Jak efektywnie motywować kierowców do dbania o pojazdy? Kara czy nagroda?

Posiadanie pojazdu służbowego to dla pracownika nie tylko narzędzie pracy, ale także atrakcyjny benefit, który można wykorzystać prywatnie. Niestety, pracownicy często nie traktują samochodów służbowych z taką samą troską, jak własnych. Artykuł ten przedstawia metody, które mogą pomóc firmom w zachęceniu pracowników do dbania o flotę oraz analizuje, która z metod jest bardziej efektywna.

System kar

System kar to twarde egzekwowanie kar i restrykcji w celu dyscyplinowania pracowników za naruszenia przyjętej polityki flotowej. System ten zakłada, że obciążanie pracowników za niedbanie o pojazdy wymusi na kierowcach przestrzeganie zasad oraz wymusi większą odpowiedzialność w korzystaniu z firmowego mienia.

Warto jednak dodać, że system ten może negatywnie wpływać na morale pracowników, co w następstwie może prowadzić nawet do sporów w sądzie pracy w przypadku prowadzenia polityki niejasnej i nierówno traktującej wszystkich podlegających pod nią pracowników lub po prostu bezprawnej.

Poniżej przedstawiam rozwiązania zastosowania systemu kar, z którymi do tej pory się spotkałem.

Nota obciążeniowa z tytułu uszkodzenia pojazdu

Aby skutecznie wprowadzić tego typu działanie należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

1. Wysokość obciążenia - maksymalna wysokość obciążenia pracownika jest ujęta w Kodeksie Pracy i nie może przekraczać trzymiesięcznej wysokości wynagrodzenia pracownika z dnia zdarzenia (z wyjątkiem wyrządzenia szkody umyślnej przez pracownika). Ponadto, wysokość obciążenia nie może przekroczyć rzeczywistej wysokości szkody.
2. Dowody szkody - aby dokonać obciążenia, pracodawca musi wykazać, że to pracownik spowodował szkodę. W tej sytuacji kluczem jest protokół przekazania pojazdu, którego wzór powinien stanowić załącznik do regulaminu polityki flotowej. Dzięki niemu firma może ustalić, czy szkoda występowała już w momencie przekazywania mienia pracownikowi, czy jednak powstała w trakcie użytkowania. Im dokładniej wykonane przekazanie pojazdu, tym łatwiej ustalić zakres odpowiedzialności pracownika w przypadku wystąpienia takiej konieczności. Narzędziem dodatkowym może okazać się również protokół inspekcji pojazdu w trakcie użytkowania. Dzięki niemu w łatwy sposób możemy monitorować zmiany w stanie pojazdu po jego przekazaniu.
3. Jasne zasady - polityka flotowa musi w jasny sposób opisywać zakres odpowiedzialności pod kątem uszkodzeń oraz opisywać zakres odpowiedzialności finansowej (z zastrzeżeniem przestrzegania powyższych aktów prawnych). Musi zatem opisać, jakiego rodzaju uszkodzenia podlegają karze (wgniecenia, przetarcia, uszkodzenia wewnętrzne pojazdu takie jak wypalone dziury w siedzeniach).

Nota obciążeniowa z tytułu braków w wyposażeniu pojazdu

Sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku uszkodzeń. Regulamin musi jasno określać wartość poszczególnych elementów wyposażenia. Protokół przekazania musi zawierać informację o tym, że w momencie przekazania dany element znajdował się na wyposażeniu pojazdu (można również dodać uwagi odnośnie jego stanu jakościowego w chwili przekazania). Tego typu noty częściej stosuje się w przypadku taboru pojazdów ciężarowych, w których wartość i liczebność wyposażenia znacząco przekracza standardową gaśnicę, czy trójkąt ostrzegawczy. Przykładem takiego wyposażenia mogą być różnego rodzaju narzędzia oraz elementy potrzebne do mocowania ładunku.

Utrata premii regulaminowej

Pracodawca może dokładnie sprecyzować warunki otrzymania premii regulaminowej za wyniki w pracy. Jednym z kryteriów oceny może być brak szkodowości w prowadzeniu pojazdu służbowego. Oznacza to, że pracownik pomimo osiągnięcia określonych wyników swojej pracy może nie otrzymać premii, jeśli nie będzie należycie dbał o powierzone mienie.

System nagród

Drugie podejście to metoda, która nagradza pracowników za brak szkodowości, oraz za wygenerowane oszczędności dzięki ekonomicznej jeździe. System nagród ma szeroki wachlarz zastosowań: od rozwiązań czysto pieniężnych, przez dostęp do rozwoju umiejętności, po inne benefity materialne. Ten sposób sprawia, że warto jest dążyć do poprawy, bo w jej efekcie czeka na nas nagroda. Poniżej kilka propozycji zastosowania.

Zniżka pracownicza na zakup pojazdu po jego zamortyzowaniu

W przypadku pojazdów własnościowych, firma może określić w regulaminie floty, że jeśli kierowca przez cały okres użytkowania pojazdu: od jego wprowadzenia do użytkowania w firmie aż do jego pełnego zamortyzowania (co w wielu przypadkach kończy się wymianą taboru), nie spowodował szkody i nie doszło do uszkodzenia pojazdu, otrzyma zniżkę. Dzięki temu pracownik ma od początku motywację do dbania o mienie, bo w jego wyniku będzie miał szansę odkupić od firmy pojazd w korzystnej cenie.

