Proces wydania lub zwrotu wiąże się z toną papierów? Zobacz jak zrobić protokół wydania na smartfonie.

Przed każdym przekazaniem pojazdu musisz drukować formularz protokołu, umowę, regulaminy, i politykę flotową, a później zebrać kilkanaście podpisów, zeskanować wszystkie dokumenty, uporządkować i przesłać kierowcy?

Jeżeli podczas wydania pojazdu musisz:

• udokumentować stan pojazdu (szkody, przebieg, stan paliwa, stan wyposażenia itp.),
• robić zdjęcia pojazdu pomimo tego, że nie zmienił się jego stan, aby były na protokole,
• podpisać papierowy protokół wydania pojazdu,
• podpisać wszystkie pozostałe niezbędne dokumenty,
• wysłać komplet dokumentów do użytkownika,

to sprawdź, jak wykonać proces wydania pojazdu z aplikacją Navifleet Manager bez zbędnej papierologii.

Proces wydania pojazdu

Z aplikacją Navifleet Manager stworzysz elektroniczny protokół wydania pojazdu w 6 prostych krokach, przez które przeprowadzi Cię aplikacja na smartfonie.

Jeśli jeszcze nie masz konta, wystarczy, że klikniesz w przycisk rejestracji, aby rozpocząć proces zakładania konta. Krok po kroku, uzupełniając dane, założysz swoje konto i dodasz swój pierwszy pojazd.

1. Wybierz przekazywany pojazd i wskaż komu go przekazujesz

W pierwszym kroku znajdziesz listę wszystkich pojazdów w Twojej flocie. Wskaż ten, który chcesz przekazać. Po wybraniu pojazdu zobaczysz podstawowe informacje o dacie przekazania oraz jego rodzaju. Wybierz użytkownika lub hub, do którego wydajesz pojazd. Możesz tu również dodać informacje o miejscu przekazania. Po przejściu dalej wygeneruj protokół przekazania.

2. Dodaj zdjęcia stanu pojazdu z zewnątrz

Wizualnie zaznaczysz widoczne szkody na nadwoziu pojazdu i dołączysz odpowiednie zdjęcia.

Jako osoba wykonująca protokół zobaczysz wyświetloną listę wszystkich wcześniej zgłoszonych szkód wraz ze zdjęciami, notatkami oraz datą dodania.

3. Podaj przebieg, stan paliwa i określ stan pojazdu wewnątrz

Na tym etapie podaj aktualny stan licznika przebiegu pojazdu oraz opcjonalnie możesz dodać poziom paliwa lub naładowania pojazdu.

To jest też moment, w którym możesz dodać zdjęcia wnętrza lub zdjęcia szkody wewnątrz pojazdu.

4. Sprawdź stan wyposażenia

Każdy pojazd możesz potraktować indywidualnie, tworząc unikalną listę wyposażenia do sprawdzenia przy każdym kolejnym wydaniu lub zwrocie, czy będzie to kogut czy magnetyczne naklejki na karoserii. Do każdej pozycji dodaj notatkę, np. informując kierowcę o tym gdzie może znaleźć dany element.

Przy kolejnym wydaniu przyspieszysz cały proces automatycznie wczytując listę wyposażenia z poprzedniego protokołu, a jeśli jej stan nie uległ zmianie, po prostu ją zatwierdzisz.

5. Podsumowanie

W  tym kroku sprawdź jeszcze raz podstawowe informacje o dacie przekazania, jego rodzaju oraz użytkowniku. Jeśli wszystko się zgadza przejdź do ostatniego kroku.

6. Podpisanie dokumentów i protokołu

W ostatnim kroku, zobaczysz wszystkie dokumenty, z którymi powinien zapoznać się użytkownik odbierający pojazd, czy jest to umowa, regulamin, polityka flotowa, czy dodatkowa tabela opłat i prowizji.

Dokumenty te dodasz w aplikacji, przypisując je do odpowiedniej spółki (jeśli zarządzasz pojazdami kilku spółek) oraz określając czy są one wymagane do podpisu. Przeczytaj jak wgrać dokumenty na naszej stronie pomocy.

Tworząc protokół od razu zobaczysz wszystkie dokumenty - nie musisz ich szukać, wypełniać i drukować. Masz też pewność, że za każdym wydaniem użytkownik je otrzyma i podpisze, bez względu na to, kto będzie tworzył protokół.

Kierowca na tym etapie może sprawdzić wszystkie dodane dokumenty w jednym widoku, a następnie składając jeden elektroniczny podpis, zatwierdzi zapoznanie się z każdym z nich.

Aplikacja Navifleet Manager automatycznie prześle wszystkie podpisane dokumenty do kierowcy na jego skrzynkę mailową, odejmując kolejny punkt z Twojej listy rzeczy do zrobienia w trakcie i po przekazaniu pojazdu.

Podsumowanie

Wykonywanie tych samych czynności w kółko to nie tylko strata czasu, to też niepotrzebny nakład pracy umysłowej — ciągle odhaczasz te same pozycje na liście i stresujesz się nieuniknionymi pomyłkami.

Z aplikacją Navifleet Manager proces wydania samochodu trwa kilka minut i może być wykonany bezpośrednio na Twoim smartfonie.

Aplikacja pozwoli Ci usystematyzować proces wydania pojazdu, zautomatyzować wiele jego części, a przede wszystkim odciąży Twój umysł od potrzeby ciągłego pilnowania niekończącej się listy zadań.