Flota w firmie: zależności i powiązania

Zarządzanie flotą to strategiczny element w działalności wielu przedsiębiorstw, który wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale także umiejętności współpracy z różnymi działami organizacji. Efektywne zarządzanie flotą przekłada się na optymalizację kosztów, zwiększenie wydajności operacyjnej i poprawę bezpieczeństwa. W artykule przedstawię kluczowe zależności i powiązania między działem floty a innymi obszarami w firmie oraz omówimy rolę Fleet Managera w tej złożonej sieci współpracy.

Zależności i powiązania z innymi obszarami w organizacji

W niemal każdym przedsiębiorstwie, poczynając od firm jednoosobowych, a kończąc na wielkich korporacjach, istnieje konieczność zapewnienia mobilności pracownikom lub transportu towarów, a co z tym idzie, posiadania samochodów służbowych. Dla jakich działów w firmie flota jest w obszarze zainteresowania i dlaczego? Dlaczego wiedza ta jest ważna dla Fleet Managera? Rzetelna analiza wewnętrznych uwarunkowań jest istotna ze względu na większą efektywność działań dzięki dobrej współpracy pomiędzy komórkami organizacji w przedsiębiorstwie.

Zarząd

Flota samochodowa zazwyczaj stanowi jeden z najbardziej kosztotwórczych czynników w przedsiębiorstwie. Choćby z tego względu znajduje się w obszarze zainteresowania zarządu. Często to właśnie zarząd podejmuje ostateczne decyzje w zakresie sposobów finansowania nabywanych pojazdów, ich rodzaju, segmentów oraz użytkowników uprawnionych do ich otrzymania, wpływając tym samym na kształt floty w przedsiębiorstwie. Z punktu widzenia zarządu flota przede wszystkim powinna charakteryzować się niskim całkowitym kosztem posiadania (TCO). Dobry zarząd, w trosce o swoich pracowników, powinien mieć też na uwadze bezpieczeństwo samochodów, które im zapewnia.

Dział Administracji

Dział administracji to komórka najczęściej bezpośrednio zaangażowana w zarządzanie flotą samochodową, szczególnie w firmach, które posiadają floty samochodów osobowych i nie zajmują się transportem towarów. To tutaj spoczywa największy ciężar planowania, działań strategicznych i operacyjnych. Do zadań Fleet Managera można także zaliczyć wywieranie wpływu na inne ośrodki decyzyjne w firmie pod względem kształtowania floty samochodowej.

Dział Finansowy/kontroling

Podobnie jak w przypadku zarządu, duża wartość zawieranych umów oraz znaczący udział w kosztach przesądza o zainteresowaniu flotą. Zasadnicze znaczenie ma TCO i optymalizacja kosztów. Ważna jest także zgodność kosztów z założonym budżetem. Z punktu widzenia działu finansowego istotne są rozwiązania zapewniające stabilność i przewidywalność kosztów związanych z flotą samochodową.

Dział Księgowości

Flota samochodowa dla działu księgowości często może być źródłem dużej ilości pracy. Zarówno nabycie samochodów jak i ich późniejsza eksploatacja generują wiele różnego rodzaju kosztów i dokumentów księgowych. Dla działu księgowości korzystne są rozwiązania ograniczające ilość dokumentacji koniecznej do przetworzenia, jak na przykład faktury zbiorcze czy abonamenty.

Dział HR

Kompetencje działu HR związane z flotą samochodową dotyczą między innymi rekrutacji i szkoleń nowych kierowców. Współpraca w opracowaniu i wdrożeniu polityki flotowej w zakresie korzystania z samochodów służbowych oraz odpowiedzialności użytkowników. Przydziału samochodów służbowych, rozliczania ryczałtu do przychodu związanego z użytkowaniem samochodu służbowego do celów prywatnych czy wykorzystania samochodów służbowych jako benefitu.