Grywalizacja

Coraz większa liczba dostawców rozwiązań telematycznych wprowadza do swoich systemów możliwość tworzenia wyzwań dla kierowców lub konkursów w formie grywalizacji (między pracownikami lub poszczególnymi działami). Tego typu akcje posiadają szereg funkcji:

• Funkcja integracyjna: wspólna, zdrowa rywalizacja pomaga zacieśnić relacje pomiędzy pracownikami. W jej wyniku przyszła wydajność poszczególnych działów lub całej organizacji może widocznie wzrosnąć, co przełoży się również na korzyści finansowe.
• Funkcja motywacyjna: motywacja do wygranej sprawia, że jakość prowadzenia pojazdu przez pracownika wzrasta w czasie konkursu. Jeśli grywalizacja powtarzana jest odpowiednio często, motywacja przerodzi się w dobre nawyki, co wpłynie na zmniejszenie szkodowości, a tym samym firma zyska kolejne korzyści.
• Funkcja analityczna: dzięki danym zgromadzonym w czasie trwania konkursu flotowiec może w wyniku analizy wyciągnąć odpowiednie wnioski i wdrożyć stosowne działania w celu poprawy jakości funkcjonowania floty, takie jak:
  • wytypowanie kierowców, którzy potrzebują kursów doszkalających technikę jazdy.
  • analiza porównawcza rzeczywistego średniego zużycia paliwa pomiędzy danymi modelami pojazdów.

Jak stworzyć taki konkurs? Jak wspomniałem nie obejdzie się bez odpowiedniego modułu, funkcji w systemie telematycznym. Dzięki niemu kierowcy będą mogli podglądać wyniki w czasie rzeczywistym, co wykluczy ewentualne oszustwa. Dodatkowo, aby rzetelnie oceniać wyniki wszyscy muszę korzystać z tych samych urządzeń pomiarowych. Warto wspomnieć również o regulaminie konkursu, który dobrze jest przygotować z działem HR. Regulamin musi zawierać między innymi takie informacje jak:

• Ramy czasowe konkursu
• Warunki uczestnictwa
• Definicje i dokładny opis sposobu pomiaru jazdy np.:
  • Jak system wyłapuje poszczególne zdarzania, jakie zdarzenia są brane pod uwagę w konkursie, jak obniża się współczynnik eco jazdy w konkretnych sytuacjach.
• Komisję konkursową
• Cel konkursu
• Nagrody - Jak wspomniałem mogę być różne:
  • Dodatkowy dzień urlopu
  • Nagrody rzeczowe (akcesoria samochodowe, zniżki na produkty firmowe itp.)
  • Zwiększenie limitu kilometrów prywatnych
  • Nagrody pieniężne
  • Szkolenia (Niekoniecznie muszą być to szkolenia związane z jazdą samochodem. Mogą być to kursy związane bezpośrednio z danym stanowiskiem)

W przypadku systemu nagród, pomysłów i rozwiązań jest na pewno jeszcze dużo więcej. Kluczem jest sprawiedliwy system, wykluczający dyskryminację któregokolwiek pracownika podległego pod regulamin. Chodzi o to, aby każdy zainteresowany miał szansę na uzyskanie premii.

Porównanie obu rozwiązań

W zależności od wybranego systemu poszczególne czynniki ulegną zmianie. Przyjrzyjmy się jaki efekt mogą wywołać opisywane metody na konkretne parametry:

Metoda polaryzacji jako dodatkowa alternatywa

Metoda polaryzacji stanowi pewnego rodzaju mieszankę pomiędzy systemem kar i systemem nagród. Nie zakłada karania pracowników za ich błędy, lecz niejako polaryzuje kierowców od tych, którzy mają lepsze wyniki w prowadzeniu pojazdu. Poniżej dwie propozycje. 

Lepsza konfiguracja pojazdu dla pracowników o niskim wskaźniku szkodowości

Pracodawca może ustalić, że kierowcy wykazujący się brakiem szkodowości oraz wysokim poziomem ekonomicznej jazdy mają możliwość wyboru lepszej konfiguracji pojazdu dla siebie. Pracownicy poniżej określonego progu otrzymują niższe pakiety wyposażenia samochodów. Zaznaczam jednak, że należy określić konkretne ramy poszczególnych kryteriów otrzymania pojazdów z lepszym pakietem, tak żeby każdy kierowca wiedział, do czego dążyć i aby miał równe szanse w stosunku do pozostałych pracowników.

Dynamiczna kilometrówka

Coraz bardziej popularne narzędzie wśród dostawców usług do zarządzania flotą. Założenie polega na tym, że wysokość stawki za użyczenie pojazdu do użytku prywatnego przez pracownika jest uzależniona od stylu jazdy. Im lepszy styl jazdy, tym stawka za 1 km jest niższa. Im gorszy styl jazdy, tym wyższa stawka. Jeżeli zdecydujecie się na takie rozwiązanie, musicie mieć przekonanie, że wasz system w prawidłowy sposób interpretuje styl jazdy waszego pracownika, tak aby uniknąć nieporozumień i roszczeń z tym związanych.

Podsumowanie

Z własnego doświadczenia muszę przyznać, że każda z powyższych metod potrafi przynieść wymierne efekty dla firmy przy odpowiednim wdrożeniu. Choć to zazwyczaj nic przyjemnego, obciążenia za uszkodzenia wpływają na to, że pracownik nabiera większego szacunku do powierzonego mu mienia i zaczyna dbać o nie choć odrobinę bardziej. Z drugiej strony system nagród to świetny motywator. Nakłania kierowcę do podnoszenia swoich umiejętności, bo w wyniku poprawy gwarantuje jasno określone benefity (za które firma musi zapłacić). Pamiętajmy zatem, że nie ma jednej poprawnej drogi i jak w wielu przypadkach należy odnaleźć własny złoty środek, który długoterminowo będzie wpływał korzystnie na całe otoczenie.