Kluczowe aspekty finansowania floty okiem Fleet Managera

Zarządzanie flotą pojazdów to wyzwanie wymagające nie tylko działań operacyjnych, ale również strategii zarządzania finansami. Fleet Manager powinien dobrze znać różne możliwości finansowania, które mogą wpływać na optymalizację kosztów i zwiększenie efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa oraz związane z nimi uwarunkowania prawne i podatkowe. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty finansowania floty, dostępne modele oraz wskazówki, które pomogą w podejmowaniu świadomych decyzji.

Wszyscy wiemy: zakup, leasing, najem, CFM… ale co tak naprawdę przesądza o kształcie finansowania floty

Rozważając sposób lub sposoby finansowania floty samochodowej w firmie, należy wziąć pod uwagę szereg czynników wyjściowych, które będą warunkować zakres możliwości pozostających do naszej dyspozycji i wpływać na ostateczny kształt optymalnego rozwiązania. Wybór jednej metody finansowania nie wyklucza pozostałych, wręcz przeciwnie – może zdarzyć się sytuacja, w której optymalnym rozwiązaniem będzie skorzystanie z kilku metod finansowania, np. zakupu i najmu.

Kondycja finansowa przedsiębiorstwa

Możliwości finansowe przedsiębiorstwa mogą determinować wybór modelu finansowania floty, podobnie jak dobór samych pojazdów. Będzie to miało największy wpływ w sytuacji bardzo ograniczonego budżetu i zdolności kredytowej.

Jedną z metod finansowania floty, obecnie mało popularną, jest zakup ze środków własnych. Warunkiem podstawowym jest posiadanie wystarczających środków finansowych. Jeżeli ten warunek jest spełniony, będzie to zazwyczaj warte rozważenia rozwiązanie w przypadku flot stanowiących mały odsetek kosztów w skali całej firmy. Ten czynnik należy rozpatrywać łącznie z kwestią efektywności operacyjnej.

Podejmując decyzję o sposobie finansowania floty, należy uwzględnić efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Ujmując rzecz w skrócie – jeżeli środki finansowe, które są konieczne do sfinansowania floty, po zainwestowaniu w działalność operacyjną przedsiębiorstwa przyniosą zysk przewyższający koszt obsługi finansowej leasingu czy najmu, należy wziąć pod uwagę właśnie takie rozwiązania, aby zoptymalizować efektywność operacyjną przedsiębiorstwa jako całości. Zamrożenie kapitału w samochodach może nie być optymalnym rozwiązaniem z punktu widzenia zysków osiąganych z działalności operacyjnej.

Wielkość floty

Zarówno bezwzględna liczebność floty jak i jej udział w globalnych kosztach przedsiębiorstwa będą miały znaczenie dla wyboru sposobu finansowania. W przypadku flot liczących kilka czy kilkanaście pojazdów łatwiej będzie opanować zarządzanie flotą w zakresie własnych zasobów i kompetencji niż w przypadku flot liczących po kilkaset samochodów. Także, jeżeli udział floty w kosztach jest stosunkowo niewielki, można rozważać zakup lub leasing samochodów. Z kolei w przedsiębiorstwach wykorzystujących do prowadzenia działalności operacyjnej duże floty, często najbardziej optymalnym rozwiązaniem będzie najem długoterminowy z pełnym zarządzaniem czyli CFM, który w dużej mierze pozwoli ograniczyć własne struktury dedykowane do zarządzania flotą do niezbędnego minimum. Z drugiej strony, posiadanie odpowiednio dużej floty może uzasadniać zbudowanie odpowiednich struktur i kompetencji do zarządzania flotą w obrębie własnej organizacji.

Stopień wykorzystania poszczególnych pojazdów we flocie

Wykorzystanie pojazdów w ramach jednej floty w przedsiębiorstwie może być bardzo zróżnicowane, co będzie warunkowało wybór różnych metod finansowania. W skrajnych przypadkach wykorzystania doraźnego, sporadycznego, może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem będzie wynajem krótkoterminowy, np. samochód reprezentacyjny dla managera wysokiego szczebla, odwiedzającego oddział przedsiębiorstwa raz na kwartał. Z kolei w przypadku samochodów wykorzystywanych przez przedstawicieli handlowych intensywna eksploatacja sprawi, że optymalnym rozwiązaniem będzie najem długoterminowy z pełnym pakietem serwisowym i gwarancją mobilności. W przypadku samochodów benefitowych, z założenia eksploatowanych mniej intensywnie, można założyć dłuższy okres ich eksploatacji, który będzie obejmować najpierw leasing, a następnie wykup i dalszą amortyzację jako środka trwałego.

