeden z trzech modułów dostępnych w aplikacji Navifleet Manager.

Ten moduł zapewnia możliwość dodawania różnorodnych dokumentów bezpośrednio do aplikacji, zbierania elektronicznych podpisów od kierowców, ewidencjonowanie dodanych dokumentów, a także przesyłanie podpisanej dokumentacji na skrzynkę mailową danego kierowcy.

Wszystkie te funkcjonalności zapewniają jednolity proces zapoznania kierowców z istotną dokumentacją we flocie, od ich przesłania aż po zapoznanie, wiążący podpis i przekazanie kierowcom na adres mailowy.

A to wszystko bez zbędnego wysiłku, niepotrzebnego drukowania, kserowania, skanowania czy kolejnego przeglądu dokumentów w segregatorze.

Jak to działa?

Moduł e-Dokumenty jest częścią aplikacji Navifleet Manager, a sama aplikacja działa na podstawie miesięcznej subskrypcji.

Jest to innowacyjne rozwiązanie oferowane fleet managerom z kilku powodów. Po pierwsze, dzięki modelowi subskrypcyjnemu unikamy niepotrzebnych, długoterminowych zobowiązań.

Po drugie, aplikację można dostosować bezpośrednio pod potrzeby swojej floty, wybierając takie moduły aplikacji, których faktycznie potrzebujemy i płacąc wyłącznie za ilość dodanych pojazdów, nieważne czy jest ich 10 czy 100.

Po trzecie, aplikacja działa w systemie otwartym, co oznacza że możesz ją bezpłatnie przetestować przez okres 7 dni, aby upewnić się, że spełnia ona Twoje oczekiwania.

Swoją subskrypcję możesz również anulować z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Ile będzie Cię to kosztowało?

Moduł e-Dokumenty będzie Cię kosztował 3 zł netto miesięcznie za każdy dodany pojazd.

Przykład: załóżmy że masz w swojej flocie 55 pojazdów → koszt miesięczny modułu e-Dokumenty to 165 zł netto każdego miesiąca.

Więcej o możliwościach modułu e-Dokumenty

Przyjrzyjmy się bliżej możliwościom modułu e-Dokumenty, zaczynając od elektronicznych podpisów, a kończąc na przekazaniu podpisanych dokumentów kierowcom.

Cały proces odbywa się online

Wyobraź sobie tradycyjny proces wydania pojazdu nowemu kierowcy dołączającemu do Twojej floty. Spotykacie się w umówionym miejscu, w siedzibie firmy o określonej godzinie.

Pierwszy telefon pada już przed umówionym spotkaniem, bo nowy kierowca ma problem z dotarciem na miejsce. Ty jako manager floty myślisz o całym stosie obowiązków i dokumentów, które na Ciebie czekają, jednocześnie modląc się o brak nieprzyjemnych niespodzianek tego dnia - tylko żadnych mandatów dzisiaj!

Spokojnie tłumacząc dojazd do firmy, cieszysz się że kierowca przyjechał odrobinę przed czasem, co pozwoli na odbycie spotkania punktualnie.

Będąc już na miejscu, wspólnie przechodzicie przez standardową procedurę wydania pojazdu - ze stosem dokumentów pod pachą, tłumaczysz, pokazujesz i czekasz na złożenie przez kierowcę podpisów w stosownych miejscach.

Cały proces został niemal ukończony, gdy szukając ostatniego ważnego dokumentu dostrzegasz jego brak. Kompletnie zapomniałeś o polityce flotowej. A przecież tak długo nad nią pracowałeś! Rzecz jasna w przerwie od odbierania telefonów.

Kręcąc głową wybierasz się z powrotem do swojego biurka, szukając brakującego elementu. Przeglądając trzeci segregator, w końcu znajdujesz odpowiedni dokument. Przechodzicie do zapoznania się z finalnym dokumentem i ostatnim podpisem.

Jednak to nie wszystko.

Teraz należy wszystkie podpisane dokumenty zeskanować, skserować i wręczyć kierowcy lub przesłać mu je elektronicznie. Skaner całe szczęście nie odmawia posłuszeństwa, jednak to łaskawy wyjątek.

W planach na ten dzień miałeś optymalizację kosztów, jednak kilka małych przeszkód - trudność z dojazdem do siedziby firmy czy zagubiona polityka flotowa - “ukradły” Ci większą część dnia.

No cóż, może jutro uda się usiąść do kosztów.

‍

A teraz przejdziemy przez ten sam proces, ale odbędzie się on całkowicie online z aplikacją Navifleet Manager i modułem e-Dokumenty uzupełnionym o moduł e-Protokoły.

