Czy Twoja Flota jest gotowa na 2025 rok? Dlaczego tradycyjne metody zarządzania już nie wystarczą ?

W mojej najnowszej publikacji postawię tezę, że zarządzanie flotą pojazdów staje się coraz bardziej skomplikowane ze względu na rosnące koszty, zmiany technologiczne i wyzwania związane z polityką klimatyczną.

Aby sprostać tym wymaganiom, managerowie flotowi muszą nie tylko podejmować decyzje finansowe, ale również skutecznie analizować dane, monitorować koszty i optymalizować procesy. Przy tej okazji przyjrzymy się kluczowym wnioskom z badania Barometru flotowego 2024, który pokazuje trendy w zarządzaniu flotą w Polsce, metody finansowania oraz wyzwania, jakie czekają managerów w nadchodzących latach. Omówimy również szczegółowo modele TCO (Total Cost of Ownership), wybór kluczowych wskaźników efektywności oraz techniki ciągłego doskonalenia procesu zarządzania flotą z wykorzystaniem wybranych przeze mnie narzędzi Lean. TTT

Nieoczywiste wnioski z badania Barometru flotowego przeprowadzonego przez jedną z największych firm CFM w Polsce.

Największy potencjał wzrostu flot aut osobowych tkwi w firmach zatrudniających od 10 do 99 pracowników – ponad 40% z nich deklaruje pozyskanie dodatkowych pojazdów w najbliższych latach. Z kolei samochodów użytkowych będzie przybywać przede wszystkim w mikroprzedsiębiorstwach (1-9 osób) i w dużych firmach (100-499 pracowników) – nieco ponad 40% z nich chce zwiększyć flotę LCV.

Wciąż najważniejszym powodem powiększania flot w Polsce jest rozwój firmy –wskazało go 83% ankietowanych. Kolejnym bardzo istotnym powodem (38%) są cele związane z obszarem HR, m.in. pozyskiwanie nowych talentów i utrzymanie najlepszych pracowników. Niemal 30% ankietowanych w Polsce wymienia też plany związane z wprowadzeniem firmowego car sharingu.

Według wyników tegorocznego badania 6% polskich firm ma floty pojazdów liczące od 1 do 9 pojazdów. Od 10 do 99 samochodów wykorzystuje 44% firm. Większe floty, od 100 do 999 samochodów ma 39% badanych przedsiębiorstw w Polsce, zaś floty najliczniejsze, liczące ponad 1000 aut, deklaruje 12% ankietowanych.

Preferowane sposoby finansowania pojazdów różnią się dość mocno w zależności od wielkości firmy. Zakup ze środków własnych bardzo mocno zyskał na popularności w firmach od 100 do 499 pracowników (ponad dwukrotny wzrost wciągu roku, do poziomu 43%). Leasing dominuje w średnich przedsiębiorstwach –wybierany jest przez 2 na 5 firm zatrudniających od 10 do 99 osób. Wynajem długoterminowy największą popularnością cieszy się w mikroprzedsiębiorstwach (do 9 pracowników) – w tej grupie wskazało go 27% respondentów. Fleet managerowie zostali zapytani o zainteresowanie wynajmem długoterminowym w ciągu najbliższych trzech lat.

Co trzeci respondent wskazał, że prawdopodobnie lub na pewno wybierze to rozwiązanie. Największa szansa na wzrost udziału wynajmu widoczna jest w największych przedsiębiorstwach – 37% firm z tej grupy rozważa wybór tej formy finansowania. Z kolei najbardziej pewni decyzji o wdrożeniu wynajmu we flocie są ankietowani z firm zatrudniających od 10 do 99 pracowników – tam 13% respondentów deklaruje, że na pewno skorzysta z tej formy finansowania wciągu trzech lat.
‍
Ankietowanych zapytano także o największe wyzwania w zarządzaniu flotą w perspektywie najbliższych trzech lat. W Polsce wiele obaw dotyczy transformacji energetycznej i szeroko pojętych zmian związanych z polityką klimatyczną.
Dla 17% ankietowanych największym wyzwaniem będzie wdrażanie alternatywnych napędów we flotach, 13% ma obawy związane z dostosowaniem się do restrykcyjnych polityk dotyczących pojazdów spalinowych, a co 10 respondent wskazał adaptację floty do rozwoju niskoemisyjnych stref w miastach. Wśród innych kluczowych wyzwań wymieniano też ograniczenie wzrostu całkowitego kosztu posiadania aut (15%) oraz zachęcanie pracowników do bardziej odpowiedzialnej jazdy (13%).

Całkowity koszt posiadania auta (TCO)

W tym punkcie chciałbym zwrócić szczególną uwagę na to, jak sposób finansowania
wpływa na zarządzanie w czasie TCO, z którym przyjdzie się mierzyć flotowcowi.