Kompetencje i ograniczenia wewnątrz organizacji

Decydując się na sposób finansowania, należy rozważyć, jakie kompetencje konieczne do zarządzania flotą posiadamy wewnątrz organizacji lub możemy zbudować, a jakie dodatkowe usługi około-flotowe powinniśmy pozyskać. Dotyczy to przede wszystkim samego zarządzania flotą, ale także obsługi księgowej dokumentów związanych z użytkowaniem floty. Przykładowo bardzo ograniczone możliwości przetwarzania dokumentów księgowych mogą determinować wybór najmu z pełnym CFM, co pozwoli ograniczyć liczbę faktur do absolutnego minimum. Zgodnie z tym przykładem należy ocenić wewnętrzne możliwości i kompetencję w organizacji i odpowiednio uwzględnić ten czynnik przy doborze sposobu pozyskania samochodów do floty.

Uwarunkowania prawne i podatkowe

Ważnym obowiązkiem Fleet Managera jest bieżące śledzenie prac legislacyjnych dotyczących przepisów podatkowych w zakresie finansowania floty i reagowanie na zmiany z odpowiednim wyprzedzeniem. Mogą one znacząco ograniczać rzeczywisty wybór form finansowania. Dobrym przykładem są ostatnie zmiany podatkowe dotyczące leasingu pojazdów. Dynamiczna sytuacja w tym zakresie wymaga od Fleet Managera doboru elastycznych metod finansowania, które pozwolą na bieżącą optymalizację podatkową. W praktyce oznacza to ścisłą współpracę z działem finansowym i doradcami podatkowymi.

Ponadto, elastyczne podejście do finansowania floty może obejmować różne formy umów leasingowych czy wynajmu długoterminowego, które mogą być korzystniejsze w świetle nowych przepisów. Takie podejście pozwala na maksymalizację korzyści podatkowych i minimalizację kosztów operacyjnych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania flotą pojazdów.

W rezultacie, bieżące śledzenie zmian w przepisach podatkowych oraz umiejętność dostosowywania strategii finansowania do nowych warunków są kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i rentowności przedsiębiorstwa.

Wybór odpowiedniego modelu finansowania

Wybór odpowiedniego modelu finansowania zależy od kilku kluczowych czynników, takich jak budżet firmy, planowane użytkowanie pojazdów oraz preferencje dotyczące własności i zarządzania flotą. Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które mogą pomóc w podjęciu świadomej decyzji:

1. Analiza potrzeb floty: Dokładna ocena liczby pojazdów, ich specyfikacji oraz przewidywanego czasu eksploatacji. Należy uwzględnić zarówno potrzeby bieżące, jak i przyszłe plany rozwoju firmy.
2. Ocena budżetu: Przeanalizowanie dostępnego kapitału oraz zdolności kredytowej firmy. Ważne jest, aby znaleźć równowagę między kosztami finansowania a dostępnymi środkami.
3. Porównanie kosztów: Przeprowadzenie szczegółowej analizy kosztów dla różnych modeli finansowania, uwzględniając całkowity koszt posiadania (TCO). Należy brać pod uwagę nie tylko miesięczne raty, ale także koszty serwisu, ubezpieczenia, paliwa oraz amortyzacji.
4. Konsultacja z ekspertami: Skorzystanie z porad doradców finansowych lub specjalistów ds. leasingu, aby uzyskać pełny obraz dostępnych opcji. Warto również porównać oferty różnych dostawców i negocjować warunki umowy.

Korzyści z optymalnego finansowania floty

Optymalny wybór modelu finansowania floty może przynieść wiele korzyści, w tym:

• Redukcja kosztów operacyjnych: Niższe miesięczne raty i inne opłaty mogą uwolnić kapitał, który można przeznaczyć na inne inwestycje w firmie.
• Zwiększona efektywność: Nowoczesne pojazdy są często bardziej efektywne pod względem zużycia paliwa i kosztów utrzymania, co przekłada się na oszczędności.
• Elastyczność: Możliwość dostosowania floty do zmieniających się potrzeb biznesowych, co zwiększa elastyczność operacyjną.
• Lepsza kontrola finansowa: Przewidywane miesięczne koszty ułatwiają planowanie budżetu i zarządzanie finansami firmy, minimalizując ryzyko nieprzewidzianych wydatków.

Podsumowanie

Finansowanie to kluczowy element zarządzania flotą, który wymaga przemyślanej analizy i świadomych decyzji. Rynek oferuje szeroki wachlarz modeli finansowania, z których każdy ma swoje zalety i wady. Kluczem do sukcesu jest dokładna ocena potrzeb firmy, budżetu oraz długoterminowych celów, co pozwoli na wybór optymalnego rozwiązania.

Optymalizacja finansowania floty nie tylko poprawia efektywność operacyjną, ale również przynosi wymierne korzyści finansowe, wspierając rozwój i konkurencyjność firmy na rynku. Zastosowanie odpowiedniego modelu finansowania pozwala na lepsze zarządzanie zasobami, redukcję kosztów oraz zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa.