Fleet sharing, czyli zarządzanie współdzielonymi samochodami firmowymi

Współdzielenie samochodów wciąż zyskuje na popularności. To ekonomiczne rozwiązanie, które jednak wiąże się z wieloma wyzwaniami dla osób zarządzających flotą. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, dlaczego fleet sharing jest opłacalną opcją i na co zwrócić uwagę, wdrażając ją w firmie.

Kiedy mamy do czynienia z samochodami współdzielonymi?

Samochody współdzielone to (jak wskazuje już sama ich nazwa) takie, które wykorzystywane są przez kilku kierowców. Najczęściej auta tego typu udostępniane są w ramach tzw. Car sharingu albo fleet sharingu. W tym pierwszym przypadku właściciel floty umożliwia użytkowanie swoich pojazdów za opłatą. Fleet sharing z kolei oznacza współdzielenie samochodów służbowych.

Model współdzielenia aut staje się coraz popularniejszy. (Świadczy o tym chociażby rosnąca popularność miejskich „samochodów na minuty, takich jak Panek Carsharing, Traficar, czy 4mobility.) Jest to rozwiązanie stosowane coraz chętniej, przede wszystkim ze względu na minimalizację kosztów posiadania oraz utrzymania samochodów.

Współdzielenie pojazdów to doskonały pomysł. Dzięki temu potrzeba mniejszej liczby pojazdów, aby zapewnić mobilność wszystkim potrzebującym. Umożliwia to zmniejszenie kosztów i jest rozwiązaniem bardziej ekologicznym. Pozwala to na optymalizację zasobów: dzięki współdzieleniu rzadziej znaczna część floty stoi na parkingu nieużywana. Taki model często pozwala na zmniejszenie rozmiaru floty bez pogarszania jej mobilności.

Jakie są słabe punkty procesów zarządzania samochodami współdzielonymi?

Współdzielenie samochodów może przynieść duże korzyści – bywa jednak problematyczne w zarządzaniu. Zarządcy flot pojazdów współdzielonych jednak wciąż stają przed licznymi wyzwaniami. Car i fleet – sharing to pomysły stosunkowo nowe, których społeczeństwo dopiero się uczy. O tym, że nie wszyscy dojrzeli do tego narzędzia, świadczą choćby liczne doniesienia prasowe o incydentach, zgłaszanych przez użytkowników systemów do współdzielenia pojazdów. Mowa na przykład o urwanych wlewach paliwa, rowerach miejskich z przebitymi oponami czy urwanymi siodełkami i o elektrycznym BMW i3 zaparkowanym przy torach kolejowych w Warszawie.

Brak zdrowego rozsądku i poczucie bezkarności wśród użytkowników to największe wyzwania dla operatorów flot. Drugą barierą wdrożenia systemu pojazdów współdzielonych może być obawa przed trudnością wdrożenia nowej kultury w firmie. Dzięki temu, że brałem udział we wdrażaniu kultury fleet sharing w Navifleet, jestem świadomy wyzwań prawnych i technologicznych, jakie niesie wprowadzanie zasad fleet sharing do firmy. Trzeba przecież uregulować zakresy odpowiedzialności, procedury wydań i zwrotów kluczyków, procedury autoinspekcji i wymaganej obsługi albo przestrzegania terminów ubezpieczenia i przeglądu technicznego. Kto ma to robić? W ogóle skąd ma wiedzieć, że ma to robić? Jak zabezpieczyć flotę przed nieuprawnionym użyciem i obejściem systemów zabezpieczeń? Te i wiele innych pytań nasuwają się każdemu kto spróbuje zastanowić się nad wdrożeniem kultury współdzielenia samochodów we własnej firmie. Świadome podejście do sprawy oraz rozważenie pewnych kwestii odpowiednio wcześnie sprawia jednak, że wprowadzenie do przedsiębiorstwa nowej kultury nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

W jaki sposób można wykorzystać technologię do optymalizacji zarządzania samochodami współdzielonymi?

Telematyka wciąż kojarzona jest przede wszystkim z pobieraniem danych z pojazdu: np. sprawdzaniem licznika przebiegu, nacisku na pedał przyspieszenia czy stałym pomiarem poziomu paliwa. Nowoczesne technologie dają jednak znacznie większe możliwości w zakresie kontroli pojazdów – ta jednostronna „komunikacja” może zostać zamieniona w ożywioną „dyskusję” poleceń i odpowiedzi na linii pojazd – serwer.

Jednym z obszarów telematyki, które wciąż nie są powszechnie stosowane, jest zdalne sterowanie zasobami za pomocą na przykład aplikacji mobilnej. Dzięki temu można m.in. w zdalny sposób otworzyć lub zamknąć centralny zamek w pojeździe, czy domknąć elektryczne szyby. To oczywiście bardzo podstawowe funkcjonalności – możemy jednak dobudować do nich kolejne elementy, które zabezpieczą flotę przed nieautoryzowanym użyciem lub przypadkowym błędem użytkownika. Zwiększa to bezpieczeństwo oraz chroni pojazd przed uszkodzeniem. Na przykład, dzięki aplikacji, możemy zezwolić na ryglowanie centralnego zamka tylko wtedy, gdy wszystkie drzwi i bagażnik są zamknięte, zapłon wyłączony, a kluczyki odłożone we wskazane miejsce w pojeździe.