Dział Logistyki

W firmach, których zakres działalności obejmuje transport towarów, zazwyczaj to właśnie dział logistyki jest odpowiedzialny za zarządzanie flotą. Flota taka co do zasady ma inny charakter niż flota samochodów osobowych. Zazwyczaj samochody przeznaczone do przewozu towarów nie są wykorzystywane do celów prywatnych. Ponadto największe znaczenie mają inne ich cechy, jak na przykład ładowność lub niska awaryjność i długie interwały między przeglądami.

Dział Marketingu

Flota samochodowa, zarówno osobowa jak i ciężarowa, może stanowić istotny element w kreowaniu wizerunku przedsiębiorstwa i być dobrym nośnikiem przekazu reklamowego. Powinna odzwierciedlać główne przesłania marki lub produktów firmy. Mogą to być na przykład: ekologia, niskie koszty, funkcjonalność czy unikalny design, komfort albo luksus.

Dział Prawny

Nabywanie samochodów do floty oraz ich późniejsze użytkowanie wiąże się z wieloma aspektami prawnymi, poczynając od zawierania umów z dostawcami samochodów i usług około-flotowych, a kończąc na rozwiązywaniu problemów prawnych wynikłych podczas użytkowania, takich jak szkody komunikacyjne, wypadki, kwestie ubezpieczeniowe, gwarancje oraz wiele innych. Z prawnego punktu widzenia korzystne jest ograniczenie liczby podmiotów kontraktowych i zawieranych umów, aby zoptymalizować bezpieczeństwo prawne i ograniczyć ilość potencjalnych konfliktów i wykluczeń.

Dział IT

We współczesnych flotach samochodowych powszechnie stosowane są systemy informatyczne automatyzujące wiele procesów związanych z ich zarządzaniem. Należy mieć na uwadze funkcjonalność tych systemów oraz ich kompatybilność z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie. Z tego powodu zaangażowanie zespołu IT jest wskazane już na wczesnym etapie wyboru systemu zarządzania flotą. Bezpieczeństwo danych: Zapewnienie ochrony danych zebranych przez systemy zarządzania flotą oraz ich integracja z innymi systemami informatycznymi firmy.

Dział Zakupów

Efektywne zarządzanie flotą wymaga strategicznego podejścia do zakupów i leasingu pojazdów. Współpraca z działem zakupów obejmuje opracowanie i negocjowanie umów leasingowych i zakupowych z dostawcami, w tym negocjowanie warunków finansowych i serwisowych. Zarządzanie dostawcami, monitorowanie rynku w celu wyboru najlepszych dostawców pojazdów, części zamiennych i usług serwisowych.

Dział Compliance

W wielu przedsiębiorstwach, poza działem prawnym lub w jego obrębie, funkcjonuje dział zgodności, czyli compliance. Jest on odpowiedzialny za zgodność podejmowanych działań z obowiązującym prawem, przyjętymi normami oraz wewnętrznymi zasadami i procedurami. W tym kontekście znaczenie ma wybór dostawców pojazdów i usług według obiektywnych i przejrzystych kryteriów, jasno określone zasady użytkowania pojazdów oraz raportowania.

Użytkownicy

Użytkownicy samochodów służbowych w firmie mogą być pracownikami różnych działów, jednak niezależnie od wykonywanych obowiązków spojrzenie użytkownika na samochód służbowy będzie miało kilka charakterystycznych cech – powinien on być wygodny, zapewniać bezpieczeństwo i mieć przyzwoite osiągi. Często także wygląd i prestiż mają duże znaczenie.

Podsumowanie

Jak łatwo zauważyć, różne działy przedsiębiorstwa mogą mieć całkowicie odmienne wymagania i oczekiwania związane z flotą samochodową. Fleet Manager powinien być ich świadomy i dążyć do rozwiązań, które spełnią najistotniejsze z punktu widzenia funkcjonowania firmy wymagania oraz okażą się satysfakcjonujące dla wszystkich zainteresowanych osób. Należy podkreślić, że nie ma uniwersalnego rozwiązania, będzie ono różne w każdym przedsiębiorstwie i zależne przede wszystkim od miękkich kompetencji Fleet Managera i jego umiejętności osiągania kompromisów.