Zaznaczam, że jest to wyłącznie moja opinia i każdy z Was może wybrać własną, inną drogę finansowania i wynikający z tego wyboru sposób monitorowania kosztów. Na poniższym wykresie przedstawione są procentowe udziały największych kosztów występujących we flotach.
Najważniejsze koszty w segmencie aut osobowych stanowią

Według mojego doświadczenia z flotami zdecydowanie prościej jest zarządzać nimi w sytuacji, kiedy jak największą ich część sprowadzimy do stałej przewidywalnej w każdym miesiącu kwoty PLN. To pozwoli nam też trafniej budżetować roczne koszty całej Floty, co ma niebagatelne znaczenie dla Zarządów firm.

Dlatego też w mojej ocenie rośnie popularność wynajmu długoterminowego jako formy finansowania. Mamy w takim modelu stałą ratę finansową i serwisową zawierającą również koszt opon oraz często ratę ubezpieczeniową. Pozostaje nam zmienny koszt paliwa i innych opłat (np. drogowych, parkingowych), które zwykle stanowią niewielki procent całego TCO.

Zatem do zarządzania tak skonfigurowaną flotą nie potrzebujemy zbyt wielu pracowników w dziale, mamy też ułatwione zadanie w kwestii raportowania kosztów, ponieważ potrzebujemy tak naprawdę jednego systemu IT, który pozbiera nam tylko koszty paliwa i przebiegi pojazdów. Wskazane, żeby posiadał moduł kosztowy i to co dla mnie najważniejsze - rozbudowany i przyjazny dla użytkownika system raportowania. Pozostałe koszty zapisane będą w racie miesięcznej umowy najmu długoterminowego jako stała kwota przez cały okres trwania umowy. Zwracam uwagę, że mogą pojawić się jeszcze podczas trwania kontraktu i na jego zakończeniu dodatkowe koszty jak np. zużycie ponadnormatywne, ale jest to zagadnienie na tyle obszerne, że razem z pozostałymi fundamentalnymi zapisami każdej umowy zasługuje na odrębny artykuł.

Jak dobrać kluczowe wskaźniki efektywności floty i stworzyć przejrzysty dashboard.

Wybór danych do analizy i raportowania powinien być wynikową potrzeb zaadresowanych przez głównych interesariuszy Polityki Flotowej. Nie chodzi nam przecież o to, żeby analizować wszystkie dane i pokazywać na wykresach. czy w tabelach każdą informację o parku samochodowym, kierowcach, czy kosztach.

Pamiętajmy, że dobrą praktyką jest stworzenie przejrzystego dashboardu składającego się z 3 do 5 najważniejszych informacji ukazujących stan naszej floty i Kluczowe Wskaźniki Efektywności Floty.

Najlepiej żebyśmy zastosowali przy tym jeszcze kilka ważnych reguł towarzyszących transparentnej sztuce prezentacji zebranych danych, tzn.

- zaczynamy od ogólnych informacji, przechodząc do coraz większej szczegółowości
- dodajemy kluczowe wnioski do każdego wykresu czy tabeli danych
- pokazujemy źródło danych, zakres czasowy, jednostki miary
- kończymy podsumowaniem i rekomendacjami na kolejne miesiące

Przykładowy dashboard mógłby wyglądać np. tak:
I. Poziom ogólnych informacji i danych szczegółowych

Oczywiście do stworzenie tego typu modelu raportowania potrzebujemy najlepiej jednego, łatwego w obsłudze i konfigurowalnego systemu do zarządzania flotą.

Wybierając taki system warto zwrócić uwagę, żeby posiadał moduł kosztowy, moduł zarządzania pojazdami i użytkownikami, moduł monitorujący szkodowość, funkcje telematyczne (co najmniej dane o aktualnych przebiegach pojazdów), a także moduł do rozliczania kontraktów najmu długoterminowego.

Nie bez znaczenia jest też łatwość jego rozbudowy o kolejne funkcjonalności, samodzielna możliwość konfigurowania raportów i tworzenia dashboardów, czy proste w obsłudze zasilanie danymi z innych systemów informatycznych.

Techniki ciągłego doskonalenia procesu zarządzania flotami w oparciu o metody i narzędzia Lean

Kiedy zaczniemy już regularnie przygotowywać wybrane wspólnie z przełożonymi raporty zawierające kluczowe informacje o naszej flocie, warto zastanowić się nad wyznaczeniem celów, które przyczynią się do realizacji głównych strategii firmy.

Ich osiągniecie będzie wiązało się z konsekwentną pracą flotowca nad poszczególnymi zagadnieniami związanymi z zarządzanym parkiem samochodowym.

Jeżeli przyjdzie nam się mierzyć np. z ograniczeniem zużycia paliwa, obniżeniem szkodowości, czy obniżeniu TCO warto zastanowić się nad dostępnymi narzędziami do codziennej pracy nad poprawą wyników.

Jako pasjonat koncepcji Lean polecam wykorzystywać kilka gotowych i ogólnodostępnych metod i narzędzi do analizy problemów, szukania przyczyny pierwotnej problemów, czy idąc dalej generowania pomysłów.

Szczególnie polecam:

• raport A3
• diagram ishikawy
• formularz MSA
• eksperymentowanie zgodnie z kołem Deminga PDCA

Raport A3 to narzędzie służące do rozwiązywania problemów i planowania strategicznego, nazwane od standardowego rozmiaru papieru (A3). Jego celem jest wizualne przedstawienie procesu myślowego i analizy problemu na jednej stronie, co ułatwia zrozumienie i komunikację między członkami zespołu.