Można także wykorzystać opcje idące dalej. Istnieją funkcje, które dodatkowo zabezpieczają auto – na przykład istnieje możliwość wyznaczenia strefy, w jakiej pojazd musi się znaleźć, aby można było go zdalnie otworzyć i zamknąć.

Czy takie rozwiązania są bardzo kosztowne? Niekoniecznie. Czasem wystarczy urządzenie za kilkaset złotych oraz darmowa aplikacja.

O co należy zadbać, aby z sukcesem wdrożyć fleet sharing w swojej firmie?

Bariera technologiczna, choć drugorzędna, nie może być bagatelizowana. Wdrożenie w firmie systemu zarządzania fleet sharingiem szybko oraz niskim kosztem, może być bardzo trudne. Wdrożenie przebiega etapowo, a podczas poszczególnych faz trzeba zwrócić szczególną uwagę na kilka ważnych spraw.

Po pierwsze, bardzo istotny jest proces zdalnego otwierania i zamykana centralnego zamka. Będzie on autonomiczny i zawsze musi działać niezawodnie. 99% skuteczność to za mało – w takim przypadku we flocie stu pojazdów regularnie będzie pojawiała się konieczność interwencji operatora systemu. Znacznie zmniejszałoby to opłacalność inwestycji. Oczywiście metod zapewnienia wysokiej dostępności i niezawodności jest wiele, np. dywersyfikacja technologii kanałów komunikacyjnych między serwerem, a pojazdem, alarmy o słabym zasięgu sieci komórkowej i asynchroniczne generowanie danych z urządzenia, np. po zmianie stanu centralnego zamka lub otwarciu drzwi.

Drugim filarem jest bezpieczeństwo, czyli odporność systemu na ingerencję osób trzecich mającą na celu oszukanie systemu i uszkodzenie lub kradzież pojazdu. Aby podnieść poziom bezpieczeństwa, system powinien doskonale znać stan pojazdu – centralnego zamka, drzwi, bagażnika. Musi mieć także możliwość sprawdzenia, czy kluczyki odłożone są na wskazane miejsce, jaki kierowca autoryzował się w pojeździe, gdzie znajduje się pojazd oraz czy pozostaje w zasięgu sieci komórkowej. Informacje na ten temat powinny być strumieniowo przesyłane do systemu. Na ich podstawie wykonywane są procesy decyzyjne, które mogą pozwolić lub nie na wykonanie jakiejś akcji. Ma to na celu nie tylko zabezpieczenie pojazdu, ale także zwiększenie bezpieczeństwa użytkownika. Dodatkowo, dzięki takim funkcjom można upewnić się, że do danego pojazdu wsiądzie użytkownik posiadający ku temu uprawnienia. (Czyli: może otwierać i zamykać tylko te pojazdy, na których korzystanie ma zgodę – zezwolenie z centralnego systemu rezerwacji pojazdu albo przypisanie na dłuższy czas przez administratora.) Aplikacja mobilna, za pomocą której można sterować stanem centralnego zamka w pojeździe również musi zapewniać formę dwuetapowej autoryzacji (np. login i hasło do aplikacji oraz ponowne odblokowanie telefonu odciskiem palca lub symbolem na ekranie).

Co zyskasz, gdy świadomie wdrożysz fleet sharing w swojej firmie?

Korzyści z mądrego wdrożenia fleet sharingu w firmie jest wiele, natomiast warto wyjść od pytania – kiedy należy podjąć decyzję o wdrożeniu w firmie kultury współdzielenia pojazdów. Na wstępie dobrze przeprowadzić analizę wykorzystania floty. Taki widok z perspektywy lotu ptaka pokaże wykorzystanie floty w czasie i być może okaże się, że znaczna jej część nie rusza się z parkingu. To dobry moment, by zrewidować potrzebę posiada „prywatnego” służbowego pojazdu przez każdego z pracowników.

W przypadku, gdy pracownicy mogą korzystać z wspólnych pojazdów i nie posiadają ich na wyłączność, powodem do rozważenia wdrożenia procedur związanych z fleet sharingiem mogą być powtarzające się problemy z niejasnym zakresem odpowiedzialności. Jeśli po raz wtóry samochód jest brudny i nieodkurzony, bo nikt nie wpadł na pomysł, by o niego zadbać, albo jego stan techniczny jest w opłakanym stanie, bo nikt nie pomyślał, że trzeba oddać go do mechanika, są to pierwsze symptomy wskazujące na to, że należy udoskonalić firmowe procedury.

Największą korzyścią fleet sharingu jest redukcja kosztów wynikająca z eliminacji utrzymywanych i nieużywanych pojazdów. Oszczędzamy na ratach leasingu, wymianie oleju, serwisach, ubezpieczeniach i wszystkich okresowych kosztach ponoszonych niezależnie od stopnia wykorzystywania pojazdu. Oprócz tego należy wymienić automatyzację dbania o stan techniczny i wizualny pojazdu. Kierowcy w razie potrzeby muszą zareagować na wymóg serwisowy lub zaplanowaną, cykliczną wizytę na myjni. Każda operacja musi zostać potwierdzona zdjęciem lub komentarzem autora, co wszystkim ułatwia dbanie o wspólne dobro.