Zaczynamy od przesłania bezpośrednio do aplikacji szablonów czy skanów wszystkich najważniejszych dokumentów, z którymi chcesz zapoznać nowego kierowcę. Szukasz tych dokumentów na swoim dysku, a następnie przesyłasz do aplikacji w module e-Dokumenty.

Twój kierowca, z zainstalowaną już aplikacją może przejść przez proces tworzenia protokołu odbiorczego korzystając ze swojego telefonu. Aplikacja przeprowadza go przez 4 proste kroki tworzenia protokołu, łącznie z automatycznym zaczytaniem dodanych do modułu e-Dokumentu plików.

Kierowca zapoznaje się z całą dokumentacją online i składa wiążące podpisy w wymaganych miejscach, zwyczajnie rysując swoje imię i nazwisko na ekranie telefonu.

A co robi w tym czasie administrator floty? - Analizuje dane i optymalizuje koszty, bo w końcu może sobie na to pozwolić.

Szybki i łatwy dostęp, zawsze

Oprócz tego, że możemy dodawać do aplikacji dokumenty powiązane z konkretnym pojazdem, jak umowa przygotowana dla nowego kierowcy, również możemy dodawać dokumenty ogólnodostępne.

Dzięki temu, zarówno fleet managerzy jak i użytkownicy pojazdów zyskują szybki i łatwy dostęp do całej dokumentacji flotowej.

Przykładowo, któregoś z Twoich kierowców spotyka nieprzyjemna sytuacja na drodze — stłuczka. Nic niezwykłego, jednak często coś tak powszechnego jak stłuczki wywołuje spory zamęt w pracy fleet menedżera. Posypuje się lawina telefonów i pytań, między innymi o procedury lub ważne dokumenty.

Z dostępem do modułu e-Dokumenty, Twój kierowca może zwyczajnie sięgnąć po swój telefon i otworzyć regulamin, którego powinien przestrzegać w przypadku stłuczki, ale też łatwo sięgnąć po skan dowodu rejestracyjnego przypisanego do użytkowanego przez niego pojazdu.

Bez. żadnego. telefonu.

Porządek w archiwum i pewność przekazania

Jednak oprócz tego, że Twoi kierowcy mają dostęp do załączonych dokumentów, należy również podkreślić istotną wartość jaka płynie z przechowywania podpisanej dokumentacji w aplikacji bezpośrednio dla fleet managerów.

Przechowywanie całej dokumentacji w aplikacji zapewnia całkowitą organizację i porządek w naszym nowym archiwum, jednocześnie eliminując potrzebę drukowania, skanowania, czy fizycznego składowania dokumentów.

Moduł e-Dokumenty ewidencjonuje wszystkie załączone i podpisane pliki za Ciebie.

Co więcej, podpisane dokumenty lądują bezpośrednio na skrzynce mailowej kierowcy co daje Ci pewność ich przekazania. Nawet jeśli dany kierowca nie założy konta w aplikacji Navifleet, otrzyma on zarówno wygenerowany protokół jak i wszystkie niezbędne dokumenty na swój adres email.

Kwestie bezpieczeństwa i RODO

Coś co warto podkreślić jeśli chodzi o moduł e-Dokumenty, a co się z tym wiąże pracą z wrażliwymi danymi są kwestie bezpieczeństwa i RODO.

Navifleet regularnie przeprowadza audyty bezpieczeństwa, a wszystkie gromadzone dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze AWS (Amazon Web Services).

Nasz wzór umowy czy regulamin RODO są dostępne publicznie, dzięki czemu możesz ze wszystkimi najważniejszymi zapisami zapoznać się wcześniej.

Podsumowanie korzyści

Podsumowując to co najważniejsze, czyli jak Moduł e-Dokumenty usprawni Twoją pracę flotowca?

Przede wszystkim pozwoli Ci on zoptymalizować procesy do maksimum. W jaki sposób? Dzięki zmniejszonej liczbie niepotrzebnych telefonów od kierowców i usystematyzowanej procedurze wdrażania nowych kierowców, możesz wykorzystać cały zaoszczędzony czas na rzeczy ważniejsze, np. dbanie o optymalizację kosztów.

Cały proces wydania czy odbioru samochodu odbywa się online. Nie tylko wydasz elektroniczny protokół, ale też udostępnisz kierowcom swoją politykę flotową czy umowę do podpisania — w jednym miejscu. Koniec z kolejnymi segregatorami i skanowaniem dokumentów. Od teraz będą bezpiecznie przechowywane w chmurze aplikacji.

Ponadto, w łatwy sposób możesz wrócić do dokumentacji swojej floty - jest ona dostępna w aplikacji, zawsze.

Zapraszamy do kontaktu

Załóż darmowe konto i sam przekonaj się jak łatwe może być wdrażanie nowych kierowców i wydawanie pojazdów we flocie. Przetestuj aplikację całkowicie za darmo przez 7 dni.