Elementy raportu A3:

• Zdefiniowanie problemu
• Analiza obecnej sytuacji
• Cele do osiągnięcia
• Proponowane rozwiązania
• Plan działania
• Wyniki i podsumowanie

Przykładowe użycie: Flotowiec identyfikuje problem związany z rosnącym zużyciem paliwa w firmie. W raporcie A3 opisuje, jak zmieniała się sytuacja, analizuje przyczyny (np. nieodpowiednia technika jazdy pracowników), ustala cele (obniżenie zużycia o 10%) i proponuje działania, takie jak szkolenie kierowców z techniki eco- driving.

Diagram Ishikawy to narzędzie do analizy przyczynowo-skutkowej, które pomaga zidentyfikować i wizualizować potencjalne źródła problemu. Jego konstrukcja przypomina szkielet ryby, gdzie głowa to problem, a „ości” reprezentują kategorie przyczyn, takie jak: ludzie, maszyny, metody, materiały, środowisko, zarządzanie.

Przykładowe użycie: Jeśli flota ma problem z częstymi awariami pojazdów, diagram Ishikawy może pomóc flotowcowi w zidentyfikowaniu przyczyn. Może on rozważyć kategorie takie jak:

• Ludzie: brak szkoleń dla kierowców,
• Maszyny: nieodpowiednia konserwacja,
• Metody: nieskuteczna polityka serwisowa,
• Materiały: użycie tanich, niskiej jakości części.

Formularz MSA służy do analizy systemu pomiarowego, aby upewnić się, że zbierane dane są wiarygodne i dokładne. Dzięki temu możliwe jest potwierdzenie, że metody i narzędzia pomiarowe są stabilne i odpowiednie do oceny procesów.

Przykładowe użycie: Jeśli w firmie monitorowane są przebiegi i zużycie paliwa za pomocą systemu telematycznego, MSA pomoże sprawdzić, czy dane zbierane przez ten system są zgodne z rzeczywistością. Analiza może wykazać, że urządzenia w niektórych pojazdach wymagają kalibracji, co poprawi dokładność raportowania.

Eksperymentowanie zgodnie z kołem Deminga PDCA PDCA (Plan-Do-Check-Act) to cykliczna metoda doskonalenia procesów i rozwiązywania problemów. Każdy cykl składa się z czterech kroków:

• Plan: Zidentyfikowanie problemu i opracowanie planu rozwiązania.
• Do: Wdrożenie planu na małą skalę.
• Check: Analiza wyników i sprawdzenie skuteczności rozwiązania.
• Act: Udoskonalenie rozwiązania i wdrożenie na szeroką skalę, jeśli test był
  pomyślny.

Przykładowe użycie: Flotowiec chce zmniejszyć koszty serwisowania pojazdów poprzez wdrożenie nowego harmonogramu konserwacji prewencyjnej.

• Plan: Opracowanie nowego harmonogramu i planu jego wprowadzenia.
• Do: Przeprowadzenie pilotażowego wdrożenia na małej grupie pojazdów.
• Check: Monitorowanie efektów w postaci spadku liczby awarii.
• Act: Jeśli wyniki są pozytywne, wdrożenie harmonogramu na całą flotę i dalsze doskonalenie procesu.

Stosowanie tych narzędzi pozwala na lepsze zrozumienie problemów i wdrażanie skutecznych działań, co jest kluczowe w efektywnym zarządzaniu flotą.

Podsumowanie
Zarządzanie flotą pojazdów w obliczu dynamicznie zmieniającego się rynku oraz rosnących wymagań finansowych i ekologicznych wymaga od managerów flotowych kompleksowego podejścia i wykorzystania nowoczesnych narzędzi analitycznych. Badanie Barometru flotowego 2024 pokazuje, że firmy w Polsce aktywnie poszukują sposobów na optymalizację kosztów, zwiększenie efektywności i dostosowanie się do nowych trendów, takich jak alternatywne napędy i długoterminowy wynajem. Niedoszacowane wśród managerów może okazać się skuteczne stosowanie technik i narzędzi Lean, takich jak raport A3, diagram Ishikawy, MSA oraz cykl PDCA, które pomagają w dokładnej analizie problemów i wdrażaniu skutecznych rozwiązań.

W artykule omówiliśmy, jak wykorzystanie wskaźników efektywności oraz przejrzystych dashboardów może wspierać decyzje flotowe i jak ciągłe doskonalenie procesów zarządzania przyczynia się do osiągnięcia długoterminowych korzyści.

Dzięki odpowiedniemu podejściu możliwe jest nie tylko lepsze monitorowanie kosztów, ale również wprowadzanie działań, które podnoszą efektywność operacyjną i zadowolenie pracowników. Zapraszam do śledzenia kolejnych publikacji na naszym blogu, gdzie będziemy zagłębiać się w bardziej szczegółowe analizy, dzielić się przykładami z praktyki oraz przedstawiać innowacyjne rozwiązania dla managerów flotowych.